Verwenden von Office 365-Gruppen anstelle von Website Postfächern

Verzeichnisverwaltung

Das Verzeichnis unter Kontrolle zu halten ist ein kritischer Punkt für jeden Administrator. Hier sind einige der Tools, die Office 365 Groups bietet, um dies zu vereinfachen:

• Namensgebungsrichtlinien – Namensgebungsrichtlinien ermöglichen Ihnen, zu definieren, welche Namen für Ihre Gruppen akzeptabel sind und welche nicht. Damit wird verhindert, dass Benutzer Gruppen profane oder unzulässige Namen zuweisen. Darüber hinaus können Sie Firmenstandard Präfixe oder-Suffixe für die Gruppennamen erzwingen.

• Dynamische Mitgliedschaft – Mit der dynamischen Mitgliedschaft können Sie Regeln für die Gruppenmitgliedschaft festlegen, mit denen Gruppenmitglieder basierend auf Metadaten (wie Abteilung oder Rolle) in ihrem Active Directory hinzugefügt (oder entfernt) werden.

• Ausgeblendete Gruppenmitgliedschaft: Wenn Sie einen Grund haben, die Mitgliederliste Ihrer Gruppe vertraulich zu behandeln, beispielsweise wenn es sich bei den Mitgliedern um Schüler handelt, können Sie die Mitgliederliste von externen Parteien ausblenden.

• Erstellungsberechtigungen – Möglicherweise gibt es in Ihrer Organisation Personen, die nicht in der Lage sein sollen, neue Gruppen zu erstellen. Im Folgenden werden einige Techniken für die Verwaltung von Erstellungsberechtigungen in Ihrem Verzeichnis erläutert.

• Überwachungsprotokolle – Sie können Ihren Benutzern vertrauensvoller die Erstellung von Gruppen und die Verwaltung von Gruppenmitgliedschaften überlassen, da Sie mithilfe von Office 365-Gruppenüberwachungsprotokollen nachverfolgen können, wer eine bestimmte Gruppe erstellt oder gelöscht oder Änderungen an der Mitgliedschaft in der Gruppe vorgenommen hat.

Zustellungsverwaltung

Die Zustellungsverwaltung bietet Ihnen einige Methoden, um zu behandeln, wie Nachrichten von der Gruppe gesendet oder empfangen werden sollen. Darüber hinaus gibt es Tools, um den Fluss dieser Nachrichten zu überwachen.

• Senden als oder Senden im Auftrag von – Diese Einstellungen ermöglichen es bestimmten Benutzern so zu senden, als kämen sie von oder würden im Auftrag der Gruppe gesendet.

• Sendereinschränkungen – Mit diesen Einstellungen können Sie steuern, wer Nachrichten an die Gruppe senden darf. Die Gruppe kann so konfiguriert werden, dass E-Mails von Dritten zulässig sind, Sie können dies jedoch auf bestimmte externe Benutzer beschränken.

• Unterstützung für externe Benutzer – Wenn Sie Gäste zur Teilnahme an der Gruppe einladen, können diese in den E-Mail-Unterhaltungen der Gruppe eingeschlossen werden.

• Transportregeln – Transportregeln funktionieren für Gruppen genauso wie für Exchange. Die Regeln können nach Nachrichten suchen, die bestimmte Bedingungen erfüllen, und dann auf diese Nachrichten reagieren können.

• E-Mail-Info – E-Mail-Info sind informative Nachrichten, die während des Verfassens von Nachrichten für Benutzer angezeigt werden. Sie tragen dazu bei NDRs zu verringern, indem der Benutzer gewarnt wird, wenn die Nachricht möglicherweise an Außenstehende geht oder das Nachrichtenkontingent überschreitet.

• Mehrere Proxyadressen – eine Gruppe kann Aliase besitzen, genau wie ein Benutzerpostfach. Zusätzliche Proxyadressen können nützlich sein, um Nachrichten zu akzeptieren, die an diese anderen Aliase gesendet wurden, oder um das Erreichen einer Gruppe, die einen langen oder schwer zu buchstabierenden Namen hat, einfacher zu gestalten.

• Max. Größe für Senden/Empfangen – Diese Kontingente können dazu beitragen, Probleme zu reduzieren, die für die Gruppe beim Empfang (oder beim Senden) extrem großer Nachrichten entstehen. Darüber hinaus können Speicher- und Bandbreitenanforderungen damit besser verwaltet werden.

Inhaltsrichtlinien

Office 365 bietet darüber hinaus auch eine Reihe von Tools zum Verwalten der Inhaltsarten, die in der Gruppe freigegeben werden.

Nutzungsrichtlinien – Sie können für Office 365-Gruppen Nutzungsrichtlinien definieren, um die Benutzer über die bewährten Methoden zu informieren, die dazu beitragen, die Effektivität der Gruppe zu gewährleisten und interne Inhaltsrichtlinien zu kommunizieren.

Datenklassifizierung : Sie können ein anpassbares Daten Klassifizierungssystem für Office 365-Gruppen erstellen, das die Trennung von Gruppen nach Richtlinientyp ermöglicht (beispielsweise "nicht klassifiziert", "Unternehmens vertraulich" oder "streng geheim"). Auf diese Weise können Ihre Gruppen die Richtlinien anderer Inhalte in Ihrer Organisation aufweisen. Durch die erweiterbare Richtlinie kann Ihre Organisation einen Endpunkt konfigurieren, der beim Erstellen oder Ändern einer Gruppe aufgerufen wird, und Sie können dann eigene Richtlinien für die Gruppenerstellung oder-Änderung implementieren.

Warum machen wir diese Änderung?

Website Postfächer bestärkten eine passive Form der Zusammenarbeit. Da die Zusammenarbeit für moderne Teams zunehmend an Bedeutung gewinnt, haben unsere Kunden zunehmend nach Lösungen gefragt, die eine aktivere Zusammenarbeits Erfahrung bieten. Deshalb haben wir uns entschieden, Website Postfächer zurückzuziehen und die Verwendung von Gruppen zu fördern.