Planen von Inhaltstypen und Workflows in SharePoint

Zusammenfassung: Erfahren Sie, wie Sie Inhaltstypen und Workflows in Ihre SharePoint 2013-Dokumentverwaltungslösung integrieren.

In diesem Artikel werden Inhaltstypen und Workflows beschrieben und anleitungen zum Planen der Integration in Ihre SharePoint Server 2016-Dokumentverwaltungslösung bereitgestellt. Ein Inhaltstyp ist eine wiederverwendbare Sammlung von Metadaten (Spalten), Workflow, Verhalten und anderen Einstellungen für eine Kategorie von Elementen oder Dokumenten in einer SharePoint Server 2016-Liste oder Dokumentbibliothek. Mit Inhaltstypen können Sie die Einstellungen für eine Informationskategorie zentral und wiederverwendbar verwalten. Mit einem Workflow können Sie einen Geschäftsprozess an Elemente in SharePoint Server 2016 anfügen.

Inhalt dieses Artikels:

• Übersicht über Inhaltstypen
• Planen von Dokumentinhaltstypen
• Inhaltstypen der Planliste
• Planen von Workflows
• Arbeitsblatt

Bevor Sie das arbeitsblatt Inhaltstyp und Workflowplanung (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) verwenden, das in diesem Artikel enthalten ist, um Ihre Inhaltstypen und Workflows zu planen, stellen Sie sicher, dass Sie die Artikel Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung in SharePoint 2013 gelesen und die Arbeitsblätter "Analysieren der Dokumentverwendung" und "Dokumentteilnehmer", die diesem Artikel zugeordnet sind, abgeschlossen haben.

Übersicht über Inhaltstypen

Ein Inhaltstyp definiert die Attribute eines Listenelements, eines Dokuments oder eines Ordners. Jeder Inhaltstyp kann Folgendes angeben:

• Eigenschaften, die Elementen ihres Typs zugeordnet werden sollen.
• Metadaten, die Elementen ihres Typs zugeordnet werden sollen.
• Workflows, die von Elementen ihres Typs aus gestartet werden können.
• Informationsverwaltungsrichtlinien, die Elementen ihres Typs zugeordnet werden sollen.
• Dokumentvorlagen (für Dokumentinhaltstypen).
• Benutzerdefinierte Features.

Sie können einen Inhaltstyp einer Liste oder Bibliothek zuordnen. In diesem Fall geben Sie an, dass die Liste oder Bibliothek Elemente dieses Inhaltstyps enthalten kann und dass benutzer mit dem Befehl Neu in dieser Liste oder Bibliothek neue Elemente dieses Typs erstellen können.

Dokumentbibliotheken und Listen können mehrere Inhaltstypen enthalten. Beispielsweise kann eine Bibliothek die Dokumente und Grafiken zu einem Projekt enthalten. Wenn eine Liste oder Bibliothek mehrere Inhaltstypen enthält, gilt Folgendes:

• Standardmäßig können Benutzer mit dem Befehl Neu in dieser Liste oder Bibliothek aus allen verfügbaren Inhaltstypen auswählen, wenn sie ein neues Element erstellen. Inhaltstypbesitzer können den Befehl Neu so konfigurieren, dass nur bestimmte Inhaltstypen angezeigt werden.
• Die Spalten, die allen verfügbaren Inhaltstypen zugeordnet sind, werden angezeigt.

Sie können benutzerdefinierte Inhaltstypen im Inhaltstypkatalog einer Website definieren. Ein benutzerdefinierter Inhaltstyp muss direkt oder indirekt von einem Kerninhaltstyp wie Document oder Item abgeleitet werden. Nachdem er in einer Website definiert wurde, ist ein benutzerdefinierter Inhaltstyp auf dieser Website und auf allen Websites unterhalb dieser Website verfügbar. Um einen Inhaltstyp in einer Websitesammlung so weit wie möglich verfügbar zu machen, definieren Sie ihn im Inhaltstypkatalog der Website der obersten Ebene. In SharePoint Server 2016 können Sie auch einen benutzerdefinierten Inhaltstyp innerhalb eines Inhaltstyphubs erstellen, der in einem verwalteten Metadatendienst instance definiert ist. Wenn er in einem Inhaltstyphub erstellt wird, ist der Inhaltstyp für andere Websitesammlungen verfügbar, die Teil von Webanwendungen sind, die diesem verwalteten Metadatendienst instance zugeordnet sind.

Wenn Ihr organization beispielsweise eine bestimmte Vertragsvorlage verwendet, können Sie im Inhaltstypkatalog der Website der obersten Ebene in einer Websitesammlung einen Inhaltstyp erstellen, der die Metadaten für diesen Vertrag, die Vertragsvorlage und workflows definiert, die zum Überprüfen und Abschließen des Vertrags erforderlich sind. Anschließend enthält jede Dokumentbibliothek in Ihrer Websitesammlung, der Sie den Inhaltstyp Vertrag zuordnen, alle diese Features und ermöglicht es Autoren, neue Verträge basierend auf der Vorlage zu erstellen.

Auf Websites, die auf SharePoint Server 2016 basieren, verfügt jedes Standardlistenelement oder Bibliothekselement, z. B. Kontakt, Aufgabe oder Dokument, über einen entsprechenden Kerninhaltstyp im Inhaltstypkatalog der Website. Wenn Sie Inhaltstypen planen, können Sie diese grundlegenden Inhaltstypdefinitionen als Ausgangspunkte verwenden und bei Bedarf neue Inhaltstypen auf vorhandenen Inhaltstypen basieren.

Inhaltstypen sind in einer Hierarchie organisiert, in der ein Inhaltstyp seine Merkmale von einem anderen Inhaltstyp erben kann. Diese Vererbung ermöglicht es Klassen von Dokumenten, Merkmale in einem organization gemeinsam zu nutzen, und teams können diese Merkmale für bestimmte Websites oder Listen anpassen.

Beispielsweise können alle dokumente, die vom Benutzer bereitgestellt werden können, in einem Unternehmen einen Satz von Metadaten erfordern, z. B. Kontonummer, Projektnummer und Projektmanager. Durch das Erstellen eines Inhaltstyps auf oberster Ebene, von dem alle anderen Dokumenttypen für Kundenlieferdaten erben, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Informationen, z. B. Kontonummern und Projektnummern, allen Varianten von dokumenten zugeordnet werden, die von Kunden geliefert werden können, in Ihrem organization. Wenn der Besitzer des Inhaltstyps dem Inhaltstyp "Customer Deliverable" auf oberster Ebene eine weitere erforderliche Spalte hinzufügt, kann der Besitzer des Inhaltstyps die Änderungen an alle Inhaltstypen weitergeben, die von diesem erben, wodurch die neue Spalte allen Dokumenten hinzugefügt wird, die vom Kunden geliefert werden können.

Eigenschaftenintegration in Office 2016

Wenn ein Benutzer in Microsoft Office System ein Dokument von einem SharePoint Server 2016-Dokumentverwaltungsserver bearbeitet, wird oben im Dokument ein Dokumentinformationsbereich angezeigt. Im Dokumentinformationsbereich wird eine bearbeitbare Form der Dokumenteigenschaften auf dem Server angezeigt.

SharePoint Server 2016 erleichtert das Anpassen des Eigenschaftenformulars für einen Inhaltstyp. Wenn Sie einen Inhaltstyp konfigurieren, können Sie InfoPath 2016 starten, die ein Standardeigenschaftenformular generiert, das auf den Eigenschaften des Inhaltstyps basiert. Das Standardformular enthält dasselbe Steuerelement, Layout und Schema, das InfoPath 2016 verwenden würden, wenn kein benutzerdefiniertes Formular definiert wäre. Anschließend können Sie das Formular wie jedes andere InfoPath 2016 Formular anpassen und bereitstellen. Beispielsweise können Sie ihrem Unternehmenslogo, Ihren Schriftarten und ihrem Farbschema ein Formular hinzufügen. verbinden sie mit einer benutzerdefinierten Datenquelle; Bedingte Logik hinzufügen; und entwerfen Formularfeatures, die Benutzern basierend auf ihren Rollen zur Verfügung stehen.

Neben den Bearbeitungseigenschaften im Dokumentinformationsbereich können Autoren, die Word 2016 verwenden, eigenschaften, die auf dem Server definiert sind, in ihre Dokumente einfügen. Wenn die Dokumenteigenschaften z. B. einen Projektmanagernamen enthalten, kann dieser Name in die Titelseite, in die Fußzeile oder an eine beliebige andere Stelle eingefügt werden, an der der Name im Dokument verwendet wird. Wenn einem Projekt ein neuer Projektmanager zugewiesen ist, kann die Eigenschaft Projektmanager auf dem Dokumentverwaltungsserver aktualisiert werden. Dieser aktualisierte Name des Projektmanagers wird in jeder instance dieser Eigenschaft wider, die in ein Dokument eingefügt wurde.

Verwenden von Metadaten mit Inhaltstypen

Metadaten sind Informationen zu einem Dokument, das zum Kategorisieren und Klassifizieren Ihrer Inhalte verwendet wird. Metadaten werden einem Inhaltstyp als Spalte zugeordnet. Metadaten können Kontextinformationen zu Ihrem Dokument bereitstellen, indem sie es einem Autor, einem Thema, einer Zielgruppe, einer Sprache usw. zuordnen. Im Gegensatz zu Eigenschaften werden Metadaten als Spalten gespeichert und können von der SharePoint-Suchmaschine indiziert und durchsucht werden.

Metadaten, die auf Websitesammlungsebene hinzugefügt werden, können Inhaltstypen zugeordnet werden. Durch die Verwendung von Metadaten mit Inhaltstypen können alle späteren Inhaltstypen einige oder alle Metadaten vom übergeordneten Inhaltstyp auf Websitesammlungsebene erben. Weitere Metadaten können dann auf einer niedrigeren Ebene hinzugefügt werden, z. B. ein einzelnes Dokument.

Spaltenvorlagen

Jedes Metadatenelement, das einem Inhaltstyp zugeordnet ist, ist eine Spalte, bei der es sich um einen Speicherort in einer Liste zum Speichern von Informationen handelt. Listen oder Bibliotheken werden häufig grafisch als Informationsspalten angezeigt. Abhängig von der Ansicht, die der Liste zugeordnet ist, können die Spalten jedoch in anderen Formen angezeigt werden, z. B. in Tagen in einer Kalenderanzeige. In Formularen, die einer Liste oder Bibliothek zugeordnet sind, werden Spalten als Felder angezeigt.

Sie können Spalten für die Verwendung in mehreren Inhaltstypen definieren. Erstellen Sie sie dazu in einem Katalog mit Spaltenvorlagen. Jede Website in einer Websitesammlung enthält einen Katalog mit Spaltenvorlagen. Wie bei Inhaltstypen sind spalten, die im Spaltenvorlagenkatalog einer Website definiert sind, auf dieser Website und auf allen Websites darunter verfügbar.

Ordnerinhaltstypen

Ordnerinhaltstypen definieren die Metadaten, die einem Ordner in einer Liste oder Bibliothek zugeordnet sind. Wenn Sie einen Ordnerinhaltstyp auf eine Liste oder Bibliothek anwenden, enthält der Befehl Neu in dieser Liste oder Bibliothek den Ordnerinhaltstyp, sodass Benutzer Ordner dieses Typs erstellen können.

Sie können Ansichten in einer Liste oder Bibliothek definieren, die nur in Ordnern eines bestimmten Inhaltstyps verfügbar sind. Dies ist nützlich, wenn ein Ordner eine bestimmte Art von Dokument enthalten soll und Sie möchten, dass Ansichten in diesem Ordner nur Spalten anzeigen, die für den Dokumenttyp relevant sind, der in diesem Ordner enthalten ist.

Mithilfe des SharePoint-Produktobjektmodells können Sie den Befehl Neu für einen Ordnerinhaltstyp anpassen, sodass der Ordner, wenn ein Benutzer einen neuen Ordner dieses Typs erstellt, mit mehreren Dateien und Dokumenten auf der Grundlage von Vorlagen, die auf dem Server gespeichert sind, vorab aufgefüllt wird. Dies ist z. B. nützlich für die Implementierung eines zusammengesetzten Dokumenttyps, bei dem mehrere Dateien zu einem einzelnen Lieferdokument beitragen müssen.

Dokumentenmappen sind ein Feature in SharePoint Server 2016, mit dem Sie Office 2016 zum Verwalten von Lieferumfangen verwenden können, die mehrere Dokumente umfassen. Dokumentenmappen sind spezielle Arten von Ordnern, die zum Verwalten eines einzelnen Lieferumfangs oder Eines Arbeitsprodukts verwendet werden, das mehrere Dokumente an mehreren Speicherorten enthalten kann. Sie erstellen Dokumentenmappen mithilfe erweiterbarer Vorlagen, die mit SharePoint Server 2016 bereitgestellt werden. Sie können dokumentmappenvorlagen auch so anpassen, dass sie die Arbeitsprodukte darstellen, die für Ihre organization relevant sind. Dokumentenmappen enthalten auch die Versionskontrolle, mit der Sie die status des vollständigen Dokumentensatzes an verschiedenen Punkten im Lebenszyklus erfassen können. Weitere Informationen zu Dokumentenmappen finden Sie unter Planen von Dokumentenmappen (SharePoint Server 2010).For more information about document sets, see Document Sets planning (SharePoint Server 2010).

Planen von Dokumentinhaltstypen

Die erste Phase bei der Planung von Dokumentinhaltstypen besteht darin, jeden Dokumenttyp zu überprüfen, der im Arbeitsblatt Dokumentverwendung analysieren (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) aufgeführt ist, um zu ermitteln, ob ein vorhandener Inhaltstyp für diese Art von Dokument funktioniert. Jeder Dokumentinhaltstyp sollte seine Einstellungen direkt vom Hauptinhaltstyp Dokument oder von einem Inhaltstyp erben, der vom Dokumentinhaltstyp abstammt. Dadurch wird sichergestellt, dass die grundlegenden Spalten für Ihre Dokumenttypen vorhanden sind, z. B. Titel und Erstellt von, und Sie können dem Inhaltstyp eine Vorlage zuordnen. Wenn ein Kerninhaltstyp (z. B. Dokument) ausreicht, geben Sie den Namen des Inhaltstyps in die Spalte Inhaltstyp des Arbeitsblatts "Dokumentverwendung analysieren" ein.

Weitere Informationen zum Ändern der hauptinhaltstypen finden Sie im Whitepaper "Leitfaden zum Bearbeiten vordefinierter Inhaltstypen und Websitespalten" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Inhaltstypen der Planliste

Die Elemente eines Listeninhaltstyps enthalten die Spalten von Metadaten, die dem Inhaltstyp zugeordnet sind, und Workflows, die für Elemente dieses Inhaltstyps ausgeführt werden können. Verwenden Sie einen Listeninhaltstyp, um eine Art von Listenelement zu definieren, das für Ihre Lösung eindeutig ist. Beispielsweise kann in einer Kunden-Callcenterlösung, in der Supportexperten die technischen Probleme von Kunden untersuchen und beheben, ein Listeninhaltstyp verwendet werden, um die Daten für jeden Supportvorfall zu standardisieren und den Incident mithilfe eines Workflows nachzuverfolgen.

Planen von Workflows

Workflows implementieren Geschäftsprozesse für Dokumente, Webseiten, Formulare und Listenelemente in SharePoint Server 2016. Sie können Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen zugeordnet werden.

Verwenden Sie in der Dokumentverwaltung Workflows, um Dokumente von Person zu Person weiterzuleiten, sodass sie jeweils ihre Dokumentverwaltungsaufgaben erledigen können, z. B. das Überprüfen von Dokumenten, das Genehmigen ihrer Veröffentlichung oder das Verwalten ihrer Löschung. Verwenden Sie außerdem benutzerdefinierte Workflows, um Dokumente von einer Website oder Bibliothek auf eine andere zu verschieben. Sie können beispielsweise einen Workflow entwerfen, um ein Dokument von einer Website auf eine andere zu kopieren, wenn das Dokument archiviert werden soll.

SharePoint Server 2016 enthält den Workflow mit drei Status, mit dem Sie Geschäftsprozesse verwalten können, die die status eines Elements durch drei Zustände oder Phasen nachverfolgen. SharePoint Server 2016 umfasst auch die folgenden Workflows, die die Anforderungen an die Dokumentverwaltung erfüllen:

• Feedback sammeln Sendet ein Dokument zur Überprüfung.
• Genehmigung Sendet ein Dokument zur Genehmigung, häufig als Voraussetzung für die Veröffentlichung.
• Disposition Verwaltet den Ablauf und die Löschung von Dokumenten.
• Sammeln von Signaturen Leitet ein Dokument für Signaturen weiter.

Ordnen Sie einen Workflow einem Inhaltstyp zu, wenn Sie diesen Workflow verfügbar machen möchten, wenn dieser Inhaltstyp verwendet wird. Beispielsweise kann ein Bestellinhaltstyp eine Genehmigung durch einen Vorgesetzten erfordern, bevor die Transaktion abgeschlossen werden kann. Um sicherzustellen, dass der Genehmigungsworkflow immer verfügbar ist, wenn eine Bestellung initiiert wird, erstellen Sie einen Bestellinhaltstyp, und ordnen Sie den Genehmigungsworkflow zu. Fügen Sie dann den Inhaltstyp Bestellung zu allen Dokumentbibliotheken hinzu, in denen Bestellungen gespeichert werden.

Um Workflows für Ihre Dokumentverwaltungslösung zu planen, analysieren Sie jeden Dokumentinhaltstyp, den Sie implementieren möchten, und identifizieren Sie die Geschäftsprozesse, die für die Ausführung mit Inhalten dieses Typs verfügbar sein müssen. Identifizieren Sie dann die Workflows, die Sie für diesen Inhalt zur Verfügung stellen müssen.

Im Folgenden finden Sie eine Beispieltabelle, in der Workflows für einen Vertragsinhaltstyp analysiert werden.

Vertragsprozess	Vertragsworkflow
Überprüfen Sie Die Entwürfe.	Feedback sammeln
Holen Sie sich die Genehmigung vom Vorgesetzten und Rechtsberater ein.	Genehmigung
Beheben sie offene Probleme.	Problemverfolgung
Abrufen von Signaturen.	Sammeln von Signaturen

Weitere Informationen finden Sie unter Workflow in SharePoint 2013.

Arbeitsblatt

Verwenden Sie das folgende Arbeitsblatt, um die in diesem Artikel beschriebenen Informationen aufzuzeichnen:

• Arbeitsblatt für Inhaltstyp und Workflowplanung (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

Workflow in SharePoint 2013Konfigurieren des Workflows in SharePoint Server 2013SharePoint 2013 für IT-Experten