Planen von Dokumentensätzen in SharePoint Server

Gilt für
SharePoint Server 2013

Zusammenfassung: Erfahren Sie mehr über das Dokumentenmappen-Feature in SharePoint Server 2013, wie Sie Dokumentensets verwalten und für Dokumentensatz-Inhaltstypen planen.

In diesem Artikel werden Dokumentsätze beschrieben und Anleitungen bereitgestellt, wie Sie sie in Ihre SharePoint Server 2016-Dokumentverwaltungslösung integrieren können.

Inhalt dieses Artikels:

Informationen zu Dokumentenmappen

Dokumentensätze sind ein Feature in SharePoint Server 2016, das es einer Organisation ermöglicht, eine einzelne Lieferung oder ein Arbeitsergebnis zu verwalten, das mehrere Dokumente oder Dateien enthalten kann. Eine Dokumentenmappe ist eine besondere Art von Ordner, die eindeutige Attribute der Dokumentensammlung, die Attribute und das Verhalten von Ordnern und Dokumenten kombiniert und eine Benutzeroberfläche (UI), Metadaten und Objektmodellelemente bereitstellt, um alle Aspekte des Arbeitsprodukts zu verwalten.

Für Teams und Benutzer in vielen Organisationen wird eine Reihe von Dokumenten oder ein Arbeitsprodukt benötigt, um ein Projekt oder eine Lieferung besser verwalten zu können. Beispielsweise muss ein Rechtsteam verschiedene Dokumente, Fotos und Audiodateien sammeln, erstellen und verwalten, die sich auf einen bestimmten Fall beziehen. Oder ein Vertriebsteam muss Dokumente aus verschiedenen Quellen zusammenstellen, um eine Angebotsanfrage (RFP) für einen potenziellen Kunden zu erstellen und zu verwalten. Dokumentsätze bieten diesen Teams und Benutzern die Möglichkeit, diese Dokumentensätze als eine einzelne Sammlung, ein Ergebnis oder ein Arbeitsprodukt zu verwalten. Besitzer von Dokumentenmappen können dann eine benutzerdefinierte Willkommensseite erstellen, auf der die enthaltenen Elemente und wichtige Informationen zum Arbeitsergebnis angezeigt werden.

In SharePoint Server 2016 können Organisationen, die Dokumentensätze konsistent erstellen und verwalten möchten, einen Dokumentensatz-Inhaltstyp für jedes Arbeitsprodukt konfigurieren, das sie normalerweise erstellen. Ein Dokumentenmappen-Inhaltstyp kann dann genehmigte Inhaltstypen, Attribute, Standardelemente, Spalten, Workflows und Richtlinien definieren. Zusätzliche benutzerdefinierte Dokumentensatz-Inhaltstypen können dann aus dem übergeordneten Inhaltstyp erstellt werden, wobei jeder Eigenschaften und Einstellungen vom übergeordneten Dokumentensatz-Inhaltstyp übernimmt. Nachdem der Inhaltstyp einer Bibliothek hinzugefügt wurde, können Benutzer mit dem Befehl "Neu " einen Dokumentensatz erstellen, der die Attribute des Inhaltstyps "Dokumentensatz" übernimmt. Ein Dokumentenmappen-Inhaltstyp stellt zusätzliche Einstellungen bereit, mit denen Sie zulässige Inhaltstypen, Standardinhalte, freigegebene Spalten, Spalten für die Willkommensseite und die standardmäßige Willkommensseitenansicht angeben können.

Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010).

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Dokumentensätzen in SharePoint Server 2016 finden Sie unter Erstellen und Konfigurieren eines neuen Inhaltstyps für Dokumentensätze in der SharePoint Server 2016-Hilfe.

Verwalten von Dokumentenmappen

Dokumentensätze in SharePoint Server 2016 haben viele der gleichen Attribute und Eigenschaften wie Ordner. Es gibt jedoch einige wichtige Überlegungen, die Sie beim Planen einer Dokumentenmappenlösung beachten sollten.

  • Die Anzahl der Dokumente, die in einer Dokumentenmappe vorhanden sein können, ist nicht begrenzt. Die Ladezeiten der Anzeige können jedoch durch den Schwellenwert für die Listenansicht begrenzt werden, der standardmäßig auf 5.000 Elemente festgelegt ist. Ordner sind in Dokumentenmappen zulässig, aber die Metadatennavigation kann in einer Dokumentenmappe nicht verwendet werden. Daher ist es wichtig, die Möglichkeit des Überschreitens von Schwellenwerten für die Listenansicht und Bedenken hinsichtlich des Navigationsentwurfs zu berücksichtigen, wenn Sie bestimmen, wie viele Elemente in einem Dokumentensatz enthalten sein sollen. Wenn Sie das Feature "Senden an" mit einer Dokumentenmappe verwenden, darf die Summe für alle Dokumente in einer Dokumentenmappe nicht größer als 50 MB sein. Für eine Sammlung oder ein Arbeitsprodukt mit einer sehr großen Anzahl von Elementen kann eine Ordnerstruktur in einer Dokumentbibliothek die bessere Lösung sein.
  • Die Anzahl der Dokumentensätze, die in einer Dokumentbibliothek vorhanden sein können, ist nicht begrenzt. Die Anzahl der Dokumentensätze, die in Listen angezeigt werden können, wird jedoch durch den Schwellenwert für die Listenansicht begrenzt.
  • Wenn bei der Verwendung freigegebener Metadaten mehr als 10 Elemente in einer Dokumentenmappe vorhanden sind, die freigegebene Metadaten verwenden, werden Metadatenaktualisierungen alle 15 Minuten von einem Zeitgeberauftrag ausgeführt. Wenn Sie beispielsweise 10 Dokumente auf der obersten Ebene der Bibliothek und ein einzelnes Dokument in einer Dokumentenmappe mit freigegebenen Metadaten haben, wird der Zeitauftrag nicht ausgeführt. Wenn Sie jedoch einen weiteren Dokumentensatz mit 9 weiteren Dokumenten hinzufügen, wird der Zeitgeberauftrag ausgeführt.
  • Beim Verwenden des Dokumentensatz-Routings verbleiben Dokumentensätze, die an einen Inhaltsorganisator gesendet werden, in der Abgabebibliothek und werden vom Zeitgeberauftrag für die Verarbeitung des Inhaltsorganisators, der standardmäßig täglich ausgeführt wird, an den entsprechenden Speicherort verschoben.

Um Dokumentensätze in einer Websitesammlung verwenden zu können, muss das Feature "Dokumentensätze" aktiviert sein.

So aktivieren Sie das Dokumentgruppenfeature für eine Websitesammlung

  1. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen " unter "Websitesammlungsverwaltung" auf "Websitesammlungsfunktionen".
  2. Klicken Sie auf der Seite Features für Dokumentenmappen auf Aktivieren.

Nachdem das Document Sets-Feature aktiviert wurde, können Sie Document Set-Inhaltstypen erstellen.

Inhaltstypen für Planungsdokumentsätze

Sie können Dokumentgruppeninhaltstypen für Ihre Lösung mithilfe des Arbeitsblatts "Dokumentverwendung analysieren" planen. Dies können Sie mithilfe des Artikels "Benutzer identifizieren und Dokumentnutzung in SharePoint 2013 analysieren" ausfüllen. Anschließend können Sie das Arbeitsblatt Inhaltstyp (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) verwenden, um Ihre Entscheidungen zu jedem neuen Dokumentensatz-Inhaltstyp aufzuzeichnen, den Sie in Ihrer Lösung verwenden möchten.

So planen Sie Inhaltstypen des Dokumentensatzes mithilfe des Inhaltstyp-Arbeitsblatts

  1. Geben Sie in das Feld Inhaltstyp des Arbeitsblatts Inhaltstyp einDocument Set.

  2. Geben Sie die Website-URL ein, unter der der neue Dokumentensatz-Inhaltstyp definiert wird. Beachten Sie, dass die Inhaltstypen auf der Site, auf der sie definiert sind, und auf allen Sites unterhalb dieser Site verfügbar sind.

  3. Bestimmen des übergeordneten Inhaltstyps Geben Sie den übergeordneten Inhaltstyp des Dokumentensatzes in das Feld "Übergeordneter Inhaltstyp" des Arbeitsblatts "Inhaltstyp" ein. Dies ist entweder ein zentraler Dokumentensatz-Inhaltstyp oder ein benutzerdefinierter Dokumentensatz-Inhaltstyp, den Sie bereits geplant haben.

  4. Ermitteln der Dokumentengruppeneinstellungen Bestimmen Sie die folgenden Dokumentengruppeneinstellungen, und legen Sie sie im Arbeitsblatt Inhaltstyp fest:

    1. Bestimmen der zulässigen Inhaltstypen Geben Sie die Standardinhaltstypen an, die in diesem Dokumentenmappen-Inhaltstyp zulässig sind.
    2. Standardinhalt ermitteln Wenn der Inhaltstyp "Dokumentensatz", den Sie erstellen, so konfiguriert wird, dass beim Erstellen einer neuen Instance eines Dokumentensatzes automatisch Standardinhalte erstellt werden, können Sie dem Dokumentensatz manuell Dateien hinzufügen. Nur Dateien der zulässigen Inhaltstypen für die Dokumentenmappe können hinzugefügt werden.
    3. Ermitteln freigegebener Spalten Geben Sie an, ob Spaltenwerte für die Dokumentenmappe automatisch mit allen Dokumenten synchronisiert werden sollen, die in der Gruppe enthalten sind.
    4. Festlegen der Spalten für die Willkommensseite Geben Sie für jede Dokumentenmappe an, welche Spalten auf der Willkommensseite angezeigt werden sollen.
    5. Festlegen der Ansicht der Willkommensseite Geben Sie die Ansicht an, um den Inhalt der Dokumentenmappe auf der Willkommensseite anzuzeigen.

  5. Bestimmen der Spalten und Spaltenreihenfolge In der Tabelle "Planspalten " des Arbeitsblatts "Inhaltstyp":

    1. Geben Sie jede Spalte ein, die vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird. Geben Sie in der Spalte Neu? für jeden Eintrag einen Text No ein.
    2. Geben Sie für jede zusätzliche Spalte den Namen einer vordefinierten Spalte oder einer Spalte ein, die Sie erstellen möchten. Geben Sie die Namen der zusätzlichen Spalten und ihre Typen ein, und geben Sie an, ob sie neu sind.

  6. Geben NoneSie im Abschnitt Planvorlage des Arbeitsblatts ein.

  7. Bestimmen der Workflows Wenn ein Workflow verfügbar ist, der für den Inhaltstyp Dokumentenmappe relevant ist, können Sie ihn optional dem Inhaltstyp zuordnen. Der Workflow kann dann für jedes Listenelement dieses Inhaltstyps initiiert werden. Eine vollständige Erläuterung der Workflowplanung finden Sie unter Planen von Workflows. Nachdem Sie die Workflows überprüft und festgestellt haben, welche Workflows verfügbar sind, geben Sie jeden Workflow, der dem Inhaltstyp zugeordnet werden soll, in die Tabelle "Workflows planen " des Arbeitsblatts "Inhaltstyp" ein. Wenn der Workflow nicht vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird, geben Sie diese Informationen in die Spalte Neu? ein.

  8. Festlegen der Richtlinie Eine Richtlinie ist eine Reihe von Regeln für eine Art von Inhalt; Richtlinienfeatures liefern die Details jeder Regel, z. B. ob Elemente des Inhaltstyps gedruckt werden können oder welche Aktionen für das Element überwacht werden sollen. Weitere Informationen zur Richtlinienplanung finden Sie unter Planen einer Informationsverwaltungsrichtlinie in SharePoint Server 2013. Nachdem Sie die Richtlinien überprüft und die verfügbaren Richtlinienfeatures und Richtlinienvorlagen ermittelt haben, führen Sie im Abschnitt "Planen einer Richtlinie " des Arbeitsblatts "Inhaltstyp" die folgenden Schritte aus:

    1. Wenn der übergeordnete Inhaltstyp Richtlinieneinstellungen aufweist, werden diese im neuen Inhaltstyp unverändert angewendet. Dadurch wird sichergestellt, dass Richtlinien, nachdem sie festgelegt wurden, in allen relevanten Inhaltstypen erzwungen werden. Wenn der aktuelle Inhaltstyp seine Richtlinieneinstellungen vom übergeordneten Typ erbt, beantworten Yes Sie im Abschnitt "Planen einer Richtlinie" des Arbeitsblatts "Inhaltstyp" die Frage "Ist die Richtlinie im übergeordneten Inhaltstyp definiert?".
    2. Wenn der aktuelle Inhaltstyp eine Richtlinie basierend auf dem übergeordneten Inhaltstyp erbt, geben Sie im Feld Richtliniennamen aufzeichnen des Abschnitts Planen einer Richtlinie den Namen der Richtlinienvorlage ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp keine Richtlinie erbt und Sie eine Richtlinienvorlage anwenden möchten, geben Sie im Feld Richtlinienname aufzeichnen des Abschnitts "Planen einer Richtlinie " den Namen der Richtlinienvorlage ein.
    3. Wenn der aktuelle Inhaltstyp ein oder mehrere einzelne Richtlinienfeatures vom übergeordneten Inhaltstyp erbt, geben Sie jedes Richtlinienfeature in die Tabelle Feature im Abschnitt "Plan a policy" des Arbeitsblatts ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp hingegen keine Richtlinie erbt und Sie dem aktuellen Inhaltstyp Richtlinienfeatures zuordnen möchten, geben Sie diese Richtlinienfeatures in die Tabelle Feature ein. Beachten Sie, dass Sie einem Inhaltstyp nicht sowohl einzelne Richtlinienfeatures als auch eine Richtlinie anhand des Namens zuordnen können.

Arbeitsblätter

Notieren Sie die in diesem Artikel erläuterten Informationen in den folgenden Arbeitsblättern:

Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung (SharePoint Server 2010)Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010)