Ein E-Mail-Profil besteht aus E-Mail-Konten, Datendateien und Informationen darüber, wo Ihre E-Mails gespeichert sind.
Was ist ein E-Mail-Profil?
Mit E-Mail-Profilen speichert Outlook, welche E-Mail-Konten Sie verwenden und wo die Daten für jedes Konto gespeichert sind. Jedes Profil stellt Outlook die folgenden Informationen zur Verfügung:
- Welche Kontoinformationen sollen verwendet werden? Zu diesen Informationen gehören der Benutzername, der Anzeigename, der Name des E-Mail-Servers und das Kennwort des Internetdienstanbieters (Internet Service Provider, ISP).
- Ort, an den die E-Mail-Daten übermittelt und gespeichert werden In Outlook werden Daten entweder auf dem E-Mail-Server oder in einer PST-Datei auf Ihrem Computer zugestellt und gespeichert. Diese Daten umfassen Regeln, Nachrichten, Kontakte, Kalender, Notizen, Aufgaben, Journale, Suchordner und andere Einstellungen.
Outlook-E-Mail-Profile werden in der Windows-Registrierung gespeichert. Beim Starten von Outlook werden die Profilinformationen aus der Registrierung abgerufen.
Wenn Sie Outlook zum ersten Mal ausführen, führt Sie ein Start-Assistent durch den Prozess der Erstellung eines neuen Profils. Das so erstellte Profil wird immer ausgeführt, wenn Sie Outlook starten. Die meisten Menschen unterhalten nur ein Profil. Manchmal ist es jedoch hilfreich, mehr als eines zu haben. Sie können z. B. ein Profil für Geschäfts-E-Mails und ein zweites Profil für persönliche E-Mails verwenden. Auch wenn andere Personen denselben Computer verwenden wie Sie, können ihre Konten und Einstellungen in separaten Profilen mit unterschiedlichen Namen gespeichert werden.
Sie können keine Kennwörter verwenden, um Outlook-Profile zu schützen. Um Ihre Outlook-Daten vor dem Eindringen anderer Personen zu schützen, sollten Sie ein kennwortgeschütztes Windows-Benutzerkonto verwenden.
Wichtig
Sie können nicht von einem E-Mail-Profil zu einem anderen wechseln, während Outlook ausgeführt wird.
Ein Basisprofil besteht aus mindestens einem E-Mail-Konto und einer Speicherdatei. Eine Privatperson kann über ein Internet-E-Mail-Konto verfügen, z. B. ein POP3-Konto, während Unternehmensmitarbeiter möglicherweise über ein Microsoft Exchange-Konto verfügen. Konten anderer Typen (einschließlich IMAP4- und HTTP-Konten) können jedem Profil hinzugefügt werden, ebenso wie zusätzliche Speicherdateien (z. B. eine Datei "Archiv.pst" zum Speichern älterer Nachrichten). Manchmal sind auch zusätzliche Dienste wie Fax- und Adressbuchverzeichnisse enthalten.
Verwenden eines einzelnen Profils
Die meisten Personen benötigen nur ein einzelnes Profil. Wenn Outlook zum ersten Mal ausgeführt wird, wird das erste Profil automatisch erstellt und heißt "Outlook". Bei jedem Start von Outlook wird dieses Standardprofil automatisch ausgeführt. Wenn Sie E-Mail-Konten hinzufügen, ändern oder eine zusätzliche PST-Datei hinzufügen, ändern Sie Ihr Profil. Sie können Ihr Profil jederzeit ändern, jedoch ist es nicht möglich, den Namen eines Profils zu ändern, nachdem es erstellt wurde.
Ändern Ihres Profils
Wenn Sie Ihr aktuelles Outlook-Profil ändern möchten, verwenden Sie den Konto-Manager. Zwei Optionen zum Ändern von Profilen sind die Verwendung des integrierten Konto-Managers oder der Profilauswahl. Beide Optionen sind unten dargestellt.
So greifen Sie auf den Konto-Manager zu:
Öffnen Sie Outlook Desktop.
Wählen Sie Datei und dann Kontoeinstellungen aus.
So verwenden Sie die Profilauswahl:
Halten Sie beim Starten von Outlook die UMSCHALTTASTE gedrückt.
Tipp
Sie können auch eine dieser alternativen Optionen verwenden, um auf die Profilauswahl zuzugreifen:
- Klicken Sie mit einem Befehlszeilenschalter mit der rechten Maustaste auf die Windows-Schaltfläche "Start", und wählen Sie "Ausführen" aus. Geben Sie im Dialogfeld "Ausführen" Folgendes ein: Outlook.exe "/profiles ", und drücken Sie dann die Eingabetaste.
- Wählen Sie bei laufendem Outlook "Dateikontoeinstellungen>>" "Profil ändern" aus. Outlook wird neu gestartet.
Wählen Sie im Dialogfeld Profilauswahl Optionen aus.
Sie können damit fortfahren, das andere Profil zu öffnen und dann den Konto-Manager zu verwenden. Oder Sie können den Profilnamen und dann direkt in der Profilauswahl Eigenschaften auswählen.
Verwenden mehrerer Profile
In einer der folgenden Situationen benötigen Sie möglicherweise mehr als ein Profil:
-
Wenn Sie Outlook auf einem einzelnen Computer verwenden, den Sie mit anderen Personen teilen, denen Sie vertrauen,
Wenn Sie und Ihr Partner beispielsweise über separate E-Mail-Konten verfügen, kann jeder von Ihnen auch ein eigenes Profil mit den entsprechenden Konten und Einstellungen haben. - Wenn Sie Ihr geschäftliches Exchange-Konto von Ihren persönlichen Konten trennen möchten
Wenn Sie mehrere Profile benötigen, können Sie jederzeit ein zusätzliches Profil erstellen und ihm die gewünschten Konten und Einstellungen hinzufügen. Wenn Sie von einem Profil zu einem anderen wechseln, ändern Sie die E-Mail-Konten und Einstellungen, die Ihnen in einer Outlook-Sitzung zur Verfügung stehen.
Erstellen eines neuen Profils
Um ein neues Profil zu erstellen, verwenden Sie die Profilauswahl.
Halten Sie beim Starten von Outlook die UMSCHALTTASTE gedrückt.
Tipp
Sie können auch eine dieser alternativen Optionen verwenden, um auf die Profilauswahl zuzugreifen:
- Klicken Sie mit einem Befehlszeilenschalter mit der rechten Maustaste auf die Windows-Schaltfläche "Start", und wählen Sie "Ausführen" aus. Geben Sie im Dialogfeld "Ausführen" Folgendes ein: Outlook.exe "/profiles ", und drücken Sie dann die Eingabetaste.
- Wählen Sie bei laufendem Outlook "Dateikontoeinstellungen>>" "Profil ändern" aus. Outlook wird neu gestartet.
Wählen Sie im Dialogfeld Profilauswahl Optionen aus.
Hinweis
Bevor Sie "Neu" auswählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für "Zur Verwendung des Profils auffordern". Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Sie jedes Mal, wenn Sie Outlook starten, eine Aufforderung, auszuwählen, welches Profil Sie öffnen möchten. Dies ist hilfreich, wenn Sie mehrere Profile haben und zwischen ihnen wechseln müssen.
Wählen Sie Neu aus.
Geben Sie einen Namen für das neue Outlook-Profil ein, und wählen Sie "OK" aus.
Nachdem das neue Profil erstellt wurde, müssen Sie dem Profil ein E-Mail-Konto hinzufügen. Im Dialogfeld "Konto hinzufügen" können Sie optional weitere Konten hinzufügen.
Wenn Sie es bis hierhin geschafft haben, haben Sie erfolgreich ein neues Outlook-Profil erstellt. Um zwischen Profilen zu wechseln, wechseln Sie zurück zum obigen Abschnitt "Ändern des Profils".
Konfigurieren Sie Outlook so, dass immer dasselbe Profil verwendet wird.
Um Outlook so zu konfigurieren, dass ein bestimmtes Profil geöffnet wird, verwenden Sie die Profilauswahl.
Um auf die Profilauswahl zuzugreifen, halten Sie beim Starten von Outlook die Umschalttaste gedrückt.
Tipp
Sie können auch eine dieser alternativen Optionen verwenden, um auf die Profilauswahl zuzugreifen:
- Klicken Sie mit einem Befehlszeilenschalter mit der rechten Maustaste auf die Windows-Schaltfläche "Start", und wählen Sie "Ausführen" aus. Geben Sie im Dialogfeld "Ausführen" Folgendes ein: Outlook.exe "/profiles ", und drücken Sie dann die Eingabetaste.
- Wählen Sie bei laufendem Outlook "Dateikontoeinstellungen>>" "Profil ändern" aus. Outlook wird neu gestartet.
Wählen Sie im Dialogfeld Profilauswahl Optionen aus.
Wählen Sie im Dialogfeld "Erweiterte Profilauswahl" die Dropdownliste "Profilname " und dann das Profil aus, das Sie standardmäßig öffnen möchten. Aktivieren Sie unter "Optionen" das Kontrollkästchen "Als Standardprofil festlegen".
Hinweis
Wenn Sie mehrere Profile besitzen, können Sie das Kontrollkästchen "Zur Verwendung eines Profils auffordern" aktivieren. Sie werden aufgefordert auszuwählen, welches Profil Sie öffnen möchten.
Wählen Sie OK aus, wenn Sie mit Ihren Einstellungen fertig sind.
Löschen eines Profils
Das Löschen des Profils ist dauerhaft. Seien Sie beim Löschen von Profilen vorsichtig, falls Sie Daten haben, die nicht gesichert oder in anderen Profilen verfügbar sind. Wenn Sie Bedenken haben, behalten Sie das Profil am besten, bis Sie die darin enthaltenen Daten nicht mehr benötigen.
Um ein Profil zu löschen, verwenden Sie die Profilauswahl. Sie können auf die Profilauswahl zugreifen, indem Sie beim Starten von Outlook die UMSCHALTTASTE gedrückt halten.
Wählen Sie im Dialogfeld Profilauswahl Optionen aus.
Wählen Sie die Dropdownliste für Profilname aus, wählen Sie das Profil aus, das Sie löschen möchten, und wählen Sie Löschen aus.
Bearbeiten eines Profils mit dem Mail-Applet in der Systemsteuerung
Verwenden Sie das E-Mail-Symbol in der Systemsteuerung, um das E-Mail-Applet zum Konfigurieren von Outlook-E-Mail-Profilen zu öffnen. Das Symbol "E-Mail" wird nur angezeigt, wenn Sie Outlook installiert haben und das Programm mindestens einmal ausgeführt haben. Das Mail-Applet kann nicht verwendet werden, um Konten oder Profile für Microsoft 365-, Outlook.com- oder andere Exchange-E-Mail-Konten hinzuzufügen, für die die moderne Authentifizierung erforderlich ist.
Sie können die darin enthaltenen Konten, ihre Einstellungen und Datenspeicheroptionen für jedes Profil ändern.
Beenden Sie Outlook.
Klicken Sie in der Systemsteuerung auf Mail.
Wo finde ich in der Systemsteuerung die Option Mail?
Je nach Version des Microsoft Windows-Betriebssystems, der ausgewählten Systemsteuerung und der Installation eines 32- oder 64-Bit-Betriebssystems oder einer Version von Outlook wird E-Mail an unterschiedlichen Stellen in der Systemsteuerung angezeigt.
Die einfachste Möglichkeit, nach Mail zu suchen, besteht darin, die Systemsteuerung in Windows zu öffnen und dann oben im Fenster im Feld Suchen den Suchbegriff Mail einzugeben.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wenn Sie ein weiteres E-Mail-Konto hinzufügen möchten, wählen Sie "E-Mail-Konten" aus.
- Um die Outlook-Datenspeicheroptionen zu ändern, wählen Sie "Daten-Files" aus.
- Um eine Liste der aktuellen Profile abzurufen, wählen Sie "Profile anzeigen" aus.
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