Verwenden Sie die Vorlage Access Contacts Database, um Namen, Adressen, Telefonnummern und andere Informationen nachverfolgt zu haben. Mit dieser neuen Version einer beliebten Access-Vorlage können Sie auch jeden Kontakt kategorisieren, E-Mail-Nachrichten senden und Adressenkarten erstellen.
Möchten Sie sich ein Video zur Verwendung dieser Vorlage ansehen? Lesen Sie diesen Artikel Verwenden der Datenbankvorlage "Kontakte".
Hinweis: Die Datenbankvorlage Kontakte wurde in den letzten Jahren aktualisiert. Diese Anweisungen beziehen sich auf die neueste Version der Vorlage, die zum Herunterladen verfügbar ist. Wenn die nachstehenden Schritte nicht mit den angezeigten Schritten übereinstimmen, verwenden Sie wahrscheinlich eine ältere Version der Vorlage.
Erste Schritte
In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Vorlage "Kontaktdatenbank" erläutert.
Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung
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Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access das Willkommensformular an. Um zu verhindern, dass dieses Formular beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Willkommen anzeigen, wenn diese Datenbank geöffnet wird.
Schließen Sie das Willkommensformular, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.
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Um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist, klicken Sie in der Meldungsleiste auf Diesen Inhalt aktivieren.
Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel Entscheiden, ob einer Datenbank vertrauenswürdig ist.
Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Outlook
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Kontakte aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.
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Klicken Sie im Formular Kontaktliste auf Aus Outlook hinzufügen.
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Wählen Sie im Dialogfeld Namen zum Hinzufügen auswählen die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.
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Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.
Suchen nach einem Kontakt
Über das Feld Schnellsuche können Sie schnell einen Kontakt im Formular "Kontaktliste" finden.
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Geben Sie im Formular Kontaktliste im Feld Schnellsuche den Text ein, nach dem Sie suchen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Access filtert die Liste so, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die den gesuchten Text enthalten. Um zur vollständigen Liste zurückzukehren, klicken Sie auf Aktuelle Suche löschen. (Das X befindet sich im Suchfeld.)
Ein- oder Ausblenden von Spalten
Im Formular Kontaktliste sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie, welche Felder angezeigt werden:
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Klicken Sie auf Felder ein-/ausblenden.
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Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einbischen das Kontrollkästchen neben jeder Anzuzeigenden Spalte. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.
Anzeigen von Kontaktdetails
Über das Formular "Kontaktdetails" können Sie weitere Informationen zu jedem Kontakt anzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Formular "Kontaktdetails" an:
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Klicken Sie im Formular Kontaktlisteneben dem Kontakt, den Sie sehen möchten, auf Öffnen.
Hinzufügen eines Bilds
Im Formular "Kontaktdetails" können Sie ein Bild für den Kontakt hinzufügen.
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Klicken Sie unter dem Bildrahmen auf Bild bearbeiten.
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Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.
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Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.
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Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.
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Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.
Hinweis: Sie können mehrere Dateien an jeden Kontakt anfügen, einschließlich verschiedener Dateitypen wie Dokumenten oder Tabellen.
Anzeigen einer Karte der Adresse eines Kontakts
Wenn Sie im Formular Kontaktdetails eine Straße für den Kontakt eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Standorts anzeigen:
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Klicken Sie auf Zum Zuordnung klicken.
Anzeigen von Berichten
Die Kontaktdatenbank enthält zwei Berichte: Verzeichnis und Telefonbuch. So zeigen Sie einen Bericht an:
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Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichteauf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.
Sie können eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.
Ändern der Kontaktdatenbank
Sie können die Kontaktdatenbank anpassen, indem Sie der Tabelle Kontakte ein neues Feld hinzufügen und dieses Feld dann dem Formular Kontaktliste und dem Formular "Kontaktdetails" hinzufügen.
Hinzufügen eines Felds zur Tabelle "Kontakte"
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Schließen Sie alle geöffneten Registerkarten.
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Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Kontakte.
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Scrollen Sie nach rechts, bis die Spalte "Neues Feld hinzufügen" angezeigt wird. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie den Feldnamen ein.
Wenn Sie Daten zum ersten Mal in die Spalte eingeben, legt Access den Datentyp für Sie fest.
Hinzufügen eines Felds zu einem Formular
Nachdem ein Feld einer Tabelle hinzugefügt wurde, können Sie es einem Formular hinzufügen.
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.
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Ziehen Sie das feld aus der Feldliste in das Formular.
