Wenn Sie eine E-Mail in Outlook senden, kann Ihr Empfänger diese Nachricht beantworten, allen antworten, weiterleiten, drucken oder an eine andere Nachricht anfügen. Empfänger können auch alle angefügten Dateien herunterladen, bearbeiten und übertragen, wie sie es für richtig halten. Wenn Sie eines oder mehrere dieser Verhaltensweisen verhindern möchten, können Sie Ihre Nachricht mithilfe von Information Rights Management (IRM) schützen. IRM ist in Outlook enthalten, wenn es mit einem Exchange-Konto oder Microsoft 365 Apps for Business-Plänen verwendet wird.
Was ist mit IRM möglich?
Ihr Exchange- oder Microsoft 365-Administrator steuert, welche Berechtigungen zur Verwendung verfügbar sind. Zu den üblichen Berechtigungen gehören die folgenden:
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Alle Rechte
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Alle Rechte, mit Ausnahme von Kopieren und Drucken
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Nicht weiterleiten
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Nicht allen antworten
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Nur Lesen
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Nur Lesen und Drucken
IRM funktioniert nur bei Nachrichten, die Sie an einen anderen Benutzer in Ihrer Organisation senden. Nachrichten an externe E-Mail-Adressen können nicht mit IRM gesichert werden.
Sichern von Nachrichten mit IRM
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Wählen Sie im Fenster für die neue Nachricht auf der Registerkarte Optionen die Option Berechtigung aus.
Hinweis: Wenn die Option Berechtigung nicht angezeigt wird, hat der Administrator IRM für Ihre Organisation noch nicht aktiviert.
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Wählen Sie die Berechtigungsarten aus, die mit Ihrer E-Mail-Nachricht verknüpft werden sollen, und senden Sie die Nachricht wie gewohnt.
Hinweise:
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Die Berechtigungen, die Sie auf Ihre E-Mail-Nachricht anwenden, gelten auch für die Microsoft Office-Dateien, die Sie an Ihre E-Mail-Nachricht anfügen. Wenn Sie beispielsweise für eine Nachricht, die ein Word-Dokument enthält, die Berechtigung "Nur Lesen" auswählen, können die Empfänger das Dokument nicht bearbeiten.
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Bei Nachrichten, die mit IRM geschützt sind, können Sie keine Abstimmungsschaltflächen verwenden. Outlook ermöglicht Ihnen zwar das Einrichten der Abstimmungsschaltflächen, sie werden dem Empfänger jedoch nicht angezeigt.
