Suchen von Datensätzen mit den neuesten oder ältesten Daten

Regeln zum Erstellen und Verwenden von Spitzenwertabfragen

Sie erstellen eine Spitzenwertabfrage, indem Sie zunächst eine Auswahlabfrage erstellen. Abhängig von den Ergebnissen, die Sie beabsichtigen, wenden Sie entweder eine Sortierreihenfolge auf die Abfrage an, oder Sie konvertieren die Abfrage in eine Gesamtsummenabfrage. Wenn Sie die Abfrage konvertieren, verwenden Sie dann eine Aggregatfunktion, z. B. Max oder Min, um den höchsten oder niedrigsten Wert zurückzugeben oder den Erster oder Letzter, um das früheste oder späteste Datum zurückzugeben. Gesamtsummenabfragen und Aggregatfunktionen verwenden Sie nur, wenn Sie Daten ermitteln müssen, die in eine Menge von Gruppen oder Kategorien fallen. Angenommen, Sie müssen die Verkaufszahlen für ein vorgegebenes Datum für jede Stadt ermitteln, in der Ihr Unternehmen tätig ist. In diesem Fall werden die Städte zu Kategorien (Sie müssen die Daten pro Stadt suchen), weshalb Sie also eine Gesamtsummenabfrage verwenden.

Denken Sie im weiteren Verlauf daran, dass Ihre Abfragen, unabhängig vom Abfragetyp, Felder verwenden müssen, die beschreibende Daten enthalten, z. B. Kundennamen, sowie ein Feld, das die zu ermittelnden Datumswerte enthält. Darüber hinaus müssen sich die Datumswerte in einem Feld befinden, das auf den Datentyp "Datum/Uhrzeit" festgelegt ist. Die in diesem Artikel beschriebenen Abfragen schlagen fehl, wenn Sie versuchen, sie für Datumswerte in einem Kurzen Text-Feld auszuführen. Außerdem müssen Ihre Datenfelder, wenn eine Gesamtsummenabfrage verwenden möchten, Kategorieinformationen enthalten, beispielsweise ein Feld für "Ort" oder "Land/Region".

Auswählen zwischen einer Spitzenwertabfrage und einem Filter

Um zu bestimmen, ob Sie eine Spitzenwertabfrage erstellen oder einen Filter anwenden sollten, wählen Sie eine der folgenden Aussagen aus:

• Wenn Sie die Datensätze mit den jüngsten oder spätesten Datumswerten in ein Feld zurückgeben möchten und Sie die genauen Datumswerte nicht kennen oder diese irrelevant sind, erstellen Sie eine Spitzenwertabfrage.

• Wenn Sie alle Datensätze zurückgeben möchten, bei denen das Datum übereinstimmt, vor oder nach einem bestimmten Datum liegt, verwenden Sie einen Filter. Um beispielsweise die Datumsangaben für Verkäufe anzuzeigen, die zwischen April und Juli liegen, wenden Sie einen Filter an. Eine vollständige Diskussion von Filtern ist nicht Gegenstand dieses Artikels.

  Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Filtern finden Sie im Artikel Anwenden eines Filters zum Anzeigen ausgewählter Datensätze in einer Access-Datenbank.

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Erstellen einer einfachen Spitzenwertabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Tabelle, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, um die Tabelle in den oberen Abschnitt des Designers zu übernehmen, und klicken Sie dann auf Schließen.

   – oder –

   Doppelklicken Sie auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Wenn Sie die im vorherigen Abschnitt aufgeführten Beispieldaten verwenden, fügen Sie der Abfrage die Tabelle Employees hinzu.

3. Fügen Sie die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten, dem Entwurfsbereich hinzu. Sie können auf jedes Feld doppelklicken, oder Sie ziehen jedes Feld in eine leere Zelle in der Zeile Feld und legen es dort ab.

   Wenn Sie die Beispieltabelle verwenden, fügen Sie die Felder "Vorname", "Nachname" und "Geburtsdatum" hinzu.

4. Klicken Sie in dem Feld, das Ihre oberen oder unteren Werten (das Feld "Geburtsdatum", wenn Sie die Beispieltabelle verwenden) enthält, auf die Zeile Sortieren, und wählen Sie entweder Aufsteigend oder Absteigend aus.

   Die Sortierreihenfolge "Absteigend" gibt das jüngste Datum zurück, während "Aufsteigend" das früheste Datum zurückgibt.

   Wichtig: Sie müssen in der Zeile Sortieren nur für Felder einen Wert festlegen, die Ihre Datumswerte enthalten. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge für ein anderes Feld angeben, gibt die Abfrage nicht die gewünschten Ergebnisse zurück.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfrageeinrichtung auf den Pfeil nach unten neben Alle (liste Top Values ), und geben Sie entweder die Anzahl der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option aus der Liste aus.

6. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

7. Speichern Sie die Abfrage, und belassen Sie sie zum Verwenden in den nächsten Schritten geöffnet.

Sie können sehen, dass Sie mit diesem Typ von Spitzenwertabfrage grundlegende Fragen beantworten können (beispielsweise nach der ältesten oder jüngsten Person im Unternehmen). Im nächsten Schritt wird erläutert, wie Sie Ausdrücke und andere Kriterien verwenden, um die Leistung und Flexibilität der Abfrage zu steigern. Die im nächsten Schritt dargestellten Kriterien geben die nächsten drei Mitarbeitergeburtstage zurück.

Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage

1. Wechseln Sie mit der Abfrage, die Sie in den vorherigen Schritten erstellt haben, in die Entwurfsansicht.

2. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Spalte rechts von der Spalte "Geburtsdatum" folgenden Ausdruck ein (oder kopieren Sie ihn, und fügen Sie ihn ein): Ausdr1: DatTeil("m";[Geburtsdatum]). Klicken Sie dann auf Ausführen.

   Über die DatTeil-Funktion wird der Monatsanteil des Felds "Geburtsdatum" extrahiert.

3. Wechseln Sie zur Entwurfsansicht

4. Geben Sie den folgenden Eindruck rechts neben Ihrem ersten Ausdruck ein, oder kopieren und fügen Sie ihn dort ein: Ausdr2: DatTeil("t";[Geburtsdatum]). Klicken Sie dann auf Ausführen.

   In diesem Fall wird über die DatTeil-Funktion der Tagesanteil des Felds "Geburtsdatum" extrahiert.

5. Wechseln Sie zur Entwurfsansicht

6. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen für beide Ausdrücke, die Sie gerade eingegeben haben, klicken Sie dann für jeden Ausdruck auf die Zelle Sortierung, und wählen Sie Aufsteigend aus.

7. Klicken Sie auf Ausführen.

8. Optional können Sie ein Kriterium zum Einschränken des Abfragebereichs angeben. Wenn Sie Kriterien angeben, sortiert die Abfrage nur die Datensätze, die diese Kriterien erfüllen, und identifiziert die obersten oder untersten Werte innerhalb der sortierten Liste.

   Um den Vorgang mit den Beispieldaten fortzusetzen, wechseln Sie zur Entwurfsansicht. Geben Sie dann in der Zeile Kriterien der Spalte Geburtsdatum den folgenden Ausdruck ein:

   Monat([Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) Oder Monat([Geburtsdatum]) = Monat(Datum()) Und Tag([Geburtsdatum])>Tag(Datum())

   Dieser Ausdruck führt Folgendes aus: Der Teil Monat([Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) überprüft das Geburtsdatum jedes Mitarbeiters, um festzustellen, ob es in einen zukünftigen Monat fällt, und schließt diese Datensätze bei True in die Abfrage ein. Der Teil Monat([Geburtsdatum])= Monat(Datum()) und Tag([Geburtsdatum])>Tag(Datum()) des Ausdrucks überprüft die Geburtsdaten, die im aktuellen Monat auftreten, um festzustellen, ob der Geburtstag auf den oder nach dem aktuellen Tag fällt. Wenn diese Bedingung erfüllt ist, schließt die Funktion diese Datensätze in die Abfrage ein. Zusammenfassend: Dieser Ausdruck ignoriert alle Datensätze, bei denen der Geburtstag zwischen dem 1. Januar und dem Datum liegt, an dem Sie die Abfrage ausführen.

   Weitere Beispiele zu Abfragekriterienausdrücken finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

9. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfrageeinrichtung auf den Pfeil nach unten neben Alle (liste Top Values ), und geben Sie entweder die Anzahl der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option aus der Liste aus.

   Um die nächsten drei Geburtstage anzuzeigen, geben Sie 3 ein.

10. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

Erstellen der Gesamtsummenabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf die Tabellen, die Sie verwenden möchten. Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt.

   Wenn Sie die oben aufgeführten Beispieltabellen verwenden, fügen Sie Tabellen "Veranstaltungen" und "Veranstaltungstypen" hinzu.

3. Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten. Achten Sie an diesem Punkt darauf, dass Sie nur die Gruppen- oder Kategoriefelder und das Wertfeld zur Abfrage hinzufügen.

   Wenn Sie die in den vorherigen drei Tabellen aufgelisteten Beispieldaten verwenden, fügen Sie entweder das Feld "Veranstaltungstyp" aus der Tabelle "Veranstaltungstyp" hinzu oder das Feld "Veranstaltungsdatum" aus der Tabelle "Veranstaltungen".

4. Optional können Sie ein Kriterium angeben, um den Bereich der Abfrage einzuschränken. Es werden nur Datensätze sortiert, die die Kriterien erfüllen, und die obersten und untersten Feldwerte werden innerhalb dieser sortierten Liste ermittelt.

   Wenn Sie beispielsweise Veranstaltungen aus der Kategorie "Privatveranstaltung" zurückgeben möchten, geben Sie diesen Ausdruck in die Zeile Kriterien der Spalte Veranstaltungstyp ein: <> "Privatveranstaltung".

   Weitere Beispiele zu Abfragekriterienausdrücken finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

5. Konvertieren Sie die Abfrage in eine Gesamtsummenabfrage, indem Sie wie folgt vorgehen:

   Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

   Die Zeile Ergebnis wird im Entwurfsbereich angezeigt.

6. Stellen Sie sicher, dass die Zeile Ergebnisse jedes Gruppen- oder Kategoriefelds auf Gruppieren nach festgelegt ist, und legen Sie die Zeile Ergebnisse des Wertfelds (das Feld mit den oberen oder unteren Werten) entweder auf Max oder Min fest.

   Max gibt den größten Wert in einem numerischen Feld zurück sowie den jüngsten Datums- oder Uhrzeitwert in einem "Datum/Uhrzeit"-Feld. Min gibt den kleinsten Wert in einem numerischen Feld zurück sowie den frühesten Datums- oder Uhrzeitwert in einem "Datum/Uhrzeit"-Feld.

7. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfrageeinrichtung auf den Pfeil nach unten neben Alle (liste Top Values ), und geben Sie entweder die Anzahl der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option aus der Liste aus.

   In diesem Fall wählen Sie Alle aus, und klicken Sie auf Ausführen, um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

   Hinweis: Abhängig von der Funktion, die Sie in Schritt 6 ausgewählt haben, ändert Access den Namen des Wertfelds in der Abfrage in MaxOfFieldName oder MinOfFieldName. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, benennt Access das Feld MaxOfEvent Date oder MinOfEvent Date um.

8. Speichern Sie die Abfrage, und führen Sie die nächsten Schritte aus.

In den Abfrageergebnissen sind weder Produktnamen noch andere Informationen zu den Produkten enthalten. Wenn Sie diese zusätzlichen Daten anzeigen möchten, müssen Sie eine zweite Abfrage erstellen, die die Abfrage enthält, die Sie soeben erstellt haben. Im nächsten Schritt wird beschrieben, wie Sie hierzu vorgehen müssen.

Erstellen einer zweiten Abfrage, um weitere Daten hinzuzufügen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Abfragen , und doppelklicken Sie dann auf die Gesamtsummenabfrage, die Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Tabellen, und fügen Sie die Tabellen hinzu, die Sie in Ihrer Gesamtsummenabfrage verwendet haben, und fügen Sie außerdem alle Tabellen hinzu, die andere relevante Daten enthalten. Wenn Sie die vorherigen drei Beispieltabellen verwenden, fügen Sie Ihrer neuen Abfrage die Tabellen "Veranstaltungstyp", "Veranstaltung" und "Kunden" hinzu.

4. Verknüpfen Sie die Felder in der Gesamtsummenabfrage mit den entsprechenden Feldern in den übergeordneten Tabellen. Ziehen Sie hierzu jedes Feld in der Gesamtsummenabfrage zu seinem entsprechenden Feld in der Tabelle.

   Wenn Sie die Beispieldaten aus den drei Tabellen verwenden, ziehen Sie die Spalte "Veranstaltungstyp" in der Gesamtsummenabfrage zu dem Feld "Veranstaltungstyp" in der Tabelle "Veranstaltungstyp". Ziehen Sie dann die Spalte MaxVonVeranstaltung Datum in der Gesamtsummenabfrage zu dem Feld "Veranstaltungsdatum" in der Tabelle "Veranstaltungen". Das Erstellen dieser Verknüpfungen ermöglicht es Ihrer neuen Auswahlabfrage, die Daten in der Gesamtsummenabfrage mit den Daten in den anderen Tabellen zusammenzuführen.

5. Fügen Sie die zusätzlichen, beschreibenden Felder aus den anderen Tabellen in der Abfrage hinzu.

   Wenn Sie die Beispieldaten aus den drei Tabellen verwenden, können Sie die Felder "Firma" und "Kontakt" aus der Tabelle "Kunden" hinzufügen.

6. Legen Sie optional eine Sortierreihenfolge für mindestens eine Spalte fest. Um beispielsweise die Kategorien in alphabetischer Reihenfolge aufzulisten, legen Sie die Zeile Sortieren der Spalte Veranstaltungstyp auf Aufsteigend fest.

7. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

   Die Ergebnisse der Abfrage werden in der Datenblattansicht angezeigt.

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Erstellen der Tabellenerstellungsabfrage

1. Mit Ihrer geöffneten Spitzenwertabfrage in der Entwurfsansicht:

   Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.

   Das Dialogfeld Tabelle erstellen wird angezeigt.

2. Geben Sie in das Feld Tabellenname einen Namen für die Tabelle ein, in der die obersten und untersten Datensätze gespeichert werden. Geben Sie z. B. Oberste und unterste Datensätze ein, und klicken Sie dann auf OK.

   Jedes Mal, wenn Sie die Abfrage ausführen, erstellt sie eine Tabelle, und ersetzt sie die obersten Werte durch die aktuellen Daten, anstatt die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

3. Speichern und schließen Sie die Abfrage.

Erstellen einer Anfügeabfrage

1. Mit Ihrer geöffneten Tiefstwertabfrage in der Entwurfsansicht.

   Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen.

2. Das Dialogfeld Anfügen wird angezeigt.

3. Geben Sie denselben Namen ein, den Sie in das Dialogfeld Tabelle erstellen eingegeben haben.

   Geben Sie z. B. Oberste und unterste Datensätze ein, und klicken Sie dann auf OK. Jedes Mal, wenn Sie die Abfrage ausführen, fügt sie die Datensätze an die Tabelle "Oberste und unterste Datensätze" an, statt die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

4. Speichern und schließen Sie die Abfrage.

Ausführen der Abfragen

• Nun können Sie die beiden Abfragen ausführen. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Abfrage mit dem höchsten Wert, und klicken Sie auf Ja , wenn Access Sie dazu auffordert. Doppelklicken Sie dann auf die Abfrage Unterer Wert, und klicken Sie auf Ja , wenn Access Sie dazu auffordert.

• Öffnen Sie die Tabelle mit den obersten und untersten Datensätzen in der Datenblattansicht

Die Aktion oder das Ereignis wurde durch den Modus 'Deaktiviert' blockiert.

Wenn diese Meldung angezeigt wird, ergreifen Sie die folgenden Maßnahmen:

• Wählen Sie Diesen Inhalt aktivieren aus, und klicken Sie dann auf OK.

• Führen Sie die Abfrage erneut aus.

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