Umfassende Informationen zu Workflows für die Signaturerfassung

Die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows sind Features, die Sie verwenden können, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren, sodass sie konsistenter und effizienter werden. Sie können einen SharePoint-Workflow zum Sammeln von Signaturen verwenden, um dokumente, die in Excel, Word oder InfoPath erstellt wurden, für ihre Signaturen an eine oder mehrere Personen weiterzuleiten.

Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über in SharePoint enthaltene Workflows.

Wenn Sie nur noch eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen ausführen müssen Wechseln Sie einfach zum Segment COMPLETE, und erweitern Sie es. Möglicherweise benötigen Sie derzeit keines der anderen Segmente.

SharePoint-Workflows sind:

• Effizient und konsistent Ein Workflow zum Sammeln von Signaturen leitet das Dokument automatisch weiter, weist Signaturaufgaben zu und verfolgt deren Fortschritt nach. Die Aktivität im Workflow kann über eine zentrale status Seite überwacht und angepasst werden, und der Verlauf der Ereignisse in der Workflowausführung wird nach Abschluss 60 Tage lang beibehalten.
• Weniger Arbeit für Sie Ein Workflow zum Sammeln von Signaturen spart Ihnen und Ihren Kollegen Zeit und Mühe und optimiert und standardisiert gleichzeitig Ihren Signaturprozess.

Hier sehen Sie ein Diagramm einer sehr einfachen Version des Workflows zum Sammeln von Signaturen.

Tipps für die Verwendung dieses Artikels

Die Informationen in diesem Artikel werden in erweiterbaren Segmenten dargestellt.

Wenn Sie nur noch eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen ausführen müssen Wechseln Sie einfach zum Segment COMPLETE, und erweitern Sie es. Möglicherweise benötigen Sie derzeit keines der anderen Segmente.

Wenn Sie Workflows hinzufügen, starten, überwachen und verwalten möchten Wenn Sie noch nicht mit diesen Aufgaben vertraut sind, kann es hilfreich sein, diesen Artikel segmentweise durchzuarbeiten, wenn Sie zum ersten Mal einen Workflow entwerfen und hinzufügen. Sobald Sie mit den Informationen und dem Artikellayout vertraut sind, können Sie direkt zu dem Segment wechseln, das Sie bei jedem Rückbesuch benötigen.

Ein Hinweis auf die Grafiken Bildschirmbilder und konzeptionelle Diagramme in dieser Reihe von Workflowartikeln basieren im Allgemeinen auf dem Workflowtyp Genehmigung. Wo immer dies aus Gründen konzeptioneller oder anweisungsorientierter Klarheit erforderlich ist, wurden die Bilder und Diagramme in diesem Artikel jedoch für Workflows zum Sammeln von Signaturen angepasst.

Ein Wort zum Drucken dieses Artikels Dies ist ein langer Artikel. Wenn Sie nur ausgewählte Segmente drucken möchten, stellen Sie sicher, dass beim Drucken nur diese Segmente erweitert werden. (Wenn Sie die vollständigen Grafiken in Ihre gedruckte Kopie aufnehmen möchten, drucken Sie außerdem im Querformat und nicht im Hochformat.)

Und ein Wort über die Suche Bevor Sie in diesem Artikel nach Text oder Begriffen suchen, stellen Sie sicher, dass alle Segmente, in denen Sie suchen möchten, erweitert sind.

Weitere Informationen zu Workflows zum Sammeln von Signaturen

Ein Workflow zum Sammeln von Signaturen ist ein SharePoint-Produktfeature, das ein in Word, Excel oder InfoPath erstelltes Dokument oder Formular für ihre Signatur an eine oder mehrere Personen weitergibt. Der Workflow automatisiert, optimiert und standardisiert den gesamten Prozess.

Der grundlegende Workflow zum Sammeln von Signaturen, der in SharePoint-Produkten enthalten ist, fungiert als Vorlage. Mit dieser Vorlage können Sie Ihren Websites einen oder mehrere Workflows zum Sammeln von Signaturen hinzufügen. Jeder Workflow, den Sie hinzufügen, ist eine eindeutige Version des grundlegenden Workflows zum Sammeln von Signaturen, die jeweils über eine eigene spezielle Arbeitsweise verfügen, basierend auf den Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen angeben.

Was kann ein Workflow zum Sammeln von Signaturen für mich tun?

• Wenn Sie Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung zum ersten Mal einen Workflow zum Sammeln von Signaturen hinzufügen, können Sie angeben, wie viele Teilnehmer einbezogen werden sollen, und angeben, ob ihre Aufgaben nacheinander (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden. Sie können sogar entscheiden, ob die Aufgaben der Teilnehmer in zwei oder mehr separate Phasen unterteilt werden sollen. Und jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell für ein Dokument starten, können Sie diese Einstellungen ändern.
• Der Workflow weist jedem angegebenen Teilnehmer eine Aufgabe zu. Jeder Teilnehmer wählt zwischen mehreren möglichen Antworten aus: das Dokument zu signieren (oder nicht zu signieren), die Signaturaufgabe neu zuzuweisen oder die Aufgabe zu löschen.
• Während der Workflowausführung können Sie den Fortschritt überwachen und (falls erforderlich) über eine zentrale Workflowstatusseite Anpassungen vornehmen.
• 60 Tage nach Abschluss des Workflows ist die Liste aller Workflowereignisse, die während dieser Ausführung (oder instance) des Workflows aufgetreten sind, zur informellen Referenz weiterhin auf der Seite Workflowstatus verfügbar.

Was kann ein Workflow zum Sammeln von Signaturen nicht tun?

Der Workflow Signaturen sammeln dient nicht dazu, Genehmigungen und Ablehnungen für ein Dokument zu sammeln oder die Veröffentlichung von Webseiten für eine Website zu steuern. Wenn Sie einen Workflow hinzufügen möchten, in dem Teilnehmer das von ihnen überprüfte Dokument genehmigen oder ablehnen, lesen Sie den Artikel Alles über Genehmigungsworkflows.

Außerdem sind Workflows zum Sammeln von Signaturen nicht für das Sammeln von Feedback konzipiert. Wenn Sie einen Workflow verwenden möchten, um Feedback zu einem Dokument zu sammeln, lesen Sie den Artikel Alles über Feedback-Workflows sammeln.

Sie können auch Microsoft SharePoint Designer 2013 verwenden, um alle Workflows, die in SharePoint-Produkten enthalten sind, weiter anzupassen.

Wer kann diese Art von Workflow verwenden?

So fügen Sie einen Workflow hinzuStandardmäßig müssen Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um einen Workflow hinzuzufügen . (Die Gruppe "Besitzer" verfügt im Gegensatz zu den Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten".)

So starten Sie einen WorkflowAußerdem benötigen Sie standardmäßig die Berechtigung Elemente bearbeiten, um einen Workflow zu starten , der bereits hinzugefügt wurde. (Die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppe "Besitzer" verfügen standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten", die Gruppe "Besucher" ist dies nicht der Fall.)

Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von Mitgliedern der Gruppe Besitzer gestartet werden können. (Aktivieren Sie dazu auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars das Kontrollkästchen Listen verwalten-Berechtigungen zum Starten dieses Workflows erforderlich .)

Welche Vorteile bietet die Verwendung digitaler Signaturen?

Immer mehr Geschäftstransaktionen werden elektronisch abgewickelt. Daher werden digitale Signaturen zunehmend verwendet, um vertrauende Parteien rechtlich an ihre Transaktionen zu binden. Eine digitale Signatur wird verwendet, um die Identität der Person zu überprüfen, die das Dokument signiert hat, und bestätigt, dass der Inhalt nicht geändert wurde, nachdem die digitale Signatur auf das Dokument angewendet wurde. Digitale Signaturen bieten Sicherheit, die auf Verschlüsselungstechnologien basiert, und tragen dazu bei, Risiken im Zusammenhang mit elektronischen Geschäftstransaktionen zu verringern. Mit Verbesserungen an der digitalen Signatur möchte Office die Informationssicherheitsanforderungen von Unternehmen und Öffentlichen Stellen weltweit erfüllen.

Um eine digitale Signatur zu erstellen, benötigen Sie ein digitales Zertifikat, das Ihre Identität gegenüber vertrauenden Parteien nachweist und das von einer seriösen Zertifizierungsstelle (ZS) abgerufen werden sollte. Wenn Sie nicht über ein digitales Zertifikat verfügen, verfügt Microsoft auch über Partner, die digitale Zertifikate sowie andere erweiterte Signaturen bereitstellen.

Wie planen, hinzufügen, ausführen und verwalten Sie diese Art von Workflow?

Dies sind die grundlegenden Phasen:

• BEVOR der Workflow ausgeführt wird (Planen, Hinzufügen, Starten)
  Bevor Sie einen Workflow hinzufügen, planen Sie, wo Sie ihn hinzufügen möchten (für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für die gesamte Websitesammlung) und die Details zur Funktionsweise. Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt und konfiguriert haben, kann jeder mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow für ein bestimmtes Dokument starten. Der Workflow kann auch so eingerichtet werden, dass er automatisch ausgeführt wird. Automatische Ausführungen können basierend auf einem oder beiden auslösenden Ereignissen aktiviert werden: wenn ein Dokument einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt oder in einer Bibliothek erstellt wird oder wenn ein Dokument in einer Liste oder Bibliothek geändert wird.
• WÄHREND der Workflow ausgeführt wird (abgeschlossen, überwachen, anpassen)
  Während der Workflowausführung führen einzelne Teilnehmer ihre zugewiesenen Aufgaben aus. In der Zwischenzeit kann der Fortschritt des Workflows über eine zentrale Workflowstatusseite für diese bestimmte instance des Workflows überwacht werden. Anpassungen am Workflow während der Ausführung können auf derselben Seite vorgenommen werden. und bei Bedarf kann der Workflow von dort abgebrochen oder beendet werden.
• NACH der Ausführung des Workflows (Überprüfen, Melden, Ändern)
  Wenn der Workflow abgeschlossen ist, kann der gesamte Verlauf dieser Ausführung (oder instance) bis zu 60 Tage lang auf der Seite Workflowstatus überprüft werden. Wenn Sie jemals etwas an der Funktionsweise des Workflows ändern möchten, können Sie das Zuordnungsformular öffnen und bearbeiten, das Sie beim ersten Hinzufügen des Workflows ausgefüllt haben.

Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht diese Phasen aus der Perspektive der Person, die einen neuen Workflow hinzufügt.

Planen eines neuen Workflows zum Sammeln von Signaturen

In diesem Segment identifizieren wir die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, und die Informationen, die Sie zusammenstellen müssen, bevor Sie eine Version des Workflows Zum Sammeln von Signaturen hinzufügen.

Wenn Sie bereits mit dem Hinzufügen dieser Art von Workflow vertraut sind und nur eine Erinnerung zu den spezifischen Schritten benötigen, können Sie direkt zum entsprechenden ADD-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels wechseln.

Vorlagen und Versionen

Die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows fungieren als master Vorlagen, auf denen die spezifischen, individuellen Workflows basieren, die Sie Ihren Listen, Bibliotheken und Websitesammlungen hinzufügen.

Jedes Mal, wenn Sie beispielsweise einen Workflow zum Sammeln von Signaturen hinzufügen, fügen Sie tatsächlich eine Version der allgemeinen Workflowvorlage Signaturen sammeln hinzu. Sie geben jeder Version einen eigenen Namen und eigene Einstellungen, die Sie im Zuordnungsformular angeben, wenn Sie diese bestimmte Version hinzufügen. Auf diese Weise können Sie mehrere Workflows hinzufügen, von denen jeder eine Version basierend auf dem Workflow "Signaturen sammeln" master Vorlage, aber jede Version, die für die spezifische Art und Weise, wie Sie sie verwenden, benannt und angepasst ist.

In dieser Abbildung wurden drei Workflows hinzugefügt, die auf der Genehmigungsworkflowvorlage basieren: einer für alle Inhaltstypen in einer einzelnen Bibliothek, einer für einen einzelnen Inhaltstyp in einer einzelnen Bibliothek und einer für einen einzelnen Inhaltstyp in einer ganzen Websitesammlung.

Einführung in das Zuordnungsformular

Wenn Sie eine neue Workflowversion basierend auf einer der enthaltenen Workflowvorlagen hinzufügen, füllen Sie ein Zuordnungsformular aus, um anzugeben, wie Ihre neue Version funktionieren soll.

Im folgenden Abschnitt finden Sie eine Liste mit Fragen, die Sie auf das Ausfüllen des Zuordnungsformulars vorbereiten. Nehmen Sie sich jedoch zunächst einen oder zwei Moment Zeit, um das Formular und seine Felder zu betrachten.

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Zweite Seite des Zuordnungsformulars

Die Felder auf dieser zweiten Seite werden auch auf dem Initiierungsformular angezeigt, das jedes Mal angezeigt wird, wenn der Workflow manuell gestartet wird, und zu diesem Zeitpunkt nur für diese einzelne Ausführung bearbeitet werden können.

Neun Zu beantwortende Fragen

Sobald Sie antworten auf alle Fragen in diesem Abschnitt haben, können Sie Ihren Workflow hinzufügen.

Ist dies der richtige Workflowtyp?

Dieser Artikel bezieht sich auf die Workflowvorlage, die im Menü als Signaturen sammeln – SharePoint 2010 angezeigt wird. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dieser Workflowtyp die beste Wahl für Sie ist, lesen Sie das LEARN-Segment dieses Artikels. Weitere Informationen zu den anderen verfügbaren Workflowvorlagen finden Sie im Artikel Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows.

Es ist wichtig zu wissen, dass Signaturzeilen des hier beschriebenen Typs nur in Dokumenten eingefügt werden können, die in Word, Excel oder InfoPath erstellt wurden.

Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? (und) Ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

Was ist ein Inhaltstyp?

Jedes Dokument oder jedes andere Element, das in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichert ist, gehört zu einem oder einem anderen Inhaltstyp. Ein Inhaltstyp kann so einfach und generisch sein wie Dokument oder Excel-Tabelle oder so hochspezialisiert wie rechtliche Vertrags- oder Produktentwurfsspezifikation. Einige Inhaltstypen sind standardmäßig in SharePoint-Produkten verfügbar, aber Sie können sowohl diese anpassen als auch andere hinzufügen, die Sie selbst erstellen.

Sie können Ihre neue Version des Workflows Zum Sammeln von Signaturen nur in einer einzigen Liste oder Bibliothek verfügbar machen, oder Sie können sie in der gesamten Websitesammlung verfügbar machen.

• Wenn Sie den Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, können Sie ihn so einrichten, dass er entweder für alle Inhaltstypen oder nur für einen einzelnen Inhaltstyp ausgeführt wird.
• Wenn Sie den Workflow für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, müssen Sie ihn jedoch so einrichten, dass er nur für einen einzelnen Websiteinhaltstyp ausgeführt wird.
• In allen Fällen muss jedes Dokument, für das ein Workflow zum Sammeln von Signaturen ausgeführt wird, eine Datei sein, die in Word, Excel oder InfoPath erstellt wurde.

Was ist ein guter Name?

Geben Sie Ihrer Workflowversion einen Namen, der Folgendes enthält:

• Gibt eindeutig an, wofür es verwendet wird.
• Unterscheidet sich deutlich von anderen Workflows.

Beispiel

Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitglied einer Gruppe von Redakteuren. Ihre Gruppe möchte zwei verschiedene Workflows zum Sammeln von Feedback verwenden:

• Sie führen den ersten Workflow für jedes Dokument aus, das von einem Mitglied Ihrer eigenen Gruppe übermittelt wird. Dieser Workflow sammelt nur Feedback vom Vorgesetzten Ihrer Gruppe.
• Sie führen den zweiten Workflow für jedes Dokument aus, das von Personen außerhalb Ihrer eigenen Gruppe übermittelt wird. Dieser Workflow sammelt Feedback von jedem Mitglied Ihrer Gruppe.

Sie können den ersten Workflow Inside Submission Feedback und den zweiten Workflow Outside Submission Feedback nennen.

Aufgabenlisten und Verlaufslisten: Vorhanden oder neu?

Sie können für Ihren Workflow die Standardmäßige Aufgabenliste und Verlaufsliste der Website verwenden, andere vorhandene Listen verwenden oder neue Listen nur für diesen Workflow anfordern.

• Wenn Ihre Website über zahlreiche Workflows verfügt oder wenn einige Workflows zahlreiche Aufgaben umfassen, sollten Sie erwägen, für jeden Workflow neue Listen anzufordern. (Die Verwaltung überlanger Listen ist einer der Dinge, die die Leistung beeinträchtigen können. Es ist schneller und einfacher für das System, mehrere kürzere Listen als eine sehr lange zu verwalten.)
• Wenn die Aufgaben und der Verlauf für diesen Workflow vertrauliche oder vertrauliche Daten enthalten, die Sie von den allgemeinen Listen trennen möchten, sollten Sie auf jeden Fall angeben, dass Sie neue, separate Listen für diesen Workflow wünschen. Stellen Sie nach dem Hinzufügen des Workflows sicher, dass die entsprechenden Berechtigungen für die neuen Listen festgelegt sind.

Wer fügt die Signaturzeilen wann hinzu?

Signaturzeilen können zweimal in das Dokument eingefügt werden:

• Bevor der Workflow für das Dokument gestartet wird.
• Nachdem der Workflow gestartet wurde, aber bevor der erste Teilnehmer seine Signatur einer Signaturzeile hinzufügt.

Das Hinzufügen einer digitalen Signatur zu einem Dokument ist ein zweistufiger Prozess:

1. Zuerst fügt jemand eine Signaturzeile in den Textkörper des Dokuments ein.
   
2. Anschließend fügt jemand der eingefügten Zeile seine Signatur hinzu.
   

Beachten Sie dies Ab dem Moment, in dem der erste Teilnehmer seine Signatur zum Dokument hinzufügt, ist das Dokument für die Bearbeitung gesperrt. Jede weitere Änderung am Dokument nach diesem Punkt – mit Ausnahme anderer Signaturgeber, die ihre Signaturen hinzufügen – werden alle hinzugefügten Signaturen ungültig oder gelöscht . Und da das Einfügen einer Signaturzeile als Änderung im Dokument zählt, müssen alle Signaturzeilen bereits im Dokument vorhanden sein, bevor der erste Teilnehmer seine tatsächliche Signatur zu einer dieser Zeilen hinzufügt.

Es gibt also drei einfache Möglichkeiten, diese Frage zu beantworten:

• Für beide Arten von Start Das Dokument basiert auf einer Vorlage oder einem Formular, das bereits über Signaturzeilen verfügt, sodass niemand sie für jede einzelne Workflowausführung hinzufügen muss.
• Für einen manuellen Start Die Person, die den Workflow startet, fügt alle erforderlichen Signaturzeilen ein, bevor der Workflow gestartet wird.
• Für einen automatischen Start Der erste Teilnehmer, der das Dokument öffnet, fügt alle erforderlichen Signaturzeilen ein, bevor er seine eigene Signatur hinzufügt.

Hier ist eine schnelle grafische Zusammenfassung des Hauptpunkts.

Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, automatisch oder in beiden Richtungen gestartet wird:

• Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Signaturen für ein bestimmtes Dokument manuell starten, wird ein anderes Formular, das Initiierungsformular, angezeigt. Das Initiierungsformular enthält nur die Einstellungen der zweiten Seite des Zuordnungsformulars . Auf diese Weise kann die Person, die den Workflow startet, diese Einstellungen ändern (nur für die aktuelle instance), bevor sie auf Start klickt.
• Bei einem automatischen Start gibt es natürlich keine Möglichkeit, ein Initiierungsformular vorzustellen, sodass die im Zuordnungsformular angegebenen Standardeinstellungen ohne Änderungen verwendet werden.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen manuellen und automatischen Starts.

Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, werden nur während der aktuellen instance des Workflows angewendet. Um die permanenten Standardeinstellungen des Workflows zu ändern, bearbeiten Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular , wie im CHANGE-Segment dieses Artikels erläutert.

Manuelle Starts

Wenn Sie manuelle Starts zulassen, kann jeder, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, den Workflow für jedes berechtigte Dokument jederzeit starten.

Der Vorteil eines manuellen Starts besteht darin, dass Sie und Ihre Kollegen den Workflow nur ausführen können, wenn und wenn Sie möchten, und dass Sie bei jeder Ausführung die Möglichkeit haben, einige Einstellungen mithilfe des Initiierungsformulars zu ändern.

Natürlich muss bei einem manuellen Start jemand daran denken, den Workflow auszuführen, wann immer es angebracht ist, dies zu tun.

Automatische Starts

Sie können den Workflow so einrichten, dass er entweder oder jedes der folgenden Ereignisse automatisch gestartet wird:

• Ein neues Dokument wird in der Liste oder Bibliothek erstellt oder in die Bibliothek hochgeladen.
• Ein bereits in der Liste oder Bibliothek gespeichertes Dokument wird geändert.

Der Vorteil eines automatischen Starts besteht darin, dass niemand daran denken muss, den Workflow zu starten. Sie wird jedes Mal ausgeführt, wenn ein auslösendes Ereignis auftritt.

Besondere Überlegungen zu automatischen Starts mit Signaturensammlungsworkflows

Im Gegensatz zu einigen der anderen enthaltenen Workflows ist es nicht möglich, weitere Aufgaben hinzuzufügen, nachdem ein Workflow zum Sammeln von Signaturen gestartet wurde. Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, werden nur die Signaturaufgaben zugewiesen, die bereits in den Standardeinstellungen angegeben sind. Jede dieser Aufgaben kann zwar während der Workflowausführung neu zugewiesen werden, aber es können keine zusätzlichen Aufgaben erstellt und zugewiesen werden. Anders ausgedrückt: Ein Workflow zum Sammeln von Signaturen sollte nur dann automatisch ausgeführt werden, wenn die Identität oder zumindest die Anzahl der Teilnehmer vorher bekannt ist.

Nach einem automatischen Start ist es möglich, bereits zugewiesene Aufgaben zu löschen oder abzubrechen. Beachten Sie jedoch, dass beim Abbrechen einer Aufgabe die zugeordnete Signaturzeile nicht aus dem Dokument entfernt wird.

Es folgen drei Szenarien, in denen ein automatischer Start verwendet wird. Beachten Sie, dass in jedem Szenario:

• Der Workflow wird in einer Bibliothek ausgeführt, in die Personen Dokumente hochladen, die signiert werden müssen.
• Die Gruppe der personenseitig zugewiesenen Signaturaufgaben ist im Laufe der Zeit stabil und muss nicht bei jedem Start des Workflows überprüft oder bearbeitet werden.

Wenn es sich bei dem hochgeladenen Element um ein Dokument oder Formular handelt, das bereits die entsprechenden Signaturzeilen enthält, müssen die Workflowteilnehmer während der Workflowausführung natürlich keine Signaturzeilen einfügen.

Szenario 1: Einzelne Aufgabe, Single Signer

Neue Spesenabrechnungen müssen von Anna signiert werden, sodass Anna eine Bibliothek mit dem Namen Neue Spesenansprüche erstellt. Jeder organization kann einen Anspruch erstellen oder hochladen.

Anna erstellt einen Workflow und gibt diesem denselben Namen: Neue Spesenansprüche. Der Workflow wird automatisch für jedes neue Dokument ausgeführt und weist nur eine Signaturaufgabe zu – natürlich anna.

Szenario 2: Mehrere Aufgaben, mehrere Signierer

Dieses Mal müssen die Verträge von Anna und Sean und Frank unterzeichnet werden – von allen drei.

Sean erstellt eine Bibliothek mit dem Namen Verträge für Signaturen. Sie erstellt einen Workflow zum Sammeln von Signaturen mit dem Namen Signaturen (annaANDseanANDfrank). Der Workflow wird automatisch für jedes neue Dokument ausgeführt und weist jeder der drei Personen eine Signaturaufgabe zu.

Der erste Signaturgeber, der das Dokument öffnet, fügt die Signaturzeilen für alle drei Unterzeichner ein, bevor eine eigene Signatur hinzugefügt wird.

Szenario 3: Mehrere Aufgaben, Single Signer

In dieser Version müssen Verträge von Anna oder Sean oder Frank unterzeichnet werden – von nur einer der drei.

Sean erstellt eine Bibliothek namens Contracts for Signature und einen Workflow namens Signature (annaORseanORfrank). Sie erstellt auch eine Mailingliste oder Verteilergruppe, auch namens annaORseanORfrank, die alle drei umfasst.

Auch hier wird der Workflow automatisch für jedes neue Dokument in der Bibliothek ausgeführt, aber dieses Mal wird nur eine Signaturaufgabe der Gruppe annaORseanORfrank zugewiesen.

Diese Art von Aufgabe wird als Gruppenaufgabe bezeichnet und funktioniert wie folgt: Der Workflow sendet eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung an jedes Mitglied der Gruppe, erstellt jedoch nur eine einzelne Aufgabe, die jedes einzelne Mitglied der Gruppe beanspruchen und im Namen der gesamten Gruppe abschließen kann.

Anweisungen zum Anfordern und Abschließen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE dieses Artikels.

Erhalten Inhaltstypen, die von diesem erben, auch diesen Workflow?

Wenn Sie einem Inhaltstyp für die gesamte Websitesammlung einen Workflow hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, den Workflow auch allen anderen Inhaltstypen in der Websitesammlung hinzuzufügen, die von dem Inhaltstyp erben , dem Sie den Workflow hinzufügen. (Wenn Sie einen Workflow nur für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, wird diese Option nicht angezeigt.)

Teilnehmer: Welche Personen, in welcher Reihenfolge?

Sie müssen den Namen oder die E-Mail-Adresse für jede Person angeben, der eine Signaturaufgabe zugewiesen wird.

Gruppenaufgaben oder einzelperson? Wenn Sie einer Gruppe oder Verteilerliste eine Aufgabe zuweisen, wird eine Gruppenaufgabe zugewiesen: Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Vorgangsbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied muss die Aufgabe beanspruchen und abschließen. Anweisungen zum Anfordern und Abschließen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE dieses Artikels.

Eine oder mehrere Phasen?Sie können auswählen, ob nur eine Phase von Signaturaufgaben oder mehrere Phasen vorhanden sein sollen. Wenn Sie über mehrere Phasen verfügen, werden die Phasen nacheinander ausgeführt.

Parallele oder serielle Überprüfungen?Für die Teilnehmer in einer Phase können Sie auswählen, ob ihre Signaturaufgaben alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen, oder dass ihre Aufgaben nacheinander (in seriell) der von Ihnen angegebenen Reihenfolge zugewiesen werden sollen. Die serielle Option kann nützlich sein, wenn z. B. einer der Unterzeichner der wirkliche Entscheidungsträger in Bezug auf das Dokument ist und es für keinen der anderen Unterzeichner sinnvoll ist, seine Signaturaufgaben auszuführen, wenn der Entscheidungsträger entscheidet, nicht zu signieren.

Beispiel

In diesem einfachen Szenario werden einige der Vorteile von Zuweisungen von mehreren Phasen und seriellen Aufgaben veranschaulicht:

Angenommen, Frank fügt einen neuen Workflow zum Sammeln von Signaturen für eine Vertragsbibliothek hinzu. Da Frank der wirkliche Entscheidungsträger ist, möchte er die erste Person sein, die jeden Vertrag unterzeichnet. Wenn er sich entscheidet , nicht zu unterschreiben, wird weder Anna noch Sean eine Unterschriftsaufgabe zugewiesen. Frank kann dies auf zwei Arten einrichten:

• Mithilfe einer seriellen ÜberprüfungFrank richtet eine einzelne serielle Bühne ein, in der er der erste Teilnehmer und Anna und Sean die zweite und dritte sind.
  So richtet Frank seine einstufige Serienüberprüfung ein.
  
• Verwenden von zwei PhasenWenn Frank möchte, dass Anna und Sean gleichzeitig ihre Aufgaben zugewiesen werden, damit Sean nicht warten muss, bis Anna ihre Signatur hinzufügte, bevor sie ihre eigene hinzufügen kann, kann er zwei Phasen im Workflow einrichten. Die erste Phase umfasst nur seine eigene Signaturaufgabe, und die zweite ist eine parallele Phase, die Annas und Seans Aufgaben enthält. Wenn die erste Phase nicht abgeschlossen ist, wird die zweite Phase nicht gestartet.
  So richtet Frank seine zweistufige parallele Überprüfung ein.
  

Im Folgenden finden Sie Diagramme beider Lösungen. In beiden Versionen werden Aufgaben weder Anna noch Sean zugewiesen, wenn Frank seine Signaturaufgabe nicht erfüllt.

Wer muss benachrichtigt werden?

Im Feld CC können Sie auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars Namen oder Adressen für alle Personen eingeben, die jedes Mal benachrichtigt werden sollen, wenn dieser Workflow gestartet oder beendet wird.

• Die Eingabe eines Namens führt nicht dazu, dass dieser Person eine Workflowaufgabe zugewiesen wird.
• Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn startet , die Benachrichtigungen zum Starten und Beenden, ohne dass in diesem Feld angegeben werden muss.
• Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat , die Benachrichtigungen zum Starten und Beenden, ohne dass in diesem Feld angegeben werden muss.

Hinzufügen eines Workflows zum Sammeln von Signaturen (für nur eine Liste oder Bibliothek)

Wenn Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, ist es möglicherweise hilfreich, die obigen LEARN - und PLAN-Segmente in diesem Artikel zu lesen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Bevor Sie beginnen

Zwei Dinge müssen in ordnung sein, bevor Sie einen Workflow hinzufügen können:

Email Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen senden kann, muss E-Mail für Ihre SharePoint-Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator.

Berechtigungen Die Standardeinstellungen für SharePoint-Produkte erfordern, dass Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzuzufügen. (Die Gruppe Besitzer verfügt standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten, die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppe "Besucher" nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im LEARN-Segment dieses Artikels.)

Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie den Workflow hinzufügen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek .
   Der Name der Registerkarte kann je nach Typ der Liste oder Bibliothek variieren. In einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte beispielsweise Calendar.

3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

4. Geben Sie auf der Seite Workfloweinstellungen entweder einen einzelnen Inhaltstyp für den Workflow an, auf dem ausgeführt werden soll, oder Alle (für alle Inhaltstypen), und klicken Sie dann auf Workflow hinzufügen.

   Hinweis

   Workflows zum Sammeln von Signaturen können nur für Dokumente ausgeführt werden, die in erstellt wurden, die in Word, Excel oder InfoPath erstellt wurden.

   

   1. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
      (Anweisungen folgen der Abbildung.)

	Inhaltstyp Behalten Sie die Standardauswahl alle bei, oder wählen Sie einen bestimmten Inhaltstyp aus.
	Workflow Wählen Sie die Vorlage Signaturen sammeln – SharePoint 2010 aus. Hinweis: Wenn die Vorlage Signaturen sammeln – SharePoint 2010 nicht in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um zu erfahren, wie sie für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich aktiviert wurde. Wenn Sie über Websitesammlungsberechtigungen verfügen, finden Sie weitere Informationen unter Aktivieren von SharePoint-Workflowvorlagen.
	Name Geben Sie einen Namen für diesen Workflow ein. Der Name identifiziert diesen Workflow für Benutzer dieser Liste oder Bibliothek. Vorschläge zum Benennen Ihres Workflows finden Sie im Plan-Segment dieses Artikels.
	Aufgabenliste Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Aufgaben (neu) klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen. Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen Aufgabenliste) finden Sie im Plansegment dieses Artikels.
	Verlaufsliste Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Neue Verlaufsliste klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen. Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen Liste) finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	Startoptionen Geben Sie an, wie bzw. wie dieser Workflow gestartet werden kann. Informationen zu den verschiedenen Optionen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.

1. Wenn alle Einstellungen in diesem Formular ihren Wünschen entsprechen, klicken Sie auf Weiter.
2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
   (Anweisungen folgen der Abbildung.)
   SharePoint-Produkte stellen Ihnen alle Optionen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungsformulars jedes Mal vor, wenn Sie den Workflow manuell starten, sodass Sie Änderungen an diesen Optionen für nur diese instance vornehmen können.

	Zugewiesen an Geben Sie Namen oder Adressen für die Personen ein, den der Workflow Aufgaben zuweisen soll. Wenn die Aufgaben einzeln (in seriell) zugewiesen werden Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen. Wenn alle Vorgänge gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle. Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste einschließen Eine Gruppenaufgabe wird zugewiesen: Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied muss die Aufgabe beanspruchen und abschließen. Anweisungen zum Anfordern und Abschließen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE dieses Artikels.
	Reihenfolge Geben Sie an, ob die Aufgaben einzeln (in seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen. Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen und parallelen Phasen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	Hinzufügen einer neuen Phase Fügen Sie alle gewünschten Phasen über die erste Phase hinaus hinzu, die Sie soeben konfiguriert haben. Klicken Sie zum Löschen einer gesamten Phase in das Feld Zuweisen zu für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF. Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	CC Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen einer Person ein, die bei jedem Start oder Ende des Workflows benachrichtigt werden soll. Die Eingabe eines Namens führt hier nicht zur Zuweisung einer Workflowaufgabe. Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn startet , die Benachrichtigungen zum Starten und Beenden, ohne dass in diesem Feld angegeben werden muss. Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat , die Benachrichtigungen zum Starten und Beenden, ohne dass in diesem Feld angegeben werden muss.

1. Wenn Sie alle Einstellungen auf dieser Seite wie gewünscht haben, klicken Sie auf Speichern , um den Workflow zu erstellen.

SharePoint-Produkte erstellen Ihre neue Workflowversion.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, Ihren neuen Workflow zu starten und zu testen, wechseln Sie zum Startsegment dieses Artikels.

Anweisungen zum Einfügen von Signaturzeilen in ein Dokument finden Sie im INSERT-Segment dieses Artikels.

Hinzufügen eines Workflows zum Sammeln von Signaturen (für eine ganze Websitesammlung)

Wenn Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, ist es möglicherweise hilfreich, die Segmente LEARN und PLAN in diesem Artikel zu lesen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Bevor Sie beginnen

Zwei Dinge müssen in ordnung sein, bevor Sie einen Workflow hinzufügen können:

Email Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen senden kann, muss E-Mail für Ihre Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator.

Berechtigungen Die Standardeinstellungen für SharePoint-Produkte erfordern, dass Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzuzufügen. (Die Gruppe Besitzer verfügt standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten, die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppe "Besucher" nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im LEARN-Segment dieses Artikels.)

Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wechseln Sie zur Startseite für die Websitesammlung (nicht zur Startseite einer Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

2. Klicken Sie auf und dann auf Websiteeinstellungen.
   Klicken Sie in SharePoint in Microsoft 365 auf die Schaltfläche Einstellungen und klicken Sie dann auf Websiteinhalt. Klicken Sie unter Websiteinhalt auf Websiteeinstellungen.

3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Webdesignkataloge auf Websiteinhaltstypen.
   

4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den Sie einen Workflow hinzufügen möchten.

   Hinweis

   Workflows zum Sammeln von Signaturen können nur für Dokumente ausgeführt werden, die in erstellt wurden, die in Word, Excel oder InfoPath erstellt wurden.

   

   1. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungen auf Workfloweinstellungen.
      
   2. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow hinzufügen .
      
   3. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
      (Anweisungen folgen der Abbildung.)

	Workflow Wählen Sie die Vorlage Signaturen sammeln – SharePoint 2010 aus. Hinweis: Wenn die Vorlage Signaturen sammeln – SharePoint 2010 nicht in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um zu erfahren, wie sie für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich aktiviert wurde. Wenn Sie über Websitesammlungsberechtigungen verfügen, finden Sie weitere Informationen unter Aktivieren von SharePoint-Workflowvorlagen.
	Name Geben Sie einen Namen für diesen Workflow ein. Der Name identifiziert diesen Workflow für Benutzer dieser Websitesammlung. Vorschläge zum Benennen Ihres Workflows finden Sie im Plan-Segment dieses Artikels.
	Aufgabenliste Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Aufgaben (neu) klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen. Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen Aufgabenliste) finden Sie im Plansegment dieses Artikels.
	Verlaufsliste Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Neue Verlaufsliste klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen. Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen Liste) finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	Startoptionen Geben Sie an, wie bzw. wie dieser Workflow gestartet werden kann. Informationen zu den verschiedenen Optionen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren? Geben Sie an, ob dieser Workflow allen anderen Website- und Listeninhaltstypen hinzugefügt (zugeordnet werden soll), die von diesem Inhaltstyp erben. Der Vorgang, mit dem das gesamte zusätzliche Hinzufügen ausgeführt wird, kann lange dauern. Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, bei denen dieser Workflow zu vererbenden Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie mitglied der Gruppe Besitzer auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

1. Wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ihren Wünschen entsprechen, klicken Sie auf Weiter.
2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
   (Anweisungen folgen der Abbildung.)
   SharePoint-Produkte stellen Ihnen alle Optionen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungsformulars jedes Mal vor, wenn Sie den Workflow manuell starten, sodass Sie Änderungen an diesen Optionen für nur diese instance vornehmen können.

	Zugewiesen an Geben Sie Namen oder Adressen für die Personen ein, den der Workflow Aufgaben zuweisen soll. Wenn die Aufgaben einzeln (in seriell) zugewiesen werden Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen. Wenn alle Vorgänge gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle. Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste einschließen Eine Gruppenaufgabe wird zugewiesen: Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied muss die Aufgabe beanspruchen und abschließen. Anweisungen zum Anfordern und Abschließen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE dieses Artikels.
	Reihenfolge Geben Sie an, ob die Aufgaben in dieser Phase einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen. Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen und parallelen Phasen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	Hinzufügen einer neuen Phase Fügen Sie alle gewünschten Phasen über die erste Phase hinaus hinzu, die Sie soeben konfiguriert haben. Klicken Sie zum Löschen einer gesamten Phase in das Feld Zuweisen zu für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF. Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	CC Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen einer Person ein, die bei jedem Start oder Ende des Workflows benachrichtigt werden soll. Die Eingabe eines Namens führt hier nicht zur Zuweisung einer Workflowaufgabe. Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn startet, die Benachrichtigungen zum Starten und Beenden, ohne dass in diesem Feld angegeben werden muss. Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Benachrichtigungen zum Starten und Beenden, ohne dass in diesem Feld angegeben werden muss.

1. Wenn Sie alle Einstellungen auf dieser Seite wie gewünscht haben, klicken Sie auf Speichern , um den Workflow zu erstellen.

SharePoint-Produkte erstellen Ihre neue Workflowversion.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, Ihren neuen Workflow zu starten und zu testen, wechseln Sie zum Startsegment dieses Artikels.

Anweisungen zum Einfügen von Signaturzeilen in ein Dokument finden Sie im INSERT-Segment dieses Artikels.

Einfügen von Signaturzeilen

Bevor ein Workflowteilnehmer seine Signatur hinzufügen kann, muss eine Signaturzeile in das Dokument eingefügt werden. Das Einfügen der Zeile und das Hinzufügen der Signatur selbst sind zwei separate Aktionen.

Es ist wichtig, folgendes zu beachten:

• Sobald einer Signaturzeile eine Signatur hinzugefügt wurde, ist das Dokument für alle weiteren Änderungen gesperrt, mit Ausnahme des Hinzufügens weiterer Signaturen zu bereits vorhandenen Signaturzeilen.
• Wenn änderungen vorgenommen werden, nachdem die erste Signatur hinzugefügt wurde, werden alle bereits hinzugefügten Signaturen ungültig oder aus dem Dokument entfernt.
• Ein- und Löschungen von Signaturzeilen werden als Änderungen im Dokument behandelt.
• Bevor der erste Teilnehmer seine Signatur hinzufügt, müssen daher alle Ergänzungen und Löschungen von Signaturzeilen bereits abgeschlossen sein.

Hier ist eine schnelle grafische Zusammenfassung von all dem.

Einfügen oder Löschen einer Signaturzeile (Word oder Excel)

So fügen Sie eine Signaturzeile in Word oder Excel ein:

1. Klicken Sie im Dokument oder Arbeitsblatt auf den Cursor, an dem Sie eine Signaturzeile einfügen möchten.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Signaturzeile.

3. Füllen Sie im Dialogfeld Signatureinrichtung eines, alle oder keines der folgenden vier Felder aus:

   • Vorgeschlagener Signierer
     Der vollständige Name des Signierers
     (Wird in der fertigen Signatur angezeigt.)
   • Position des vorgeschlagenen Signierers
     (Wird in der fertigen Signatur angezeigt.)
   • E-Mail-Adresse des vorgeschlagenen Signierers
     (Wird in der fertigen Signatur nicht angezeigt.)
   • Anweisungen für den Signierer
     Alle nützlichen oder erforderlichen Informationen für den Signierer.
     (Wird in der fertigen Signatur nicht angezeigt.)
     

4. Aktivieren oder deaktivieren Sie im selben Dialogfeld die folgenden Kontrollkästchen:

   • Signierer darf im Dialogfeld zum Signieren Kommentare hinzufügen
     Zulassen, dass der Signierer seinen Zweck zum Signieren eingibt.
     (Die Typen der Signaturgeber werden in der abgeschlossenen Signatur nicht angezeigt.)
   • Signaturdatum in der Signaturzeile anzeigen
     Das Datum, an dem die Signatur hinzugefügt wird.
     (Wird in der fertigen Signatur angezeigt.)

5. Klicken Sie auf OK.

Wiederholen Sie dasselbe Verfahren, um weitere Signaturzeilen hinzuzufügen.

So löschen Sie eine Signaturzeile in Word oder Excel:

1. Klicken Sie auf die Signaturzeile, um sie auszuwählen.
2. Drücken Sie ENTF.

Einfügen oder Löschen einer Signaturzeile (InfoPath)

So fügen Sie eine Signaturzeile in InfoPath ein:

1. Klicken Sie im Formular, um den Cursor zu suchen, an dem Sie eine Signaturzeile einfügen möchten.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start des Menübands in der Gruppe Steuerelemente auf Signaturzeile.

3. Klicken Sie auf die Signaturzeile, um sie auszuwählen, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie im Kontextmenü auf Signaturzeileneigenschaften.

4. Füllen Sie im Dialogfeld Eigenschaften der Signaturzeile auf der Registerkarte Allgemein eines, alle oder keines der folgenden vier Felder aus:

   • Nachricht, die Signierern vor dem Signieren angezeigt wird
     Alle nützlichen oder erforderlichen Informationen für den Signierer.
     (Wird in der fertigen Signatur nicht angezeigt.)
   • Name des Unterzeichners
     (Wird in der fertigen Signatur angezeigt.)
   • Signierertitel
     (Wird in der fertigen Signatur angezeigt.)
   • E-Mail-Adresse des Signierers
     (Wird in der fertigen Signatur nicht angezeigt.)
     

5. Nehmen Sie auf der Registerkarte Größe und auf der Registerkarte Erweitert alle gewünschten Anpassungen vor.

6. Klicken Sie auf OK.

So löschen Sie eine Signaturzeile in InfoPath:

• Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen, und drücken Sie dann ENTF.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, Ihren neuen Workflow zu testen, wechseln Sie zum Startsegment dieses Artikels.

Wenn Sie eine Workflowaufgabe abschließen, wechseln Sie zum Abschnitt COMPLETE dieses Artikels (oder kehren Sie zurück).

Starten eines Workflows zum Sammeln von Signaturen

Erinnerung an den Signaturprozess: Alle Änderungen müssen am Dokument vorgenommen werden – einschließlich aller Einfügungen und Löschungen von Signaturzeilen –, bevor der erste Teilnehmer seine Signatur zu einer Signaturzeile hinzufügt. (Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt PLAN in diesem Artikel.)

Stellen Sie außerdem sicher, dass die Personen, denen der Workflow Aufgaben zuweist, verstehen, wie sie ihre Signaturen hinzufügen und ihre Aufgabenformulare ausfüllen. Möglicherweise finden sie das SEGMENT COMPLETE in diesem Artikel hilfreich.

Zwei Möglichkeiten zum Starten eines Workflows Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, automatisch oder in beiden Richtungen gestartet wird:

• Jederzeit manuell , von jedem, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
• Automatisch , wenn ein angegebenes auslösendes Ereignis auftritt, d. h. jedes Mal, wenn ein Dokument der Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird und/oder wenn ein bereits in der Liste enthaltenes Dokument geändert wird.
  (Die auslösenden Ereignisse werden auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars während des ursprünglichen Hinzufügens und Konfigurierens des Workflows angegeben. Weitere Informationen finden Sie im Plan-Segment dieses Artikels.)

Ein Workflow kann nicht mit einem Dokument gestartet werden, das derzeit ausgecheckt ist. (Ein Dokument kann ausgecheckt werden, nachdem ein Workflow für es gestartet wurde; aber nachdem es ausgecheckt wurde, können keine weiteren Workflows für dieses Dokument gestartet werden, bis es wieder eingecheckt ist.)

Workflow automatisch starten

Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er automatisch gestartet wird, wird der Workflow bei jedem Auftreten eines auslösenden Ereignisses für das Dokument ausgeführt, das ihn ausgelöst hat.

Beim Start weist der Workflow die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet eine Aufgabenbenachrichtigung an jeden zugewiesenen Empfänger. In der Zwischenzeit werden auch Startbenachrichtigungen (anders als Aufgabenbenachrichtigungen) an die Person gesendet, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, sowie an alle personen, die im Cc-Feld der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgeführt sind.

Wenn die erforderlichen Signaturzeilen noch nicht im Dokument vorhanden sind, bevor die auslösende Aktion den Workflow startet, müssen sie eingefügt werden, bevor die erste Signatur dem Dokument hinzugefügt wird.

Manuelles Starten des Workflows

Ein Hinweis zu Berechtigungen Normalerweise müssen Sie über die Berechtigung Elemente bearbeiten verfügen, um einen Workflow zu starten. (Standardmäßig verfügen sowohl die Gruppe "Mitglieder" als auch die Gruppe "Besitzer" über diese Berechtigung, die Gruppe "Besucher" hingegen nicht. Ein Besitzer kann jedoch auch workflowweise auswählen, dass die Berechtigung Listen verwalten für Personen, die den Workflow starten, erforderlich ist. Durch Auswahl dieser Option können Besitzer im Wesentlichen angeben, dass nur sie und andere Besitzer einen bestimmten Workflow starten können. Weitere Informationen finden Sie im Learn-Segment dieses Artikels.)

Zwei Ausgangspunkte

Sie können einen Workflow manuell an einer der beiden folgenden Stellen starten:

• Aus der Liste oder Bibliothek , in der das Dokument gespeichert ist.
• Aus dem Dokument selbst, geöffnet in dem Microsoft Office-Programm, in dem es erstellt wurde. (Beachten Sie, dass dies das vollständige, installierte Programm und keine Webanwendungsversion sein muss.)

Die verbleibenden beiden Abschnitte in diesem Segment enthalten Anweisungen für beide Methoden.

Manuelles Starten aus der Liste oder Bibliothek

1. Fügen Sie entweder alle erforderlichen Signaturzeilen zum Dokument hinzu, oder ordnen Sie sich mit den Workflowteilnehmern an, um sicherzustellen, dass alle Signaturzeilen im Dokument vorhanden sind, bevor ein Teilnehmer seine Signatur einer der Zeilen hinzufügt.

2. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Dokument gespeichert ist, auf dem Sie den Workflow ausführen möchten.

3. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Files des Menübands in der Gruppe Workflows auf Workflows.
    

4. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Dokumentname unter Neuen Workflow starten auf den Workflow, den Sie ausführen möchten.
   

5. Nehmen Sie im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte instance des Workflows anwenden möchten.

   Hinweis

   Änderungen, die hier im Initiierungsformular vorgenommen werden, werden nur während der aktuellen instance des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jeder Ausführung des Workflows gelten, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die in diesem Formular nicht angezeigt werden, lesen Sie das Change-Segment dieses Artikels.

	Zugewiesen an Nehmen Sie alle Änderungen an der Liste der Personen vor, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll. Wenn die Aufgaben einzeln zugewiesen werden Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen. Wenn alle Aufgaben gleichzeitig zugewiesen werden Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle. Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste einschließen Eine Gruppenaufgabe wird zugewiesen: Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied muss die Aufgabe beanspruchen und abschließen. Anweisungen zum Anfordern und Abschließen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE dieses Artikels.
	Reihenfolge Stellen Sie sicher, dass die Spezifikationen zum Zuweisen der Aufgaben in jedem Segment einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) entsprechen. Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen und parallelen Phasen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	Hinzufügen einer neuen Phase Fügen Sie alle gewünschten Phasen hinzu, die über die derzeit konfigurierten Phasen hinausgehen. Klicken Sie zum Löschen einer gesamten Phase in das Feld Zuweisen zu für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF. Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	CC Nehmen Sie alle gewünschten Ergänzungen oder Entfernungen vor. Denken Sie daran, dass: Die Eingabe eines Namens führt hier nicht zur Zuweisung einer Workflowaufgabe. Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn startet, die Benachrichtigungen zum Starten und Beenden, ohne dass in diesem Feld angegeben werden muss. Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Benachrichtigungen zum Starten und Beenden, ohne dass in diesem Feld angegeben werden muss.

1. Wenn Sie alle Einstellungen im Initiierungsformular wie gewünscht haben, klicken Sie auf Start , um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist die erste Aufgabe oder Aufgaben zu und sendet in der Zwischenzeit Startbenachrichtigungen an Sie und alle personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Manuelles Starten in einem Microsoft Office-Programm

1. Fügen Sie entweder alle erforderlichen Signaturzeilen zum Dokument hinzu, oder ordnen Sie sich mit den Workflowteilnehmern an, um sicherzustellen, dass alle Signaturzeilen im Dokument vorhanden sind, bevor ein Teilnehmer seine Signatur einer der Zeilen hinzufügt.

2. Öffnen Sie das Dokument im installierten Office-Programm auf Ihrem Computer.

   Hinweis

   Diese Methode kann nicht verwendet werden, wenn das Dokument in einer Webanwendungsversion des Microsoft Office-Programms geöffnet ist. Es muss in der vollständigen, installierten Version des Programms auf Ihrem Computer geöffnet sein.

3. Klicken Sie im geöffneten Dokument auf die Registerkarte Datei , klicken Sie auf Speichern & Senden, und klicken Sie dann auf den Workflow, der für das Dokument ausgeführt werden soll.

4. Wenn die folgende Meldung angezeigt wird, dass die Datei für den Workflow eingecheckt werden muss, klicken Sie auf die Schaltfläche Check In.
   (Wenn diese Meldung nicht angezeigt wird, fahren Sie mit Schritt 5 fort.)

5. Klicken Sie auf die große Schaltfläche Workflow starten .

6. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte instance des Workflows anwenden möchten.

   Hinweis

   Änderungen, die hier im Initiierungsformular vorgenommen werden, werden nur während der aktuellen instance des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jeder Ausführung des Workflows gelten, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die in diesem Formular nicht angezeigt werden, lesen Sie das Change-Segment dieses Artikels.

	Zugewiesen an Nehmen Sie alle Änderungen an der Liste der Personen vor, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll. Wenn die Aufgaben einzeln zugewiesen werden Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen. Wenn alle Aufgaben gleichzeitig zugewiesen werden Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle. Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste einschließen Eine Gruppenaufgabe wird zugewiesen: Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied muss die Aufgabe beanspruchen und abschließen. Anweisungen zum Anfordern und Abschließen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE dieses Artikels.
	Reihenfolge Stellen Sie sicher, dass die Spezifikationen zum Zuweisen der Aufgaben in jedem Segment einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) entsprechen. Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen und parallelen Phasen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	Hinzufügen einer neuen Phase Fügen Sie alle gewünschten Phasen hinzu, die über die derzeit konfigurierten Phasen hinausgehen. Klicken Sie zum Löschen einer gesamten Phase in das Feld Zuweisen zu für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF. Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	CC Nehmen Sie alle gewünschten Ergänzungen oder Entfernungen vor. Denken Sie daran, dass: Die Eingabe eines Namens führt hier nicht zur Zuweisung einer Workflowaufgabe. Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn startet, die Benachrichtigungen zum Starten und Beenden, ohne dass in diesem Feld angegeben werden muss. Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Benachrichtigungen zum Starten und Beenden, ohne dass in diesem Feld angegeben werden muss.

1. Wenn Sie die Einstellungen im Initiierungsformular wie gewünscht haben, klicken Sie auf Start , um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist die erste Aufgabe oder Aufgaben zu und sendet in der Zwischenzeit Startbenachrichtigungen an Sie und alle personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Was kommt als nächstes?

• Wenn dieser Workflow zum ersten Mal ausgeführt wird, benötigen die anderen Teilnehmer Informationen und Unterstützung, um ihre zugewiesenen Aufgaben auszuführen? (Möglicherweise ist das COMPLETE-Segment dieses Artikels hilfreich.)
• Außerdem empfiehlt es sich, zu überprüfen, ob die Teilnehmer ihre E-Mail-Benachrichtigungen erhalten und insbesondere, dass die Benachrichtigungen nicht von ihren Junk-E-Mail-Filtern falsch behandelt werden.
• Und natürlich können Sie eine oder mehrere Workflowaufgaben selbst erledigen. Ausführliche Informationen finden Sie im Abschnitt COMPLETE dieses Artikels.
• In der Zwischenzeit erfahren Sie, wie Sie den Fortschritt der aktuellen instance des Workflows nachverfolgen können, im Abschnitt MONITOR dieses Artikels.

Abschließen einer Workflowaufgabe "Signaturen sammeln"

Wenn Ihnen zum ersten Mal eine Aufgabe in einem Workflow zum Sammeln von Signaturen zugewiesen wurde, ist es möglicherweise hilfreich, dieses Segment des Artikels vollständig zu lesen, bevor Sie Ihre Aufgabe abschließen. Auf diese Weise werden Sie alle Optionen kennen, die Ihnen möglicherweise offen stehen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie über den richtigen Artikel verfügen.

Verschiedene Arten von Workflows erfordern unterschiedliche Aufgabenaktionen.

Bevor Sie beginnen, stellen Sie daher sicher, dass es sich bei der zugewiesenen Aufgabe tatsächlich um eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen handelt und nicht um eine Aufgabe für einen anderen Workflowtyp.

Suchen Sie nach dem Text Dieses Dokument erfordert Ihre Signatur an einem der folgenden Speicherorte:

• In der Betreffzeile der Aufgabenbenachrichtigung
  
• Auf der Meldungsleiste des zu überprüfenden Dokuments
  
• Im Aufgabentitel auf der Seite Workflowstatus
  

Wenn Das Dokument erfordert Ihren Signaturtext an diesen Speicherorten nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an die Person, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um herauszufinden, auf welcher Workflowvorlage es basiert – oder ob es sich um einen benutzerdefinierten Workflow handelt.

Wenn Es sich bei Ihrer Aufgabe jedoch um eine Aufgabe zum Sammeln von Signaturen handelt, lesen Sie weiter!

Eine Übersicht über den Prozess

Wenn Ihnen in einem Workflow eine Aufgabe zugewiesen wird, erfahren Sie in der Regel auf eine von drei Arten über die Aufgabe:

• Sie erhalten eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung.
• Sie öffnen ein Microsoft Office-Dokument und sehen eine Meldungsleiste, in der Sie darüber informiert werden, dass Ihnen eine zugehörige Aufgabe zugewiesen wurde.
• Sie überprüfen die SharePoint-Website und stellen fest, dass Ihnen derzeit mindestens eine Aufgabe zugewiesen ist.

Wenn Sie feststellen, dass Ihnen die Workflowaufgabe Signaturen sammeln zugewiesen wurde, führen Sie in der Regel zwei Schritte aus:

• Überprüfen des Dokuments Sie öffnen und überprüfen das Dokument und signieren es dann (oder nicht).
• Abschließen der Aufgabe Sie füllen das Aufgabenformular aus und übermitteln es.

Häufig sind daher die folgenden drei Elemente am Abschluss der Aufgabe beteiligt:

• Die Benachrichtigungsnachricht (die Sie als E-Mail erhalten)
• Das für Ihre Unterschrift übermittelte Dokument (das Sie öffnen und dann signieren oder nicht).
• Das Aufgabenformular (das Sie öffnen, ausfüllen und übermitteln)

So sehen diese drei Elemente aus.

Rufen Sie das Dokument und das Aufgabenformular aus der Aufgabenbenachrichtigungsnachricht auf.

(Wenn die Aufgabe nicht Ihnen persönlich, sondern einer ganzen Gruppe oder Verteilerliste, der Sie angehören, zugewiesen wird, sollten Sie die Aufgabe beanspruchen , bevor Sie sie abschließen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Anspruch auf eine Gruppe, bevor Sie sie abschließen in diesem Segment.)

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in der Taskbenachrichtigungsnachricht in der Anleitung So führen Sie diese Aufgabe ab , auf den Link zum Dokument.
2. Klicken Sie im geöffneten Dokument auf der Meldungsleiste auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen .

Abrufen des Dokuments und des Aufgabenformulars aus der Liste oder Bibliothek

(Wenn die Aufgabe nicht Ihnen persönlich, sondern einer ganzen Gruppe oder Verteilerliste, der Sie angehören, zugewiesen wird, sollten Sie die Aufgabe beanspruchen , bevor Sie sie abschließen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Anspruch auf eine Gruppe, bevor Sie sie abschließen in diesem Segment.)

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der das zu überprüfende Dokument gespeichert ist, auf den Link In Bearbeitung , der dem Dokument und dem Workflow zugeordnet ist.
2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus auf den Titel Ihrer Aufgabe.
3. Klicken Sie im Aufgabenformular in der Meldungsleiste Dieser Workflowtask gilt auf den Link zum Dokument.

Signieren des Dokuments

Beachten Sie Folgendes: Wenn die Aufgabe nicht Ihnen persönlich, sondern einer ganzen Gruppe oder Verteilerliste zugewiesen ist, derEn Mitglied Sie sind, sollten Sie die Aufgabe vor abschluss der Aufgabe beanspruchen . Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Anspruch auf eine Gruppe, bevor Sie sie abschließen in diesem Segment.

Beachten Sie außerdem: Wenn die Signaturzeile für einen bestimmten Benutzer eingerichtet ist und Sie sie signieren, während Sie als anderer Benutzer angemeldet sind, ist die Diskrepanz möglicherweise in der Signaturzeile sichtbar. In diesem Beispiel wurde die Signaturzeile für Frank Martinez eingerichtet, aber die Signatur wurde von jemandem hinzugefügt, der als Anna Lidman angemeldet ist.

Im folgenden Beispiel wurde das Dokument in Word erstellt.

Beachten Sie die drei gelben Meldungsleisten oben im Dokument:

Als abgeschlossen markiertIn dieser Meldungsleiste erfahren Sie, dass mindestens eine Person ihre Signatur bereits in einer Signaturzeile hinzugefügt hat.

Signaturen Sie können auf die Schaltfläche Signaturen anzeigen klicken, um den Bereich Signaturen zu öffnen. Klicken Sie unter Angeforderte Signaturen auf den Pfeil neben Ihrem Namen, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Signieren.

Wenn eine Meldung zu Drittanbietern für digitale Signaturen angezeigt wird, klicken Sie auf OK , um den Vorgang fortzusetzen. (Um zu vermeiden, dass die Nachricht in Zukunft angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen.)

Das Dialogfeld Signieren wird geöffnet.

Um das Dokument zu signieren, geben Sie einfach Ihren Namen in das Feld neben dem großen X ein, klicken Sie auf Signieren, und klicken Sie dann im Dialogfeld Signaturbestätigung auf OK.

Denken Sie daran: Wenn Ihr Name mehr als einmal in der Liste Angeforderte Signaturen angezeigt wird, gibt es mehrere Signaturzeilen, zu der Sie Ihre Signatur hinzufügen können. Gehen Sie wie folgt vor, um jede Signatur hinzuzufügen.

WorkflowaufgabeWenn Sie zum Abschließen und Übermitteln des Aufgabenformulars bereit sind, klicken Sie in der Meldungsleiste des Workflowtasks auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen.

Ausfüllen und Übermitteln des Aufgabenformulars

Das Aufgabenformular für eine Workflowaufgabe Signaturen sammeln sieht in etwa wie folgt aus.

Beachten Sie, dass die ersten beiden Steuerelemente (Element löschen und Diese Workflowaufgabe gilt für Dokumenttitel) nicht im Aufgabenformular angezeigt werden, wenn es innerhalb des zu signierten Dokuments geöffnet wird. Sie werden nur angezeigt, wenn das Aufgabenformular direkt über die Aufgabenbenachrichtigungsmeldung oder die Aufgabenliste auf der Seite Workflowstatus geöffnet wird.

	Element löschen Um diese Aufgabe aus der aktuellen instance des Workflows zu löschen, klicken Sie hier auf den Link. Durch das Löschen der Aufgabe wird das zu signierte Dokument nicht gelöscht. Eine gelöschte Aufgabe wird nicht mehr im Bereich Aufgaben der Seite Workflowstatus angezeigt. (Der Löschvorgang wird jedoch weiterhin im Verlaufsbereich der Seite aufgezeichnet.) Hinweis: Wenn Sie diese instance des Workflows nicht gestartet haben, sollten Sie sich mit der Person erkundigen, die ihn gestartet hat – oder, wenn er automatisch gestartet wurde – mit der Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, bevor Sie die Aufgabe löschen.
	Diese Workflowaufgabe gilt für den Dokumenttitel. Klicken Sie hier auf den Link, um das zu unterzeichnende Dokument zu öffnen.
	Status, Angefordert von, Konsolidierte Kommentare, Fälligkeitsdatum Sie können Einträge in diesen vier Feldern nicht bearbeiten oder ändern, aber die Darin aufgeführten Informationen sind möglicherweise hilfreich. Beachten Sie, dass das Feld Konsolidierte Kommentare alle Kommentare enthält, die im Formular von Teilnehmern übermittelt werden, die ihre Aufgaben bereits in diesem instance des Workflows abgeschlossen haben. Auf die gleiche Weise wird jeder Text, den Sie in das Feld Kommentare (4) einfügen, nachdem Sie Ihr eigenes Formular eingereicht haben, auch im Feld Konsolidierte Kommentare für nachfolgende Teilnehmer angezeigt.
	Kommentare Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird im Workflowverlauf aufgezeichnet und für nachfolgende Teilnehmer auch im Feld Konsolidierte Kommentare (3) angezeigt.
	Zeichen Wenn Sie das Dokument signiert und Feedback, das Sie beitragen möchten, in das Feld Kommentare eingegeben haben, klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Formular zu übermitteln und Ihre Aufgabe abzuschließen.
	Abbrechen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Aufgabenformular zu schließen, ohne Änderungen oder Antworten zu speichern. Die Aufgabe bleibt unvollständig und Wird Ihnen zugewiesen.
	Aufgabe neu zuweisen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um diese Aufgabe einer anderen Person neu zuzuweisen. Eine Abbildung der Seite, auf der Sie die Details der Neuzuweisung eingeben, und weitere Anweisungen finden Sie in Abschnitt 7 in diesem Segment, Neu zuweisen Ihrer Aufgabe an eine andere Person. Hinweis: Diese Option kann für einige Workflowaufgaben deaktiviert sein.

Fordern Sie eine Gruppenaufgabe an, bevor Sie sie abschließen (optional)

Wenn einer gesamten Gruppe, zu der Sie gehören, nur eine einzelne Aufgabe zugewiesen ist, kann jedes Mitglied der Gruppe diese einzelne Aufgabe im Namen der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen.

Fordern Sie die Aufgabe an, bevor Sie das Dokument öffnen und signieren. Sobald Sie die Aufgabe beanspruchen, wird sie Ihnen zugewiesen, und kein anderes Mitglied der Gruppe kann sie abschließen. (Auf diese Weise erledigt nur eine Person die notwendige Arbeit.)

1. Zeigen Sie auf der Seite Workflowstatus auf den Namen der Aufgabe, die Ihrer Gruppe zugewiesen ist, bis ein Pfeil angezeigt wird.
2. Klicken Sie auf den Pfeil, klicken Sie auf Element bearbeiten , und klicken Sie dann im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe beanspruchen .
   

Wenn die Seite Workflowstatus aktualisiert wird, können Sie sehen, dass die Aufgabe nicht mehr der Gruppe, sondern jetzt speziell Für Sie zugewiesen ist.

Wenn Sie die Aufgabe später erneut für die Gruppe freigeben möchten, ohne sie abzuschließen, führen Sie die gleichen Schritte aus, um zum Aufgabenformular zurückzukehren, aber klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Aufgabe freigeben .

Erneutes Zuweisen Ihrer Aufgabe an eine andere Person (optional)

Wenn Sie möchten, dass eine andere Person eine Ihnen zugewiesene Workflowaufgabe abschließt, klicken Sie im Workflowaufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe neu zuweisen .

Dieses Formular wird angezeigt.

	Aufgabe neu zuweisen zu Geben Sie den Namen oder die Adresse der Person ein, der Sie diese Aufgabe zuweisen möchten. Wenn Sie diese Aufgabe der Person zuweisen möchten, die den Workflow gestartet hat , oder, wenn der Workflow automatisch gestartet wurde, der Person, die diesen Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, lassen Sie dieses Feld leer.
	Neue Anforderung Geben Sie alle Informationen an, die die Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, benötigt, um die Aufgabe abzuschließen. (Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird im Bereich Konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)
	Neue Dauer Führen Sie eines der folgenden drei Schritte aus: So behalten Sie das vorhandene Fälligkeitsdatum bei Lassen Sie dieses Feld leer. So entfernen Sie das Fälligkeitsdatum vollständig Geben Sie die Zahl 0 ein. So geben Sie ein neues Fälligkeitsdatum an Geben Sie hier eine Zahl ein, und geben Sie dann die Dauereinheiten im folgenden Feld an. Zusammen geben die beiden Einträge den Zeitraum an, bevor die Änderungsaufgabe fällig ist. Beachten Sie, dass Aufgaben zum Sammeln von Signaturen standardmäßig keine Fälligkeitstermine oder Vorgangsdauern zugewiesen werden.
	Neue Dauereinheiten Wenn Sie eine neue Vorgangsdauer angeben, verwenden Sie dieses Feld in Verbindung mit dem Feld Neue Dauer , um den Zeitraum zu identifizieren, bevor der Vorgang fällig ist. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monat oder 2 Wochen.)

Wenn das Formular vollständig ist, klicken Sie auf Senden. Ihre Aufgabe ist als Abgeschlossen gekennzeichnet, eine neue Aufgabe wird der person zugewiesen, die jetzt für die Aufgabe zuständig ist, und eine Vorgangsbenachrichtigung wird gesendet.

Alle neuen Informationen, die Sie angegeben haben, sind in der Benachrichtigung über den neuen Vorgang im Text Delegiert nach enthalten (Nummer 1 in der folgenden Abbildung).

In der Zwischenzeit werden alle diese Änderungen nachverfolgt und in den Abschnitten Aufgaben und Verlauf der Seite Workflowstatus angezeigt, wie hier gezeigt.

Überwachen, Anpassen oder Beenden eines ausgeführten Workflows zum Sammeln von Signaturen

Der zentrale Ort, von dem aus Sie einen ausgeführten Workflow überwachen, anpassen oder beenden können, ist die Seite Workflowstatus für diesen instance des Workflows.

Zuerst zeigen wir Ihnen, wie Sie zu dieser Seite gelangen, und dann zeigen wir Ihnen, wie Sie die Optionen und Informationen verwenden, die Sie dort finden. Schließlich zeigen wir Ihnen zwei weitere Seiten an, auf denen Sie zusätzliche Überwachungsinformationen erhalten können.

Aufrufen der Seite "Workflowstatus"

Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Link In Bearbeitung für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Namen Keynote Draft, und der Workflow ist Genehmigung 3.

Die Seite Workflowstatus wird geöffnet.

• Wenn Ihre Liste oder Bibliothek eine große Anzahl von Elementen enthält, können Sie sortieren und/oder filtern, um das gesuchte Element schneller zu finden. Wenn Sie feststellen, dass Sie wiederholt auf die gleiche Weise sortieren und/oder filtern, ist es möglicherweise hilfreich, eine benutzerdefinierte Ansicht zu erstellen, die diese bestimmte Anordnung automatisiert.
• Um zur Seite Workflowstatus zu gelangen, können Sie auch auf den Link Anzeigen des status dieses Workflows in einer E-Mail-Benachrichtigung "Hat begonnen" oder auf den Link Workflowverlauf in einer E-Mail-Benachrichtigung "Abgeschlossen" anzeigen für die spezifischen instance Sie interessiert sind.

Verwenden der Seite Workflowstatus zum Überwachen des Workflowfortschritts

Hier finden Sie unter der Abbildung der einzelnen Abschnitte der Seite Workflowstatus die Überwachungsfragen, die im Abschnitt beantwortet werden.

Abschnitt "Workflowinformationen"

Beantwortete Fragen:

• Wer hat diese instance des Workflows gestartet?
• Wann wurde diese instance gestartet?
• Wann ist die letzte Aktion in diesem instance aufgetreten?
• Auf welchem Element wird dieses instance ausgeführt?
• Was ist die aktuelle status dieser instance?

Aufgabenabschnitt

Beantwortete Fragen:

• Welche Aufgaben wurden bereits erstellt und zugewiesen, und was ist ihre aktuelle status?
• Welche Aufgaben wurden bereits abgeschlossen, und was war das Ergebnis für jede dieser Aufgaben?
• Was ist das Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe, die bereits erstellt und zugewiesen wurde? (Beachten Sie, dass Aufgaben zum Sammeln von Signaturen standardmäßig keine Fälligkeitsdaten oder Vorgangsdauern zugewiesen werden.)

Aufgaben, die gelöscht wurden, und Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, werden in diesem Abschnitt nicht angezeigt.

Abschnitt "Workflowverlauf"

Beantwortete Fragen:

• Welche Ereignisse sind bereits in diesem instance des Workflows aufgetreten?
• Beachten Sie, dass überfällige Aufgaben und Benachrichtigungen über überfällige Aufgaben in diesem Bereich nicht angezeigt werden.

Abbrechen oder Beenden dieser Workflowausführung

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen ausgeführten Workflow instance vor seinem normalen Abschluss zu beenden:

• Abbrechen des Workflows Alle Aufgaben werden abgebrochen, aber im Bereich Aufgaben der Seite Workflowstatus beibehalten.
• Diesen Workflow beenden Alle Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Bereich Aufgaben der Seite Workflowstatus gelöscht. (Sie werden jedoch weiterhin im Bereich Workflowverlauf angezeigt.)

Anweisungen für beide Methoden folgen.

Abbrechen (alle Aufgaben wurden abgebrochen, aber sowohl in der Aufgabenliste als auch in der Verlaufsliste beibehalten)

Wenn die aktuelle instance eines Workflows nicht mehr benötigt wird, kann sie abgebrochen werden.

Standardmäßig kann dieses Verfahren von der Person ausgeführt werden, die diese instance des Workflows gestartet hat, oder von jeder Person, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe "Besitzer" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppe "Besucher" nicht.)

• Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unter der Workflowvisualisierung auf den Link Alle Aufgaben zum Sammeln von Signaturen abbrechen .

Alle aktuellen Aufgaben werden abgebrochen, und der Workflow endet mit dem status Abgebrochen. Die abgebrochenen Aufgaben werden weiterhin sowohl im Bereich Aufgaben als auch im Bereich Workflowverlauf aufgeführt.

Ende (alle Aufgaben wurden aus der Aufgabenliste gelöscht, aber im Verlauf beibehalten)

Wenn ein Fehler auftritt oder der Workflow beendet wird und nicht reagiert, kann er beendet werden.

Standardmäßig kann dieses Verfahren nur von einer Person ausgeführt werden, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe "Besitzer" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppe "Besucher" nicht.)

• Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unterhalb der Workflowvisualisierung auf den Link Diesen Workflow beenden .

Alle vom Workflow erstellten Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Bereich Aufgaben auf der Seite Workflowstatus gelöscht, obwohl sie weiterhin im Bereich Workflowverlauf angezeigt werden. Der Workflow endet mit dem status Abgebrochen.

Ermitteln, welche Workflows für ein Element ausgeführt werden

Auf der Seite Workflows für ein beliebiges Element finden Sie eine Liste der Workflows, die derzeit für dieses Element ausgeführt werden.

1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.
2. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows .
3. Auf der Seite Workflows: Elementname finden Sie unter Ausführen von Workflows eine Liste der Workflowinstanzen, die derzeit für das Element ausgeführt werden.

Überwachen von Workflows für die gesamte Websitesammlung

Websitesammlungsadministratoren können auf einen Blick anzeigen:

• Gibt an, wie viele Workflows, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, derzeit in der Websitesammlung vorhanden sind.
• Gibt an, ob jede Workflowvorlage selbst in der Websitesammlung aktiv oder inaktiv ist.
• Gibt an, wie viele Instanzen von Workflowversionen, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, derzeit in der Websitesammlung ausgeführt werden.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Startseite für die Websitesammlung (nicht die Startseite für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.
   Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websiteverwaltung auf Workflows.
   

Die Seite Workflows wird geöffnet, auf der die Informationen angezeigt werden.

Was kommt als nächstes?

Wenn diese Workflowversion zum ersten Mal ausgeführt wird, sollten Sie die Anweisungen im ABSCHNITT ÜBERPRÜFEN dieses Artikels verwenden, um die Ereignisse im instance anzuzeigen und zu ermitteln, ob der Workflow wie gewünscht funktioniert.

Überprüfen der Ergebnisse des Workflows "Signaturen sammeln" und Erstellen von Berichten

Nachdem Ihr Workflow instance abgeschlossen ist, können Sie die ereignisse überprüfen, die im Verlauf aufgezeichnet wurden. (Sie können bis zu 60 Tage nach Abschluss der instance für jeden instance auf den Datensatz zugreifen.)

Sie können auch Berichte zur Gesamtleistung des Workflows instanzübergreifend ausführen.

Überprüfen von Ereignissen in den letzten instance

Solange ein Element in derselben Liste oder Bibliothek verbleibt und derselbe Workflow für dasselbe Element erneut ausgeführt wird, kann über die Liste oder Bibliothek auf den Verlauf der letzten instance zugegriffen werden.

So zeigen Sie die Seite Workflowstatus für die letzten instance eines Workflows an, der für ein beliebiges Element ausgeführt wird:

• Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den link status für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Titel Keynote-Entwurf , und der Workflow lautet Neue Dokumentgenehmigung.

Auf der Seite Workflowstatus befindet sich der Abschnitt Workflowverlauf im unteren Bereich.

Zugriff auf instance Verlauf für bis zu 60 Tage

Was geschieht, wenn Sie den Verlauf eines instance überprüfen möchten, nachdem Sie denselben Workflow erneut für dasselbe Element ausgeführt haben?

In der Tat können Sie dies bis zu 60 Tage über einen der beiden Einstiegspunkte tun: die Liste oder Bibliothek oder die Workflowabschlussbenachrichtigung. (Sechzig Tage gibt an, wie lange SharePoint-Produkte den Aufgabenverlauf für Workflows aufbewahren.)

Aus der Liste oder Bibliothek

1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.
2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Files des Menübands in der Gruppe Workflows auf Workflows.
3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Abgeschlossene Workflows auf den Namen oder status des Workflow-instance, den Sie überprüfen möchten.
   
   Die Seite Workflowstatus für diesen instance wird geöffnet.

Aus der Benachrichtigung zum Abschließen des Workflows

• Öffnen Sie die Workflowabschlussbenachrichtigung für die instance, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf den Link Workflowverlauf anzeigen.

Die Seite Workflowstatus für diesen instance wird geöffnet.

Um alle Vervollständigungsbenachrichtigungen beizubehalten, sollten Sie eine Outlook-Regel erstellen. Richten Sie die Regel ein, um alle eingehenden Nachrichten, für die der Text in der Betreffzeileausgefüllt wurde, in einen eigenen, separaten Ordner zu kopieren. (Stellen Sie sicher, dass Ihre Outlook-Regel die eingehenden Nachrichten kopiert und nicht einfach verschoben , oder sie werden nicht auch in Ihrem Posteingang angezeigt.)

Erstellen von Workflowleistungsberichten

Um zu erfahren, wie eine Ihrer Workflowversionen im Allgemeinen funktioniert – im Laufe der Zeit und über mehrere Instanzen hinweg – können Sie einen oder beide vordefinierte Berichte erstellen:

• Aktivitätsdauerbericht Verwenden Sie diesen Bericht, um Die Durchschnittswerte für die Ausführung der einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Workflows anzuzeigen und wie lange die ausführung der einzelnen Vorgänge oder instance dieses Workflows benötigt wird.
• Abbruch- und Fehlerbericht Verwenden Sie diesen Bericht, um zu sehen, ob ein Workflow häufig abgebrochen wird oder vor dem Abschluss Fehler auftreten.

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek in der Spalte Status für diesen Workflow auf einen beliebigen link status Informationen.
   
2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus unter Workflowverlauf auf Workflowberichte anzeigen.
   
3. Suchen Sie den Workflow, für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, den Sie anzeigen möchten.
   
4. Behalten Sie auf der Seite Anpassen den Speicherort bei, an dem die Berichtsdatei erstellt wird, oder ändern Sie sie, und klicken Sie dann auf OK.
   
   Der Bericht wird erstellt und am angegebenen Speicherort gespeichert.
5. Wenn der Bericht abgeschlossen ist, können Sie auf den Link in der folgenden Abbildung klicken, um ihn anzuzeigen. Klicken Sie andernfalls auf OK , um das Dialogfeld abzuschließen und zu schließen. (Wenn Sie später bereit sind, den Bericht anzuzeigen, finden Sie ihn an dem Speicherort, den Sie im vorherigen Schritt angegeben haben.)
   

Was kommt als nächstes?

Wenn Ihr Workflow genau so funktioniert, wie Sie es möchten, sind Sie bereit, ihn zu verwenden.

Wenn Sie etwas an der Funktionsweise ändern möchten, lesen Sie das Change-Segment dieses Artikels.

Erstellen von Workflowleistungsberichten

Um zu erfahren, wie eine Ihrer Workflowversionen im Allgemeinen funktioniert – im Laufe der Zeit und über mehrere Instanzen hinweg – können Sie einen oder beide vordefinierte Berichte erstellen:

• Aktivitätsdauerbericht Verwenden Sie diesen Bericht, um Die Durchschnittswerte für die Ausführung der einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Workflows anzuzeigen und wie lange die ausführung der einzelnen Vorgänge oder instance dieses Workflows benötigt wird.
• Abbruch- und Fehlerbericht Verwenden Sie diesen Bericht, um zu sehen, ob ein Workflow häufig abgebrochen wird oder vor dem Abschluss Fehler auftreten.

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek in der Spalte Status für diesen Workflow auf einen beliebigen link status Informationen.
   
2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus unter Workflowverlauf auf Workflowberichte anzeigen.
   
3. Suchen Sie den Workflow, für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, den Sie anzeigen möchten.
   
4. Behalten Sie auf der Seite Anpassen den Speicherort bei, an dem die Berichtsdatei erstellt wird, oder ändern Sie sie, und klicken Sie dann auf OK.
   
   Der Bericht wird erstellt und am angegebenen Speicherort gespeichert.
5. Wenn der Bericht abgeschlossen ist, können Sie auf den Link in der folgenden Abbildung klicken, um ihn anzuzeigen. Klicken Sie andernfalls auf OK , um das Dialogfeld abzuschließen und zu schließen. (Wenn Sie später bereit sind, den Bericht anzuzeigen, finden Sie ihn an dem Speicherort, den Sie im vorherigen Schritt angegeben haben.)
   

Was kommt als nächstes?

Wenn Ihr Workflow genau so funktioniert, wie Sie es möchten, sind Sie bereit, ihn zu verwenden.

Wenn Sie etwas an der Funktionsweise ändern möchten, lesen Sie das Change-Segment dieses Artikels.

Ändern, Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows zum Sammeln von Signaturen

Nachdem Sie die erste instance Ihres neuen Workflows zum Sammeln von Signaturen ausgeführt und die Ergebnisse überprüft haben, können Sie eine oder mehrere Änderungen an der Konfiguration des Workflows vornehmen.

Außerdem können Sie zu verschiedenen Zeitpunkten in der Zukunft weitere Änderungen an der Konfiguration vornehmen.

Schließlich können Sie den Workflow irgendwann für einen kürzeren oder längeren Zeitraum deaktivieren, ihn aber nicht entfernen – oder sie können ihn auch ganz entfernen.

Ändern permanenter Einstellungen für einen Workflow

Um permanente Änderungen an den Einstellungen für einen vorhandenen Workflow vorzunehmen, öffnen und bearbeiten Sie das Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen verwendet wurde.

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek .

   Hinweis

   Der Name der Registerkarte kann je nach Typ der Liste oder Bibliothek variieren. In einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte beispielsweise Calendar.

3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (klicken Sie, um Einstellungen zu ändern) auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.

   Hinweis

   Wenn der gewünschte Workflow Signaturen sammeln nicht in der Liste angezeigt wird, ist er möglicherweise nur einem Inhaltstyp zugeordnet. Welche Workflows in dieser Liste angezeigt werden, wird durch das Steuerelement Workflowzuordnungen dieses Typs anzeigen gesteuert, das sich direkt über der Liste befindet. (Siehe Abbildung.) Klicken Sie sich im Dropdownmenü durch die Inhaltstypoptionen, um zu ermitteln, welche option den gewünschten Workflow anzeigt. Wenn der gewünschte Workflow in der Liste angezeigt wird, klicken Sie auf den Namen des Workflows.

5. Nehmen Sie im gleichen zweiseitigen Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurde, die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie sie.
   Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Plan-Segment und im entsprechenden ADD-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Startseite für die Websitesammlung (nicht die Startseite für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Kataloge aufWebsiteinhaltstypen.

1. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, auf dem der Workflow ausgeführt wird.
   
2. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterEinstellungen aufWorkfloweinstellungen.
   
3. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (klicken Sie, um Einstellungen zu ändern) auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.
4. Nehmen Sie im gleichen zweiseitigen Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurde, die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie sie.
   Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Plan-Segment und im entsprechenden ADD-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.
2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek .
   Der Name der Registerkarte kann je nach Typ der Liste oder Bibliothek variieren. In einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte beispielsweise Calendar.
3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.
4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen .
5. Verwenden Sie das Formular auf der Seite Workflows entfernen, um Workflows zu deaktivieren, erneut zu aktivieren oder zu entfernen.
   

Es gibt fünf Spalten in der Form:

• Workflow Name des Workflows.
• Instanzen Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.
• Ermöglichen Option, mit der der Workflow weiterhin normal ausgeführt werden kann.
• Keine neuen Instanzen Option, mit der alle derzeit ausgeführten Instanzen des Workflows abgeschlossen werden können, der Workflow jedoch deaktiviert wird, indem er zum Ausführen neuer Instanzen nicht verfügbar ist. (Diese Aktion ist umkehrbar. Um den Workflow später erneut zu aktivieren, kehren Sie zu dieser Seite zurück, und wählen Sie Zulassen aus.)
• Entfernen Option, die den Workflow vollständig aus der Liste oder Bibliothek entfernt. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.)

Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Startseite für die Websitesammlung (nicht die Startseite für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).
2. Klicken Sie auf Einstellungen Die und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.
   Klicken Sie in SharePoint in Microsoft 365 auf Einstellungen , klicken Sie auf Websiteinhalt, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.
3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Web Designer Kataloge auf Websiteinhaltstypen.
   
4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, auf dem der Workflow ausgeführt wird.
   
5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterEinstellungen auf Workfloweinstellungen.
6. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen .
7. Verwenden Sie das Formular auf der Seite Workflows entfernen, um Workflows zu deaktivieren, erneut zu aktivieren oder zu entfernen.
   

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, führen Sie einen Test instance des Workflows aus, um die Auswirkungen der Änderungen zu überprüfen.

Es gibt fünf Spalten in der Form:

• Workflow Name des Workflows.
• Instanzen Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.
• Ermöglichen Option, mit der der Workflow weiterhin normal ausgeführt werden kann.
• Keine neuen Instanzen Option, mit der alle derzeit ausgeführten Instanzen des Workflows abgeschlossen werden können, der Workflow jedoch deaktiviert wird, indem er zum Ausführen neuer Instanzen nicht verfügbar ist. (Diese Aktion ist umkehrbar. Um den Workflow später erneut zu aktivieren, kehren Sie zu dieser Seite zurück, und wählen Sie Zulassen aus.)
• Entfernen Option, die den Workflow vollständig aus der Websitesammlung entfernt. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.)

Weitere Anpassung

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows weiter anzupassen.

Sie können sogar benutzerdefinierte Workflows von Grund auf neu erstellen.

Sie können jedes oder alle der folgenden Programme verwenden:

• SharePoint Designer 2013 Anpassen von Workflowformularen, Aktionen und Verhaltensweisen.
• Microsoft Visual Studio Erstellen Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Workflowaktionen.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfesystem des Microsoft Software Developer Network (MSDN).