Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows

SharePoint-Workflows sind vorprogrammierte Minianwendungen, die eine Vielzahl von Geschäftsprozessen optimieren und automatisieren. Workflows können das Erfassen von Signaturen, Sammeln von Feedback oder Genehmigungen für einen Plan oder ein Dokument bis hin zum Nachverfolgen des aktuellen Status eines Routineverfahrens umfassen. SharePoint-Workflows sparen Zeit und Mühe und sorgen für Einheitlichkeit und Effizienz von regelmäßig ausgeführten Aufgaben.

Was ist ein SharePoint-Workflow?

Möglicherweise kennen Sie bereits Flussdiagramme. Es handelt sich um eine grafische Karte eines Prozesses mit Anweisungen dazu, was bei jedem Schritt geschieht.

Ein SharePoint-Workflow weist Ähnlichkeit mit einem automatisierten Flussdiagramm auf, mit dem Arbeitsaufwand, Ungenauigkeit und Beliebigkeit normaler Arbeitsprozesse erheblich reduziert werden können.

Sehen Sie sich beispielsweise den Dokumentgenehmigungsprozess in der Abbildung an. Das manuelle Ausführen dieses Prozesses kann bedeuten, dass Sie viele Überprüfungen durchführen und nachverfolgen müssen, Dokumente weiterleiten und Erinnerungen senden – und jede dieser Aufgaben muss von Ihnen oder von einem oder mehreren Ihrer Kollegen ausgeführt werden. Dies bedeutet viel zusätzliche Arbeit und einen konstanten Strom von Unterbrechungen.

Wenn Sie jedoch den SharePoint-Dokumentgenehmigungsworkflow zum Ausführen des Prozesses verwenden, erfolgt die überprüfung und nachverfolgung sowie die Erinnerung und Weiterleitung automatisch durch den Workflow. Wenn jemand eine Aufgabe zu spät abgeschlossen hat oder ein anderes Problem aufkommt, generieren die meisten enthaltenen Workflows eine Benachrichtigung, um Sie darüber zu informieren. Die Überwachung des Prozesses wird reduziert.

Das Ausführen eines SharePoint-Workflows ist einfach. Wählen Sie den Workflowtyp aus, wählen Sie Ihre Optionen aus, und lassen Sie den Workflow ausführen. Bei Bedarf können Sie den Workflow abbrechen oder beenden.

Welche Prozesse kann ich mit einem SharePoint-Workflow automatisieren?

Jeder der enthaltenen Workflowtypen verhält sich wie eine Vorlage. Sie fügen eine instance des Workflows für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für eine ganze Websitesammlung mithilfe eines Initiierungsformulars hinzu, um die Optionen und Auswahlmöglichkeiten anzugeben, die Sie für die instance verwenden möchten. Zu diesen Optionen und Auswahlen gehören, wem der Workflow Aufgaben zuweist, Vorgangsstichtage, wie der Workflow gestartet werden kann und von wem, sowie Anweisungen, die in die Aufgabenbenachrichtigungen eingeschlossen werden sollen. Erstellen Sie einen neuen Workflow, indem Sie zu Listeneinstellungen>Workfloweinstellungen Workfloweinstellungen>Workflow hinzufügen wechseln. Weitere Informationen zu Workflows für 2010 und 2013 finden Sie hier.

Es gibt fünf verschiedene vorprogrammierte Workflows.

Genehmigungsworkflow (Weiterleiten von Dokumenten oder Elementen, die genehmigt oder abgelehnt werden müssen)

Ein Genehmigungsworkflow leitet ein Dokument oder ein anderes Element zur Genehmigung oder Ablehnung an bestimmte Personen weiter. Sie können mit einem Genehmigungsworkflow auch Inhalte einer Liste oder Bibliothek genehmigen lassen. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Umfassende Informationen zu Genehmigungsworkflows.

Workflow zum Sammeln von Feedback (Weiterleiten von Dokumenten oder Elementen, für die Feedback erfasst werden soll)

Ein Workflow zum Sammeln von Feedback leitet ein Dokument oder ein anderes Element für ihr Feedback an bestimmte Personen weiter. Der Workflow zum Sammeln von Feedback fasst alle Feedbackangaben der Teilnehmer für den Workflowbesitzer zusammen und stellt eine Aufzeichnung der Feedbackerfassung zur Verfügung. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Umfassende Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback.

Workflow für die Signaturerfassung (Weiterleiten von Dokumenten, Arbeitsmappen oder Formularen, die digital signiert werden sollen)

Der Workflow Signaturen sammeln leitet ein Microsoft Office-Dokument für ihre digitalen Signaturen an bestimmte Personen weiter. Der Workflow für die Signaturerfassung kann nur für Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen und InfoPath-Formulare verwendet werden. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Umfassende Informationen zu Workflows für die Signaturerfassung.

Workflow mit drei Status (Verfolgen von Problemen, Projekten oder Aufgaben in drei Zuständen oder Phasen)

Der Workflow mit drei Status dient zum Nachverfolgen der status eines Listenelements durch drei Zustände (Phasen). Es kann verwendet werden, um Geschäftsprozesse zu verwalten, bei denen Organisationen eine große Anzahl von Problemen oder Elementen nachverfolgen müssen. Beispiele: Kundensupportprobleme, Vertriebsleads oder Projektaufgaben.

Bei jedem Übergang zwischen den Zuständen weist der Workflow einer Person eine Aufgabe zu und sendet dieser Person eine E-Mail-Benachrichtigung zu der Aufgabe. Wenn die betreffende Aufgabe durchgeführt wurde, aktualisiert der Workflow den Status des Elements und wechselt zur nächsten Phase. Der Workflow mit drei Status ist für die Arbeit mit der Listenvorlage "Problemnachverfolgung" konzipiert, kann jedoch mit jeder Liste verwendet werden, die eine Auswahlspalte mit drei oder mehr Werten enthält.

Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Verwenden eines Workflows mit drei Status.

Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung (Automatisieren des Inhaltsroutings für Prüfung und Genehmigung)

Ein Veröffentlichungsgenehmigungsworkflow ähnelt anderen SharePoint-Workflows insofern, als er das Weiterleiten von Inhalten an Experten und Projektbeteiligte zur Überprüfung und Genehmigung automatisiert. Was den Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung einzigartig macht, ist, dass er speziell für Veröffentlichungswebsites entwickelt wurde, auf denen die Veröffentlichung neuer und aktualisierter Webseiten streng kontrolliert wird. Auf dieser Art von Websites kann neuer Inhalt immer erst dann veröffentlicht werden, nachdem er von allen im Workflow enthaltenen genehmigenden Personen genehmigt wurde. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Arbeiten mit einem Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung.

Wer kann einen SharePoint-Workflow hinzufügen und starten?

Um einen Workflow hinzufügen oder starten zu können, müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen für die Liste, Bibliothek oder Websitesammlung verfügen, für die der Workflow ausgeführt wird:

• So fügen Sie einen Workflow hinzu Standardmäßig müssen Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um einen Workflow hinzuzufügen . (Die Gruppe "Besitzer" und die Gruppe "Mitglieder" verfügen standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", in der Gruppe "Besucher" nicht.)
• So starten Sie einen Workflow Außerdem benötigen Sie standardmäßig die Berechtigung Elemente bearbeiten, um einen Workflow zu starten , der bereits hinzugefügt wurde. (Die Gruppe "Besitzer" und die Gruppe "Mitglieder" verfügen beide standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten", bei der Gruppe "Besucher" ist dies nicht der Fall.)
  Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von Mitgliedern der Gruppe Besitzer gestartet werden können. Im Fall einer Unterwebsite mit eindeutigen Berechtigungen müssen Besitzer sicherstellen, dass den Workflowbenutzern explizit die erforderlichen Berechtigungen zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen von Berechtigungen für eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek.

Wie kann ich einen SharePoint-Workflow hinzufügen und ausführen?

Das folgende Diagramm enthält eine übergeordnete Übersicht über die grundlegenden Phasen zum Planen, Hinzufügen, Ausführen und Ändern eines SharePoint-Workflows. Es folgen einzelne Abschnitte zu den einzelnen Schritten.

• Plan Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Optionen Sie benötigen und welche Informationen verfügbar sein müssen, wenn Sie das Initiierungsformular verwenden, um Ihre Version des Workflows hinzuzufügen.
• Hinzufügen Füllen Sie das Initiierungsformular aus, um die Workflowversion zu einer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen.
• Starten Starten Sie Den neuen Workflow entweder manuell oder automatisch für ein Dokument oder ein anderes Element in einer Liste oder Bibliothek. (Wenn Sie es manuell starten, haben Sie die Möglichkeit, einige der Zuordnungsformulareinstellungen des Workflows in einem kurzen Initiierungsformular zu ändern.) Wenn der Workflow gestartet wird, erstellt er Aufgaben, sendet Benachrichtigungsmeldungen und beginnt mit dem Nachverfolgen von Aktionen und Ereignissen.
• Monitor Während der Workflowausführung können Sie die Seite Workflowstatus anzeigen, um zu sehen, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche anderen Aktionen ausgeführt wurden. Bei Bedarf können Sie auf der Seite aktuelle sowie zukünftige Aufgaben anpassen und die Ausführung des Workflows sogar abbrechen oder beenden.
• Bewertung Wenn die Ausführung abgeschlossen ist, kann der gesamte Verlauf auf der Seite Workflowstatus überprüft werden. Auf der Statusseite können darüber hinaus statistische Berichte zur allgemeinen Leistung des Workflows erstellt werden.
• Veränderung Wenn der Workflow nicht ganz wie gewünscht funktioniert, können Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular öffnen, das Sie zum Hinzufügen verwendet haben, und ihre Änderungen dort vornehmen.