Verwenden eines Datensatzarchivs oder Verwalten von Datensätzen an Ort und Stelle

In SharePoint können Sie Datensätze in einem Archiv verwalten, oder Sie können Datensätze in demselben Dokumentrepository wie aktive Dokumente verwalten. Wenn Sie SharePoint, dass ein Dokument zu einem Datensatz geworden ist, mithilfe des in-Place-Ansatzes bleiben sie an Ort und Stelle, aber SharePoint verwaltet ihn jetzt als Datensatz. Beispielsweise kann ein Dokument eine andere Aufbewahrungsrichtlinie erhalten, wenn es als Datensatz deklariert wird, oder Benutzer können es nicht bearbeiten.

Ein Hybridansatz ist ebenfalls möglich. Sie können z. B. Datensätze zwei Jahre lang zusammen mit aktiven Dokumenten an Ort und Stelle behalten und sie dann nach Abschluss eines Projekts in ein Datensatzarchiv verschieben.

Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen, wenn Sie überlegen, ob Datensätze auf einer separaten Datencenterwebsite oder auf derselben Website für die Zusammenarbeit verwaltet werden, auf der die Dokumente erstellt wurden:

• Ist die Governance der Website für die Zusammenarbeit für die Datensatzverwaltung angemessen? Ist für Ihre Branche gesetzlich vorgeschrieben, dass Datensätze von aktiven Dokumenten getrennt werden müssen? Sollte der Administrator einer Website für die Zusammenarbeit mit der Verwaltung einer Website betraut werden, die Datensätze enthält? Möglicherweise ist es sinnvoll, Datensätze auf einer Website zu speichern, bei der der Zugriff stärker eingeschränkt ist als bei der Website für die Zusammenarbeit, oder auf einer Website, die nach einem anderen Zeitplan gesichert wird.

• Wie lange wird die Website für die Zusammenarbeit voraussichtlich genutzt? Wenn Datensätze länger aufbewahrt werden müssen, als das Projekt läuft, bedeutet die Auswahl einer Strategie für die Datensatzverwaltung, dass die Website für die Zusammenarbeit beibehalten werden muss, auch wenn sie nicht mehr verwendet wird.

• Müssen die am Projekt Beteiligten häufig auf die Dokumente zugreifen, nachdem diese zu Datensätzen geworden sind? Wenn Sie die direkte Datensatzverwaltung verwenden, können die Beteiligten auf alle Dokumente in gleicher Weise zugreifen, unabhängig davon, ob es sich um aktive Dokumente oder um Datensätze handelt.

• Sind Datensatzverwalter in der Organisation nur für Datensätze oder für alle Informationen, ob aktive Informationen oder Datensätze, verantwortlich? Wenn Datensatzverwalter nur für offizielle Datensätze verantwortlich sind, kann dies für sie einfacher sein, eine separate Datencenter-Website zu haben.

In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede beschrieben, die Sie mit Datensätzen in einem Datencenter und mit Datensätzen machen können, die in einer Website für die Zusammenarbeit verwaltet werden. Die Unterschiede werden sowohl aus der Sicht der Datensatzverwalter als auch der Mitarbeiter dargestellt, die in einem Projektteam zusammenarbeiten.

In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede zwischen den beiden Vorgehensweisen zur Datensatzverwaltung beschrieben, die sich auf die Verwaltung von IT-Ressourcen auswirken können.