Wie können Sie feststellen, ob Ihr Projekt im Budget liegt? Über die Kostenverfolgung in Project. Verwenden Sie Project, um die ursprünglichen Kostenschätzungen, ist-Kosten und projizierten Kosten zu vergleichen und die Abweichungen zwischen den Kosten jederzeit und auf jeder Detailebene anzuzeigen.
Inhalt dieses Artikels
Was ist der Kostenverfolgungsprozess?
Um die Kosten bestmöglich nachzuverfolgen, sollten Sie zunächst eine Kostenrahmen erstellen, indem Sie Kostenwerte für Budgetressourcen erstellen und eingeben, die dem Projektsammelvorgang zugewiesen sind. Anschließend können Sie andere Ressourcen und Vorgangskosten identifizieren, die Sie nachverfolgen und anhand der Budgetressourcen messen möchten. Sie können Gebührensätze, Nutzungs- und Fixkosten für Vorgänge, Ressourcen und ggf. Zuordnungen eingeben. Geben Sie dann die geschätzte Arbeit oder Dauer für Vorgänge an, und weisen Sie den Vorgängen Ressourcen zu.
Erst wenn alle diese Schritte abgeschlossen sind, können Project die geschätzten Gesamtkosten für das Projekt berechnen. Sie können dann Ihre Schätzungen verfeinern. Wenn Sie fertig sind, können Sie alle Ressourcen kategorisieren und gruppieren, um sie mit den budgetierten Kosten zu vergleichen. Sie können auch eine Baseline mit den geplanten Kosten festlegen und diese verwenden, um sie mit den tatsächlichen Kosten zu vergleichen, während Ihr Projekt voranschreitet.
Nachdem das Projekt gestartet wurde, aktualisieren Sie den Vorgangsfortschritt – die Menge der für Vorgänge ausgeführten Arbeit oder den Prozentsatz der abgeschlossenen Vorgänge. Project berechnet Die Kosten für Sie basierend auf dem Vorgangsfortschritt.
Hinweis: Zusätzlich zum Vorgangsfortschritt können Sie auch die automatische Kostenberechnung deaktivieren und die tatsächlichen Kosten selbst eingeben.
Durch die Kombination der tatsächlichen Kosten der abgeschlossenen Arbeit mit den geschätzten Kosten für Restarbeit berechnet Project geplante (voraussichtliche) Kosten. Noch wichtiger ist, dass die Differenz zwischen den geplanten und den geplanten Kosten berechnet wird. Diese Differenz oder Kostenabweichung gibt an, ob ihr Projekt im Budget liegt.
Sie können eine einfache Kostennachverfolgung durchführen, indem Sie die tatsächlichen und geplanten (projizierten) Kosten für Vorgänge, Ressourcen, Zuordnungen und das Projekt anzeigen.
Wenn Sie ein Budget über eine Baseline erstellt haben, können Sie eine umfangreichere Nachverfolgung durchführen, indem Sie die tatsächlichen und geplanten Kosten mit den geplanten Kosten vergleichen.
Sie können die Kostenabweichungen zwischen geplanten Kosten und geplanten Kosten anzeigen, um zu bestimmen, ob Sie das Budget verwenden oder nicht. Wenn ein Vorgang beispielsweise 50 US-Dollar kostet, der Vorgang jedoch zur Hälfte abgeschlossen ist und bereits 35 US-Dollar kostet, betragen die geplanten Kosten 60 US-Dollar (die bisherigen 35 US-Dollar tatsächlichen Kosten plus die erwarteten 25 US-Dollar für die verbleibende Arbeit am Vorgang). Die Kostenabweichung beträgt 10 US-Dollar (60 US-Dollar an tatsächlichen Kosten abzüglich der Budgetkosten von 50 US-Dollar).
Indem Sie Kostenabweichungen regelmäßig überwachen, können Sie Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt nahe am Budget bleibt.
Hinweis: Sie können Kostenabweichungen nur anzeigen, wenn Sie die Anfangskosten eingegeben und eine Baseline gespeichert haben. Wenn Sie für instance keine Gebührensätze für eine Ressource eingegeben haben, bevor Sie die Baseline gespeichert haben, können Sie keine Kostenabweichungen für diese Ressource anzeigen.
Können Sie mir ein Beispiel für die Kostenverfolgung geben?
Sie können den Vorgang "Programm testen" in Ihren Projektplan eingeben und dem Vorgang einen Vertragstester für 40 USD pro Stunde zuweisen (angenommen, die Bezahlung des Testers ist der einzige Beitrag zu den Vorgangskosten). Sie geben eine Dauer von 10 Tagen (bei 8 Stunden pro Tag) ein und speichern dann eine Baseline.
Am Ende von 5 Tagen stellen Sie fest, dass der Vorgang halb abgeschlossen ist, und sie wird in Project als 50 % abgeschlossen markiert. In der Ansicht Vorgangsblatt wenden Sie die Tabelle Kosten an und sehen Folgendes:
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Im Feld Baseline zeigt Project die geplanten Kosten des Vorgangs (3.200 USD) an, die berechnet wurden, indem ihre ursprüngliche Dauerschätzung von 10 Tagen (oder 80 Stunden) mit dem Standardsatz des Testers von 40 USD pro Stunde multipliziert wird.
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Da für den Vorgang in den ersten 5 Tagen keine ungeplanten Kosten entstanden sind, zeigt das Feld Ist die tatsächlichen Kosten genau an, die bisher angefallen sind. In diesem Fall wird die tatsächliche Arbeit anhand der Formel Tatsächliche Arbeit * Standardsatz = Tatsächliche Kosten oder 40 Stunden * 40 USD pro Stunde = 1.600 USD berechnet. (Überstunden, Nutzungskosten und Fixkosten sind in diesem Beispiel nicht enthalten, können aber in den Tatsächlichkosten enthalten sein.)
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Die verbleibenden Kosten werden anhand der Formel Verbleibende Arbeit * Standardsatz = Verbleibende Kosten oder 40 Stunden * 40 USD pro Stunde = 1.600 USD berechnet.
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Im Feld Gesamtkosten zeigt Project die geplanten Kosten an, die gemäß der Formel Tatsächliche Kosten + Verbleibende Kosten = Geplante Kosten oder 1.600 USD + 1.600 USD = 3.200 USD berechnet werden. Da die geplanten Kosten den geplanten Kosten entsprechen, zeigt das Feld Varianz eine Kostenabweichung (CV) von 0 USD an, was bedeutet, dass der Vorgang genau im Budget liegt.
Wo kann ich Kosteninformationen anzeigen?
In Project werden Die Kosten für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen angezeigt. Sie können auch die Projektkosten anzeigen, die in der Regel auf diesen detaillierteren Kosten basieren. Sie können sowohl gesamtkosten als auch Zeitphasen kosten anzeigen, die kosten über die Zeit verteilt sind.
Ausführliche Informationen und schrittweise Verfahren zum Anzeigen von Kosteninformationen in Project finden Sie unter Anzeigen von Projektkostensummen.
