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Während wir das Ende des Kalenderjahres nähern, ist es An der Zeit, die Verarbeitung der 1099er-Jahre vorbereitet zu machen. Sie müssen nicht warten, bis das Modul "Kreditorenkonten" geschlossen ist. Tatsächlich gibt es Dinge, die Sie jetzt tun können, um eine erfolgreiche und reibungslose Produktion von 1099s in diesem Jahr zu gewährleisten. Lesen Sie die Schritte in dieser Checkliste, bevor Sie die 1099-Jahre ausführen.
AP Setup (03.950.00)
- 1099 Info – Stellen
Sie sicher,
dass die Felder mit den richtigen Daten ausgefüllt sind.
– Stellen Sie sicher, dass das Limit von 1099 dem aktuellen IRS-Mindestbetrag entspricht.
Lieferantenwartung (03.270.00) – Das
Feld "Lieferant 1099" muss "Ja" sein.
– Die richtige Standardfeldnummer für 1099 muss angezeigt werden.
– Überprüfen Sie die Genauigkeit der Beträge, die in den Feldern für 1099 Jahr angezeigt werden.
– Das Feld "Steuer-ID Nbr" sollte ausgefüllt sein. Andern falls nicht, wird "TIN vom Anbieter anfordern" auf dem 1099 Preview Report (03.730) gedruckt.
1099 Preview Report (03.730.00) and Vendor Trial Balance Report (03.650.00) – Generieren Sie diese Berichte, und vergleichen Sie sie, bevor Sie
1099s erzeugen, um die Genauigkeit aller
1099 Informationen sicherzustellen, die für das aktuelle Kalenderjahr gemeldet wurden.
– Im Bericht 1099 Preview werden alle 1099 Informationen angezeigt, einschließlich TIN (Vendor Tax Identification Number), 1099 Box amounts (1099 Box amounts) und Gesamtanzahl der Zahlungen für Lieferanten, die der 1099-Meldung unterliegen.
– Wenn Korrekturen erforderlich sind, können Sie in Wartung der AP-Anbieter (03.270.00) - 1099 Info im Initialisierungsmodus oder mithilfe von 1099-Verlauf neu erstellen in der
AP-Integritätsprüfung (03.990.00) eingegeben werden.
AP-Integritätsprüfung (03.990.00) – Neuerstellen des 1099-Verlaufs
– Salomon IV4.21 und höher kann 1099 Saldo neu erstellt haben, bevor
1099 s erstellt werden.
– Die AP-Integritätsprüfung verfügt über ein Kontrollkästchen zum Neuerstellen des 1099-Verlaufs, das überprüft werden muss.
– Stellen Sie während der Verarbeitung sicher, dass niemand unter "Kreditorenkonten" arbeitet. Dies umfasst das Freigeben von Batches aus anderen Modulen, die AP-Batches erstellen.
– Beim Neuerstellen von 1099 werden keine 1099 Saldo erstellt, wenn die Lieferanten von Anfang an nicht ordnungsgemäß als 1099 Lieferanten eingerichtet wurden. Bei diesem Prozess werden alle 1099Balances aus AP-Transaktionsinformationen neu erstellt, die bereits 1099 Daten enthalten. Wenn der Gutschein nicht mithilfe eines 1099-Felds erstellt wurde, wird durch die 1099-Integritätsprüfung nichts aktualisiert. Es werden jedoch alle Initialisierungsmengen entfernt. Aus diesem Grund müssen Sie die folgenden Überlegungen anstellen, bevor Sie die Neuerstellungsprozedur ausführen.
- Saldo initialisierung: Wenn der Initialisierungsmodus oder eine andere Nichttransaktionsmethode verwendet wurde, um 1099 Saldo während des Steuerjahrs zu aktualisieren, gehen diese bei der Neuerstellung verloren. Es muss ein Verfahren zum Aktualisieren der neu erstellten 1099-Balance mithilfe initialisierter Informationen entwickelt werden.
- Datenaufbewahrung: Wenn AP-Details aufgrund der Verarbeitung von DELETE AP Detail (03.540.00) weniger als ein Jahr aufbewahrt werden, sollten Sie entweder Datensätze mit Steuerjahrinformationen vor dem Neuerstellen von 1099-Salden wiederherstellen oder ein Verfahren zum Aktualisieren neu erstellter 1099-Saldos mithilfe von Sicherungsinformationen entwickeln.
- Systemkonvertierung: Wenn Steuerjahrinformationen aus einem anderen System konvertiert wurden, aber nicht alle unterstützenden AP-Saldo-, Batch-, Dokument-, Anpassungs- und Transaktionsdatensätze in der neuen Datenbank neu erstellt wurden, entwickeln Sie ein Verfahren zum Aktualisieren neu erstellter 1099-Saldo mit Konvertierungsinformationen.
1099 Forms (03.740.00) und Generate 1099 Magnetic Media (03.742.00) – Die für die
1099er benötigten Formate und Daten unterliegen den IRS-Regeln und
-Vorschriften.
– Salomonen bietet ein Year-End Updatepaket, das die neuesten IRS-Informationen enthält.
– Lesen Sie das zum Paket "Update" Year-End" enthaltene "Salomonenbulletin". Es werden wichtige Änderungen erläutert, die an der Produktionsumgebung der 1099er-Jahre vorgenommen wurden.
1099 Calendar Year Control (03.530.00) – Nach dem Abschluss des 1099-Produktionsprozesses kann es erforderlich sein, diesen Bildschirm zu verwenden, um veraltete
1099-Informationen zu löschen oder den Status der aktuellen und nächsten
1099 Kalenderjahre zu ändern.
– 1099 Beträge für "Lieferanten" werden basierend auf "Datum überprüfen" kumuliert. Wenn Sie versuchen, Prüfungen in Kreditorenprüfungen (03.620,00) zu drucken, die mit einem Kalenderjahr datiert sind, das nicht als ein offenes 1099-Jahr eingerichtet ist, wird die Systemmeldung 532 angezeigt: "Datum muss in einem offenen Jahr 1099 sein, bitte erneut eingeben". In diesem Fall sind zwei Prozessoptionen verfügbar.
- Ältestens Jahr löschen – Wenn das neue Kalenderjahr nicht als Aktuelles oder Nächstes 1099-Jahr angezeigt wird, werden mit dieser Option die 1099-Daten des aktuellen 1099-Jahrs gelöscht, und die Zahlen im aktuellen 1099-Jahr und im nächsten 1099-Jahr werden um eins erhöht. Da Sie über zwei offene Jahre mit 1099Daten verfügen können, sollten Sie bis zum Ende des neuen Jahres warten, bevor Sie das älteste Jahr löschen. Für den Fall, dass einige der 1099-Werte korrigiert und erneut gedruckt werden müssen.
Es wird empfohlen, unmittelbar vor diesem Prozess wiederersetzbare Sicherungskopien Ihrer Datenbank zu erstellen.
- Status ändern – Ändern des Status von "Aktuelles Jahr" oder "Nächstes Jahr 1099".
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