Verwenden des Terminplanungs-Assistenten in Outlook im Web

1. Anmelden bei Outlook im Web.

2. Wählen Sie unten auf der Seite aus, um zum Kalender zu wechseln.

3. Wählen Sie oben auf der Seite Neues Ereignis aus.

4. Geben Sie im Feld Personen einladen die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten.

   Wählen Sie optional aus, um optionale Teilnehmer hinzuzufügen.

5. Zeigen Sie auf der Seite des Veranstaltungs Formulars Ihre Ereignisse und die Informationen zu den anderen Teilnehmern in der Tagesansicht an. Beschäftigte Informationen des Teilnehmers werden oben auf Ihren Kalenderereignissen rot angezeigt.

   

6. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Raster, um eine neue Uhrzeit für das Ereignis auszuwählen.

Der Terminplanungs-Assistent kann vor oder nach der Bereitstellung von Details zur Veranstaltung verwendet werden. Wenn Sie Angaben wie Datum, Uhrzeit und Dauer der Veranstaltung machen und Teilnehmer hinzufügen, bevor Sie den Terminplanungs-Assistenten öffnen, werden diese übernommen, und Sie können Sie ganz nach Bedarf ändern.

Mithilfe des Terminplanungs-Assistenten erhalten Sie sofort eine Ansicht des Kalenders eines Teilnehmers und können dessen Verfügbarkeit – frei oder gebucht – für das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung prüfen.

Öffnen des Terminplanungs-Assistenten

1. Anmelden bei Outlook im Web.

2. Wählen Sie unten auf der Seite aus, um zum Kalender zu wechseln.

3. Wählen Sie oben auf der Seite Neues Ereignis aus.

4. Wählen Sie oben im Ereignis Formular den Terminplanungs-Assistentenaus.

Im Terminplanungs-Assistenten können Sie Teilnehmer und einen Raum hinzufügen und das Datum und die Uhrzeit des Ereignisses ändern, aber Sie können den Titel des Ereignisses nicht ändern.

Hinzufügen von Teilnehmern

1. Wählen Sie im Terminplanungs-Assistenten die Option erforderliche Teilnehmer hinzufügen oder Optionaler Teilnehmer hinzufügenaus.

2. Geben Sie den Namen oder die e-Mail-Adresse der Person ein, die Sie hinzufügen möchten, und drücken Sie die EINGABETASTE.

Chatroom hinzufügen

1. Wählen Sie im Terminplanungs-Assistenten die Option Raum hinzufügenaus.

2. Wählen Sie in der Liste einen Raum aus. Sie können Gebäude ändern, indem Sie das Dropdownmenü oben in der Liste auswählen.

   Wenn Sie eine Raumliste auswählen, werden im Terminplanungs-Assistenten die Konferenzräume und deren Verfügbarkeit angezeigt.

Anzeigen von Kalendern

Beim Hinzufügen von Teilnehmern und des Standorts werden die Kalenderinformationen der Teilnehmer im Kalenderraster angezeigt.

• Wählen Sie das Datum oben im Terminplanungs-Assistenten aus, um ein neues Datum für Ihre Besprechung auszuwählen. Wählen Sie im Kalender den Monat aus, oder verwenden Sie die nach-oben-oder nach-unten-Taste, um den Monat zu ändern.

• Wählen Sie die Startzeit oder Endzeit aus, die geändert werden soll, wenn die Besprechung beginnt oder endet.

• Verwenden Sie die Bildlaufleiste am unteren Rand des Terminplanungs-Assistenten, um die Verfügbarkeit von Teilnehmern vor oder nach der ausgewählten Zeit anzuzeigen.

• Alternativ können Sie ein Datum und eine Uhrzeit direkt im Raster auswählen und die Größe der Auswahl im Raster ändern, um die Dauer des Ereignisses zu ändern.

Senden der Besprechungseinladung

1. Wählen Sie Fertig aus, um Ihre Änderungen zu speichern und den Terminplanungs-Assistenten zu schließen.

2. Wählen Sie Senden aus, um die Besprechungseinladung zu senden.

Der Terminplanungs-Assistent kann vor oder nach der Bereitstellung von Details zur Veranstaltung verwendet werden. Wenn Sie Angaben wie Datum, Uhrzeit und Dauer der Veranstaltung machen und Teilnehmer hinzufügen, bevor Sie den Terminplanungs-Assistenten öffnen, werden diese übernommen, und Sie können Sie ganz nach Bedarf ändern.

Mithilfe des Terminplanungs-Assistenten erhalten Sie sofort eine Ansicht des Kalenders eines Teilnehmers und können dessen Verfügbarkeit – frei oder gebucht – für das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung prüfen.

1. Wählen Sie auf der Symbolleiste Mail oder Kalender die Option neue > Kalenderereignisaus.

2. Gehen Sie auf der Seite Details der neuen Veranstaltung wie folgt vor:

   • Fügen Sie Ereignisdetails – beispielsweise Titel und Ort, Start-und Enddatum und-Uhrzeit sowie weitere Informationen – nach Bedarf hinzu, fügen Sie Personen hinzu, und wählen Sie dann Terminplanungs-Assistent aus.

   • Wählen Sie Terminplanungs-Assistent und dann bei Bedarf Teilnehmer hinzufügen und einen Raum hinzufügenaus.

Im Detailbereich des Terminplanungs-Assistenten können Sie das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung, jedoch nicht deren Thema ändern. Auf der Seite "Details" der Veranstaltung finden Sie Optionen, die im Terminplanungs-Assistenten nicht verfügbar sind. Hierzu gehören beispielsweise das Festlegen einer Besprechungserinnerung, Sie können eine zu sendende E-Mail-Erinnerung festlegen und eine Beschreibung sowie weitere Details zur Veranstaltung angeben.

Teilnehmer können für ein Ereignis vor oder nach dem Auswählen des Terminplanungs-Assistenten hinzugefügt werden. Wenn Sie auf der Seite "Details" der Veranstaltung Teilnehmer hinzufügen und dann den Terminplanungs-Assistenten öffnen, werden die Kalender dieser Teilnehmer in einem Raster rechts des Detailbereichs angezeigt. Die in diesem Abschnitt erläuterten Schritten beziehen sich ausschließlich auf das Hinzufügen eines Teilnehmers nach dem Öffnen des Terminplanungs-Assistenten.

1. Geben Sie im Feld Teilnehmer im Detailbereich den Namen einer Person ein, die Sie zu der Veranstaltung einladen möchten.

   

   Hinweis: Schon mit dem ersten Buchstaben, den Sie eingeben, beginnt Outlook damit, Ihre Eingabe zu vergleichen und zeigt die Namen von Personen in Ihrer Organisation oder von Personen an, mit denen Sie kommuniziert haben.

2. Wählen Sie einen Namen aus der Vorschlagsliste aus, die unter dem Feld Teilnehmer angezeigt wird, oder wählen Sie Verzeichnis durchsuchen aus.

   Hinweis: Jede von Ihnen hinzugefügte Person wird automatisch als Erforderlich hinzugefügt. Darüber hinaus wird der Kalender jeder Person (in der Reihenfolge der Auswahl) auf der rechten Seite Ihres Kalenders im Kalenderbereich angezeigt, sodass ein Raster entsteht. Beim Hinzufügen von Personen wird zudem die Gesamtzahl der eingeladenen Personen und die Zahl der sich ergebenden Konflikte angezeigt.

   

3. Wenn Sie den Status eines Teilnehmers ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers. Wenn Sie ein Gerät mit Touchsteuerung verwenden, tippen Sie auf den Namen, halten Sie ihn gedrückt, und gehen Sie dann wie folgt vor:

   • Wählen Sie Entfernen aus, um den Teilnehmer zu löschen. Oder wählen Sie Entfernen neben dem Namen des Teilnehmers aus.

   • Wählen Sie Teilnahme optional aus.

Wenn Sie vor dem Öffnen des Terminplanungs-Assistenten noch keinen Raum als Veranstaltungsort angegeben haben, können Sie diesen hier hinzufügen. Es gibt eine Schaltfläche Raum hinzufügen unten im Terminplanungs-Assistenten, über die Sie die Konferenzräume aus der Adressenliste Ihrer Organisation anzeigen können. Der Terminplanungs-Assistent zeigt automatisch nur die Räume an, die zu der von Ihnen aktuell angegebenen Zeit verfügbar sind, Sie können bei Bedarf aber auch weitere Räume anzeigen.

Wenn es in Ihrer Organisation mehr als nur ein paar Räume gibt, hat der Administrator Ihrer Organisation die Räume möglicherweise zu Raumlisten zusammengefasst. Raumlisten sind Zusammenstellungen von Räumen, die normalerweise über ähnliche Eigenschaften verfügen, wie Räume, die sich im gleichen Gebäude befinden.

1. Wählen Sie Raum hinzufügen aus.

2. Wählen Sie einen Raum aus, oder zeigen Sie die Raumliste an, und wählen Sie einen der verfügbaren Räume aus dieser Liste aus.

   

Nachdem Sie einen Raum ausgewählt haben, wird dieser dem Kalenderraster hinzugefügt. Sie können den Konferenzraum ändern, indem Sie Raum ändern auswählen. Wenn Sie den Konferenzraum entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, oder wenn Sie ein Touchscreen-Gerät verwenden, tippen Sie darauf, und halten Sie es gedrückt, und wählen Sie dann Entfernenaus.

Beim Hinzufügen von Teilnehmern und des Standorts werden die Kalenderinformationen der Teilnehmer im Kalenderraster angezeigt.

Sie können am oberen Rand des Kalenders zwischen den Ansichten "Tag" und "Woche" auswählen. Wenn Sie die Wochenansicht wählen, zeigt das Kalenderraster eine zusammengeführte Ansicht der Kalender der Teilnehmer an.

Zum Abschließen der Arbeit im Terminplanungs-Assistenten führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

• Wählen Sie OK aus, um Ihre Änderungen zu speichern.

• Wählen Sie zum stornieren verwerfen aus.

Damit kehren Sie zu der neuen Detailseite für Veranstaltungen zurück, auf der Sie abschließend und bei Bedarf weitere Details zu Ihrer Besprechung hinzufügen können. Wenn Sie fertig sind, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie senden aus, um die Einladung an das Ereignis zu senden.

• Wählen Sie verwerfen aus, um alle Ihre Änderungen zu stornieren.