Visuelles Anzeigen von Vergleichsdaten mit Datenbalken

Wenn Sie die Geschichte Ihrer Daten auf einen Blick erzählen müssen, verwenden Sie Datenbalken in Access. Sie können Datenbalken auf numerische Felder anwenden, um Daten zwischen Datensätzen visuell zu kontrasten. Im folgenden Bericht können Sie beispielsweise schnell sehen, wie das Marketing für einige Schulungskurse durch die Länge der Datenbalken im Feld Ergebnis effektiver war. Die Daten im Feld Ergebnis zeigen einen Vergleich der projizierten Kursregistrierungsdaten mit den Anwesenheitsdaten nach den Marketingaktivitäten an.

Datenbalken in einem Bericht, die Datenvergleiche darstellen

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Sie können Datenbalken auf Steuerelemente in Formularen oder Berichten anwenden, wenn das Steuerelement an ein Feld mit dem numerischen Datentyp gebunden ist. Die Nützlichkeit von Datenbalken in Access ist ähnlich wie die Datenbalken in Microsoft Excel-Diagrammen, die den Vergleich von Werten visuell vereinfachen. Die Länge eines Datenbalkens stellt den Wert in der Zelle dar. Längere Datenbalken stellen höhere Werte, kürzere stellen niedrigere Werte dar. In Formularen sind Datenbalken in der Datenblattansicht oder in der fortlaufenden Formularansicht am nützlichsten.

Das Anwenden von Datenbalken ist mit dem Manager für Regeln für bedingte Formatierungen ganz einfach. Sie können Datenbalken anpassen, die Bedingungen für das Format angeben, und eine Vorschau der Effekte anzeigen, bevor Sie sie anwenden. Sie können die Balkenwerte beispielsweise so anpassen, dass sie die höchsten oder niedrigsten Werte, eine Zahl oder einen Prozentbereich darstellen.

Formatieren von Einstellungen für Datenbalken

In der folgenden Tabelle werden die Einstellungen für den unteren visuellen Grenzwert oder die Optionen für die kürzeste Leiste erläutert:

Option

Ergebnis

Niedrigster Wert

Die Standardeinstellung. Legt den visuellen Grenzwert für den niedrigsten Wert fest.

Zahl

Legt die untere Grenze der linearen Skalierung fest. Alle Werte, die kleiner oder gleich der kürzesten Balkennummer sind, haben die Länge 0.

Prozent

Zeigt wie die Zahleneinstellung an, aber Grenzwerte werden für den Prozentsatz einer unteren Grenze für jeden Wert im Vergleich zu den restlichen Datensätzen im Datensatzsatz festgelegt.

In der folgenden Tabelle werden die Einstellungen für den höchsten visuellen Grenzwert oder die Optionen für die längste Leiste erläutert:

Option

Ergebnis

Höchster Wert

Die Standardeinstellung. Legt den visuellen Grenzwert für den höchsten Wert fest.

Zahl

Legt die obere Grenze der linearen Skalierung für den Farbverlauf fest. Alle Elemente, die größer als oder gleich der längsten Balkennummer sind, füllen das Steuerelement vollständig aus.

Prozent

Sieht so aus, als würde die Zahleneinstellung mit Ausnahme der Grenzwerte für den Prozentsatz der Obergrenze für jeden Wert im Vergleich zu den restlichen Datensätzen im Datensatzsatz festgelegt.

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Anwenden von Datenbalken auf einen Bericht

Wenn Sie eine Momentaufnahme von Trends oder einen Datenvergleich für eine große Datenmenge anzeigen möchten, z. B. das meistverkaufte und das meistverkaufte Spielwaren in einem Feiertagsverkaufsbericht, in dem Ihr Bericht mit Datenbalken formatiert wird, kann dies eine gute Option sein. In einem Umsatzbericht wäre es beispielsweise einfacher, den Umsatztrend für eine bestimmte Region zu verstehen, wenn Sie Datenbalken verwenden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Datenbalken auf Ihren Bericht anzuwenden:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.

  2. Wählen Sie das Steuerelement aus, auf das Sie die Datenbalken anwenden möchten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Bedingte Formatierung auf Bedingte Formatierung.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Manager für Regeln für bedingte Formatierung auf Neue Regel.

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Formatierungsregel unter Regeltyp auswählendie Option Mit anderen Datensätzen vergleichen aus.

  6. Geben Sie unter Regelbeschreibung bearbeitendie Regel an, die bestimmt, wann und welches Datenbalkenformat angewendet werden soll.

    Das Dialogfeld 'Neue Formatierungsregel'

  7. Um die Datenbalken ohne die numerischen Werte des Felds anzeigen zu können, wählen Sie die Option Nur Leiste anzeigen aus.

    Die folgenden Abbildungen zeigen Instanzen, in denen nur die Datenbalken und Datenbalken mit den entsprechenden Werten angezeigt werden.

    Datenbalken ohne Anzeige des numerischen Werts anwenden

    Mit Daten dargestellte Datenbalken

    Hinweis:  Die Datenbalken für einen Wert werden vorübergehend ausgeblendet, wenn das Steuerelement in den Bearbeitungsmodus wechselt.

  8. Wählen Sie Optionen für die Optionen "Kürzeste Leiste" und "Längste Leiste" aus, und klicken Sie dann auf den Farbpfeil Balken, um eine Standard- oder benutzerdefinierte Balkenfarbe auszuwählen.

    Hinweis: In der Vorschau wird eine Farbverlaufsansicht der Balkenfarbe angezeigt.

  9. Klicken Sie zweimal auf OK, um die Dialogfelder zu schließen.

  10. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Schriftart für den angezeigten Wert zu ändern:

    1. Wählen Sie die Zelle aus, und drücken Sie ALT+EINGABETASTE, wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht geöffnet ist.

    2. Wählen Sie die Registerkarte Format aus, klicken Sie auf den Pfeil in der Eigenschaft Schriftartname, und wählen Sie dann eine Schriftart aus.

  11. Wechseln Sie zur Berichtsansicht.

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Anwenden von Datenbalken auf ein Formular

Das Anwenden von Datenbalken auf Werte in einem Formular ist in fortlaufenden Formularen, geteilten Formularen oder Datenblattansichten nützlicher. Wenn Sie z. B. ein Formular "Bestellungen" verwenden, wäre es einfacher, den Umsatztrend für eine bestimmte Region zu verstehen, wenn Sie Datenbalken verwenden.

Zeigt Datenbalken in einer geteilten Formularansicht an.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Datenbalken auf ein Formular anzuwenden:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.

  2. Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie die Datenbalken anwenden möchten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Bedingte Formatierung auf Bedingte Formatierung.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Manager für Regeln für bedingte Formatierung auf Neue Regel.

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Formatierungsregel unter Regeltyp auswählendie Option Mit anderen Datensätzen vergleichen aus.

  6. Geben Sie unter Regelbeschreibung bearbeitendie Regel an, die bestimmt, wann und welche Formatierung angewendet werden soll.

    Hinweis:  Wenn Sie nur Leiste anzeigen auswählen,werden die Feldwerte nicht angezeigt.

  7. Wählen Sie einen Typ und Einen Wert auswählen für die kürzeste Leiste und die längste Leiste aus.

  8. Klicken Sie auf den Pfeil Balkenfarbe, um eine Standard- oder benutzerdefinierte Balkenfarbe auszuwählen.

  9. Klicken Sie zweimal auf OK, und wechseln Sie zur Formularansicht.

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Weitere Informationen

Ein Tipp zum Formatieren von Datenbalken und einige Ressourcen zum Anwenden anderer bedingter Formatierungen und zum visuellen Anzeigen von Daten in Access:

  • Zum Erstellen von Abstand zwischen Datenbalken:   Öffnen Sie das Formular oder den Bericht in der Layoutansicht, wählen Sie das Steuerelement für die Datenleiste aus, und wenden Sie dann die Erforderliche Option Steuerelementabstand an.

    Verwenden der Option 'Textabstand', um Abstand zwischen Steuerelementen herzustellen

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