Arbeiten mit einem Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung

Ein Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung ähnelt anderen SharePoint-Workflows, insofern er das Weiterleiten von Inhalten an Fachleute und Beteiligte zur Prüfung und Genehmigung automatisiert. Was den Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung allerdings einzigartig macht, ist dass er speziell auf Veröffentlichungswebsites ausgelegt ist, auf denen die Veröffentlichung neuer und aktualisierter Webseiten streng kontrolliert wird. Auf dieser Art von Websites kann neuer Inhalt immer erst dann veröffentlicht werden, nachdem er von allen im Workflow enthaltenen genehmigenden Personen genehmigt wurde.

In diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass Sie bereits über eine Veröffentlichungswebsite verfügen. Diese Website sollte auf der Websitevorlage "Veröffentlichungswebsite mit Workflow" basieren. Weitere Informationen zum Erstellen von Veröffentlichungswebsites finden Sie unter Erstellen einer SharePoint-Publishingsite.

Inhalt dieses Artikels

• Verwenden Sie einen Workflow für die Genehmigung der Veröffentlichung

  • Übermitteln einer Seite zur Genehmigung
  • Genehmigung abbrechen
  • Überprüfen des Status der Genehmigung

• Hinzufügen eines Veröffentlichungsgenehmigungsworkflows zur Websitesammlung

• Anpassen oder Erstellen eines Veröffentlichungsgenehmigungsworkflows

Verwenden Sie einen Workflow für die Genehmigung der Veröffentlichung

Der Workflow für die Genehmigung der Veröffentlichung ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie eine Veröffentlichungswebsite erstellen. Der Workflow leitet Webseiten automatisch weiter, weist Überprüfungsaufgaben zu und verfolgt deren Fortschritt und sendet bei Bedarf Erinnerungen und Benachrichtigungen an genehmigende Personen. Sie können Workflow-Aktivitäten auf einer zentralen Statusseite überwachen und anpassen, auf der der Verlauf der Workflow-Ereignisse 60 Tage nach Abschluss beibehalten wird.

Wenn Sie bereits andere Genehmigungsworkflows für Listen, Bibliotheken oder Inhaltstypen verwendet haben, sind Sie möglicherweise mit den Zuordnungs- und Initiierungsformularen vertraut, mit denen Sie genehmigende Personen zuweisen und festlegen können, wie Inhaltsänderungen und Ablehnungen innerhalb des Workflows behandelt werden sollen. In einem Workflow zur Genehmigung von Veröffentlichungen sind diese Optionen nicht verfügbar. Die genehmigenden Personen werden von der Gruppe "Genehmigende Personen" gesteuert, und nur Mitglieder dieser Gruppe können am Genehmigungsprozess teilnehmen. Sie können die Gruppe "Genehmiger" bearbeiten, um Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen, müssen jedoch über die Berechtigungen eines Websitebesitzers verfügen, um dies zu tun.

Übermitteln einer Seite zur Genehmigung

1. Navigieren Sie zu der Seite auf Ihrer Veröffentlichungswebsite, die Sie zur Genehmigung übermitteln möchten.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte "Veröffentlichen" auf "Senden".
3. Geben Sie unter Anforderung den Text der E-Mail ein, die jeder Genehmigende erhält. (E-Mail muss für Ihre Website aktiviert sein, damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann. Wenn Sie nicht sicher sind, ob E-Mail aktiviert wurde, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator.)
4. Verwenden Sie unter Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben die Datumsauswahl, um das Datum auszuwählen, an dem alle Genehmigungen abgeschlossen sein müssen.
5. Geben Sie unter Dauer pro Aufgabe die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für jede Aufgabe im Genehmigungsworkflow zugewiesen werden sollen. Wenn Sie z. B. drei Wochen bis zum in Schritt 5 angegebenen Stichtag und drei genehmigende Personen im Workflow haben, sollten Sie jedem genehmigenden Benutzer eine Woche zuweisen.
6. Geben Sie in Dauereinheiten an, ob die Dauer in Tagen, Wochen oder Monaten gemessen werden soll.
7. Geben Sie in CC die E-Mail-Adressen aller Personen ein, die über den Start und das Ende des Workflows benachrichtigt werden sollen. Den hier aufgeführten Personen werden keine Aufgaben im Rahmen des Workflows zugewiesen.
8. Klicken Sie auf Start.
   

Genehmigung abbrechen

Sobald der Genehmigungsworkflow gestartet wurde, werden Sie feststellen, dass sich die Schaltfläche Absenden in "Genehmigung abbrechen" geändert hat. Wenn Sie einen Genehmigungsworkflow abbrechen, verbleibt die Seite im Status "Entwurf" und ist für Websitebesucher nicht sichtbar. People auf der Liste der genehmigenden Personen und diejenigen, die durch CC identifiziert werden, werden per E-Mail über die Stornierung informiert. So brechen Sie einen Genehmigungsworkflow ab:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Veröffentlichen ".
2. Klicken Sie in der Gruppe Veröffentlichung auf Genehmigung abbrechen.
   

Überprüfen des Status der Genehmigung

Sie können den Status von Seiten, die den Genehmigungsworkflow durchlaufen, jederzeit überprüfen, auch nachdem die Genehmigung storniert oder abgeschlossen wurde. So überprüfen Sie den Status:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Veröffentlichen ".
2. Klicken Sie in der Gruppe Workflows auf Status.
   

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Hinzufügen eines Veröffentlichungsgenehmigungsworkflows zur Websitesammlung

Möglicherweise haben Sie bemerkt, dass der integrierte Workflow für die Genehmigung der Veröffentlichung für Sammlungen von Veröffentlichungswebsites nicht verfügbar ist. Es wird nur auf Veröffentlichungswebsites unterstützt. Es wird empfohlen, einen benutzerdefinierten Workflow für die Genehmigung der Veröffentlichung Ihrer Veröffentlichungswebsitesammlung zu verwenden. Informationen zu den ersten Schritten finden Sie unter Erste Schritte mit dem SharePoint 2013-Workflow.

Anpassen oder Erstellen eines Veröffentlichungsgenehmigungsworkflows

Wenn Sie feststellen, dass der Workflow für die Genehmigung von SharePoint-Veröffentlichungen nicht ganz Ihren Anforderungen entspricht, können Sie ihn anpassen oder einen eigenen erstellen. Anweisungen finden Sie unter Erste Schritte mit dem SharePoint 2013-Workflow.

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