Verwenden von bedingter Formatierung zum Hervorheben von Informationen

Verwenden von bedingter Formatierung zum Hervorheben von Informationen

Verwenden Sie die bedingte Formatierung, wenn Sie Daten optisch untersuchen und analysieren, Probleme erkennen sowie Muster und Trends ermitteln möchten.

Mithilfe der bedingten Formatierung und unter Verwendung von Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätzen, die bestimmten Variationen in den Daten entsprechen, können interessante Zellen oder Zellbereiche hervorgehoben, ungewöhnliche Werte herausgestellt und Daten optisch dargestellt werden.

Eine bedingte Formatierung ändert die Darstellung von Zellen gemäß der von Ihnen festgelegten Bedingungen. Falls die Bedingungen zutreffen, wird der Zellbereich formatiert. Wenn die Bedingungen nicht zutreffen, wird der Zellbereich nicht formatiert. Es gibt viele integrierte Bedingungen und Sie können auch eigene erstellen (auch mit einer Formel, die evaluiert, ob etwas Wahr oder Falsch ist).

Die Bedingte Formatierung von monatlichen Datensätzen mit Höchsttemperaturen für verschiedene Orte, mit Farben, die den Werten in einer intuitiven Weise entsprechen (die heißeren Werte sind orange/rot, während die Werte für kühlere Temperaturen gelber/grüner sind).

Bedingte Formatierung mit 3-Farben-Skala

Bedingte Formatierung, die Zellenhintergrundfarben verwendet, um unterschiedliche Produktkategorien hervorzuheben. Ein Symbol mit drei Pfeilen für die Anzeige von Kostentrends (steigend, gleichbleibend, fallend) und Datenbalken zum Anzeigen von Unterschieden zwischen Produktmargen.

Zellenhintergründe, Symbolsätze und Datenbalken als bedingte Formatierung

Sie können eine bedingte Formatierung auf einen Zellbereich (eine Auswahl oder einen benannten Bereich), eine Excel-Tabelle und in Excel für Windows sogar auf einen PivotTable-Bericht anwenden. Beachten Sie, dass es einige zusätzliche Überlegungen zur bedingten Formatierung in einem PivotTable-Bericht gibt – sehen Sie sich dazu den Abschnitt Anwenden bedingter Formatierung in einem PivotTable-Bericht weiter unten auf der Registerkarte Windows an.

Bedingte Formatierung funktioniert in der Regel auf gleiche Weise in einem Zellbereich, einer Excel-Tabelle oder einem PivotTable-Bericht. Die bedingte Formatierung in einem PivotTable-Bericht bedarf jedoch einiger zusätzlicher Überlegungen:

  • Es gibt einige bedingte Formate, die nicht mit Feldern im Wertebereich eines PivotTable-Berichts funktionieren. So können Sie z.B. solche Felder nicht basierend darauf formatieren, ob Sie eindeutige oder doppelte Werte enthalten. Diese Einschränkungen sind ggfs. in den restlichen Abschnitten dieses Artikels aufgeführt.

  • Wenn Sie das Layout des PivotTable-Berichts ändern, indem Sie Filter anwenden, Ebenen ausblenden, Ebenen reduzieren oder erweitern oder ein Feld verschieben, bleibt die bedingte Formatierung bestehen, solange die Felder in den zugrunde liegenden Daten nicht entfernt werden.

  • Der Bereich der bedingten Formatierung für Felder im Wertebereich kann auf der Datenhierarchie basieren und wird durch alle sichtbaren untergeordneten Elemente (die nächst niedrigere Ebene in einer Hierarchie) eines übergeordneten Elements (die nächst höhere Ebene in einer Hierarchie) in Zeilen für eine oder mehrere Spalten oder in Spalten für eine oder mehrere Zeilen bestimmt.

    Hinweis: Innerhalb der Datenhierarchie übernehmen die untergeordneten Elemente nicht die bedingte Formatierung des übergeordneten Elements und auch das übergeordnete Element übernimmt nicht die bedingte Formatierung der untergeordneten Elemente.

  • Es gibt drei Methoden, mit denen der Bereich der bedingten Formatierung für Felder im Wertebereich definiert werden kann: durch Auswahl, durch ein entsprechendes Feld und durch ein Wertfeld.

Die Standardmethode zum Definieren des Bereichs von Feldern im Wertebereich ist die Auswahl. Sie können diese Methode in die Bereichsdefinition durch ein entsprechendes Feld oder ein Wertfeld ändern. Dazu verwenden Sie das Optionsfeld Formatierungsregel anwenden auf, das Dialogfeld Neue Formatierungsregel oder das Dialogfeld Formatierungsregel bearbeiten.

Methode

Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie Folgendes auswählen möchten

Bereichsdefinition durch Auswahl

  • Eine zusammenhängende Reihe von Feldern im Wertebereich, z. B. alle Produktsummen für eine Region

  • Eine nicht zusammenhängende Reihe von Feldern im Wertebereich, z. B. die Produktsummen für verschiedene Regionen auf verschiedenen Ebenen in der Datenhierarchie

Bereichsdefinition durch ein Wertfeld

  • Vermeiden, dass viele nicht zusammenhängende Elemente ausgewählt werden müssen

  • Eine Reihe von Feldern im Wertebereich für alle Ebenen in der Datenhierarchie bedingt formatieren

  • Teilergebnisse und Gesamtsummen einbeziehen

Bereichsdefinition durch ein entsprechendes Feld

  • Vermeiden, dass viele nicht zusammenhängende Elemente ausgewählt werden müssen

  • Eine Reihe von Feldern im Wertebereich für eine Ebene in der Datenhierarchie bedingt formatieren

  • Teilergebnisse ausschließen

Wenn Sie Felder im Wertebereich für oben oder unten eingestufte Werte oder für Werte über oder unter dem Durchschnitt bedingt formatieren, basiert die Regel standardmäßig auf allen sichtbaren Werten. Wenn jedoch eine Bereichsdefinition durch ein entsprechendes Feld vorgenommen wird, werden nicht alle sichtbaren Werte verwendet, sondern Sie können die bedingte Formatierung auf jede der folgenden Kombinationen anwenden:

  • Eine Spalte und das übergeordnete Zeilenfeld

  • Eine Zeile und das übergeordnete Spaltenfeld

Hinweis: Die Schnellanalyse ist in Excel 2010 und vorherigen Versionen nicht verfügbar.

Verwenden Sie die Schaltfläche "Schnellanalyse" Schaltfläche 'Schnellanalyse' , um eine bestimmte bedingte Formatierung auf die markierten Daten anzuwenden. Die Schaltfläche "Schnellanalyse" wird automatisch angezeigt, wenn Sie Daten markieren.

  1. Markieren der Daten für die bedingte Formatierung. Die Schaltfläche Schnellanalyse wird in der unteren rechten Ecke der Markierung angezeigt.

    Markierte Daten mit der Schaltfläche 'Schnellanalyse'

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schnellanalyse Schaltfläche 'Schnellanalyse' , oder drücken Sie STRG+Q.

  3. Zeigen Sie im nun angezeigten Popupfenster auf der Registerkarte Formatierung mit der Maus auf die verschiedenen Optionen, damit eine Livevorschau der Daten angezeigt wird, und wählen Sie dann die von Ihnen gewünschte Formatierung aus.

    Registerkarte 'Formatierung' im Schnellanalysekatalog

    Hinweise: 

    • Die Formatierungsoptionen, die auf der Registerkarte Formatierung angezeigt werden, sind von den von Ihnen markierten Daten abhängig. Wenn die Auswahl nur Text enthält, sind die Optionen Text, Duplizieren, Eindeutig, Ist gleich und Löschen verfügbar. Wenn die Markierung nur Zahlen oder Text und Zahlen enthält, sind die Optionen Datenbalken, Farben, Symbolsätze, Größer, Top 10 % und Löschen verfügbar.

    • In der Livevorschau werden nur die Formatierungsoptionen angezeigt, die auf Ihre Daten anwendbar sind. Wenn Sie beispielsweise Zellen ausgewählt haben, die keine entsprechenden Daten enthalten und dann auf Duplizieren klicken, funktioniert die Livevorschau nicht.

  4. Wenn das Dialogfeld Textinhalt angezeigt wird, geben Sie die Formatierungsoption ein, die Sie anwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Wenn Sie sich ein Video anschauen möchten, in dem gezeigt wird, wie die Schnellanalyse zum Anwenden von bedingter Formatierung verwendet wird, sehen Sie sich dieses Video an Video: Verwenden der bedingten Formatierung.

Sie können eine Beispielarbeitsmappe herunterladen, die unterschiedliche Beispiele für das Anwenden von bedingter Formatierung enthält, und zwar sowohl mit Standardregeln wie oben und unten, Duplikaten, Datenbalken, Symbolsätzen und Farbskalen, als auch mit manuellem Erstellen eigener Regeln.

Herunterladen: Beispiele für bedingte Formatierung in Excel

Farbskalen stellen optische Anhaltspunkte zur leichteren Erkennung der Verteilung und Variation von Daten dar. Eine 2-Farben-Skala unterstützt Sie durch Verwendung von Schattierungen zweier Farben beim Vergleichen von Zellbereichen. Die Farbschattierungen stellen höhere oder niedrigere Werte dar. Bei einer Grün-Gelb-Farbskala (siehe unten) können Sie beispielsweise angeben, dass Zellen mit höheren Werten einen eher grünen Farbton und Zellen mit niedrigeren Werten einen eher gelben Farbton aufweisen.

Tipp: Sie können Zellen, die dieses Format haben, nach ihrer Farbe sortieren – verwenden Sie einfach das Kontextmenü.

Formatieren aller Zellen mit einer 2-Farben-Skala

Tipp: Wenn mindestens eine der Zellen in der Auswahl eine Formel enthält, die einen Fehler zurückgibt, wird die bedingte Formatierung nicht auf diese Zellen angewendet. Damit sichergestellt ist, dass die bedingte Formatierung auch auf diese Zellen angewendet wird, verwenden Sie die Funktion IST oder WENNFEHLER, damit kein Fehlerwert, sondern ein anderer Wert zurückgegeben wird.

Schnellformatierung

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung und anschließend auf Farbskalen.

    Bedingte Formatierung

  3. Wählen Sie eine 2-Farben-Skala aus.

    Zeigen Sie auf die Farbskalasymbole, um das Symbol für die 2-Farben-Skala zu ermitteln. Die obere Farbe stellt höhere Werte, die untere Farbe niedrigere Werte dar.

Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe der Schaltfläche Formatierungsoptionen ändern, die neben einem PivotTable-Feld angezeigt wird, auf das eine bedingte Formatierung angewendet wurde.

Erweiterte Formatierung

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird angezeigt.

    Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie zum Hinzufügen eines bedingten Formats auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt.

    • Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein bedingtes Format zu ändern:

      1. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für das richtige Arbeitsblatt, die richtige Tabelle bzw. der richtige PivotTable-Bericht ausgewählt ist.

      2. Sie können den Zellbereich optional ändern, indem Sie im Feld Wird angewendet auf auf Dialogfeld reduzieren klicken und so das Dialogfeld vorübergehend ausblenden, anschließend den neuen Zellbereich im Arbeitsblatt auswählen und dann auf Dialogfeld erweitern klicken.

      3. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld Formatierungsregel bearbeiten wird angezeigt.

  4. Wenn Sie unter Regel anwenden auf den Bereich für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts optional ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

    • Auswahl: Klicken Sie auf Markierte Zellen.

    • Alle Zellen für eine Wertbeschriftung: Klicken Sie auf Alle Zellen mit <Wertbeschriftung> Werten.

    • Alle Zellen für eine Wertbeschriftung, mit Ausnahme von Teilergebnissen und der Gesamtsumme: Klicken Sie auf Alle Zellen mit <Wertbeschriftung> Werten für <Zeilenbeschriftung>.

  5. Klicken Sie unter Regeltyp auswählen auf Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren (Standardeinstellung).

  6. Wählen Sie unter Regelbeschreibung bearbeiten im Listenfeld Formatstil die Option 2-Farben-Skala aus.

  7. Um im Feld Typ einen Typ für Minimum und Maximum auszuwählen, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Formatieren der niedrigsten und höchsten Werte:    Wählen Sie Niedrigster Wert und Höchster Wert aus.

      Geben Sie in diesem Fall keinen Wert für Minimum und Maximum ein.

    • Formatieren eines Zahlen-, Datums- oder Zeitwerts:    Wählen Sie Zahl aus, und geben Sie dann einen Wert für Minimum und Maximum ein.

    • Formatieren eines Prozentsatzes:    Geben Sie einen Wert für Minimum und Maximum ein.

      Gültig sind Werte zwischen 0 (Null) und 100. Geben Sie kein Prozentzeichen ein.

      Verwenden Sie Prozentsätze, wenn Sie alle Werte in proportionalem Verhältnis verdeutlichen möchten, da die Verteilung der Werte proportional ist.

    • Formatieren eines Quantils:    Wählen Sie Quantil aus, und geben Sie dann einen Wert für Minimum und Maximum ein. Gültig sind Quantile zwischen 0 (Null) und 100.

      Verwenden Sie ein Quantil, wenn Sie eine Gruppe hoher Werte (z. B. das obere 20. Quantil) mit einer Farbschattierung und niedrige Werte (z. B. das untere 20. Quantil) mit einer anderen Farbschattierung kennzeichnen möchten, da diese Extremwerte bilden, die die Darstellung der Daten möglicherweise verzerren.  

    • Formatieren eines Formelergebnisses:    Wählen Sie Formel aus, und geben Sie dann Werte für Minimum und Maximum ein.

      • Die Formel muss einen Zahlen-, Datums- oder Zeitwert zurückgeben.

      • Stellen Sie der Formel ein Gleichheitszeichen (=) voran.

      • Bei ungültigen Formeln wird keine Formatierung angewendet.

      • Sie sollten die Formel testen, um sicherzustellen, dass sie keinen Fehlerwert zurückgibt.

        Hinweise: 

        • Stellen Sie sicher, dass der Wert für Minimum kleiner als der für Maximum ist.

        • Sie können für Minimum und Maximum unterschiedliche Typen auswählen. So können Sie beispielsweise für Minimum eine Zahl und für Maximum einen Prozentsatz auswählen.

  8. Klicken Sie zum Auswählen einer Farbskala für Minimum und Maximum jeweils auf Farbe, und wählen Sie dann eine Farbe aus.

    Klicken Sie auf Weitere Farben, um zusätzliche Farben auswählen zu können oder um eine benutzerdefinierte Farbe zu erstellen. Die ausgewählte Farbskala wird im Feld Vorschau angezeigt.

Farbskalen stellen optische Anhaltspunkte zur leichteren Erkennung der Verteilung und Variation von Daten dar. Eine 3-Farben-Skala unterstützt Sie durch Verwendung von Schattierungen dreier Farben beim Vergleichen von Zellbereichen. Die Farbschattierungen stellen höhere, mittlere oder niedrigere Werte dar. Bei einer Grün-Gelb-Rot-Farbskala können Sie beispielsweise angeben, dass Zellen mit höheren Werten einen grünen Farbton, Zellen mit mittleren Werten einen gelben Farbton und Zellen mit niedrigeren Werten einen roten Farbton aufweisen.

Tipp: Sie können Zellen, die dieses Format haben, nach ihrer Farbe sortieren – verwenden Sie einfach das Kontextmenü.

Schnellformatierung

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung und anschließend auf Farbskalen.

    Bedingte Formatierung

  3. Wählen Sie eine 3-Farben-Skala aus. Die obere Farbe stellt hohe Werte, die mittlere Farbe mittlere Werte und die untere Farbe niedrige Werte dar.

    Zeigen Sie auf die Farbskalasymbole, um das Symbol für die 3-Farben-Skala zu ermitteln.

Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe der Schaltfläche Formatierungsoptionen ändern, die neben einem PivotTable-Feld angezeigt wird, auf das eine bedingte Formatierung angewendet wurde.

Erweiterte Formatierung

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird angezeigt.

    Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie zum Hinzufügen eines bedingten Formats auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt.

    • Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein bedingtes Format zu ändern:

      1. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für das richtige Arbeitsblatt, die richtige Tabelle bzw. der richtige PivotTable-Bericht ausgewählt ist.

      2. Sie können den Zellbereich optional ändern, indem Sie im Feld Wird angewendet auf auf Dialogfeld reduzieren klicken und so das Dialogfeld vorübergehend ausblenden, anschließend den neuen Zellbereich im Arbeitsblatt auswählen und dann auf Dialogfeld erweitern klicken.

      3. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld Formatierungsregel bearbeiten wird angezeigt.

  4. Wenn Sie unter Regel anwenden auf den Bereich für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts optional ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

    • Auswahl:    Klicken Sie auf Nur diese Zellen.

    • Entsprechendes Feld:    Klicken Sie auf Alle <Wertfeld>-Zellen mit den gleichen Feldern.

    • Wertfeld:    Klicken Sie auf Alle <Wertfeld>-Zellen.

  5. Klicken Sie unter Regeltyp auswählen auf Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren.

  6. Wählen Sie unter Regelbeschreibung bearbeiten im Listenfeld Formatstil die Option 3-Farben-Skala aus.

  7. Wählen Sie einen Typ für Minimum, Mittelpunkt und Maximum aus. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Formatieren der niedrigsten und höchsten Werte:    Wählen Sie einen Mittelpunkt aus.

      Geben Sie in diesem Fall keinen Niedrigsten Wert und keinen Höchsten Wert ein.

    • Formatieren eines Zahlen-, Datums- oder Zeitwerts:    Wählen Sie Zahl aus, und geben Sie dann einen Wert für Minimum, Mittelpunkt und Maximum ein.

    • Formatieren eines Prozentsatzes:    Wählen Sie Prozent aus, und geben Sie dann einen Wert für Minimum, Mittelwert und Maximum ein. Gültig sind Werte zwischen 0 (Null) und 100. Geben Sie kein Prozentzeichen (%) ein.

      Verwenden Sie Prozentsätze, wenn Sie alle Werte in proportionalem Verhältnis verdeutlichen möchten, da durch die Verwendung von Prozentsätzen sichergestellt wird, dass die Verteilung der Werte proportional ist.

    • Formatieren eines Quantils:    Wählen Sie Quantil aus, und geben Sie dann einen Wert für Minimum, Mittelwert und Maximum ein.

      Gültig sind Quantile zwischen 0 (Null) und 100.

      Verwenden Sie ein Quantil, wenn Sie eine Gruppe hoher Werte (z. B. das obere 20. Quantil) mit einer Farbschattierung und niedrige Werte (z. B. das untere 20. Quantil) mit einer anderen Farbschattierung kennzeichnen möchten, da diese Extremwerte bilden, die die Darstellung der Daten möglicherweise verzerren.  

    • Formatieren eines Formelergebnisses:    Wählen Sie Formel aus, und geben Sie dann einen Wert für Minimum, Mittelwert und Maximum ein.

      Die Formel muss einen Zahlen-, Datums- oder Zeitwert zurückgeben. Stellen Sie der Formel ein Gleichheitszeichen (=) voran. Bei ungültigen Formeln wird keine Formatierung angewendet. Sie sollten die Formel testen, um sicherzustellen, dass sie keinen Fehlerwert zurückgibt.

      Hinweise: 

      • Sie können Werte für Minimum, Mittelpunkt und Maximum für den Zellbereich festlegen. Stellen Sie sicher, dass der Wert für Minimum kleiner als der Wert für Mittelpunkt und dieser kleiner als der Wert für Maximum ist.

      • Sie können für Minimum, Mittelpunkt und Maximum unterschiedliche Typen auswählen. Zum Beispiel können Sie für Minimum eine Zahl, für Mittelpunkt ein Quantil und für Maximum einen Prozentsatz auswählen.

      • In den meisten Fällen ist der Standardwert für Mittelpunkt von 50 % am besten geeignet, Sie können diesen Wert jedoch an Ihre persönlichen Anforderungen anpassen.

  8. Klicken Sie zum Auswählen einer Farbskala für Minimum, Mittelpunkt und Maximum jeweils auf Farbe, und wählen Sie dann eine Farbe aus.

    • Klicken Sie auf Weitere Farben, um zusätzliche Farben auszuwählen oder eine benutzerdefinierte Farbe zu erstellen.

    • Die ausgewählte Farbskala wird im Feld Vorschau angezeigt.

Mithilfe eines Datenbalkens können Sie einzelne Zellen leichter im Verhältnis zu anderen Zellen betrachten. Die Länge des Datenbalkens entspricht dem Wert in der Zelle. Längere Datenbalken stellen höhere Werte, kürzere stellen niedrigere Werte dar. Datenbalken eignen sich zum Ermitteln höherer und niedrigerer Zahlen insbesondere bei großen Datenmengen, z. B. für die am häufigsten und die am seltensten verkauften Spielwaren in einem Bericht zu Saisonverkäufen.

Im hier gezeigten Beispiel werden Datenbalken dazu verwendet, besonders große positive oder negative Werte hervorzuheben. Sie können die Datenbalken so formatieren, dass sie jeweils in der Mitte der Zelle beginnen und sich für negative Wert nach links erstrecken.

Datenbalken zur Hervorhebung positiver und negativer Werte

Tipp: Wenn mindestens eine der Zellen im Bereich eine Formel enthält, die einen Fehler zurückgibt, wird die bedingte Formatierung nicht auf diese Zellen angewendet. Damit sichergestellt ist, dass die bedingte Formatierung auch auf diese Zellen angewendet wird, verwenden Sie die Funktion IST oder WENNFEHLER, damit kein Fehlerwert, sondern ein Wert (beispielsweise 0 oder "NV") zurückgegeben wird.

Schnellformatierung

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlage auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, klicken Sie auf Datenbalken, und wählen Sie dann ein Datenbalkensymbol aus.

    Bedingte Formatierung

Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe des Optionsfelds Formatierungsregel anwenden auf ändern.

Erweiterte Formatierung

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird angezeigt.

    Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie zum Hinzufügen eines bedingten Formats auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt.

    • Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein bedingtes Format zu ändern:

      1. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für das richtige Arbeitsblatt, die richtige Tabelle bzw. der richtige PivotTable-Bericht ausgewählt ist.

      2. Sie können den Zellbereich optional ändern, indem Sie im Feld Wird angewendet auf auf Dialogfeld reduzieren klicken und so das Dialogfeld vorübergehend ausblenden, anschließend den neuen Zellbereich im Arbeitsblatt auswählen und dann auf Dialogfeld erweitern klicken.

      3. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld Formatierungsregel bearbeiten wird angezeigt.

  4. Wenn Sie unter Regel anwenden auf den Bereich für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts optional ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

    • Auswahl:    Klicken Sie auf Nur diese Zellen.

    • Entsprechendes Feld:    Klicken Sie auf Alle <Wertfeld>-Zellen mit den gleichen Feldern.

    • Wertfeld:    Klicken Sie auf Alle <Wertfeld>-Zellen.

  5. Klicken Sie unter Regeltyp auswählen auf Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren.

  6. Wählen Sie unter Regelbeschreibung bearbeiten im Listenfeld Formatstil die Option Datenbalken aus.

  7. Wählen Sie einen Typ für Minimum und für Maximum aus. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Formatieren der niedrigsten und höchsten Werte:    Wählen Sie Niedrigster Wert und Höchster Wert aus.

      Geben Sie in diesem Fall keinen Wert für Minimum und Maximum ein.

    • Formatieren eines Zahlen-, Datums- oder Zeitwerts:    Wählen Sie Zahl aus, und geben Sie dann einen Wert für Minimum und Maximum ein.

    • Formatieren eines Prozentsatzes:    Wählen Sie Prozent aus, und geben Sie dann einen Wert für Minimum und Maximum ein.

      Gültig sind Werte zwischen 0 (Null) und 100. Geben Sie kein Prozentzeichen (%) ein.

      Verwenden Sie Prozentsätze, wenn Sie alle Werte in proportionalem Verhältnis verdeutlichen möchten, da durch die Verwendung von Prozentsätzen sichergestellt wird, dass die Verteilung der Werte proportional ist.

    • Formatieren eines Quantils    Wählen Sie Quantil aus, und geben Sie dann einen Wert für Minimum und Maximum ein.

      Gültig sind Quantile zwischen 0 (Null) und 100.

      Verwenden Sie ein Quantil, wenn Sie eine Gruppe hoher Werte (z. B. das obere 20. Quantil) mit einer Datenbalkengröße und niedrige Werte (z. B. das untere 20. Quantil) mit einer anderen Datenbalkengröße kennzeichnen möchten, da diese Extremwerte bilden, die die Darstellung der Daten möglicherweise verzerren.  

    • Formatieren eines Formelergebnisses     Wählen Sie Formel aus, und geben Sie dann einen Wert für Minimum und Maximum ein.

      • Die Formel muss einen Zahlen-, Datums- oder Zeitwert zurückgeben.

      • Stellen Sie der Formel ein Gleichheitszeichen (=) voran.

      • Bei ungültigen Formeln wird keine Formatierung angewendet.

      • Sie sollten die Formel testen, um sicherzustellen, dass sie keinen Fehlerwert zurückgibt.

    Hinweise: 

    • Stellen Sie sicher, dass der Wert für Minimum kleiner als der für Maximum ist.

    • Sie können für Minimum und Maximum unterschiedliche Typen auswählen. So können Sie beispielsweise für Minimum eine Zahl und für Maximum einen Prozentsatz auswählen.

  8. Klicken Sie zum Auswählen von Farbskalen für Minimum und Maximum auf Balkenfarbe.

    Klicken Sie auf Weitere Farben, um zusätzliche Farben auswählen zu können oder um eine benutzerdefinierte Farbe zu erstellen. Die ausgewählte Balkenfarbe wird im Feld Vorschau angezeigt.

  9. Aktivieren Sie Nur Balken anzeigen, um nur den Datenbalken und nicht den Wert in der Zelle anzuzeigen.

  10. Wenn Sie einen durchgezogenen Rahmen für Datenbalken anwenden möchten, wählen Sie im Listenfeld Rahmen die Option Durchgezogener Rahmen aus, und wählen Sie dann eine Farbe für den Rahmen aus.

  11. Zum Auswählen eines durchgezogenen oder graduellen Balkens wählen Sie im Listenfeld Ausfüllen die Option Einfarbige Füllung oder Graduelle Füllung aus.

  12. Zum Formatieren negativer Balken klicken Sie auf Negativer Wert und Achse, und wählen Sie dann im Dialogfeld Einstellungen für negativen Wert und Achse Optionen zum Ausfüllen der negativen Balken und für die Rahmenfarben aus. Sie können Positionseinstellungen und eine Farbe für die Achse auswählen. Klicken Sie auf OK, wenn Sie alle Optionen ausgewählt haben.

  13. Sie können die Richtung von Balken ändern, indem Sie eine Einstellung im Listenfeld Balkenrichtung auswählen. Die Standardeinstellung ist Kontext, doch können Sie je nach gewünschter Darstellung der Daten zwischen einer Links-nach-rechts-Ausrichtung und einer Rechts-nach-links-Ausrichtung wählen.

Verwenden Sie einen Symbolsatz, um Daten in drei bis fünf durch Schwellenwerte getrennte Kategorien zu klassifizieren und zu kommentieren. Jedes Symbol stellt einen Wertebereich dar. Im Symbolsatz "3 Pfeile" stellt beispielsweise der grüne Pfeil nach oben hohe Werte, der gelbe seitwärts gerichtete Pfeil mittlere Werte und der rote Pfeil nach unten niedrige Werte dar.

Tipp: Sie können Zellen mit diesem Format nach ihrem Symbol sortieren. Verwenden Sie dazu einfach das Kontextmenü.

Beim hier gezeigten Beispiel wird mit verschiedenen Beispielen für Symbolsätze für die bedingte Formatierung gearbeitet.

Verschiedene Symbolsätze für dieselben Daten

Sie können auswählen, dass Symbole nur für Zellen angezeigt werden, die eine Bedingung erfüllen. So können Sie beispielsweise ein Warnsymbol für die Zellen anzeigen, die unterhalb eines kritischen Werts liegen, und keine Symbole für Zellen anzeigen, die oberhalb dieses Werts liegen. Dazu blenden Sie Symbole aus, indem Sie beim Festlegen der Bedingungen die Option Kein Zellensymbol aus der Dropdownliste neben dem Symbol auswählen. Sie können auch eine eigene Kombination von Symbolsätzen erstellen, z. B. ein grünes Häkchen, eine gelbe Ampel und eine rote Flagge.

Tipp: Wenn mindestens eine der Zellen in der Auswahl eine Formel enthält, die einen Fehler zurückgibt, wird die bedingte Formatierung nicht auf diese Zellen angewendet. Damit sichergestellt ist, dass die bedingte Formatierung auch auf diese Zellen angewendet wird, verwenden Sie die Funktion IST oder WENNFEHLER, damit kein Fehlerwert, sondern ein Wert (beispielsweise 0 oder "NV") zurückgegeben wird.

Schnellformatierung

  1. Markieren der Zellen für die bedingte Formatierung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlage auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, klicken Sie auf Symbolsatz, und wählen Sie dann einen Symbolsatz aus.

    Bedingte Formatierung

Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe des Optionsfelds Formatierungsregel anwenden auf ändern.

Erweiterte Formatierung

  1. Markieren der Zellen für die bedingte Formatierung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird angezeigt.

    Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie zum Hinzufügen eines bedingten Formats auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt.

    • Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein bedingtes Format zu ändern:

      1. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für das richtige Arbeitsblatt, die richtige Tabelle bzw. der richtige PivotTable-Bericht ausgewählt ist.

      2. Sie können den Zellbereich optional ändern, indem Sie im Feld Wird angewendet auf auf Dialogfeld reduzieren klicken und so das Dialogfeld vorübergehend ausblenden, anschließend den neuen Zellbereich im Arbeitsblatt auswählen und dann auf Dialogfeld erweitern klicken.

      3. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld Formatierungsregel bearbeiten wird angezeigt.

  4. Wenn Sie unter Regel anwenden auf den Bereich für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts optional ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

    • Auswahl:    Klicken Sie auf Nur diese Zellen.

    • Entsprechendes Feld:    Klicken Sie auf Alle <Wertfeld>-Zellen mit den gleichen Feldern.

    • Wertfeld:    Klicken Sie auf Alle <Wertfeld>-Zellen.

  5. Klicken Sie unter Regeltyp auswählen auf Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren.

  6. Wählen Sie unter Regelbeschreibung bearbeiten im Listenfeld Formatstil die Option Symbolsatz aus.

    1. Wählen Sie einen Symbolsatz aus. Der Standardwert ist 3 Ampeln (ohne Rand). Die Anzahl der Symbole sowie die Standardvergleichsoperatoren und Schwellenwerte variieren je nach Symbolsatz.

    2. Sie können die Vergleichsoperatoren und Schwellenwerte anpassen. Die Standardwertebereiche für die einzelnen Symbole sind hinsichtlich der Größe gleich, Sie können sie jedoch an Ihre eigenen Anforderungen anpassen. Stellen Sie sicher, dass sich die Schwellenwerte in der logischen Reihenfolge vom höchsten Wert oben bis zum niedrigsten Wert unten befinden.

    3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: 

      • Formatieren eines Zahlen-, Datums- oder Zeitwerts:    Wählen Sie Zahl aus.

      • Formatieren eines Prozentsatzes:    Wählen Sie Prozent aus.

        Gültig sind Werte zwischen 0 (Null) und 100. Geben Sie kein Prozentzeichen (%) ein.

        Verwenden Sie Prozentsätze, wenn Sie alle Werte in proportionalem Verhältnis verdeutlichen möchten, da durch die Verwendung von Prozentsätzen sichergestellt wird, dass die Verteilung der Werte proportional ist.

      • Formatieren eines Quantils:    Wählen Sie Quantil aus. Gültig sind Quantile zwischen 0 (Null) und 100.

        Verwenden Sie ein Quantil, wenn Sie eine Gruppe hoher Werte (z. B. das obere 20. Quantil) mithilfe eines bestimmten Symbols und niedrige Werte (z. B. das untere 20. Quantil) mit einem anderen Symbol kennzeichnen möchten, da diese Extremwerte bilden, die die Darstellung der Daten möglicherweise verzerren.  

      • Formatieren eines Formelergebnisses:    Wählen Sie Formel aus, und geben Sie dann in jedes Feld Wert eine Formel ein.

        • Die Formel muss einen Zahlen-, Datums- oder Zeitwert zurückgeben.

        • Stellen Sie der Formel ein Gleichheitszeichen (=) voran.

        • Bei ungültigen Formeln wird keine Formatierung angewendet.

        • Sie sollten die Formel testen, um sicherzustellen, dass sie keinen Fehlerwert zurückgibt.

    4. Damit durch das erste Symbol niedrigere Werte und das letzte Symbol höhere Werte dargestellt werden, wählen Sie Symbolreihenfolge umkehren aus.

    5. Aktivieren Sie Nur Symbol anzeigen, um nur das Symbol und nicht den Wert in der Zelle anzuzeigen.

      Hinweise: 

      • Möglicherweise müssen Sie die Breite der Spalte anpassen, um das Symbol darin aufnehmen zu können.

      • Die Größe des angezeigten Symbols ist von der Schriftgröße abhängig, die in der Zelle verwendet wird. Wird die Schriftgröße erhöht, wird auch die Symbolgröße proportional erhöht.

Um bestimmte Zellen einfacher zu finden, können Sie sie mithilfe eines Vergleichsoperators formatieren. In einem nach Kategorien sortierten Arbeitsblatt für Lagerzwecke könnten Sie z. B. Produkte mit weniger als 10 Stück auf Lager gelb markieren. Sie könnten auch in einem Zusammenfassungsarbeitsblatt für den Einzelhandel alle Filialen mit höheren Gewinnen als 10 %, geringeren Verkaufsvolumen als 100.000 € und der Region "Süd-Ost" kennzeichnen.

Bei den hier gezeigten Beispielen wird mit Beispielen für integrierte Kriterien für die bedingte Formatierung (etwa "Größer als" und "Obere %") gearbeitet. Dadurch werden Orte mit mehr als 2.000.000 Einwohnern mit einem grünen Hintergrund und Durchschnittstemperaturen im Bereich der oberen 30 % orange angezeigt.

Formatierung zeigt Orte mit mehr als 2 Millionen Einwohnern und Temperaturen im Bereich der oberen 30 %

Hinweis: Sie können Feldern im Wertebereich eines PivotTable-Berichts kein bedingtes Format nach Text oder nach Datum, sondern nur nach Zahl zuweisen.

Schnellformatierung

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlage auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln zum Hervorheben von Zellen.

    Bedingte Formatierung

  3. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus, z. B. Zwischen, Gleich Textinhalt oder Datum.

  4. Geben Sie die zu verwendenden Werte ein, und wählen Sie dann ein Format aus.

Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe des Optionsfelds Formatierungsregel anwenden auf ändern.

Wenn Sie sich Videos zu diesen Techniken anschauen möchten, schauen Sie sich das folgende an Video: Bedingte Formatierung von Text und Video: Bedingte Formatierung von Datumswerten.

Erweiterte Formatierung

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird angezeigt.

    Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie zum Hinzufügen eines bedingten Formats auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt.

    • Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein bedingtes Format zu ändern:

      1. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für das richtige Arbeitsblatt, die richtige Tabelle bzw. der richtige PivotTable-Bericht ausgewählt ist.

      2. Sie können den Zellbereich optional ändern, indem Sie im Feld Wird angewendet auf auf Dialogfeld reduzieren klicken und so das Dialogfeld vorübergehend ausblenden, anschließend den neuen Zellbereich auf dem Arbeitsblatt oder auf anderen Arbeitsblättern auswählen und dann auf Dialogfeld erweitern klicken.

      3. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld Formatierungsregel bearbeiten wird angezeigt.

  4. Wenn Sie unter Regel anwenden auf den Bereich für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts optional ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

    • Auswahl:    Klicken Sie auf Nur diese Zellen.

    • Entsprechendes Feld:    Klicken Sie auf Alle <Wertfeld>-Zellen mit den gleichen Feldern.

    • Wertfeld:    Klicken Sie auf Alle <Wertfeld>-Zellen.

  5. Klicken Sie unter Regeltyp auswählen auf Nur Zellen formatieren, die enthalten.

  6. Führen Sie unter Regelbeschreibung bearbeiten im Listenfeld Nur Zellen formatieren mit eine der folgenden Aktionen aus:

    • Formatieren nach Zahl, Datum oder Uhrzeit:    Wählen Sie Zellwert aus, wählen Sie einen Vergleichsoperator aus, und geben Sie dann eine Zahl, ein Datum oder eine Uhrzeit ein.

      Wählen Sie z. B. Zwischen aus, und geben Sie dann 100 und 200 ein, oder wählen Sie Gleich aus, und geben Sie dann 1.1.2009 ein.

      Sie können auch eine Formel eingeben, die einen Zahl-, Datums- oder Zeitwert zurückgibt.

      • Wenn Sie eine Formel eingeben, muss diese mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnen.

      • Bei ungültigen Formeln wird keine Formatierung angewendet.

      • Sie sollten die Formel testen, um sicherzustellen, dass sie keinen Fehlerwert zurückgibt.

    • Formatieren nach Text:    Wählen Sie Bestimmter Text aus, wählen Sie einen Vergleichsoperator aus, und geben Sie dann Text ein.

      Wählen Sie z. B. Enthält aus, und geben Sie dann Silber ein, oder wählen Sie Beginnen mit aus, und geben Sie dann Tri ein.

      In der Suchzeichenfolge sind Anführungszeichen eingeschlossen, und Sie können Platzhalterzeichen verwenden. Die maximale Länge einer Zeichenfolge beträgt 255 Zeichen.

      Sie können auch eine Formel eingeben, die Text zurückgibt.

      • Wenn Sie eine Formel eingeben, muss diese mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnen.

      • Bei ungültigen Formeln wird keine Formatierung angewendet.

      • Sie sollten die Formel testen, um sicherzustellen, dass sie keinen Fehlerwert zurückgibt.

      Wenn Sie sich ein Video zu diesem Verfahren anschauen möchten, schauen Sie sich das folgende an: Video: Bedingte Formatierung von Text.

    • Formatieren nach Datum:    Wählen Sie Datum aus, und wählen Sie dann einen Vergleichsdatum aus.

      Wählen Sie z. B. Gestern oder Nächste Woche aus.

      Wenn Sie sich ein Video zu diesem Verfahren anschauen möchten, schauen Sie sich das folgende an: Video: Bedingte Formatierung von Datumswerten.

    • Formatieren von Zellen mit Leerzeichen oder ohne Leerzeichen:    Wählen Sie Leerzeichen oder Keine Leerzeichen aus.

      Bei leeren Werten handelt es sich um Zellen, die keine Daten enthalten. Sie sind nicht mit Zellen gleichzusetzen, die ein oder mehrere Leerzeichen enthalten (Leerzeichen werden als Text behandelt).

    • Formatieren von Zellen mit Fehlerwerten oder ohne Fehlerwerte:    Wählen Sie Fehler oder Keine Fehler aus.

      Folgende Fehlerwerte sind möglich: #####, #WERT!, #DIV/0!, #NAME?, #N/A, #BEZUG!, #ZAHL! und #NULL!.

  7. Klicken Sie auf Format, um ein Format anzugeben. Das Dialogfeld Zellen formatieren wird angezeigt.

  8. Wählen Sie die Zahl, die Schriftart, den Rahmen oder das Füllformat aus, das Sie anwenden möchten, wenn der Zellwert die Bedingung erfüllt, und klicken Sie dann auf OK.

    Sie können mehrere Formate auswählen. Die ausgewählten Formate werden im Feld Vorschau angezeigt.

Sie können die höchsten und niedrigsten Werte in einem Zellbereich über einen angegebenen Grenzwert suchen. Beispielsweise können Sie die fünf am häufigsten verkauften Produkte in einem Regionalbericht, die untersten 15 % der Produkte in einer Kundenumfrage oder die 25 höchsten Gehälter in einer Abteilung suchen.

Schnellformatierung

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlage auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Obere/untere Regeln.

    Bedingte Formatierung

  3. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus, z. B. Obere 10 Elemente oder Untere 10 %.

  4. Geben Sie die zu verwendenden Werte ein, und wählen Sie dann ein Format aus.

Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe des Optionsfelds Formatierungsregel anwenden auf ändern.

Erweiterte Formatierung

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird angezeigt.

    Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie zum Hinzufügen eines bedingten Formats auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt.

    • Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein bedingtes Format zu ändern:

      1. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für das richtige Arbeitsblatt, die richtige Tabelle bzw. der richtige PivotTable-Bericht ausgewählt ist.

      2. Sie können den Zellbereich optional ändern, indem Sie im Feld Wird angewendet auf auf Dialogfeld reduzieren klicken und so das Dialogfeld vorübergehend ausblenden, anschließend den neuen Zellbereich im Arbeitsblatt auswählen und dann auf Dialogfeld erweitern klicken.

      3. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld Formatierungsregel bearbeiten wird angezeigt.

  4. Wenn Sie unter Regel anwenden auf den Bereich für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts optional ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

    • Auswahl:    Klicken Sie auf Nur diese Zellen.

    • Entsprechendes Feld:    Klicken Sie auf Alle <Wertfeld>-Zellen mit den gleichen Feldern.

    • Wertfeld:    Klicken Sie auf Alle <Wertfeld>-Zellen.

  5. Klicken Sie unter Regeltyp auswählen auf Nur obere oder untere Werte formatieren.

  6. Wählen Sie unter Regelbeschreibung bearbeiten im Listenfeld Werte formatieren, für die gilt die Option Obere oder Untere aus.

  7. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: 

    • Geben Sie eine Zahl ein, und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen % des ausgewählten Bereichs, um eine obere oder eine untere Zahl anzugeben. Gültig sind Werte zwischen 1 und 1000.

    • Geben Sie eine Zahl ein, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen % des ausgewählten Bereichs, um einen oberen oder einen unteren Prozentsatz anzugeben. Gültig sind Werte zwischen 1 und 100.

  8. Sie können optional die Art und Weise ändern, in der das Format für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts, deren Bereich durch ein entsprechendes Feld definiert ist, angewendet wird.

    Die bedingte Formatierung basiert standardmäßig auf allen sichtbaren Werten. Wenn jedoch eine Bereichsdefinition durch ein entsprechendes Feld vorgenommen wird, werden nicht alle sichtbaren Werte verwendet, sondern Sie können die bedingte Formatierung optional auf jede der folgenden Kombinationen anwenden:

    • Eine Spalte und das übergeordnete Zeilenfeld. Wählen Sie dazu jede Spaltengruppe aus.

    • Eine Zeile und das übergeordnete Spaltenfeld. Wählen Sie dazu jede Zeilengruppe aus.

  9. Klicken Sie auf Format, um ein Format anzugeben. Das Dialogfeld Zellen formatieren wird angezeigt.

  10. Wählen Sie die Zahl, die Schriftart, den Rahmen oder das Füllformat aus, das Sie anwenden möchten, wenn der Zellwert die Bedingung erfüllt, und klicken Sie dann auf OK.

    Sie können mehrere Formate auswählen. Die ausgewählten Formate werden im Feld Vorschau angezeigt.

Sie können in einem Zellbereich Werte ober- oder unterhalb eines Mittelwerts oder eines Standardabweichungswerts suchen. Zum Beispiel können Sie in einem Jahresleistungsbericht die Mitarbeiter mit überdurchschnittlichen Leistungen suchen, oder Sie können gefertigte Materialien suchen, die bei einer Qualitätsbewertung unterhalb zweier Standardabweichungswerte lagen.

Schnellformatierung

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlage auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Obere/untere Regeln.

    Bedingte Formatierung

  3. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus, z. B. Über dem Durchschnitt oder Unter dem Durchschnitt.

  4. Geben Sie die zu verwendenden Werte ein, und wählen Sie dann ein Format aus.

Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe des Optionsfelds Formatierungsregel anwenden auf ändern.

Erweiterte Formatierung

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird angezeigt.

    Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie zum Hinzufügen eines bedingten Formats auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt.

    • Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein bedingtes Format zu ändern:

      1. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für das richtige Arbeitsblatt, die richtige Tabelle bzw. der richtige PivotTable-Bericht ausgewählt ist.

      2. Sie können den Zellbereich optional ändern, indem Sie im Feld Wird angewendet auf auf Dialogfeld reduzieren klicken und so das Dialogfeld vorübergehend ausblenden, anschließend den neuen Zellbereich im Arbeitsblatt auswählen und dann auf Dialogfeld erweitern klicken.

      3. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld Formatierungsregel bearbeiten wird angezeigt.

  4. Wenn Sie unter Regel anwenden auf den Bereich für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts optional ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

    • Auswahl:    Klicken Sie auf Nur diese Zellen.

    • Entsprechendes Feld:    Klicken Sie auf Alle <Wertfeld>-Zellen mit den gleichen Feldern.

    • Wertfeld:    Klicken Sie auf Alle <Wertfeld>-Zellen.

  5. Klicken Sie unter Regeltyp auswählen auf Nur Werte über oder unter dem Durchschnitt formatieren.

  6. Führen Sie unter Regelbeschreibung bearbeiten im Listenfeld Werte formatieren, für die gilt eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie Über oder Unter aus, um Zellen zu formatieren, die ober- bzw. unterhalb des Mittelwerts aller Zellen im Bereich liegen.

    • Wählen Sie einen Standardabweichungswert aus, um Zellen zu formatieren, die sich ober- oder unterhalb eines, zweier oder dreier Standardabweichungswerte für alle Zellen im Bereich befinden.

  7. Sie können optional die Art und Weise ändern, in der das Format für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts, deren Bereich durch ein entsprechendes Feld definiert ist, angewendet wird.

    Die bedingte Formatierung basiert standardmäßig auf allen sichtbaren Werten. Wenn jedoch eine Bereichsdefinition durch ein entsprechendes Feld vorgenommen wird, werden nicht alle sichtbaren Werte verwendet, sondern Sie können die bedingte Formatierung auf jede der folgenden Kombinationen anwenden:

    • Eine Spalte und das übergeordnete Zeilenfeld. Wählen Sie dazu jede Spaltengruppe aus.

    • Eine Zeile und das übergeordnete Spaltenfeld. Wählen Sie dazu jede Zeilengruppe aus.

  8. Klicken Sie auf Format, um das Dialogfeld Zellen formatieren anzuzeigen.

  9. Wählen Sie die Zahl, die Schriftart, den Rahmen oder das Füllformat aus, das Sie anwenden möchten, wenn der Zellwert die Bedingung erfüllt, und klicken Sie dann auf OK.

    Sie können mehrere Formate auswählen. Die ausgewählten Formate werden im Feld Vorschau angezeigt.

Hinweis: Sie können Feldern im Wertebereich eines PivotTable-Berichts kein bedingtes Format für eindeutige oder doppelte Werte zuweisen.

In dem hier gezeigten Beispiel wird eine bedingte Formatierung für die Spalte "Kursleiter" (Instructor) verwendet, um die Kursleiter zu kennzeichnen, die in mehreren Kursen unterrichten (doppelt vorkommende Kursleiternamen werden hellrot hervorgehoben). Rangwerte, die nur einmal in der Spalte "Rang" (Grade) gefunden werden (eindeutige Werte), werden grün hervorgehoben.

Werte in Spalte C, die nicht nur einmal vorkommen, werden hellrosa angezeigt, einmalige Werte in Spalte D werden grün angezeigt

Schnellformatierung

  1. Markieren der Zellen für die bedingte Formatierung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlage auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln zum Hervorheben von Zellen.

    Bedingte Formatierung

  3. Wählen Sie Doppelte Werte aus.

  4. Geben Sie die zu verwendenden Werte ein, und wählen Sie dann ein Format aus.

Erweiterte Formatierung

  1. Markieren der Zellen für die bedingte Formatierung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird angezeigt.

    Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie zum Hinzufügen eines bedingten Formats auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt.

    • Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein bedingtes Format zu ändern:

      1. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für das richtige Arbeitsblatt bzw. die richtige Tabelle ausgewählt ist.

      2. Sie können den Zellbereich optional ändern, indem Sie im Feld Wird angewendet auf auf Dialogfeld reduzieren klicken und so das Dialogfeld vorübergehend ausblenden, anschließend den neuen Zellbereich im Arbeitsblatt auswählen und dann auf Dialogfeld erweitern klicken.

      3. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld Formatierungsregel bearbeiten wird angezeigt.

  4. Klicken Sie unter Regeltyp auswählen auf Nur eindeutige oder doppelte Werte formatieren.

  5. Wählen Sie unter Regelbeschreibung bearbeiten im Listenfeld Alle folgenden Werte formatieren die Option Eindeutige oder Doppelte aus.

  6. Klicken Sie auf Format, um das Dialogfeld Zellen formatieren anzuzeigen.

  7. Wählen Sie die Zahl, die Schriftart, den Rahmen oder das Füllformat aus, das Sie anwenden möchten, wenn der Zellwert die Bedingung erfüllt, und klicken Sie dann auf OK.

    Sie können mehrere Formate auswählen. Die ausgewählten Formate werden im Feld Vorschau angezeigt.

Wenn keine der oben aufgeführten Optionen das ist, wonach Sie suchen, können Sie eine eigene Regel zur bedingten Formatierung in ein paar einfachen Schritten erstellen:

  1. Markieren Sie die Zellen, die Sie formatieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung > Neue Regel.

    Neue Formatierungsregel

  3. Erstellen Sie Ihre Regel, geben Sie Ihre Formatoptionen an, und klicken Sie auf OK.

    Wenn die gewünschten Optionen nicht angezeigt werden, können Sie eine Formel verwenden, um zu bestimmen, welche Zellen formatiert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Abschnitt.)

Wenn Sie nicht genau die Optionen sehen, die Sie zum Erstellen Ihrer eigenen bedingten Formatierungsregel benötigen, können Sie eine logische Formel verwenden, um die Formatierungskriterien anzugeben. Sie können z. B. Werte in einer Auswahl mit einem von einer Funktion zurückgegebenen Ergebnis vergleichen oder Daten in Zellen außerhalb des ausgewählten Bereichs auswerten, der sich auf einem anderen Arbeitsblatt in derselben Arbeitsmappe befinden kann. Ihre Formel muss „True“ oder „False“ („1“ oder „0“) zurückgeben. Sie können aber die bedingte Logik verwenden, um eine Reihe entsprechender bedingter Formate, wie z. B. verschiedene Farben für kleine Gruppen von Textwerten (z. B. Produktkategorienamen), zusammenzuführen.

Hinweis: Sie können Zellbezüge in eine Formel eingeben, indem Sie die Zellen direkt auf dem Arbeitsblatt oder auf anderen Arbeitsblättern markieren. Mit dem Markieren von Zellen auf Arbeitsblättern werden absolute Zellbezüge eingefügt. Wenn Sie möchten, dass Excel die Zellbezüge für jede Zelle im markierten Bereich anpasst, wählen Sie relative Zellbezüge aus. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Ändern eines Zellbezugs und Wechseln zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen.

Tipp: Wenn mindestens eine der Zellen eine Formel enthält, die einen Fehler zurückgibt, wird bedingte Formatierung nicht auf diese Zellen angewendet. Um dies zu beheben, verwenden Sie IS-Funktionen oder eine IFERROR-Funktion in Ihrer Formel, um einen Wert zurückzugeben, den Sie bestimmen (wie z.B. 0, oder „N/A“) anstelle eines Fehlerwerts.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln verwalten.

    Bedingte Formatierung

    Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird angezeigt.

    Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie zum Hinzufügen eines bedingten Formats auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt.

    • Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein bedingtes Format zu ändern:

      1. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für das richtige Arbeitsblatt, die richtige Tabelle bzw. der richtige PivotTable-Bericht ausgewählt ist.

      2. Sie können den Zellbereich optional ändern, indem Sie im Feld Wird angewendet auf auf Dialogfeld reduzieren klicken und so das Dialogfeld vorübergehend ausblenden, anschließend den neuen Zellbereich auf dem Arbeitsblatt oder auf anderen Arbeitsblättern auswählen und dann auf Dialogfeld erweitern klicken.

      3. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld Formatierungsregel bearbeiten wird angezeigt.

  3. Wenn Sie unter Regel anwenden auf den Bereich für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts optional ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

    • Umfang durch Auswahl festlegen:    Klicken Sie auf Markierte Zellen.

    • Umfang durch ein entsprechendes Feld festlegen:    Klicken Sie auf Alle Zellen mit <Wertfeld>-Werten.

    • Umfang durch ein Wertfeld festlegen:    Klicken Sie auf Alle Zellen mit <Wertfeld> Werten für <Zeile>.

  4. Klicken Sie unter Regeltyp auswählen auf Formel für die Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.

    1. Geben Sie unter Regelbeschreibung bearbeiten eine Formel in das Listenfeld Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist ein.

      Die Formel muss mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnen und den Wahrheitswert WAHR (1) oder FALSCH (0) zurückgeben.

    2. Klicken Sie auf Format, um das Dialogfeld Zellen formatieren anzuzeigen.

    3. Wählen Sie die Zahl, die Schriftart, den Rahmen oder das Füllformat aus, das Sie anwenden möchten, wenn der Zellwert die Bedingung erfüllt, und klicken Sie dann auf OK.

      Sie können mehrere Formate auswählen. Die ausgewählten Formate werden im Feld Vorschau angezeigt.

      Beispiel 1: Verwenden von zwei bedingten Formatierungen mit Kriterien, bei denen UND- und ODER-Prüfungen verwendet werden    

      Das folgende Beispiel zeigt die Verwendung von zwei Regeln zur bedingten Formatierung. Wenn die erste Regel nicht gilt, dann gilt die zweite Regel.

      Erste Regel: Ein Hauskäufer verfügt über ein Budget von bis zu 75.000 € für die Anzahlung sowie 1.500 € für die monatlichen Hypothekenraten. Wenn sowohl die Anzahlung als auch die monatlichen Raten diesen Anforderungen entsprechen, werden die Zellen B4 und B5 grün formatiert.

      Zweite Regel: Wenn entweder die Anzahlung oder die monatlichen Raten nicht dem Budget des Käufers entsprechen, werden B4 und B5 rot formatiert. Ändern Sie einige Werte, z. B. APR, Laufzeit, Anzahlungsbetrag und Kaufpreis, um zu sehen, was mit den Zellen mit bedingter Formatierung geschieht.

      Formel für erste Regel (grüne Farbe wird verwendet)

      =UND(WENN($B$4<=75000;1); WENN(ABS($B$5)<=1500;1))

      Formel für zweite Regel (rote Farbe wird verwendet)

      =ODER(WENN($B$4>=75000;1);WENN(ABS($B$5)>=1500;1))

      Zellen B4 und B5 entsprechen den Bedingungen und werden deshalb grün formatiert

      Beispiel 2: Schattieren jeder zweiten Zeile mithilfe der Funktionen "REST" und "ZEILE"    

      Mit einem bedingten Format, das auf jede Zelle dieses Arbeitsblatts angewendet wird, wird jede zweite Zeile im Zellbereich mit einer blauen Zellfarbe schattiert. Sie können alle Zellen eines Arbeitsblatts markieren, indem Sie auf das Quadrat klicken, das sich über der Zeile 1 und links neben der Spalte A befindet. Die Funktion REST gibt einen Rest zurück, nachdem eine Zahl (das erste Argument) durch einen Divisor (das zweite Argument) geteilt wurde. Die Funktion ZEILE gibt die aktuelle Zeilenanzahl zurück. Wenn Sie die aktuelle Zeilenanzahl durch 2 dividieren, erhalten Sie für gerade Zahlen stets einen Rest 0 und für ungerade Zahlen stets den Rest 1. Da 0 gleich FALSCH und 1 gleich WAHR ist, wird jede ungerade nummerierte Zeile formatiert. Die Regel verwendet die folgende Formel: =REST(ZEILE();2)=1.

      Jede zweite Zeile ist blau schattiert

      Hinweis: Sie können Zellbezüge in eine Formel eingeben, indem Sie die Zellen direkt auf dem Arbeitsblatt oder auf anderen Arbeitsblättern markieren. Mit dem Markieren von Zellen auf Arbeitsblättern werden absolute Zellbezüge eingefügt. Wenn Sie möchten, dass Excel die Zellbezüge für jede Zelle im markierten Bereich anpasst, wählen Sie relative Zellbezüge aus. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Ändern eines Zellbezugs und Wechseln zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen.

Das nachstehende Video zeigt Ihnen die Grundlagen der Verwendung von Formeln mit bedingter Formatierung.

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Wenn Sie eine vorhandene Formatierung auf neue oder andere Daten auf dem Arbeitsblatt anwenden möchten, können Sie Format übertragen verwenden, um die bedingte Formatierung auf die Daten zu kopieren.

  1. Klicken Sie auf die Zelle mit der bedingten Formatierung, die Sie kopieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Start > Format übertragen.

    Schaltflächen 'Kopieren' und 'Einfügen' auf der Registerkarte 'Start'

    Der Mauszeiger wird nun als Pinsel dargestellt.

    Tipp: Sie können auf Format übertragen doppelklicken, wenn Sie den Pinsel weiterhin dazu verwenden möchten, die bedingte Formatierung in andere Zellen einzufügen.

  3. Damit die bedingte Formatierung eingefügt wird, ziehen Sie den Pinsel über die Zellen oder Zellbereiche, die Sie formatieren möchten.

  4. Möchten Sie den Pinsel nicht länger verwenden, drücken Sie ESC.

Hinweis: Wenn Sie eine Formel in der Regel verwendet haben, mit der die bedingte Formatierung angewendet wird, müssen Sie möglicherweise alle Zellbezüge in der Formel anpassen, nachdem Sie das bedingte Format eingefügt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Wechseln zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen.

Wenn Ihr Arbeitsblatt bedingte Formatierung aufweist, können Sie diese Zellen schnell suchen, um die bedingten Formatierungen zu kopieren, zu ändern oder zu löschen. Verwenden Sie den Befehl Inhalte auswählen, um nur nach Zellen mit einem bestimmten bedingten Format oder nach allen Zellen mit bedingten Formatierungen zu suchen.

Suchen nach allen Zellen mit einem bedingten Format

  1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, die kein bedingtes Format aufweist.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf den Pfeil neben Suchen und Auswählen, und klicken Sie dann auf Bedingte Formatierung.

    Gruppe „Bearbeiten“ auf der Registerkarte „Start“

Suchen nur nach Zellen mit demselben bedingten Format

  1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle mit dem bedingten Format, nach dem Sie suchen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf den Pfeil neben Suchen und Auswählen, und klicken Sie dann auf Inhalte auswählen.

  3. Klicken Sie auf Bedingte Formate.

  4. Klicken Sie unter Datenüberprüfung auf Gleiche.

    Gruppe „Bearbeiten“ auf der Registerkarte „Start“

Wenn Sie bedingte Formatierung verwenden, richten Sie Regeln ein, die von Excel verwendet werden, um zu bestimmen, wann die bedingte Formatierung angewendet werden soll. Um diese Regeln zu verwalten, sollten Sie verstehen, in welcher Reihenfolge diese Regeln ausgewertet werden, was geschieht, wenn zwei oder mehr Regeln in Konflikt stehen, wie sich das Kopieren und Einfügen auf die Auswertung der Regeln auswirken kann, wie die Reihenfolge der Auswertung von Regeln geändert wird und wann die Auswertung von Regeln gestoppt wird.

  • Informationen zur Rangfolge der Regeln zur bedingten Formatierung

    Das Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Anzeigen aller Regeln zur bedingten Formatierung erfolgt in der Arbeitsmappe mithilfe des Dialogfelds Manager für Regeln zur bedingten Formatierung. (Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung und dann auf Regeln verwalten.)

    Menü "Bedingte Formatierung" mit hervorgehobener Option "Regeln verwalten"

    Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird angezeigt.

    Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“

    Wenn zwei oder mehr Regeln zur bedingten Formatierung gelten, werden diese Regeln entsprechend ihrer Rangfolge (von oben nach unten) in der Reihenfolge ausgewertet, in der sie in diesem Dialogfeld aufgelistet sind.

    Das folgende Beispiel weist Ablaufdaten für ID-Badges auf. Die Badges, die innerhalb von 60 Tagen ablaufen, jedoch noch nicht abgelaufen sind, sollen mit einem gelben Hintergrund und abgelaufene Badges mit einem roten Hintergrund versehen werden.

    Daten mit bedingter Formatierung

    In diesem Beispiel werden Zellen mit ID-Nummern von Mitarbeitern, deren Zertifizierungsdaten innerhalb von 60 Tagen ablaufen, gelb und Zellen mit ID-Nummern von Mitarbeitern mit bereits abgelaufener Zertifizierung rot formatiert. Die Regeln sind in der folgenden Abbildung dargestellt.

    Regeln zur bedingten Formatierung

    Die erste Regel (die, falls sie als wahr ausgewertet wird, die Hintergrundfarbe der Zelle auf Rot festlegt) überprüft einen Datumswert in Spalte B anhand des aktuellen Datums (das durch Verwendung der Funktion HEUTE in einer Formel abgerufen wird). Weisen Sie die Formel dem ersten Datumswert in Spalte B zu, in diesem Fall B2. Die Formel für diese Regel lautet =B2<HEUTE(). Mit dieser Formel werden die Zellen in Spalte B (Zellen B2:B15) überprüft. Wenn die Formel für eine beliebige Zelle in Spalte B als wahr ausgewertet wird, wird die ihr entsprechende Zelle in Spalte A (z. B. entspricht A5 der Zelle B5, und A11 entspricht B11) daraufhin mit einer roten Hintergrundfarbe formatiert. Nachdem alle unter Wird angewendet auf angegebenen Zellen mit dieser ersten Regel ausgewertet wurden, wird die zweite Regel geprüft. Diese Formel überprüft, ob Werte in der Spalte B weniger als 60 Tage vom aktuellen Datum (für das Beispiel wird angenommen, das aktuelle Datum ist der 11.08.2010) entfernt sind. Weil die Zelle in B4, 04.10.2010, weniger als 60 Tage von heute entfernt ist, wird die Bedingung als wahr ausgewertet und die Zelle mit gelber Hintergrundfarbe formatiert. Die Formel für diese Regel ist =B2<HEUTE()+60. Zellen, die bereits von der obersten Regel in der Liste rot formatiert wurden, werden nicht berücksichtigt.

    Eine Regel, die sich an höherer Stelle in der Liste befindet, besitzt Vorrang vor einer Regel weiter unten in der Liste. Standardmäßig werden neue Regeln stets am Anfang der Liste hinzugefügt und besitzen daher Vorrang, sodass auf deren Reihenfolge geachtet werden muss. Sie können jedoch die Rangfolge mithilfe der Pfeile Nach Oben und Nach unten im Dialogfeld ändern.

    „Nach oben“- und „Nach unten“-Pfeil

  • Folgendes geschieht, wenn mehrere Regeln zur bedingten Formatierung als wahr ausgewertet werden:

    Gelegentlich können Sie mehr als eine Regel zur bedingten Formatierung festlegen, die als wahr ausgewertet wird. Hier erfahren Sie, wie Regeln angewendet werden, zuerst, wenn Regeln nicht in Konflikt stehen, und dann, wenn sie in Konflikt stehen:

    Regeln stehen nicht in Konflikt     Wenn beispielsweise eine Zelle nach einer Regel fett formatiert wird und dieselbe Zelle nach einer anderen Regel mit Rot formatiert wird, wird die Zelle sowohl fett als auch rot formatiert. Da kein Konflikt zwischen den beiden Formaten auftritt, werden beide Regeln angewendet.

    Regeln stehen in Konflikt     Beispielsweise wird durch eine Regel eine Zellschriftfarbe auf Rot festgelegt, und durch eine andere Regel wird eine Zellschriftfarbe auf Grün festgelegt. Da die beiden Regeln einen Konflikt auslösen, kann nur eine angewendet werden. Die angewendete Regel entspricht der mit der höheren Stellung in der Rangfolge (weiter oben in der Liste im Dialogfeld).

  • So wirken sich Einfüge- und Ausfüllvorgänge sowie die Funktion "Format übertragen" auf Regeln zur bedingten Formatierung aus

    Beim Bearbeiten Ihres Arbeitsblatts kann es vorkommen, dass Sie Zellwerte kopieren und einfügen, die bedingte Formate haben, einen Zellbereich mit bedingten Formaten ausfüllen oder die Funktion "Format übertragen" verwenden. Diese Operationen können sich auf die Rangfolge der Regeln zur bedingten Formatierung folgendermaßen auswirken: Es wird eine neue Regel für bedingte Formatierung erstellt, die auf den für die Zielzellen erstellten Quellzellen basiert.

    Wenn Sie Zellwerte mit bedingten Formaten kopieren und in ein Arbeitsblatt einfügen, das in einer anderen Instanz von Excel (einem weiteren Excel.exe-Prozess, der gleichzeitig auf dem Computer ausgeführt wird) geöffnet ist, wird in der anderen Instanz keine Regel zur bedingten Formatierung erstellt, und das Format wird nicht in die andere Instanz kopiert.

  • Folgendes geschieht, wenn zwischen einem bedingten Format und einem manuellen Format ein Konflikt entsteht:

    Wenn eine bedingte Formatierungsregel als wahr ausgewertet wird, hat sie Vorrang vor allen vorhandenen manuellen Formatierungen für dieselbe Auswahl. Dies bedeutet, dass im Konfliktfall die bedingte Formatierung angewendet wird und nicht die manuelle. Wenn Sie die Regel zur bedingten Formatierung löschen, bleibt die manuelle Formatierung für den Zellbereich erhalten.

    Manuelle Formatierungen werden weder im Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung aufgeführt noch zum Bestimmen der Rangfolge verwendet.

  • So steuern Sie mithilfe des Kontrollkästchens "Anhalten", wann die Auswertung von Regeln gestoppt wird

    Zum Zweck der Abwärtskompatibilität mit früheren Excel-Versionen als Excel 2007 können Sie im Dialogfeld Regeln verwalten das Kontrollkästchen Anhalten aktivieren, um die Anzeige einer bedingten Formatierung oder die Anwendung mehrerer Regeln auf denselben Bereich in diesen früheren Versionen von Excel zu simulieren, die maximal drei Regeln zur bedingten Formatierung unterstützen.

    Wenn Sie über mehr als drei Regeln zur bedingten Formatierung für einen Zellbereich verfügen und mit einer Version von Excel vor Excel 2007 arbeiten, gilt für diese Version von Excel:

    • Es werden nur die ersten drei Regeln ausgewertet.

    • Es wird die erste Regel in der Rangfolge angewendet, die als wahr ausgewertet wird.

    • Regeln, die in der Rangfolge niedriger sind, werden ignoriert, auch wenn sie als wahr ausgewertet werden.

    In der folgenden Tabelle sind die möglichen Bedingungen für die ersten drei Regeln zusammengefasst:

    Regel

    ist

    Regel

    Auswertung als

    Regel

    Auswertung als

    Ergebnis

    Eins

    Wahr

    Zwei

    Wahr oder falsch

    Drei

    Wahr oder falsch

    Regel Eins wird angewendet, und die Regeln Zwei und Drei werden ignoriert.

    Eins

    Falsch

    Zwei

    Wahr

    Drei

    Wahr oder falsch

    Regel Zwei wird angewendet, und Regel Drei wird ignoriert.

    Eins

    Falsch

    Zwei

    Falsch

    Drei

    Wahr

    Regel Drei wird angewendet.

    Eins

    Falsch

    Zwei

    Falsch

    Drei

    Falsch

    Keine Regel wird angewendet.

    Zum Ändern des Standardverhaltens können Sie das Kontrollkästchen Anhalten aktivieren oder deaktivieren:

    • Um nur die erste Regel auszuwerten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anhalten für die erste Regel.

    • Um nur die erste und zweite Regel auszuwerten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anhalten für die zweite Regel.

    Sie können das Kontrollkästchen Anhalten nicht aktivieren oder deaktivieren, wenn bei der Regel mit einem Datenbalken, einer Farbskala oder einem Symbolsatz formatiert wird.

Wenn Sie sich ein Video anschauen möchten, das zeigt, wie Regeln zur bedingten Formatierung verwaltet werden, finden Sie dies hier:Video: Verwalten der bedingten Formatierung.

Die Reihenfolge, in der Regeln zur bedingten Formatierung ausgewertet werden – deren Rangfolge – spiegelt auch ihre relative Wichtigkeit wider: Je höher sich eine Regel in der Liste der Regeln zur bedingten Formatierung befindet, desto wichtiger ist sie. Dies bedeutet, dass in Fällen, in denen zwei Regeln zur bedingten Formatierung miteinander in Konflikt stehen, die Regel angewendet wird, die in der Liste höher ist. Die Regel, die sich in der Liste an einer niedrigeren Stelle befindet, wird nicht angewendet.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln verwalten.

    Menü "Bedingte Formatierung" mit hervorgehobener Option "Regeln verwalten"

    Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird angezeigt.

    Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“

    Die Liste der Regeln zur bedingten Formatierung wird für die aktuelle Auswahl angezeigt. Sie enthält den Regeltyp, das Format, den Zellbereich, für den die Regel gilt, sowie die Einstellung Anhalten.

    Wenn die gewünschte Regel nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass im Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für der Zellbereich, das Arbeitsblatt, die Tabelle bzw. der PivotTable-Bericht richtig ausgewählt ist.

  2. Wählen Sie eine Regel aus. Es kann jeweils nur eine Regel ausgewählt werden.

  3. Wenn Sie die ausgewählte Regel in der Rangfolge nach oben verschieben möchten, klicken Sie auf Nach oben. Um sie in der Rangfolge nach unten zu verschieben, klicken Sie auf Nach unten.

    „Nach oben“- und „Nach unten“-Pfeil

  4. Optional können Sie das Kontrollkästchen Anhalten aktivieren, um die Regelauswertung bei einer bestimmten Regel anzuhalten.

Löschen von bedingten Formaten auf einem Arbeitsblatt    

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung > Regeln löschen > Regeln in gesamtem Blatt löschen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie über bedingte Formatierung in einem Arbeitsblatt verfügen und diese entfernen müssen.

Bei einem ganzen Arbeitsblatt

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung > Regeln löschen > Regeln in gesamtem Blatt löschen.

In einem Zellbereich

  1. Markieren Sie die Zellen, die die bedingte Formatierung enthalten.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schnellanalyselupe Schaltflächensymbol , die unten rechts neben den markierten Daten angezeigt wird.

    Hinweise: Die Schnellanalyselupe wird in den folgenden Fällen nicht angezeigt:

    • Alle Zellen im ausgewählten Bereich sind leer.

    • In der oberen linken Zelle des ausgewählten Bereichs gibt es nur einen Eintrag, und alle anderen Zellen im Bereich sind leer.

  3. Klicken Sie auf Format löschen.

    Option „Löschen“

Suchen und Entfernen derselben bedingten Formate im gesamten Arbeitsblatt

  1. Klicken Sie auf eine Zelle mit dem bedingten Format, das Sie im gesamten Arbeitsblatt entfernen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf den Pfeil neben Suchen und Auswählen, und klicken Sie dann auf Inhalte auswählen.

  3. Klicken Sie auf Bedingte Formate.

  4. Klicken Sie unter Datenüberprüfung auf Gleiche. um alle Zellen auszuwählen, die dieselben Regeln für bedingte Formatierung enthalten.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung > Regeln löschen > Regeln in ausgewählten Zellen löschen.

Farbskalen stellen optische Anhaltspunkte zur leichteren Erkennung der Verteilung und Variation von Daten dar. Es gibt zwei Arten von Farbskalen – 2-Farben-Skala und 3-Farben-Skala.

Eine 2-Farben-Skala unterstützt Sie durch Verwendung von Schattierungen zweier Farben beim Vergleichen von Zellbereichen. Die Farbschattierungen stellen höhere oder niedrigere Werte dar. Bei einer Grün-Gelb-Farbskala können Sie beispielsweise angeben, dass Zellen mit höheren Werten einen eher grünen Farbton und Zellen mit niedrigeren Werten einen eher gelben Farbton aufweisen.

Eine 3-Farben-Skala unterstützt Sie durch Verwendung von Schattierungen dreier Farben beim Vergleichen von Zellbereichen. Die Farbschattierungen stellen höhere, mittlere oder niedrigere Werte dar. Bei einer Grün-Gelb-Rot-Farbskala können Sie beispielsweise angeben, dass Zellen mit höheren Werten einen grünen Farbton, Zellen mit mittleren Werten einen gelben Farbton und Zellen mit niedrigeren Werten einen roten Farbton aufweisen.

Tipp: Sie können Zellen, die eines dieser Formate haben, nach ihrer Farbe sortieren – verwenden Sie einfach das Kontextmenü.

  1. Markieren der Zellen für die bedingte Formatierung.

  2. Klicken Sie auf Start > Bedingte Farbskala > Farbskalen, und wählen Sie die gewünschte Farbskala aus.

Mithilfe eines Datenbalkens können Sie einzelne Zellen leichter im Verhältnis zu anderen Zellen betrachten. Die Länge des Datenbalkens entspricht dem Wert in der Zelle. Längere Datenbalken stellen höhere Werte, kürzere stellen niedrigere Werte dar. Datenbalken eignen sich zum Ermitteln höherer und niedrigerer Zahlen – insbesondere bei großen Datenmengen, z. B. für die am häufigsten und die am seltensten verkauften Spielwaren in einem Bericht zu Saisonverkäufen.

  1. Markieren der Zellen für die bedingte Formatierung.

  2. Klicken Sie auf Start > Bedingte Formatierung > Datenbalken, und wählen Sie einen Datenbalken aus.

Verwenden Sie einen Symbolsatz, um Daten in drei bis fünf durch Schwellenwerte getrennte Kategorien zu klassifizieren und zu kommentieren. Jedes Symbol stellt einen Wertebereich dar. Im Symbolsatz "3 Pfeile" stellt beispielsweise der grüne Pfeil nach oben hohe Werte, der gelbe seitwärts gerichtete Pfeil mittlere Werte und der rote Pfeil nach unten niedrige Werte dar.

Tipp: Sie können Zellen mit diesem Format nach ihrem Symbol sortieren. Verwenden Sie dazu einfach das Kontextmenü.

  1. Wählen Sie die Zellen aus, die Sie bedingt formatieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Start > Bedingte Formatierung > Symbolsätze, und wählen Sie einen Symbolsatz aus.

Wenn Sie bestimmte Zellen in einem Zellbereich leichter auffinden möchten, können Sie diese Zellen über einen Vergleichsoperator formatieren. In einem nach Kategorien sortierten Arbeitsblatt für Lagerzwecke können Sie z. B. Produkte mit weniger als 10 Stück auf Lager gelb markieren. Sie können auch in einem Zusammenfassungsarbeitsblatt für den Einzelhandel alle Filialen mit höheren Gewinnen als 10 %, geringeren Verkaufsvolumen als 100.000 € und der Region "Süd-Ost" kennzeichnen.

  1. Markieren der Zellen für die bedingte Formatierung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Tabellen auf Regeln zum Hervorheben von Zelle.

  3. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus, z. B. Zwischen, Gleich Textinhalt oder Datum.

  4. Geben Sie die Werte ein, die Sie verwenden möchten, wählen Sie ein Format (Füllung, Text oder Rahmenfarbe) aus, und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie sich Videos zu diesen Techniken anschauen möchten, schauen Sie sich das folgende an Video: Bedingte Formatierung von Text und Video: Bedingte Formatierung von Datumswerten.

Sie können die höchsten und niedrigsten Werte in einem Zellbereich über einen angegebenen Grenzwert suchen. Beispielsweise können Sie die fünf am häufigsten verkauften Produkte in einem Regionalbericht, die untersten 15 % der Produkte in einer Kundenumfrage oder die 25 höchsten Gehälter in einer Abteilung suchen.

  1. Markieren der Zellen für die bedingte Formatierung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Tabellen auf Obere/untere Regeln.

  3. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus, z. B. Obere 10 Elemente oder Untere 10 %.

  4. Geben Sie die Werte ein, die Sie verwenden möchten, wählen Sie ein Format (Füllung, Text oder Rahmenfarbe) aus, und klicken Sie auf OK.

Sie können in einem Zellbereich Werte ober- oder unterhalb eines Mittelwerts oder eines Standardabweichungswerts suchen. Zum Beispiel können Sie in einem Jahresleistungsbericht die Mitarbeiter mit überdurchschnittlichen Leistungen suchen, oder Sie können gefertigte Materialien suchen, die bei einer Qualitätsbewertung unterhalb zweier Standardabweichungswerte lagen.

  1. Markieren der Zellen für die bedingte Formatierung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Tabellen auf Obere/untere Regeln.

  3. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus, z. B. Über dem Durchschnitt oder Unter dem Durchschnitt.

  4. Geben Sie die Werte ein, die Sie verwenden möchten, wählen Sie ein Format (Füllung, Text oder Rahmenfarbe) aus, und klicken Sie auf OK.

Sie können eindeutige oder doppelte Werte in einem Zellbereich finden.

  1. Markieren der Zellen für die bedingte Formatierung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Tabellen auf Regeln zum Hervorheben von Zelle, und wählen Sie Doppelte Werte aus.

  3. Geben Sie die Werte ein, die Sie verwenden möchten, wählen Sie ein Format (Füllung, Text oder Rahmenfarbe) aus, und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie eine vorhandene Formatierung auf neue oder andere Daten auf dem Arbeitsblatt anwenden möchten, können Sie Format übertragen verwenden, um die bedingte Formatierung auf die Daten zu kopieren.

  1. Klicken Sie auf die Zelle, die die bedingte Formatierung hat, die Sie kopieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Start > Format übertragen.

    Schaltflächen 'Kopieren' und 'Einfügen' auf der Registerkarte 'Start'

    Der Mauszeiger wird nun als Pinsel dargestellt.

    Tipp: Sie können auf Format übertragen doppelklicken, wenn Sie den Pinsel weiterhin dazu verwenden möchten, die bedingte Formatierung in andere Zellen einzufügen.

  3. Damit die bedingte Formatierung eingefügt wird, ziehen Sie den Pinsel über die Zellen oder Zellbereiche, die Sie formatieren möchten.

  4. Möchten Sie den Pinsel nicht länger verwenden, drücken Sie ESC.

Hinweis: Wenn Sie eine Formel in der Regel verwendet haben, mit der die bedingte Formatierung angewendet wird, müssen Sie möglicherweise relative und absolute Bezüge in der Formel anpassen, nachdem Sie das bedingte Format eingefügt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Wechseln zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen.

Wenn Sie bedingte Formatierung verwenden, richten Sie Regeln ein, die von Excel verwendet werden, um zu bestimmen, wann die bedingte Formatierung angewendet werden soll. Für die Verwaltung dieser Regeln ist es wichtig, zu verstehen, in welcher Reihenfolge sie ausgewertet werden, was geschieht, wenn zwei oder mehr Regeln in Konflikt stehen, und wie sich das Kopieren und Einfügen auf die Auswertung der Regeln auswirken kann.

Wichtig: Sie können Regeln in Excel für das Web überprüfen und löschen. Um sie zu bearbeiten oder ihre Rangfolge zu ändern, müssen Sie die Datei jedoch mit einer Desktopversion von Excel bearbeiten.

Sie können Regeln zur bedingten Formatierung in Excel für das Web überprüfen; dies ist über den Bereich Bedingte Formatierung möglich.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Menü „Bedingte Formatierung“, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Regeln verwalten“

  2. Der Bereich Bedingte Formatierung wird rechts von Ihren Daten angezeigt. Die folgenden Überlegungen helfen Ihnen bei der Entscheidung, welche Auswirkungen die aufgeführten Regeln haben sollen.

    • Wie ermittelt Excel die Reihenfolge, in der Regeln zur bedingten Formatierung angewendet werden?

      Wenn zwei oder mehr Regeln zur bedingten Formatierung für einen Zellbereich gelten, werden diese Regeln entsprechend ihrer Rangfolge (von oben nach unten) in der Reihenfolge ausgewertet, in der sie in diesem Bereich aufgelistet sind.

      Eine Regel, die sich an höherer Stelle in der Liste befindet, besitzt Vorrang vor einer Regel weiter unten in der Liste. Standardmäßig werden neue Regeln stets am Anfang der Liste hinzugefügt und besitzen daher Vorrang, sodass auf deren Reihenfolge geachtet werden muss.

    • Folgendes geschieht, wenn mehrere Regeln zur bedingten Formatierung als wahr ausgewertet werden:

      Für einen Zellbereich können Sie mehr als eine Regel der bedingten Formatierung festlegen, die als wahr ausgewertet wird. Hier erfahren Sie, wie Regeln angewendet werden, zuerst, wenn Regeln nicht in Konflikt stehen, und dann, wenn sie in Konflikt stehen:

      Regeln stehen nicht in Konflikt     Wenn beispielsweise eine Zelle nach einer Regel fett formatiert wird und dieselbe Zelle nach einer anderen Regel mit Rot formatiert wird, wird die Zelle sowohl fett als auch rot formatiert. Da kein Konflikt zwischen den beiden Formaten auftritt, werden beide Regeln angewendet.

      Regeln stehen in Konflikt     Beispielsweise wird durch eine Regel eine Zellschriftfarbe auf Rot festgelegt, und durch eine andere Regel wird eine Zellschriftfarbe auf Grün festgelegt. Da die beiden Regeln einen Konflikt auslösen, kann nur eine angewendet werden. Die angewendete Regel entspricht jener mit der höheren Stellung in der Rangfolge (weiter oben in der Liste im Bereich).

    • So wirken sich Einfüge- und Ausfüllvorgänge sowie die Funktion "Format übertragen" auf Regeln zur bedingten Formatierung aus

      Beim Bearbeiten Ihres Arbeitsblatts kann es vorkommen, dass Sie Zellwerte kopieren und einfügen, die bedingte Formate haben, einen Zellbereich mit bedingten Formaten ausfüllen oder die Funktion "Format übertragen" verwenden. Diese Operationen können sich auf die Rangfolge der Regeln zur bedingten Formatierung folgendermaßen auswirken: Es wird eine neue Regel für bedingte Formatierung erstellt, die auf den für die Zielzellen erstellten Quellzellen basiert.

    • Folgendes geschieht, wenn zwischen einem bedingten Format und einem manuellen Format ein Konflikt entsteht:

      Wenn eine Formatierungsregel bei einem Zellbereich als wahr ausgewertet wird, hat sie Vorrang vor einem vorhandenen manuellen Format. Sie wenden ein manuelles Format über die Schaltflächen in der Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start (Excel 2016/2013) oder der Gruppe Zellen auf der Registerkarte Start (Excel 2010/2007) an. Wenn Sie die Regel zur bedingten Formatierung löschen, bleibt die manuelle Formatierung für den Zellbereich erhalten.

      Die Option der manuellen Formatierung wird weder im Bereich Bedingte Formatierung aufgeführt noch zum Bestimmen der Rangfolge verwendet.

Sie können die bedingte Formatierung in ausgewählten Zellen oder das gesamte Arbeitsblatt löschen.

  • So löschen Sie die bedingte Formatierung in ausgewählten Zellen:

    1. Wählen Sie die Zellen im Arbeitsblatt aus.

    2. Klicken Sie auf die Registerkarte Start > Bedingte Formatierung > Regeln löschen > Regeln in ausgewählten Zellen löschen.

  • Um die bedingte Formatierung im gesamten Arbeitsblatt zu löschen, klicken Sie auf die Registerkarte Start > Bedingte Formatierung > Regeln löschen > Regeln in gesamtem Blatt löschen.

Hinweis: Für externe Bezüge auf andere Arbeitsmappen kann keine bedingte Formatierung angewendet werden.

Benötigen Sie weitere Hilfe?

Sie können jederzeit einen Experten in der Excel Tech Community fragen, Unterstützung in der Answers Community erhalten oder aber ein neues Feature oder eine Verbesserung auf Excel User Voice vorschlagen.

Siehe auch

Kompatibilitätsprobleme bei der bedingten Formatierung

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