Planen von Dokumentbibliotheken in SharePoint Server

Zusammenfassung: Erfahren Sie, wie Sie die Verwendung, den Zugriff und den Workflow der Dokumentbibliothek in SharePoint 2013 planen.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Dokumentbibliotheken in Ihrer SharePoint Server 2016-Dokumentverwaltungslösung planen.

Dokumentbibliotheken sind Sammlungen von Dateien in SharePoint Server 2016, die Sie für andere Websitebenutzer freigeben. Die meisten Dokumentverwaltungsfeatures werden über Dokumentbibliotheken bereitgestellt. Im Rahmen der Dokumentverwaltungsplanung sollten Sie die Art von Dokumentbibliotheken bestimmen, die den Anforderungen Ihrer organization am besten entsprechen. Wenn Sie Dokumentbibliotheken für mehrere Websites planen, müssen Sie möglicherweise den Inhaltsfluss von einer Website zu einer anderen planen. Wenn Sie Dokumentbibliotheken als Speicherorte verwenden möchten, können Sie das dialogfeld Office Professional 2013 Öffnen und das Dialogfeld Speichern anpassen, um sicherzustellen, dass Dokumente am bevorzugten Speicherort gespeichert werden.

Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie sich mit dem Dokumentverwaltungsprozess vertraut machen, der unter Übersicht über die Dokumentverwaltung (SharePoint Server 2010) beschrieben wird.

Inhalt dieses Artikels:

• Bestimmen des Bibliothekstyps
• Planen des Inhaltsflusses
• Höherstufen von Dokumentbibliotheken aus Office-Clientanwendungen (nur SharePoint Server 2016)

Bestimmen des Bibliothekstyps

Wenn Sie ermitteln, welche Dokumentbibliotheken den Anforderungen Ihrer organization am besten entsprechen, können Sie auch feststellen, dass Sie mehrere Websites oder Websitesammlungen verwenden möchten. Wenn Sie z. B. Inhalte für die Veröffentlichung für externe Kunden erstellen, benötigen Sie möglicherweise eine Website zum Erstellen und Überprüfen von Inhalten und eine separate Website, z. B. in einer separaten SharePoint Server 2016-Installation, auf der Ihre Inhalte veröffentlicht werden.

Wenn Sie Dokumentbibliotheken für mehrere Websites planen, müssen Sie möglicherweise auch planen, wie Inhalte von einer Website auf eine andere übertragen werden – durch manuelle Prozesse, Workflows oder benutzerdefinierte Lösungen. Weitere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Artikel unter Planen des Inhaltsflusses.

In der folgenden Tabelle sind die typischen Verwendungen von Dokumentbibliotheken aufgeführt.

Bibliothek	Zweck
Bibliothek in einer Teamwebsite	Zusammenarbeit; einfache Freigabe von Inhalten unter Peers; Inhaltssteuerung, z. B. Versionsverwaltung; SharePoint Server 2016-Suche.
Bibliothek in einem Portalbereich	Inhalte, die für ein breiteres Publikum im organization gedacht sind, ähnlich wie eine Bibliothek auf einer Teamwebsite, aber in der Regel mithilfe eines strengeren Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses implementiert werden.
Bibliothek in einer Dokumentcenterwebsite (nur SharePoint Server 2016)	Eine umfangreiche Bibliothek, die als Unternehmens- Wissensdatenbank oder Historisches Archiv nützlich ist. Enthält Features, die Benutzern helfen, viele Dokumente in einer tiefen Hierarchie mithilfe einer Reihe spezialisierter Webparts zu navigieren, zu durchsuchen und zu verwalten.
Bibliothek in einem Datensatzcenter (nur SharePoint Server 2016)	Spezialisierte Datensatzverwaltung; Jede Bibliothek entspricht einem Datensatztyp, z. B. Vertrag, den die organization zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen aufbewahren müssen. Bibliotheken behalten Dokumente, Metadaten und zugehörige Überwachungen bei und sind schreibgeschützt.
Bibliothek in einer Internetwebsite (HTML) (nur SharePoint Server 2016))	Inhalte auf Webseiten, die in eine Internet- oder Intranetwebsite integriert werden sollen; SharePoint Server 2016 unterstützt das direkte Bearbeiten von Webseiten und verwaltet die zugrunde liegenden Dokumentbibliotheken für jede Seite automatisch.
Bibliothek in einer Internetwebsite (hybrid) (nur SharePoint Server 2016))	Inhalte, die von einer Website heruntergeladen werden können; Sie können Inhalte aus Dokumentbibliotheken auf einer Internetwebsite präsentieren.

Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie die Analyse verwenden können, die Sie im Abschnitt Analysieren der Dokumentnutzung unter Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung (SharePoint Server 2010) durchgeführt haben, um Ihnen bei der Planung von dokumentbibliotheks-organization für Ihr Unternehmen zu helfen. In diesem Beispiel liefert Contoso Ltd. Inhalte an Kunden basierend auf Marktforschung. Die Inhalte werden in erster Linie von Beratern erstellt, die remote arbeiten. Dies erfolgt in einem Zyklus, in dem die folgenden Schritte ausgeführt werden:

1. Ein Partner wertet Engagementideen und Anfragen für Vorschläge aus.
2. Nach Abschluss eines Vertrags stellt ein Projektmanager ein Team von Beratern zusammen und erstellt eine engagementspezifische Arbeitsstelle, in der die Forschungsergebnisse aufgezeichnet und das Projekt abgeschlossen wird.
3. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, werden die lieferfähigen Dokumente auf einer gesicherten Website veröffentlicht, auf der Kunden Zugriff darauf haben.
4. Das Team schreibt Best Practices-Dokumente und Fallstudien basierend auf dem Projekt.
5. Wissensmanager sammeln, organisieren und archivieren die bewährten Methoden und andere Dokumente.
6. Lieferdaten, Verträge und andere Dokumente werden als Unternehmensdatensätze aufbewahrt.
7. Durch die Nutzung der von den Wissensmanagern gepflegten Inhalte bewerten Partner Chancen und erstellen neue Vorschläge.

Die folgende Tabelle zeigt eine Dokumentverwendungsanalyse für dieses Szenario.

Dokumente	Zweck	Autor	Benutzer	Formatieren
Ideen und Wünsche des Engagements	Entwickeln neuer Kundenkontakte	Projektleiter	Vertriebsleiter; Projektleiter	DOCX
Vorschläge	Beschreiben einer vorgeschlagenen Kundenbindung	Projektleiter	Projektmanager; Mitglieder des Projektteams; Kunden	DOCX
Verträge	Festlegen eines Beratungsauftrags	Anwalt	Projektleiter; Projektmanager; Vertriebsleiter; Kunden	DOCX
Forschungsergebnisse und Projektergebnisse	Generieren von Dokumenten im Zusammenhang mit der Kundenbindung	Projektleiter; Projekt Mitwirkender; Berater	Editors; technische Prüfer	.docx und andere Typen
Zustellbare Dokumente	Generieren der endgültigen Ergebnisse, wahrscheinlich aus .docx Format konvertiert	Projektleiter	Customers	PDF
Bewährte Methoden und Fallstudiendokumente	Mitschreiben Organisationswissen	Projekt Mitwirkender; Berater; Wissensmanager	Alle Teammitglieder	Verschiedene Typen
Unternehmensdatensätze – (nur SharePoint Server 2016))	Aufbewahren einiger Inhalte, z. B. Verträge, als Unternehmensdatensätze	Alle	Corporate Records Manager; Unternehmensjuristen	Alle

In dieser Dokumentverwendungsanalyse werden die folgenden Anforderungen vorgeschlagen:

• Projektleiter benötigen Bibliotheken auf Teamwebsites, um Engagementideen, Engagementanfragen und Vorschlagsentwürfe zu speichern.
• Anwälte benötigen Bibliotheken in einem Portal oder auf einer zentralen Dokumentverwaltungswebsite zum Speichern von Vertragsvorlagen und aktiven Verträgen.
• Projektleiter und Mitwirkende benötigen Bibliotheken auf Teamwebsites, um Forschungsergebnisse, Ergebnisse und Fallstudien zu erstellen.
• Kunden benötigen Bibliotheken auf einer Internetwebsite, um die endgültigen Ergebnisse anzuzeigen. (Nur SharePoint Server 2016.)
• Alle Mitglieder des Unternehmens benötigen Zugriff auf eine Dokumentcenterwebsite, um bewährte Methoden und Fallstudiendokumente anzuzeigen. (Nur SharePoint Server 2016.)
• Unternehmensdatenverwalter und Anwälte benötigen Zugriff auf ein Unternehmensdatenarchiv, um Unternehmensdatensätze zu verwalten. (Nur SharePoint Server 2016.)

Die folgende Abbildung zeigt, wie diese Bibliotheken verteilt werden können. Die Websites werden in drei Websitesammlungen gehostet: einer Internetwebsitesammlung für den Kundenzugriff, einer Extranetwebsitesammlung für die Remoteerstellung durch Teammitglieder und einer Intranetwebsitesammlung für die sichere Wartung der Datensatzverwaltungswebsite. (Nur SharePoint Server 2016.)

Planen des Inhaltsflusses

Inhalte in einer Dokumentverwaltungslösung sind häufig dynamisch und werden je nach Bedarf von einer Website zu einer anderen verschoben, um die Anforderungen der Benutzer zu erfüllen. Wenn Sie Dokumentbibliotheken planen, planen Sie daher häufig den Inhaltsfluss von einer Bibliothek oder Website zu einer anderen. SharePoint Server 2016 bietet die folgenden Möglichkeiten zum manuellen oder dynamischen Verschieben von Inhalten:

• Sie können benutzerdefinierte Workflows erstellen, die Inhalte von einer Website oder Bibliothek auf eine andere kopieren oder verschieben. Ein Workflow führt ein Dokument durch einen Geschäftsprozess und weist Teilnehmern Aufgaben zu, wenn ihre Rolle im Lebenszyklus des Dokuments aktiv wird. Ein Workflow kann so entworfen werden, dass ein Dokument von einer Website oder Bibliothek in eine andere verschoben wird. Informationen zum Planen von Workflows finden Sie unter Inhaltstyp und Workflowplanung (SharePoint Server 2010).
• Autoren können ein Dokument in eine Bibliothek auf jeder Website kopieren, auf der sie über Erstellungsberechtigungen verfügen. Die Beziehung zwischen der Quelle und dem Zieldokument wird beibehalten, sodass die Kopie bei Bedarf aktualisiert werden kann.
• Webseiten und ganze Websites können manuell oder automatisch basierend auf einem Zeitplan von einer Website auf eine andere bereitgestellt und veröffentlicht werden. (Nur SharePoint Server 2016.)
• Inhalte können mithilfe der SharePoint Server 2016-Benutzeroberfläche, mithilfe eines Workflows oder mithilfe einer benutzerdefinierten Lösung, die auf dem SharePoint Server 2016-Objektmodell basiert, an die Datensatzverwaltungswebsite gesendet werden. (Nur SharePoint Server 2016.)
• Mithilfe von Webordnern oder Netzwerk-Places kann ein Autor den Inhalt einer Dokumentbibliothek manuell von einer Bibliothek oder Website in eine andere kopieren oder verschieben.

Zurück zum Beispiel zeigt die folgende Abbildung, wie einige dieser Inhaltsflusstechniken angewendet werden. Beachten Sie, dass die Website für das bereitgestellte Internet zur Website des Erstellungsportals hinzugefügt wurde. (Nur SharePoint Server 2016.)

• Mithilfe von Veröffentlichungsfeatures kann ein Autor Webseiten auf der Internetwebsite veröffentlichen. (Nur SharePoint Server 2016.)
• Mit dem Befehl Kopieren kann ein Autor Dokumente auf die Dokumentcenterwebsite kopieren.
• Mithilfe eines benutzerdefinierten Workflows kann ein Autor Dokumente in Dokumentbibliotheken auf der Internetwebsite kopieren.
• Mithilfe des Befehls Senden an kann ein Autor Verträge an das Enterprise-Datensatzrepository senden. (Nur SharePoint Server 2016.)

Höherstufen von Dokumentbibliotheken aus Office-Clientanwendungen

Sie können das Office Professional 2013-Dialogfeld "Öffnen" und das Dialogfeld "Speichern" anpassen, um organization Mitglieder zu ermutigen, Dokumentbibliotheken als Speicherorte zu verwenden. Durch Hinzufügen von Websites zur Leiste My Places neben dem Dialogfeld Öffnen und dem Dialogfeld Speichern können Sie mit nur einem Klick Zugriff auf die Speicherorte gewähren, an denen Benutzer ihre Dokumente speichern sollen. Dies ermöglicht es Teammitgliedern, mit den Dokumentbibliotheken zu interagieren, wenn sie Aus Office Professional 2013-Clientanwendungen speichern verwenden, anstatt direkt zum Server wechseln zu müssen, um ihre Dokumente hochzuladen.

Wenn Sie websites im Dialogfeld Öffnen und im Dialogfeld Speichern höher stufen möchten, können Sie sie mithilfe eines Webdiensts veröffentlichen. Dieser Dienst bietet eine Liste von Websites, die auf bestimmte Benutzer ausgerichtet sind, basierend auf ihren Rollen oder den Websites, deren Mitglieder sie sind. Eine Office Professional 2013-Clientanwendung kann diesen Webdienst automatisch über meine Websites des Benutzers ermitteln. Auch andere Serverprodukte können diesen Webdienst implementieren und den Speicherort des Diensts für die Office-Clientanwendung bereitstellen. Nachdem der Webdienst konfiguriert wurde, fügt Office Professional 2013 der Leiste My Places einen Eintrag hinzu und füllt ihn mit den Vom Webdienst definierten Speicherorten auf. Weitere Informationen zum Webdienst veröffentlichte Links finden Sie unter Veröffentlichter Links-Webdienst in der MSDN Library.

Alternativ können Administratoren Registrierungsschlüssel festlegen, um der Leiste Meine Places im Dialogfeld Office Öffnen und im Dialogfeld Speichern bestimmte Websites hinzuzufügen. Registrierungsschlüssel werden mithilfe von Gruppenrichtlinie und einer Active Directory-Verzeichnisdienstvorlage bereitgestellt, die im Office 2013 Resource Kit bereitgestellt wird.

Sie können die Speicherorte einschränken, an denen organization Mitglieder Inhalte speichern können, indem Sie das Dialogfeld Office Speichern verwenden. Beispielsweise können Sie die Möglichkeit zum Speichern von Dateien auf Desktops einschränken und Benutzer zwingen, Inhalte in einer Dokumentbibliothek zu speichern. In Office Professional 2013 können Sie steuern, wo Benutzer navigieren können, um ihre Dokumente zu speichern. Dies führt Benutzer dazu, an genehmigten Speicherorten zu speichern. Beachten Sie, dass dadurch nicht garantiert wird, dass Benutzer keine Dateien auf ihren lokalen Computern oder anderen nicht genehmigten Speicherorten speichern. Es gibt viele Möglichkeiten, Dateien auf einen Computer zu verschieben, und motivierte Personen können die meisten Einschränkungen umgehen. Indem Sie jedoch den Zugriff auf diese Speicherorte über das Dialogfeld Speichern von Office einschränken, können Sie die Anzahl der Teammitglieder, die diese nicht genehmigten Speicherorte verwenden, erheblich reduzieren.

Um die im Dialogfeld Speichern von Office verfügbaren Speicherorte einzuschränken, verwenden Sie Gruppenrichtlinie, um die entsprechenden Registrierungsschlüssel festzulegen, um diese Einstellung zu aktivieren und die genehmigten lokalen, Netzwerk- oder Serverspeicherorte zu definieren. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden alle Speicherorte, die nicht auf diese Weise definiert sind – einschließlich Standardlinks zu den Ordnern Desktop und Mein Netzwerk Places – aus der Leiste "Meine Places" entfernt.

Die Liste der genehmigten Standorte kann auf eine oder mehrere Office-Anwendungen beschränkt werden. Beispielsweise kann ein Administrator Speicherorte in Access einschränken und anderen Office-Anwendungen erlauben, überall zu speichern.

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