Planen von Inhaltstypen und Workflows in SharePoint

Zusammenfassung: Erfahren Sie, wie Sie Inhaltstypen und Workflows in Ihre SharePoint 2013-Dokumentverwaltungslösung integrieren können.

Dieser Artikel beschreibt Inhaltstypen und Workflows und enthält Anleitungen, wie Sie diese in Ihre SharePoint Server 2016-Dokumentverwaltungslösung integrieren können. Ein Inhaltstyp ist eine wiederverwendbare Sammlung von Metadaten (Spalten), Workflow, Verhalten und anderen Einstellungen für eine Kategorie von Elementen oder Dokumenten in einer SharePoint Server 2016-Liste oder -Dokumentbibliothek. Inhaltstypen ermöglichen Ihnen die zentrale und wiederverwendbare Verwaltung der Einstellungen für eine Kategorie von Informationen. Mit einem Workflow können Sie einen Geschäftsprozess an Elemente in SharePoint Server 2016 anfügen.

Inhalt dieses Artikels:

• Übersicht über Inhaltstypen
• Planen von Dokumentinhaltstypen
• Inhaltstypen der Planliste
• Planen von Workflows
• Arbeitsblatt

Bevor Sie das Arbeitsblatt Inhaltstyp und Workflowplanung (Content Type and Workflow Planning , https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) in diesem Artikel verwenden, um Ihre Inhaltstypen und Workflows zu planen, stellen Sie sicher, dass Sie Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung in SharePoint 2013 gelesen und die Arbeitsblätter "Analysieren der Dokumentverwendung" und "Dokumentteilnehmer" ausgefüllt haben, die diesem Artikel zugeordnet sind.

Übersicht über Inhaltstypen

Ein Inhaltstyp definiert die Attribute eines Listenelements, eines Dokuments oder eines Ordners. Für jeden Inhaltstyp können Sie Folgendes angeben:

• Eigenschaften, die Elementen dieses Typs zugeordnet werden sollen.
• Metadaten, die Elementen dieses Typs zugeordnet werden sollen.
• Workflows, die aus Elementen dieses Typs gestartet werden können.
• Informationsverwaltungsrichtlinien, die Elementen dieses Typs zugeordnet werden sollen.
• Dokumentvorlagen (für Dokumentinhaltstypen).
• Benutzerdefinierte Features.

Sie können einen Inhaltstyp einer Liste oder Bibliothek zuordnen. Damit geben Sie an, dass die Liste oder Bibliothek Elemente dieses Inhaltstyps enthalten kann und dass Benutzer mit dem Befehl "Neu" in dieser Liste oder Bibliothek neue Elemente dieses Typs erstellen können.

Dokumentbibliotheken und Listen können mehrere Inhaltstypen enthalten. Beispielsweise kann eine Bibliothek die Dokumente und Grafiken zu einem Projekt enthalten. Wenn eine Liste oder Bibliothek mehrere Inhaltstypen enthält, gilt Folgendes:

• Standardmäßig können Benutzer mit dem Befehl Neu in dieser Liste oder Bibliothek beim Erstellen eines neuen Elements aus allen verfügbaren Inhaltstypen auswählen. Inhaltstypbesitzer können den Befehl Neu so konfigurieren, dass nur bestimmte Inhaltstypen angezeigt werden.
• Die Spalten für alle verfügbaren Inhaltstypen werden angezeigt.

Sie können benutzerdefinierte Inhaltstypen im Inhaltstypkatalog einer Website definieren. Ein benutzerdefinierter Inhaltstyp muss direkt oder indirekt von einem Kerninhaltstyp wie "Dokument" oder "Element" abgeleitet werden. Nachdem er in einer Website definiert wurde, ist ein benutzerdefinierter Inhaltstyp auf dieser Website und auf allen Websites unterhalb dieser Website verfügbar. Um einen Inhaltstyp in einer Websitesammlung am weitesten verbreitet zu machen, definieren Sie ihn im Inhaltstypkatalog der Website der obersten Ebene. In SharePoint Server 2016 können Sie auch einen benutzerdefinierten Inhaltstyp innerhalb eines Inhaltstyphubs erstellen, der in einer Dienst-instance für verwaltete Metadaten definiert wird. Wenn er in einem Inhaltstyphub erstellt wird, steht der Inhaltstyp anderen Websitesammlungen zur Verfügung, die Teil von Webanwendungen sind, die dieser verwalteten Metadatendienst-Instance zugeordnet sind.

Wenn Ihre Organization beispielsweise eine bestimmte Vertragsvorlage verwendet, können Sie im Inhaltstypkatalog der Website der obersten Ebene in einer Websitesammlung einen Inhaltstyp erstellen, der die Metadaten für diesen Vertrag, die Vertragsvorlage und die zum Überprüfen und Abschließen des Vertrags erforderlichen Workflows definiert. Dann enthält jede Dokumentbibliothek in Ihrer Websitesammlung, der Sie den Vertragsinhaltstyp zuordnen, alle diese Features und ermöglicht es Autoren, neue Verträge basierend auf der Vorlage zu erstellen.

In Websites, die auf SharePoint Server 2016 basieren, verfügt jedes Standardlistenelement oder Bibliothekselement, z. B. Kontakt, Aufgabe oder Dokument, über einen entsprechenden Kerninhaltstyp im Inhaltstypkatalog der Website. Beim Planen von Inhaltstypen können Sie diese Kerninhaltstypdefinitionen als Ausgangspunkt verwenden und neue Inhaltstypen bei Bedarf auf vorhandenen basieren.

Inhaltstypen sind in einer Hierarchie organisiert, die es einem Inhaltstyp ermöglicht, seine Eigenschaften von einem anderen Inhaltstyp zu erben. Diese Vererbung ermöglicht es Klassen von Dokumenten, Merkmale in einer Organisation gemeinsam zu nutzen, und es ermöglicht Teams, diese Merkmale für bestimmte Websites oder Listen anzupassen.

So benötigen beispielsweise alle vom Benutzer lieferbaren Dokumente in einem Unternehmen eine Reihe von Metadaten, z. B. Kontonummer, Projektnummer und Projektmanager. Durch das Erstellen eines Inhaltstyps "Kundenlieferung" der obersten Ebene, von dem alle anderen kundenlieferbaren Dokumenttypen erben, stellen Sie sicher, dass erforderliche Informationen wie Kontonummern und Projektnummern mit allen Varianten von kundenlieferbaren Dokumenten in Ihrer organization verknüpft werden. Beachten Sie, dass, wenn der Inhaltstypbesitzer dem Inhaltstyp "Kundenlieferung" der obersten Ebene eine weitere erforderliche Spalte hinzufügt, der Inhaltstypbesitzer die Änderungen an alle Inhaltstypen weitergeben kann, die von ihm erben, wodurch die neue Spalte allen kundenbezogenen Dokumenten hinzugefügt wird.

Integration von Eigenschaften in Office 2016

Wenn ein Benutzer im Microsoft Office System ein Dokument auf einem SharePoint Server 2016-Dokumentverwaltungsserver bearbeitet, wird oben im Dokument ein Dokumentinformationsbereich angezeigt. Das Dokumentinformationsfenster zeigt eine bearbeitbare Form der Dokumenteigenschaften auf dem Server an.

SharePoint Server 2016 erleichtert das Anpassen des Eigenschaftenformulars für einen Inhaltstyp. Wenn Sie einen Inhaltstyp konfigurieren, können Sie InfoPath 2016 starten, wodurch ein Standardeigenschaftsformular generiert wird, das auf den Eigenschaften des Inhaltstyps basiert. Das Standardformular enthält die gleichen Steuerelemente, das gleiche Layout und das gleiche Schema, die InfoPath 2016 verwenden würde, wenn kein benutzerdefiniertes Formular definiert wäre. Sie können das Formular dann wie jedes andere InfoPath 2016-Formular anpassen und bereitstellen. So können Sie beispielsweise Ihr Firmenlogo, Ihre Schriftarten und Ihr Farbschema zu einem Formular hinzufügen. Verbinden Sie es mit einer benutzerdefinierten Datenquelle. bedingte Logik hinzufügen; und Entwerfen von Formularfeatures, die Benutzern basierend auf ihren Rollen zur Verfügung stehen.

Neben der Bearbeitung von Eigenschaften im Dokumentinformationsfenster können Autoren, die Word 2016 verwenden, Eigenschaften, die auf dem Server definiert sind, in ihre Dokumente einfügen. Wenn die Dokumenteigenschaften beispielsweise den Namen eines Projektmanagers enthalten, kann dieser Name in die Titelseite, die Fußzeile oder an einer anderen Stelle eingefügt werden, an der der Name im Dokument verwendet wird. Wenn einem Projekt ein neuer Projektmanager zugewiesen wird, kann die Eigenschaft Projektmanager auf dem Dokumentverwaltungsserver aktualisiert werden. Dieser aktualisierte Projektmanagername wird in jeder Instance dieser Eigenschaft angezeigt, die in ein Dokument eingefügt wurde.

Verwenden von Metadaten mit Inhaltstypen

Metadaten sind Informationen zu einem Dokument, die zum Kategorisieren und Klassifizieren Ihrer Inhalte verwendet werden. Metadaten sind einem Inhaltstyp wie eine Spalte zugeordnet. Metadaten können Kontextinformationen zu Ihrem Dokument bereitstellen, indem sie es einem Autor, einem Thema, einer Zielgruppe, einer Sprache usw. zuordnen. Im Gegensatz zu Eigenschaften werden Metadaten als Spalten gespeichert und können von der SharePoint-Suchmaschine indiziert und durchsucht werden.

Metadaten, die auf Websitesammlungsebene hinzugefügt werden, können Inhaltstypen zugeordnet werden. Durch die Verwendung von Metadaten mit Inhaltstypen können alle späteren Inhaltstypen einige oder alle Metadaten vom übergeordneten Inhaltstyp auf Websitesammlungsebene erben. Zusätzliche Metadaten können dann auf einer niedrigeren Ebene, z. B. einem einzelnen Dokument, hinzugefügt werden.

Spaltenvorlagen

Jedes Metadatenelement, das einem Inhaltstyp zugeordnet ist, ist eine Spalte, die einen Speicherort in einer Liste zum Speichern von Informationen darstellt. Listen oder Bibliotheken werden häufig grafisch als Spalten mit Informationen dargestellt. Je nach Ansicht, die der Liste zugeordnet ist, können die Spalten jedoch in anderen Formen angezeigt werden, z. B. Tage in einer Kalenderanzeige. In Formularen, die einer Liste oder Bibliothek zugeordnet sind, werden Spalten als Felder angezeigt.

Sie können Spalten für die Verwendung in mehreren Inhaltstypen definieren. Erstellen Sie sie dazu in einem Katalog mit Spaltenvorlagen. Auf jeder Website in einer Websitesammlung ist ein Spaltenvorlagenkatalog vorhanden. Wie bei Inhaltstypen sind Spalten, die im Spaltenvorlagenkatalog einer Website definiert sind, auf dieser Website und auf allen Websites darunter verfügbar.

Ordnerinhaltstypen

Ordnerinhaltstypen definieren die Metadaten, die einem Ordner in einer Liste oder Bibliothek zugeordnet sind. Wenn Sie einen Ordnerinhaltstyp auf eine Liste oder Bibliothek anwenden, enthält der Befehl Neu in dieser Liste oder Bibliothek den Ordnerinhaltstyp, sodass Benutzer Ordner dieses Typs erstellen können.

Sie können Ansichten in einer Liste oder Bibliothek definieren, die nur in Ordnern eines bestimmten Inhaltstyps verfügbar sind. Dies ist nützlich, wenn ein Ordner eine bestimmte Art von Dokument enthalten soll und in den Ansichten in diesem Ordner nur Spalten angezeigt werden sollen, die für den Dokumenttyp relevant sind, der in diesem Ordner enthalten ist.

Mithilfe des Objektmodells "SharePoint-Produkte" können Sie den Befehl "Neu" für einen Ordnerinhaltstyp so anpassen, dass der Ordner mit mehreren Dateien und Dokumenten gefüllt wird, die auf Vorlagen basieren, die auf dem Server gespeichert sind, wenn ein Benutzer einen neuen Ordner dieses Typs erstellt. Dies ist z. B. nützlich für die Implementierung eines zusammengesetzten Dokumenttyps, bei dem mehrere Dateien zu einem einzigen lieferbaren Dokument beitragen müssen.

Dokumentensätze ist ein Feature in SharePoint Server 2016, mit dem Sie Office 2016 zum Verwalten von Lieferungen verwenden können, die sich über mehrere Dokumente erstrecken. Dokumentensätze sind spezielle Arten von Ordnern, die zum Verwalten einer einzelnen Lieferung oder eines Arbeitsprodukts verwendet werden, die mehrere Dokumente an mehreren Speicherorten enthalten können. Sie erstellen Dokumentensätze mithilfe erweiterbarer Vorlagen, die mit SharePoint Server 2016 bereitgestellt werden. Sie können Dokumentensatzvorlagen auch anpassen, um die Arbeitsergebnisse darzustellen, die für Ihre Organization relevant sind. Dokumentengruppen enthalten auch eine Versionskontrolle, mit der Sie den Status des gesamten Dokumentensatzes zu verschiedenen Zeitpunkten während seines Lebenszyklus erfassen können. Weitere Informationen zu Dokumentensätzen finden Sie unter Planen von Dokumentensätzen (SharePoint Server 2010).

Planen von Dokumentinhaltstypen

Die erste Phase bei der Planung von Dokumentinhaltstypen besteht darin, jeden Dokumenttyp zu überprüfen, der im Arbeitsblatt Dokumentverwendung analysieren (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) aufgeführt ist, um festzustellen, ob ein vorhandener Inhaltstyp für diesen Dokumenttyp geeignet ist. Jeder Dokumentinhaltstyp sollte seine Einstellungen direkt vom Kerninhaltstyp "Dokument" oder von einem Inhaltstyp übernehmen, der vom Dokumentinhaltstyp abstammt. Dadurch wird sichergestellt, dass die grundlegenden Spalten für Ihre Dokumenttypen, z. B. "Titel" und "Erstellt von", vorhanden sind und dass Sie dem Inhaltstyp eine Vorlage zuordnen können. Wenn ein Kerninhaltstyp (z. B. "Dokument") ausreicht, geben Sie den Namen des Inhaltstyps in die Spalte "Inhaltstyp" des Arbeitsblatts "Dokumentverwendung analysieren" ein.

Informationen zum Ändern der Kerninhaltstypen erhalten Sie im Whitepaper "Anleitung zum Bearbeiten von vordefinierten Inhaltstypen und Websitespalten" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Inhaltstypen der Planliste

Die Elemente eines Listeninhaltstyps umfassen die Spalten mit Metadaten, die dem Inhaltstyp zugeordnet sind, sowie Workflows, die für Elemente dieses Inhaltstyps ausgeführt werden können. Verwenden Sie einen Listeninhaltstyp, um eine Art von Listenelement zu definieren, das für Ihre Projektmappe einzigartig ist. In einer Kunden-Callcenterlösung, in der Supportmitarbeiter technische Probleme von Kunden untersuchen und lösen, könnte ein Listeninhaltstyp beispielsweise verwendet werden, um die Daten für jeden Supportfall zu standardisieren und den Vorfall mithilfe eines Workflows nachzuverfolgen.

Planen von Workflows

Workflows implementieren Geschäftsprozesse für Dokumente, Webseiten, Formulare und Listenelemente in SharePoint Server 2016. Sie können Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen zugeordnet werden.

Verwenden Sie in der Dokumentverwaltung Workflows, um Dokumente von Person zu Person weiterzuleiten, damit jeder seine Dokumentverwaltungsaufgaben erledigen kann, z. B. Dokumente überprüfen, ihre Veröffentlichung genehmigen oder ihre Disposition verwalten. Verwenden Sie außerdem benutzerdefinierte Workflows, um Dokumente von einer Website oder Bibliothek auf eine andere zu verschieben. Sie können z. B. einen Workflow so entwerfen, dass ein Dokument von einer Website auf eine andere kopiert wird, wenn das Dokument archiviert werden soll.

SharePoint Server 2016 enthält den Drei-Status-Workflow, mit dem Sie Geschäftsprozesse verwalten können, die den Status eines Elements über drei Status oder Phasen hinweg nachverfolgen. SharePoint Server 2016 enthält auch die folgenden Workflows, die Anforderungen an die Dokumentverwaltung erfüllen:

• Sammeln von Feedback Sendet ein Dokument zur Überprüfung.
• Genehmigung Sendet ein Dokument zur Genehmigung, häufig als Voraussetzung für die Veröffentlichung.
• Disposition Verwaltet den Ablauf und die Disposition von Dokumenten.
• Sammeln von Unterschriften Leitet ein Dokument zur Signatur weiter.

Ordnen Sie einen Workflow einem Inhaltstyp zu, wenn Sie diesen Workflow verfügbar machen möchten, wenn dieser Inhaltstyp verwendet wird. Beispielsweise kann ein Bestellinhaltstyp die Genehmigung durch einen Manager erfordern, bevor die Transaktion abgeschlossen werden kann. Um sicherzustellen, dass der Genehmigungsworkflow immer verfügbar ist, wenn eine Bestellung ausgelöst wird, erstellen Sie einen Bestellinhaltstyp, und ordnen Sie ihm den Genehmigungsworkflow zu. Fügen Sie dann den Inhaltstyp "Bestellung" zu allen Dokumentbibliotheken hinzu, in denen Bestellungen gespeichert werden.

Um Workflows für Ihre Dokumentverwaltungslösung zu planen, analysieren Sie jeden Dokumentinhaltstyp, den Sie implementieren möchten, und identifizieren Sie die Geschäftsprozesse, die verfügbar sein müssen, um für Inhalte dieses Typs ausgeführt zu werden. Identifizieren Sie dann die Workflows, die Sie für diese Inhalte zur Verfügung stellen müssen.

Im Folgenden finden Sie eine Beispieltabelle, in der Workflows für einen Vertragsinhaltstyp analysiert werden.

Vertragsprozess	Vertragsworkflow
Entwürfe überprüfen.	Sammeln von Feedback
Holen Sie die Genehmigung des Managers und des Rechtsberaters ein.	Genehmigung
Offene Probleme lösen.	Problemverfolgung
Signaturen abrufen.	Sammeln von Unterschriften

Weitere Informationen finden Sie unter [Workflow in SharePoint 2013](https://technet.microsoft.com/sharepoint/jj556245.aspx

Arbeitsblatt

Verwenden Sie das folgende Arbeitsblatt, um die in diesem Artikel erläuterten Informationen aufzuzeichnen:

• Arbeitsblatt für Inhaltstyp- und Workflowplanung (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

[Workflow in SharePoint 2013]https://technet.microsoft.com/sharepoint/jj556245.aspxigure ( Workflow in SharePoint Server 2013](https://technet.microsoft.com/library/jj658586(v=office.15))SharePoint 2013 für IT-Spezialisten