Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows

SharePoint-Workflows sind vorprogrammierte Minianwendungen, die eine Vielzahl von Geschäftsprozessen rationalisieren und automatisieren. Workflows können das Erfassen von Signaturen, Sammeln von Feedback oder Genehmigungen für einen Plan oder ein Dokument bis hin zum Nachverfolgen des aktuellen Status eines Routineverfahrens umfassen. SharePoint-Workflows sparen Zeit und Mühe und sorgen für Einheitlichkeit und Effizienz von regelmäßig ausgeführten Aufgaben.

Was ist ein SharePoint-Workflow?

Möglicherweise kennen Sie bereits Flussdiagramme. Es ist eine grafische Abbildung eines Prozesses mit Anweisungen dazu, was bei jedem Schritt passiert.

Ein SharePoint-Workflow weist Ähnlichkeit mit einem automatisierten Flussdiagramm auf, mit dem Arbeitsaufwand, Ungenauigkeit und Beliebigkeit normaler Arbeitsprozesse erheblich reduziert werden können.

Sehen Sie sich beispielsweise den Dokumentgenehmigungsprozess in der Abbildung an. Die manuelle Ausführung dieses Prozesses kann eine Menge Kontrolle und Nachverfolgung, Weiterleitung von Dokumenten und das Versenden von Erinnerungen bedeuten – und jede dieser Aufgaben muss von Ihnen oder einem oder mehreren Ihrer Kollegen ausgeführt werden. Das bedeutet viel zusätzliche Arbeit und einen ständigen Strom von Unterbrechungen.

Wenn Sie jedoch den SharePoint-Dokumentgenehmigungsworkflow verwenden, um den Prozess auszuführen, werden all diese Überprüfungen und Nachverfolgungen sowie Erinnerungen und Weiterleitungen automatisch vom Workflow erledigt. Wenn jemand eine Aufgabe verspätet erledigt oder wenn ein anderes Problem auftritt, generieren die meisten der enthaltenen Workflows eine Benachrichtigung, um Sie darüber zu informieren. Die Überwachung des Prozesses wird reduziert.

Das Ausführen eines SharePoint-Workflows ist einfach. Wählen Sie den Workflowtyp und die Optionen aus, und lassen Sie den Workflow ausführen. Brechen Sie den Workflow bei Bedarf ab, oder beenden Sie ihn.

Welche Prozesse kann ich mit einem SharePoint-Workflow automatisieren?

Jeder der enthaltenen Workflow-Typen wirkt wie eine Vorlage. Sie fügen eine Instance des Workflows für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für eine gesamte Websitesammlung mithilfe eines Initiierungsformulars hinzu, um die Optionen und Auswahlmöglichkeiten anzugeben, die Sie für die Instance wünschen. Zu diesen Optionen und Auswahlmöglichkeiten gehören, wem der Workflow Aufgaben zuweist, Aufgabenfristen, wie und von wem der Workflow gestartet werden kann, und Anweisungen, die in die Aufgabenbenachrichtigungen aufgenommen werden sollen. Erstellen Sie einen neuen Workflow, indem Sie zu Listeneinstellungen>wechseln Workfloweinstellungen>Workflow hinzufügen. Wenn Sie möchten, lesen Sie mehr über die Workflows von 2010 und 2013.

Es gibt fünf verschiedene vorprogrammierte Workflows.

Genehmigungsworkflow (Weiterleiten von Dokumenten oder Elementen, die genehmigt oder abgelehnt werden müssen)

Ein Genehmigungsworkflow leitet ein Dokument oder ein anderes Element zur Genehmigung oder Ablehnung an bestimmte Personen weiter. Sie können mit einem Genehmigungsworkflow auch Inhalte einer Liste oder Bibliothek genehmigen lassen. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Umfassende Informationen zu Genehmigungsworkflows.

Workflow zum Sammeln von Feedback (Weiterleiten von Dokumenten oder Elementen, für die Feedback erfasst werden soll)

Ein Workflow zum Sammeln von Feedback leitet ein Dokument oder ein anderes Element an bestimmte Personen weiter, um deren Feedback zu erhalten. Der Workflow zum Sammeln von Feedback fasst alle Feedbackangaben der Teilnehmer für den Workflowbesitzer zusammen und stellt eine Aufzeichnung der Feedbackerfassung zur Verfügung. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Umfassende Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback.

Workflow für die Signaturerfassung (Weiterleiten von Dokumenten, Arbeitsmappen oder Formularen, die digital signiert werden sollen)

Der Workflow "Signaturen sammeln" leitet ein Microsoft Office-Dokument für ihre digitalen Signaturen an bestimmte Personen weiter. Der Workflow für die Signaturerfassung kann nur für Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen und InfoPath-Formulare verwendet werden. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Umfassende Informationen zu Workflows für die Signaturerfassung.

Workflow mit drei Status (Verfolgen von Problemen, Projekten oder Aufgaben in drei Zuständen oder Phasen)

Der Drei-Status-Workflow ist darauf ausgelegt, den Status eines Listenelements über drei Zustände (Phasen) hinweg nachzuverfolgen. Es kann zum Verwalten von Geschäftsprozessen verwendet werden, bei denen Organisationen eine große Anzahl von Problemen oder Elementen nachverfolgen müssen. Beispiele: Kundensupportprobleme, Vertriebsleads oder Projektaufgaben.

Bei jedem Übergang zwischen Zuständen weist der Workflow einer Person eine Aufgabe zu und sendet dieser Person eine E-Mail-Benachrichtigung über die Aufgabe. Wenn die betreffende Aufgabe durchgeführt wurde, aktualisiert der Workflow den Status des Elements und wechselt zur nächsten Phase. Der Drei-Status-Workflow ist für die Verwendung mit der Vorlage für die Problemverfolgung konzipiert, kann aber mit jeder Liste verwendet werden, die eine Auswahlspalte mit drei oder mehr Werten enthält.

Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Verwenden eines Workflows mit drei Status.

Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung (Automatisieren des Inhaltsroutings für Prüfung und Genehmigung)

Ein Veröffentlichungsgenehmigungsworkflow ähnelt anderen SharePoint-Workflows, da er das Weiterleiten von Inhalten an Fachexperten und Projektbeteiligte zur Überprüfung und Genehmigung automatisiert. Das Besondere am Workflow für die Genehmigung der Veröffentlichung ist, dass er speziell für Veröffentlichungswebsites konzipiert ist, auf denen die Veröffentlichung neuer und aktualisierter Webseiten streng kontrolliert wird. Auf dieser Art von Websites kann neuer Inhalt immer erst dann veröffentlicht werden, nachdem er von allen im Workflow enthaltenen genehmigenden Personen genehmigt wurde. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Arbeiten mit einem Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung.

Wer kann einen SharePoint-Workflow hinzufügen und starten?

Um einen Workflow hinzufügen oder starten zu können, müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen für die Liste, Bibliothek oder Websitesammlung verfügen, für die der Workflow ausgeführt wird:

• So fügen Sie einen Workflow hinzu Standardmäßig müssen Sie über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um einen Workflow hinzuzufügen . (Die Gruppen "Besitzer" und "Mitglieder" verfügen standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Besucher" jedoch nicht.)
• So starten Sie einen Workflow Außerdem müssen Sie standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten" verfügen, um einen Workflow zu starten , der bereits hinzugefügt wurde. (Die Gruppe "Besitzer" und die Gruppe "Mitglieder" verfügen standardmäßig beide über die Berechtigung "Elemente bearbeiten"; die Gruppe "Besucher" nicht.)
  Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von Mitgliedern der Gruppe "Besitzer" gestartet werden können. Im Falle einer Unterwebsite mit eindeutigen Berechtigungen müssen die Besitzer sicherstellen, dass die erforderlichen Berechtigungen den Workflowbenutzern explizit zugewiesen sind. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen von Berechtigungen für eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek.

Wie kann ich einen SharePoint-Workflow hinzufügen und ausführen?

Das folgende Diagramm enthält eine übergeordnete Übersicht über die grundlegenden Phasen zum Planen, Hinzufügen, Ausführen und Ändern eines SharePoint-Workflows. Es folgen einzelne Abschnitte zu jedem der Schritte.

• Planen Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Optionen Sie wünschen und welche Informationen zur Verfügung stehen müssen, wenn Sie das Einleitungsformular verwenden, um Ihre Version des Workflows hinzuzufügen.
• Hinzufügen Füllen Sie das Initiierungsformular aus, um die Workflowversion zu einer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen.
• Starten Starten Sie den neuen Workflow manuell oder automatisch für ein Dokument oder ein anderes Element in einer Liste oder Bibliothek. (Wenn Sie ihn manuell starten, haben Sie die Möglichkeit, einige der Zuordnungsformulareinstellungen des Workflows in einem kürzeren Initiierungsformular zu ändern.) Wenn der Workflow beginnt, erstellt er Aufgaben, sendet Benachrichtigungen und beginnt, Aktionen und Ereignisse nachzuverfolgen.
• Überwachen Während der Workflow ausgeführt wird, können Sie auf der Seite "Workflowstatus" sehen, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche weiteren Aktionen ausgeführt wurden. Bei Bedarf können Sie auf der Seite aktuelle sowie zukünftige Aufgaben anpassen und die Ausführung des Workflows sogar abbrechen oder beenden.
• Rezension Nach Abschluss der Ausführung kann der gesamte Verlauf auf der Seite "Workflowstatus" eingesehen werden. Auf der Statusseite können darüber hinaus statistische Berichte zur allgemeinen Leistung des Workflows erstellt werden.
• Ändern Wenn der Workflow nicht ganz so funktioniert, wie Sie es wünschen, können Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular öffnen, das Sie zum Hinzufügen verwendet haben, und Ihre Änderungen dort vornehmen.