Wenn Sie Kopien von Microsoft 365-Dokumentdateien für Kunden oder Kollegen freigeben, empfiehlt es sich, das Dokument auf ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen zu überprüfen und es zu entfernen.
Hinweis: Sofern Sie Ihr Dokument nicht an Microsoft senden, hat Microsoft keinen Zugriff auf Informationen im Dokument.
Dokumentprüfung hilft Ihnen, ausgeblendete Daten und personenbezogene Informationen zu finden und zu entfernen, die in Dokumenten gespeichert sind, die Sie freigeben möchten. So geht's.
Wechseln Sie zu Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Dokument überprüfen.
Tipp: Wenn Sie nur ohne Kommentare drucken möchten, wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Drucken aus, wählen Sie Alle Seiten drucken aus, und deaktivieren Sie Markup drucken.
Informationen, die von der Dokumentprüfung in Word-Dokumenten gefunden und entfernt werden
Die Dokumentprüfung zeigt mehrere verschiedene Inspektoren an, mit denen Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Word Dokumenten suchen und entfernen können, bevor Sie sie freigeben.
Wichtig: Es wird dringend empfohlen, die Dokumentprüfung für eine Kopie Ihres Originaldokuments zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die Daten wiederherzustellen, die vom Dokumentprüfung entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.
So können Sie Daten und Informationen schnell finden und entfernen:
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Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Dokumentprüfung die Optionen (wie unten beschrieben), um sie zu entfernen oder zu speichern.
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Wählen Sie Prüfen aus.
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Überprüfen Sie die Inspektionsergebnisse, und wählen Sie alle zu löschenden Elemente entfernen aus.Einschränkungen und Informationen zum Entfernen von Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.
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Wählen Sie Erneut spektieren oder Schließen aus.
Hinweis: Es gibt einige Informationen, die der Dokumentprüfung nicht entfernen kann, wie in den folgenden Tabellen erläutert.
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Inspektor |
Sucht und entfernt |
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Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen |
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Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen |
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Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen |
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Ausgeblendeter Text |
Text, der als ausgeblendet formatiert ist (ein Schriftarteffekt, der im Dialogfeld Schriftart zur Verfügung steht) Hinweis: Mit dieser Dokumentprüfung kann kein Text erkannt werden, der von anderen Methoden (z. B. weißer Text auf weißem Hintergrund) ausgeblendet wurde. |
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Benutzerdefinierte XML-Daten |
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Nicht sichtbarer Inhalt |
Objekte, die nicht sichtbar sind, da sie als unsichtbar formatiert wurden Hinweis: Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden, werden von dieser Prüfung nicht gefunden. |
Hinweis: Wenn die Dokumentprüfung von Ihrem Unternehmen angepasst und um Prüfungsmodule ergänzt wurde, können Sie Ihr Dokument möglicherweise auf weitere Informationsarten prüfen.
Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen
Word-Dokumente können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:
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Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Versionen und Freihandanmerkungen Wenn Sie beim Erstellen Ihres Dokuments mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält das Dokument u. U. Elemente, wie Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Kommentare, Freihandanmerkungen oder Versionen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrem Dokument gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen sehen, die an Ihrem Dokument vorgenommen wurden – Dinge, die Sie möglicherweise nicht mit Personen außerhalb Ihres Teams teilen möchten.
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Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen Dokumenteigenschaften oder Metadaten enthalten Details zu Ihrem Dokument, z. B. Autor, Betreff und Titel. Dokumenteigenschaften enthalten auch Informationen, die automatisch von Microsoft 365 Programmen verwaltet werden, z. B. den Namen der Person, die zuletzt ein Dokument gespeichert hat, und das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, enthält Ihr Dokument möglicherweise auch zusätzliche Arten von personenbezogenen Informationen (Personally Identifiable Information, PII), z. B. E-Mail-Kopfzeilen, Zur Überprüfung sendende Informationen, Verteiler und Vorlagennamen.
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Kopf-, Fuß- und Wasserzeichen Word Dokumenten können Informationen in Kopf- und Fußzeilen enthalten. Darüber hinaus haben Sie ihrem Word Dokument möglicherweise ein Wasserzeichen hinzugefügt.
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Ausgeblendeter Text Word Dokumente können Text enthalten, der als ausgeblendeter Text formatiert ist. Wenn Sie nicht wissen, ob Ihr Dokument ausgeblendeten Text enthält, können Sie die Dokumentprüfung verwenden, um danach zu suchen.
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Dokumentservereigenschaften Wenn Ihr Dokument an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver (z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek) gespeichert wurde, kann das Dokument weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf diesen Serverspeicherort beziehen.
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Benutzerdefinierte XML-Daten Dokumente können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden.
Suchen und Entfernen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen mit der Dokumentprüfung
Wichtig: Es wird dringend empfohlen, die Dokumentprüfung für eine Kopie Ihres Originaldokuments zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die Daten wiederherzustellen, die vom Dokumentprüfung entfernt werden.
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Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Speichern unter aus, und geben Sie dann einen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihres originalen Dokuments zu speichern.
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Wählen Sie in der Kopie Ihres Originaldokuments auf der Registerkarte Datei die Option Info aus.
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Wählen Sie Auf Probleme überprüfen und dann Dokument überprüfen aus.
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Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung die zugehörigen Kontrollkästchen, um die Arten des ausgeblendeten Inhalts auszuwählen, die geprüft werden sollen.
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Wählen Sie Prüfen aus.
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Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentprüfung.
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Wählen Sie alle entfernen neben den Untersuchungsergebnissen für die Typen ausgeblendeter Inhalte aus, die Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten.
Wichtig:
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Wenn Sie ausgeblendete Inhalte aus Ihrem Dokument entfernen, können Sie ihn möglicherweise nicht wiederherstellen, indem Sie Rückgängig auswählen.
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Wenn Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Dokumenten entfernen möchten, die im OpenDocument-Textformat (ODT) gespeichert sind, müssen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal ausführen, wenn Sie das Dokument in diesem Format speichern.
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Die Dokumentprüfung können Ihnen helfen, ausgeblendete Daten und persönliche Informationen, die in Excel Dokumenten gespeichert sind, vor der Freigabe zu finden und zu entfernen.
Hinweis: Obwohl Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Arbeitsmappen entfernen können, die Sie an andere Personen gesendet haben, können Sie kommentare, Anmerkungen, Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen nicht entfernen, wenn die Excel Arbeitsmappe als freigegebene Arbeitsmappe gespeichert wurde. Um diese Informationen aus einer freigegebenen Arbeitsmappe zu entfernen, kopieren Und deaktivieren Sie zuerst das Feature Freigegebene Arbeitsmappe.
Informationen, die von der Dokumentprüfung in Excel-Dokumenten gefunden und entfernt werden
In dieser Tabelle sind die Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen aufgeführt, die Dokumentprüfung finden und aus Ihren Arbeitsmappen entfernen können.
Wichtig: Es wird dringend empfohlen, die Dokumentprüfung für eine Kopie Ihrer ursprünglichen Arbeitsmappe zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die Daten wiederherzustellen, die vom Dokumentprüfung entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.
So können Sie Daten und Informationen schnell finden und entfernen:
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Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Dokumentprüfung die Optionen (wie unten beschrieben), um sie zu entfernen oder zu speichern.
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Wählen Sie Prüfen aus.
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Überprüfen Sie die Inspektionsergebnisse, und wählen Sie alle zu löschenden Elemente entfernen aus.Einschränkungen und Informationen zum Entfernen von Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.
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Wählen Sie Erneut spektieren oder Schließen aus.
Nicht alle Informationen können entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen, die der Dokumentinspektor findet, aber nicht entfernen kann.
Hinweis: Wenn Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Prüfungsmodule zur Dokumentprüfung hinzugefügt hat, werden möglicherweise weitere Informationsarten angezeigt.
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Elemente |
Die Dokumentprüfung sucht und entfernt |
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Kommentare und Anmerkungen |
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Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen |
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Kopf- und Fußzeilen |
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Ausgeblendete Zeilen und Spalten |
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Ausgeblendete Arbeitsblätter |
Ausgeblendete Arbeitsblätter Hinweis: Falls die ausgeblendeten Arbeitsblätter in Ihrer Arbeitsmappe Daten enthalten, können sich die Ergebnisse der Berechnungen oder Formeln in der Arbeitsmappe ändern, wenn Sie diese entfernen. Wenn Sie nicht wissen, welche Informationen die ausgeblendeten Arbeitsblätter enthalten, schließen Sie die Dokumentprüfung, blenden Sie die ausgeblendeten Arbeitsblätter ein, und prüfen Sie dann deren Inhalt. |
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Benutzerdefinierte XML-Daten |
Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einer Arbeitsmappe gespeichert werden können |
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Nicht sichtbarer Inhalt |
Objekte, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind Hinweis: Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden, werden von der Dokumentprüfung nicht gefunden. |
Suchen und Entfernen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen
Mit der Dokumentprüfung können Sie in Excel-Arbeitsmappen nach ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen suchen und diese entfernen.
Wichtig: Es wird dringend empfohlen, die Dokumentprüfung für eine Kopie Ihrer ursprünglichen Arbeitsmappe zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die Daten wiederherzustellen, die vom Dokumentprüfung entfernt werden.
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Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Speichern unter aus, und geben Sie einen anderen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihrer ursprünglichen Arbeitsmappe zu speichern.
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Wählen Sie in der Kopie Der ursprünglichen Arbeitsmappe auf der Registerkarte Datei die Option Info aus.
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Wählen Sie Auf Probleme überprüfen und dann Dokument überprüfen aus.
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Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung die betreffenden Kontrollkästchen für die Arten von ausgeblendetem Inhalt, die geprüft werden sollen. Weitere Informationen zu den einzelnen Inspektoren finden Sie unter Was die Dokumentprüfung in Excel-Dokumenten findet und entfernt.
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Wählen Sie Untersuchen aus.
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Überprüfen Sie die Ergebnisse im Feld Dokumentprüfung.
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Wählen Sie alle entfernen neben den Inspektionsergebnissen für die Typen ausgeblendeter Inhalte aus, die Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten.
Wichtig:
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Wenn Sie ausgeblendete Inhalte aus Ihrer Arbeitsmappe entfernen, können Sie sie möglicherweise nicht wiederherstellen, indem Sie Rückgängig auswählen.
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Wenn Sie ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter entfernen, die Daten enthalten, ändern Sie möglicherweise die Ergebnisse der Berechnungen oder Formeln in Ihrer Arbeitsmappe. Wenn Sie nicht wissen, welche Informationen in den ausgeblendeten Zeilen, Spalten oder Arbeitsblättern enthalten sind, schließen Sie die Dokumentprüfung, blenden die ausgeblendeten Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter ein, und prüfen Sie dann ihren Inhalt.
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Die Prüfungen für Kommentare und Anmerkungen, Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen und Kopf- und Fußzeilen können in einer Arbeitsmappe, die als freigegebene Arbeitsmappe gespeichert wurde (Überprüfen > Arbeitsmappe freigeben), nicht verwendet werden. Dies liegt daran, dass bei freigegebenen Arbeitsmappen persönliche Informationen dazu genutzt werden, die Zusammenarbeit verschiedener Personen an derselben Arbeitsmappe zu ermöglichen. Um Informationen dieser Art aus einer freigegebenen Arbeitsmappe zu entfernen, können Sie die Arbeitsmappe kopieren und dann die Freigabe aufheben. Um die Freigabe einer Arbeitsmappe aufzuheben, wählen Sie auf der Registerkarte Überprüfen die Option Arbeitsmappe freigeben aus, und deaktivieren Sie Änderungen von mehreren Benutzern gleichzeitig zulassen.
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Wenn Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Kalkulationstabellen entfernen möchten, die im OpenDocument-Kalkulationstabellenformat (ODS) gespeichert sind, müssen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal ausführen, wenn Sie die Kalkulationstabelle in diesem Format speichern.
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Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen in Excel
Nachfolgend sind einige Elemente aufgeführt, bei denen es sich um Quellen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen in Ihren Excel-Arbeitsmappen handeln kann:
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Kommentare und Freihandanmerkungen Wenn Sie beim Erstellen der Arbeitsmappe mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält die Arbeitsmappe u. U. Elemente wie Kommentare oder Freihandanmerkungen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrer Arbeitsmappe gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen anzeigen, die an Ihrer Arbeitsmappe vorgenommen wurden.
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Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen Zu den Metadaten oder Dokumenteigenschaften in Excel und anderen Microsoft 365-Apps gehören Informationen wie Autor, Betreff und Titel. Microsoft 365 verwaltet automatisch den Namen der Person, die zuletzt eine Arbeitsmappe gespeichert hat, das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde, und den Speicherort des Dokuments. Ihr Dokument enthält eventuell weitere personenbezogene Informationen (Personally Identifiable Information, PII), wie E-Mail-Kopfzeilen, zur Durchsicht versendete Informationen, Verteiler, Druckereigenschaften (beispielsweise Druckerpfad und sicheres Druckerkennwort) sowie Dateipfadinformationen zum Veröffentlichen von Webseiten.
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Kopf- und Fußzeilen Arbeitsmappen können Informationen in Kopf- und Fußzeilen aufweisen.
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Ausgeblendete Zeilen, Spalten und Arbeitsblätter Arbeitsmappen können Zeilen, Spalten und ganze Arbeitsblätter aufweisen, die ausgeblendet sind. Wenn Sie eine Kopie einer Arbeitsmappe verteilen, die ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter enthält, können andere Personen diese einblenden und die darin enthaltenen Daten anzeigen.
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Dokumentservereigenschaften Arbeitsmappen, die an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert sind, z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek, können weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf den Serverspeicherort beziehen.
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Benutzerdefinierte XML-Daten Arbeitsmappen können benutzerdefinierte XML-Daten aufweisen, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden.
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Nicht sichtbarer Inhalt Arbeitsmappen können Objekte aufweisen, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind.
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Externe Verknüpfungen Arbeitsmappen können Verknüpfungen zu Daten in anderen Arbeitsmappen (externe Verknüpfungen) aufweisen. Die Namen der Arbeitsblätter, die diese Daten enthalten, werden dann mit den Arbeitsmappen gespeichert, sind aber möglicherweise nicht sichtbar.
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Eingebettete Dateien oder Objekte Arbeitsmappen können eingebettete Dateien (z. B. ein Microsoft 365- oder Text-Dokument) oder eingebettete Objekte (z. B. ein Diagramm oder eine Formel) enthalten, die möglicherweise nicht sichtbare Daten enthalten.
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Makros oder VBA-Code Arbeitsmappen können Makros, VBA-Module, COM- oder ActiveX-Steuerelemente, Benutzerformulare oder benutzerdefinierte Funktionen (User Defined Functions, UDFs) aufweisen, die möglicherweise ausgeblendete Daten enthalten.
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Elemente, die möglicherweise zwischengespeicherte Daten enthalten Arbeitsmappen können zwischengespeicherte Daten für PivotTables, PivotCharts, Datenschnitte, Zeitachsen und Cubeformeln aufweisen, die möglicherweise nicht sichtbar sind.
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Excel-Umfragen Arbeitsmappen können ausgeblendete Fragen einer Excel-Umfrage enthalten, die in Excel für das Web eingegeben und mit der Arbeitsmappe gespeichert wurden, dort aber nicht sichtbar sind.
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Szenarien des Szenario-Managers Arbeitsmappen können Szenarien aufweisen, die mit dem Szenario-Manager definiert wurden. Diese Szenarien können zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten enthalten.
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Filter Arbeitsmappen können aktive AutoFilter oder Tabellenfilter aufweisen, die möglicherweise dazu führen, dass zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten mit der Arbeitsmappe gespeichert werden.
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Ausgeblendete Namen Arbeitsmappen können ausgeblendete Namen aufweisen, die möglicherweise eine Quelle ausgeblendeter Daten sind.
Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden, aber nicht entfernt werden können
Die Dokumentprüfung erkennt die folgenden Elemente, die möglicherweise Daten enthalten, die in der Arbeitsmappe nicht sichtbar sind. Die Dokumentprüfung kann diese Elemente nicht für Sie entfernen, da dadurch die Arbeitsmappe möglicherweise nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. Sie können jedes gefundene Element prüfen und bestimmen, ob Sie es manuell entfernen oder durch ein Element ersetzen möchten, das keine ausgeblendeten Daten aufweist, z. B. ein statisches Bild.
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Elemente |
Die Dokumentprüfung sucht |
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Externe Verknüpfungen |
Verknüpfungen zu Daten in anderen Arbeitsmappen. Die Namen der Arbeitsblätter, die die Daten enthalten, werden mit der Arbeitsmappe gespeichert, sind aber dort nicht sichtbar. Externe Verknüpfungen umfassen externe Bezüge, die bei Folgendem verwendet werden:
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Eingebettete Dateien oder Objekten |
Eingebettete Dateien (z. B. ein Microsoft 365- oder Textdokument) oder eingebettete Objekte (z. B. ein Diagramm oder eine Gleichung), die möglicherweise Daten enthalten, die in der Arbeitsmappe nicht sichtbar sind. Hier einige Beispiele für Objekttypen:
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Makros oder VBA-Code |
Makro- oder VBA-Elemente, die ausgeblendete Daten in der Arbeitsmappe aufweisen können. Dies umfasst Folgendes:
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BI-Features mit zwischengespeicherten Daten |
BI-Features, die möglicherweise zwischengespeicherte Daten aufweisen, die mit der Arbeitsmappe gespeichert werden, können Daten enthalten, die nicht sichtbar sind. Die Dokumentprüfung sucht nach folgenden Elementen, die einen PivotCache, SlicerCache oder Cubeformelcache aufweisen können:
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Excel-Umfragen |
Excel Umfragefragen, die in Excel für das Web erstellt und mit der Arbeitsmappe gespeichert wurden, ohne dort sichtbar zu sein. |
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Szenarien des Szenario-Managers |
Szenarien, die mit dem Szenario-Manager definiert wurden und dazu führen können, dass zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten mit der Arbeitsmappe gespeichert werden. |
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Filter |
Filter können die Ursache für zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten in der Arbeitsmappe sein. Die Dokumentprüfung sucht nach AutoFiltern und Tabellenfiltern, die auf die Daten angewendet werden. |
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Ausgeblendete Namen |
Ausgeblendete Namen, mit denen ausgeblendete Daten in der Arbeitsmappe gespeichert werden können. |
Sie können ausgeblendete Informationen in Ihren PowerPoint Präsentationen mithilfe der Dokumentprüfung suchen und entfernen.
Tipp: Wenn Sie nur ohne Kommentare drucken möchten, wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Drucken aus, wählen Sie Alle Seiten drucken aus, und deaktivieren Sie Markup drucken.
Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden können
In dieser Tabelle sind die Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen aufgeführt, die Dokumentprüfung in Ihren PowerPoint-Präsentationen finden und daraus entfernen können.
Wichtig: Es wird dringend empfohlen, die Dokumentprüfung für eine Kopie Ihrer ursprünglichen Präsentation zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die Daten wiederherzustellen, die vom Dokumentprüfung entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.
So können Sie Daten und Informationen schnell finden und entfernen:
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Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Dokumentprüfung die Optionen (wie unten beschrieben), um sie zu entfernen oder zu speichern.
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Wählen Sie Prüfen aus.
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Überprüfen Sie die Inspektionsergebnisse, und wählen Sie alle zu löschenden Elemente entfernen aus.Einschränkungen und Informationen zum Entfernen von Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.
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Wählen Sie Erneut spektieren oder Schließen aus.
Nicht alle ausgeblendeten Daten und Informationen können mit Dokumentprüfung entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen, die die Dokumentprüfung findet, aber nicht entfernen kann.
Wenn die Dokumentprüfung von Ihrem Unternehmen angepasst wurde, indem Prüfungsmodule hinzugefügt wurden, können Sie Ihre Präsentationen möglicherweise auf weitere Informationsarten prüfen.
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Inspektor |
Sucht und entfernt |
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Kommentare und Anmerkungen |
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Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen |
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Überarbeitungsmarkierungsdaten |
Informationen zu den Personen, die Änderungen am Dokument vorgenommen haben, und zum Zeitpunkt der Änderung. Dieses Feature ist nur für Microsoft 365-Abonnenten verfügbar, die am Office Insider-Programm teilnehmen. Wenn Sie Microsoft 365-Abonnent sind, vergewissern Sie sich, dass Sie über die neueste Office-Version verfügen. |
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Nicht sichtbarer Inhalt in Folie |
Objekte, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden, werden von diesem Inspektor nicht gefunden. |
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Externer Folieninhalt |
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Präsentationsnotizen |
Text, der dem Abschnitt "Notizen" einer Präsentation hinzugefügt wurde Die Dokumentprüfung kann keine Bilder entfernen, die im Abschnitt "Notizen" einer Präsentation hinzugefügt wurden. |
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Benutzerdefinierte XML-Daten |
Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einer Präsentation gespeichert werden können |
Suchen und Entfernen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen
Wichtig: Es wird dringend empfohlen, die Dokumentprüfung für eine Kopie Ihrer ursprünglichen Präsentation zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die Daten wiederherzustellen, die vom Dokumentprüfung entfernt werden.
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Öffnen Sie die PowerPoint-Präsentation, die Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Speichern unter aus, und geben Sie dann einen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihrer ursprünglichen Präsentation zu speichern.
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Wählen Sie in der Kopie Ihrer ursprünglichen Präsentation auf der Registerkarte Dateidie Option Info aus.
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Wählen Sie Nach Problemen suchen und dann Dokument überprüfen aus.
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Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung die zugehörigen Kontrollkästchen, um die Arten des ausgeblendeten Inhalts auszuwählen, die geprüft werden sollen. Weitere Informationen zu den einzelnen Inspektoren finden Sie unter Entfernen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen durch Untersuchen von Dokumenten, Präsentationen oder Arbeitsmappen.
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Wählen Sie Prüfen aus.
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Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentprüfung.
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Wählen Sie alle entfernen neben den Untersuchungsergebnissen für die Typen ausgeblendeter Inhalte aus, die Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten.
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Wenn Sie ausgeblendete Inhalte aus Ihrer Präsentation entfernen, können Sie sie möglicherweise nicht wiederherstellen, indem Sie Rückgängig auswählen.
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Wenn Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Präsentationen entfernen möchten, die im OpenDocument-Präsentationsformat (ODP) gespeichert werden, müssen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal ausführen, wenn Sie die Präsentation in diesem Format speichern.
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Nachdem Sie die Dokumentprüfung verwendet haben, um personenbezogene Informationen zu entfernen, wird PowerPoint die persönlichen Informationen beim Speichern dieser Datei automatisch entfernen, wenn Sie die Präsentation weiterhin ändern. Wenn für diese Präsentation jedoch weiterhin eine gemeinsame Bearbeitung erforderlich ist (z. B. müssen Sie die Namen des Mitautors beibehalten, die den kommentaren zugeordnet sind, die er verlassen hat), können Sie verhindern, dass PowerPoint personenbezogene Informationen automatisch entfernt, indem Sie in der Benachrichtigung "Entfernung personenbezogener Informationen aktiviert" auf die Schaltfläche "Einstellung ändern" klicken.
Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen
In einer PowerPoint-Präsentation können verschiedene Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen gespeichert sein. Diese Informationen sind zwar möglicherweise nicht unmittelbar sichtbar, können sie dennoch aus der Präsentation abgerufen werden.
Ausgeblendete Informationen können z. B. die Daten sein, die von PowerPoint hinzugefügt werden, damit Sie beim Erstellen der Präsentation mit anderen Personen zusammenarbeiten können. Es kann sich auch um Informationen handeln, die Sie ausdrücklich als ausgeblendet kennzeichnen.
PowerPoint-Präsentationen können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:
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Kommentare und Freihandanmerkungen Wenn Sie beim Erstellen der Präsentation mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält die Präsentation u. U. Elemente wie Kommentare oder Freihandanmerkungen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die vorgenommenen Änderungen und die Namen der Personen, die an Ihrer Präsentation gearbeitet haben, zusammen mit Kommentaren von Prüfern anzeigen.
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Überarbeitungsmarkierungsdaten Wenn Sie an einem freigegebenen Dokument zusammenarbeiten, das in der Cloud gespeichert wurde, speichert PowerPoint 2016 für Microsoft 365, welche Personen Änderungen am Dokument vorgenommen haben und wann diese Änderungen vorgenommen wurden.
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Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen Dokumenteigenschaften, die auch als Metadaten bezeichnet werden, enthalten Details zu Ihrer Präsentation, z. B. Autor, Betreff und Titel. Dokumenteigenschaften enthalten auch Informationen, die automatisch von Microsoft 365 Programmen verwaltet werden, z. B. den Namen der Person, die zuletzt ein Dokument gespeichert hat, und das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, enthält Ihr Dokument möglicherweise auch zusätzliche Arten von personenbezogenen Informationen (Personally Identifiable Information, PII), z. B. E-Mail-Kopfzeilen, Informationen zur Überprüfung senden, Verteiler und Dateipfadinformationen für die Veröffentlichung von Webseiten.
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Nicht sichtbarer Inhalt in Folien Ihre Präsentation kann Objekte enthalten, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert wurden.
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Inhalte aus der Folie PowerPoint Präsentationen können Objekte enthalten, die nicht sofort sichtbar sind, da sie von der Folie in den Folienbereich gezogen wurden. Dieser externe Folieninhalt kann Textfelder, ClipArt, Grafiken und Tabellen enthalten.
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Präsentationsnotizen Der Abschnitt "Notizen" einer PowerPoint-Präsentation kann Text enthalten, den Sie nicht öffentlich freigeben möchten, insbesondere, wenn die Notizen allein für die Verwendung der Person geschrieben wurden, von der die Präsentation abgehalten wird.
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Dokumentservereigenschaften Wenn Ihre Präsentation an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver (z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek) gespeichert wurde, kann die Präsentation weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf diesen Serverspeicherort beziehen.
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Benutzerdefinierte XML-Daten Präsentationen können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden.
Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden, aber nicht entfernt werden können
Die Dokumentprüfung erkennt die folgenden Elemente, die möglicherweise Daten enthalten, die in der Präsentation nicht sichtbar sind. Die Dokumentprüfung kann diese Elemente nicht entfernen, da dadurch die Präsentation möglicherweise nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. Sie können jedes gefundene Element prüfen und bestimmen, ob Sie es manuell entfernen oder durch ein Element ersetzen möchten, das keine ausgeblendeten Daten aufweist, z. B. ein statisches Bild.
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Elemente |
Die Dokumentprüfung sucht |
|---|---|
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Eingebettete Dateien oder Objekten |
Eingebettete Dateien (z. B. ein Microsoft 365- oder Textdokument) oder eingebettete Objekte (z. B. ein Diagramm oder eine Gleichung), die möglicherweise Daten enthalten, die in der Arbeitsmappe nicht sichtbar sind. Hier einige Beispiele für Objekttypen:
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Makros oder VBA-Code |
Makro- oder VBA-Elemente, die in den Präsentationen ausgeblendete Daten enthalten können. Dazu zählen:
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Dokumentprüfung und persönliche Daten
Bei den Überarbeitungsmarkierungsdaten, eingeführt in PowerPoint 2016 Build 8403 für Microsoft 365-Insider, zeigt sich eine Einschränkung der Dokumentprüfung. Kelly und Linda arbeiten beispielsweise an Präsentation A in Microsoft 365. Anschließend öffnet Martin Präsentation A in PowerPoint_2013 und führt zum Entfernen der persönlichen Daten in der Datei die DocumentInspector aus. Wenn Mohammed anschließend Präsentation A in einer früheren Version von PowerPoint öffnet und Dokumentprüfung für die Datei ausführt, um personenbezogene Daten zu entfernen, kann der Dokumentprüfung in dieser Version von PowerPoint die Revisionsnachverfolgungsdaten nicht erkennen und entfernen, die der Präsentation von der neueren, Microsoft 365 Version der von Kelly und Linda verwendeten PowerPoint hinzugefügt wurden. Mohammed kann die Revisionsnachverfolgungsdaten nicht entfernen, ohne ein Upgrade auf die aktuelle Version von PowerPoint durchzuführen und dann Dokumentprüfung
In Visio können Sie ausgeblendete und personenbezogene Informationen entfernen, bevor Sie eine Kopie eines Visio Dokuments für andere Personen freigeben.
Wichtig: Es wird dringend empfohlen, persönliche und ausgeblendete Informationen auf einer Kopie Ihres Originaldokuments zu entfernen, da es nicht immer möglich ist, die entfernten Daten wiederherzustellen.
Persönliche und ausgeblendete Informationen können aus den folgenden Featurebereichen in Visio entfernt werden:
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Kommentare, die auf den Seiten des Dokuments eingefügt wurden
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Dateieigenschaften (Autor, Manager und Unternehmen)
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Namen der Bearbeiter, Initialen und Markup
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Dateipfade von Schablonen
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Dateipfad und Name von Vorlagen
Hinweis: Wenn das Dokument auf einem freigegebenen Server für andere Personen verfügbar ist und jemand das Dokument öffnet, werden der Name des Benutzers, der die Datei geöffnet hat, und der Name des Computers, auf dem die Datei gespeichert ist, angezeigt. Um diese Informationen besser zu schützen, sollten Sie sicherstellen, dass nur vertrauenswürdige Benutzer auf freigegebene Dokumente zugreifen können.
Sie können ausgeblendete Informationen in Ihren Visio Präsentationen suchen und entfernen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.
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Wählen Sie im Menü Datei die Option Info aus.
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Wählen Sie Nach Problemen suchen und dann Persönliche Informationen entfernen aus.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Persönliche Informationendie Option Diese Elemente aus dem Dokument entfernen aus.
Tipp: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Warnung anzeigen bei Versuch, diese Informationen erneut einzufügen, wenn bei jedem erneuten Einfügen von persönlichen Informationen eine Warnung angezeigt werden soll.
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Um potenziell vertrauliche Daten aus externen Datenquellen zu entfernen, wählen Sie Daten aus externen Quellen entfernen aus, die im Dokument gespeichert sind.
Hinweis: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden keine Daten entfernt, die mit einem Shape verknüpft wurden. Die Datenquelle wird aus dem Diagramm entfernt. Wenn sich jedoch Daten aus der Datenquelle im Diagramm befinden, müssen Sie sie manuell entfernen.
