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Mithilfe eines Workflows können Sie die auch als Moderation bezeichnete Inhaltsgenehmigung in Bibliotheken verwalten, für die die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist und sowohl Haupt- als auch Nebenversionen aktiviert sind. Wenn Sie den Inhaltsgenehmigungsprozess mithilfe eines Workflows verwalten, verbleiben die Nebenversionen eines Dokuments im wartenden Zustand, bis sie durch den Genehmigungsprozess genehmigt oder abgelehnt werden. Wenn eine Nebenversion durch den Genehmigungsprozess genehmigt wird, wird ihr Status von Ausstehend auf Genehmigt aktualisiert, und sie wird als Hauptversion veröffentlicht und für jeden Benutzer angezeigt, der über die Berechtigung zum Anzeigen der Bibliothek verfügt. Wird eine Nebenversion durch den Genehmigungsprozess abgelehnt, wird ihr Status von Ausstehend auf Abgelehnt aktualisiert, und sie bleibt eine Nebenversion, die nur für Benutzer sichtbar ist, die über die Berechtigung zum Anzeigen von Nebenversionen in der Bibliothek verfügen. Ein Inhaltsgenehmigungsworkflow startet automatisch, wenn ein Autor eine Nebenversion als Hauptversion eincheckt oder ein Autor den Befehl Hauptversion veröffentlichen für ein Dokument auswählt. Sie können auch festlegen, dass Benutzer mit bestimmten Berechtigungen den Inhaltsgenehmigungsworkflow manuell starten können.
Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Links zu weiteren Informationen zur Inhaltsgenehmigung und zur Versionsverwaltung.
In den folgenden Abschnitten werden die Schritte erläutert, die beim Einrichten einen Workflows zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung für eine Bibliothek zu befolgen sind.
Inhalt dieses Artikels
Schritt 1: Aktivieren der Inhaltsgenehmigung und Festlegen der Entwurfselementsicherheit für die Bibliothek
Beim Einrichten einer Bibliothek können Sie festlegen, dass Änderungen an in der Bibliothek gespeicherten Dokumenten genehmigt werden müssen.
Wenn für eine Bibliothek die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist, verbleibt ein Dokument, das geändert wurde, im wartenden Zustand, bis es durch eine Person mit der entsprechenden Berechtigung genehmigt oder abgelehnt wird. Wird die Datei genehmigt, wird ihr der Status Genehmigt in der Bibliothek zugewiesen, und sie wird für jeden Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen der Bibliothek sichtbar. Wird die Datei abgelehnt, wird ihr Status in Abgelehnt aktualisiert, und sie bleibt nur für den Autor des Dokuments und Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Listen sichtbar.
Standardmäßig ist ein Dokument im wartenden Zustand nur für den Autor und Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Listen sichtbar, aber Sie können auch festlegen, dass andere Benutzergruppen das Dokument anzeigen können.
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Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.
Wenn der Name der Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf den Namen der Bibliothek.
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Klicken Sie im Menü Einstellungen
Klicken Sie in einer Dokumentbibliothek beispielsweise auf Einstellungen für Dokumentbibliothek.
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Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen.
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Klicken Sie im Abschnitt Inhaltsgenehmigung unter Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich? auf Ja.
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Wählen Sie im Abschnitt Entwurfselementsicherheit unter Wer Entwurfselemente in 'Dokumentbibliothek' anzeigen darf die Option Nur Benutzer, die Elemente genehmigen dürfen (und der Autor des Elements) aus.
Hinweis: Wenn Sie zuvor nicht die Versionsverwaltungseinstellungen für die Bibliothek aktualisiert haben, wird diese Option automatisch ausgewählt, wenn Sie festlegen, dass die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist.
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Klicken Sie auf OK.
Schritt 2: Aktivieren der Verwaltung von Haupt- und Nebenversionen für die Bibliothek
Um mithilfe eines Workflows die Inhaltsgenehmigung verwalten zu können, müssen Sie auch die Verwaltung von Haupt- und Nebenversionen für die Bibliothek aktivieren.
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Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.
Wenn der Name der Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf den Namen der Bibliothek.
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Klicken Sie im Menü Einstellungen
Klicken Sie in einer Dokumentbibliothek beispielsweise auf Einstellungen für Dokumentbibliothek.
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Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen.
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Klicken Sie im Abschnitt Versionsverlauf auf Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen.
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Klicken Sie auf OK.
Schritt 3: Einrichten eines Workflows zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung für eine Bibliothek
Windows SharePoint Services 3.0-Websites umfassen keine vordefinierten Workflows zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung. Wenn Sie die Inhaltsgenehmigung in einer Bibliothek mithilfe von Workflows verwalten möchten, muss Ihre Organisation einen benutzerdefinierten Workflow entwickeln und bereitstellen, der speziell als Workflow für die Inhaltsgenehmigung vorgesehen ist.
Wenn Sie einen Workflow verwenden, um die Inhaltsgenehmigung in einer Bibliothek zu verwalten, wird der Inhaltsgenehmigungsworkflow immer dann gestartet, wenn ein Benutzer ein Dokument als Hauptversion eincheckt oder den Befehl Hauptversion veröffentlichen für ein Dokument auswählt. Während der Workflow ausgeführt wird, bleibt das Dokument eine Nebenversion mit dem Status Ausstehend. Wenn das Dokument durch den Inhaltsgenehmigungsworkflow genehmigt wird, wird sein Status auf Genehmigt aktualisiert, und das Dokument wird als Hauptversion veröffentlicht, wodurch es für alle Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen von Dokumenten in der Bibliothek sichtbar wird. Wird das Dokument durch den Inhaltsgenehmigungsworkflow abgelehnt, wird sein Status auf Abgelehnt aktualisiert, und es bleibt eine Nebenversion, die nur für den Autor des Dokuments und Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Listen sichtbar ist.
Hinweis: Pro Bibliothek ist nur ein festgelegter Inhaltsgenehmigungsworkflow zulässig, der automatisch startet, wenn Autoren Dokumente als Hauptversionen einchecken oder den Befehl Hauptversion veröffentlichen für ein Dokument auswählen.
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Öffnen der Bibliothek, der ein Workflow hinzugefügt werden soll
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Klicken Sie im Menü Einstellungen
Klicken Sie z. B. in einer Dokumentbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.
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Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Workfloweinstellungen.
Hinweise:
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Der Befehl Workfloweinstellungen wird nur angezeigt, wenn für die Websitesammlung Workflows aktiviert sind.
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Wenn der Bibliothek bereits Workflows hinzugefügt wurden, gelangen Sie direkt zu der Seite Workfloweinstellungen ändern, auf der Sie auf Workflow hinzufügen klicken müssen, um zu der Seite Workflow hinzufügen zu gelangen. Wenn der Liste, der Bibliothek oder dem Inhaltstyp noch kein Workflow hinzugefügt wurde, gelangen Sie direkt zu der Seite Workflow hinzufügen.
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Klicken Sie auf der Seite Workflow hinzufügen im Abschnitt Workflow auf die zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung zu verwendende Workflowvorlage.
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Geben Sie im Abschnitt Name einen eindeutigen Namen für den Workflow ein.
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Geben Sie im Abschnitt Aufgabenliste eine Aufgabenliste für diesen Workflow an.
Hinweise:
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Sie können die Standardliste Aufgaben verwenden oder eine neue Liste erstellen. Bei Verwendung der Standardliste Aufgaben können die am Workflow beteiligten Personen leicht ihre Workflowaufgaben finden und anzeigen. Sie verwenden hierzu die Ansicht Meine Aufgaben der Aufgaben-Liste.
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Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn die Aufgaben für diesen Workflow sensible oder vertrauliche Daten offen legen, die Sie von der allgemeinen Liste Aufgaben getrennt führen möchten.
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Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn in Ihrer Organisation zahlreiche Workflows verwendet werden oder Workflows viele Aufgaben umfassen. In diesem Fall können Sie für jeden Workflow eine Aufgabenliste erstellen.
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Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste eine Verlaufsliste für diesen Workflow aus. Die Verlaufsliste zeigt alle Ereignisse an, die in jeder Instanz des Workflows auftreten.
Hinweis: Sie können die Standardliste Verlauf verwenden oder eine neue Liste erstellen. Wenn in Ihrer Organisation zahlreiche Workflows verwendet werden, können Sie für jeden Workflow eine separate Verlaufsliste erstellen.
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Aktivieren Sie im Abschnitt Startoptionen das Kontrollkästchen Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen.
Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Unterstützung für Haupt- und Nebenversionen für die Bibliothek aktiviert ist und die von Ihnen ausgewählte Workflowvorlage für die Inhaltsgenehmigung verwendet werden kann.
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Wenn Sie zulassen wollen, dass der Workflow manuell gestartet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Manuelles Starten dieses Workflows durch einen authentifizierten Benutzer mit Berechtigungen zum Bearbeiten von Elementen zulassen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zum Starten dieses Workflows sind Berechtigungen zum Verwalten von Listen erforderlich., wenn Sie möchten, dass zusätzliche Berechtigungen zum Starten des Workflows erforderlich sind.
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Wenn für den Workflow weitere Anpassungsoptionen verfügbar sind, klicken Sie auf Weiter, und geben Sie dann die Optionen an, die auf der Seite Anpassen für den Workflow verfügbar sein sollen.
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Sind keine weiteren Anpassungsoptionen für den Workflow verfügbar, klicken Sie auf OK.
Hinweise:
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Der Inhaltsgenehmigungsworkflow startet automatisch, wenn ein Autor einen Entwurf als Hauptversion eincheckt oder ein Autor den Befehl Hauptversion veröffentlichen für ein Dokument auswählt.
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Benutzer mit der Berechtigung zum direkten Genehmigen von Dokumenten können ein Dokument direkt genehmigen, indem sie die Eigenschaften für das Dokument direkt in der Bibliothek bearbeiten. Wird ein Dokument auf diese Weise genehmigt oder abgelehnt, wird der Workflow automatisch angehalten.
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