Αποθήκευση ή μετατροπή σε PDF ή XPS στις εφαρμογές υπολογιστή του Office

Για να δείτε οδηγίες βήμα προς βήμα, επιλέξτε ένα πρόγραμμα του Office από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Ποιο πρόγραμμα του Office χρησιμοποιείτε;

Access

1. Ανοίξτε τον πίνακα ή την αναφορά που θέλετε να δημοσιεύσετε ως PDF.

2. Στην καρτέλα "Εξωτερικά δεδομένα ", στην ομάδα "Εξαγωγή ", επιλέξτε PDF ή XPS.

3. Στο πεδίο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε όνομα για το έγγραφο.

4. Στη λίστα "Αποθήκευση ως τύπου", επιλέξτε PDF (*.pdf).

   • Εάν το έγγραφο απαιτεί υψηλή ποιότητα εκτύπωσης, επιλέξτε Standard (ηλεκτρονική δημοσίευση και εκτύπωση).
   • Εάν το μέγεθος αρχείου είναι σημαντικότερο από την ποιότητα εκτύπωσης, επιλέξτε Ελάχιστο μέγεθος (ηλεκτρονική δημοσίευση).

5. Επιλέξτε "Επιλογές" για να ορίσετε τη σελίδα που θα εκτυπωθεί, για να επιλέξετε εάν πρέπει να συμπεριληφθούν οι μη εκτυπώσιμες πληροφορίες και για να κάνετε επιλογές εξόδου. Επιλέξτε OK.

6. Επιλέξτε Δημοσίευση.

Excel

1. Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο ".

2. Επιλέξτε "Αποθήκευση ως" ή "Αποθήκευση αντιγράφου".

3. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο, εάν δεν το έχετε κάνει ήδη.

4. Στη λίστα "Αποθήκευση ως τύπου", επιλέξτε PDF (*.pdf).

   • Εάν θέλετε το αρχείο να ανοίξει στην επιλεγμένη μορφή μετά την αποθήκευση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα αρχείου μετά τη δημοσίευση.
   • Εάν το έγγραφο απαιτεί υψηλή ποιότητα εκτύπωσης, επιλέξτε Standard (ηλεκτρονική δημοσίευση και εκτύπωση).
   • Εάν το μέγεθος αρχείου είναι σημαντικότερο από την ποιότητα εκτύπωσης, επιλέξτε Ελάχιστο μέγεθος (ηλεκτρονική δημοσίευση).

5. Επιλέξτε "Επιλογές" για να ορίσετε τη σελίδα που θα εκτυπωθεί, για να επιλέξετε εάν πρέπει να συμπεριληφθούν οι μη εκτυπώσιμες πληροφορίες και για να κάνετε επιλογές εξόδου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το παράθυρο διαλόγου Επιλογές στο Excel, ανατρέξτε στο θέμα Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις επιλογές PDF. Επιλέξτε OK όταν τελειώσετε.

6. Επιλέξτε Αποθήκευση.

OneNote

1. Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο ".
2. Επιλέξτε Εξαγωγή.
3. Στην περιοχή Εξαγωγή τρέχοντος, επιλέξτε ποιο τμήμα του σημειωματαρίου θέλετε να αποθηκεύσετε ως PDF.
4. Στην περιοχή Επιλογή μορφής , επιλέξτε PDF (*.pdf) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εξαγωγή.
5. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, στο πεδίο Όνομα αρχείου, εισαγάγετε ένα όνομα για το σημειωματάριο.
6. Επιλέξτε Αποθήκευση.

PowerPoint

1. Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο ".

2. Επιλέξτε Εξαγωγή.

3. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο, εάν δεν το έχετε κάνει ήδη.

4. Στη λίστα "Αποθήκευση ως τύπου", επιλέξτε PDF (*.pdf).

   • Εάν θέλετε το αρχείο να ανοίξει στην επιλεγμένη μορφή μετά την αποθήκευση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα αρχείου μετά τη δημοσίευση.
   • Εάν το έγγραφο απαιτεί υψηλή ποιότητα εκτύπωσης, επιλέξτε Standard (ηλεκτρονική δημοσίευση και εκτύπωση).
   • Εάν το μέγεθος αρχείου είναι σημαντικότερο από την ποιότητα εκτύπωσης, επιλέξτε Ελάχιστο μέγεθος (ηλεκτρονική δημοσίευση).

5. Επιλέξτε "Επιλογές" για να ορίσετε τη σελίδα που θα εκτυπωθεί, για να επιλέξετε εάν πρέπει να συμπεριληφθούν οι μη εκτυπώσιμες πληροφορίες και για να κάνετε επιλογές εξόδου. Επιλέξτε OK όταν τελειώσετε.

6. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Project

1. Στην καρτέλα "Αρχείο ", επιλέξτε "Εξαγωγή".
2. Επιλέξτε "Δημιουργία εγγράφου PDF/XPS " και επιλέξτε "Δημιουργία PDF/XPS".
3. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο, εάν δεν το έχετε κάνει ήδη.
4. Στη λίστα "Αποθήκευση ως τύπου", επιλέξτε PDF Files (*.pdf) ή XPS Files (*.xps) και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
5. Στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογές εξαγωγής εγγράφου", επιλέξτε μια "Περιοχή δημοσίευσης", εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μη εκτυπώσιμες πληροφορίες και τη συμμόρφωση ISO 19500-1 (PDF/A).

Συμβουλές μορφοποίησης

Το Project δεν υποστηρίζει όλες τις δυνατότητες μορφοποίησης PDF ή XPS, αλλά εξακολουθείτε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ορισμένες επιλογές εκτύπωσης για να αλλάξετε την εμφάνιση του τελικού εγγράφου.

Επιλέξτε "Εκτύπωσηαρχείου>" και, στη συνέχεια, αλλάξτε οποιαδήποτε από αυτές τις επιλογές:

• Ημερομηνίες
• Προσανατολισμός
• Μέγεθος χαρτιού
• Διαμόρφωση σελίδας

Στο παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας, μπορείτε να αλλάξετε τις επιλογές σε αυτές τις καρτέλες:

• Περιθώρια
• Υπόμνημα
• Προβολή

Publisher

1. Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο ".

2. Επιλέξτε "Αποθήκευση ως".

3. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο, εάν δεν το έχετε κάνει ήδη.

4. Στη λίστα "Αποθήκευση ως τύπου", επιλέξτε PDF (*.pdf).

5. Εάν θέλετε να αλλάξετε τον τρόπο βελτιστοποίησης του εγγράφου, επιλέξτε Αλλαγή. (Ενεργοποιήστε τις επιλογές στον Publisher 2013 ή Publisher 2016.)

   • Κάντε τις αλλαγές που θέλετε στην ανάλυση της εικόνας και στις μη εκτυπώσιμες πληροφορίες.
   • Επιλέξτε "Επιλογές εκτύπωσης" για να κάνετε αλλαγές στις επιλογές εκτύπωσης για το έγγραφο.
   • Επιλέξτε OK όταν τελειώσετε.

6. Εάν θέλετε το αρχείο να ανοίξει στην επιλεγμένη μορφή μετά την αποθήκευση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα αρχείου μετά τη δημοσίευση.

7. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Visio

1. Στην καρτέλα "Αρχείο ", επιλέξτε "Εξαγωγή".

2. Επιλέξτε "Δημιουργία εγγράφου PDF/XPS " και επιλέξτε "Δημιουργία PDF/XPS".

3. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο, εάν δεν το έχετε κάνει ήδη.

4. Στη λίστα "Αποθήκευση ως τύπου", επιλέξτε PDF (*.pdf).

   • Εάν θέλετε το αρχείο να ανοίξει στην επιλεγμένη μορφή μετά την αποθήκευση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη προβολή του αρχείου μετά την αποθήκευση.
   • Εάν το έγγραφο απαιτεί υψηλή ποιότητα εκτύπωσης, επιλέξτε Standard (ηλεκτρονική δημοσίευση και εκτύπωση).
   • Εάν το μέγεθος αρχείου είναι σημαντικότερο από την ποιότητα εκτύπωσης, επιλέξτε Ελάχιστο μέγεθος (ηλεκτρονική δημοσίευση).

5. Επιλέξτε "Επιλογές" για να ορίσετε τη σελίδα που θα εκτυπωθεί, για να επιλέξετε εάν πρέπει να συμπεριληφθούν οι μη εκτυπώσιμες πληροφορίες και για να κάνετε επιλογές εξόδου. Επιλέξτε OK.

6. Επιλέξτε Δημοσίευση.

Word

1. Εάν το αρχείο είχε αποθηκευτεί προηγουμένως, επιλέξτε Αποθήκευση αντιγράφου>αρχείου.
   Εάν το αρχείο δεν έχει αποθηκευτεί, επιλέξτε"Αποθήκευση ως>" ή "Αποθήκευση αντιγράφου".
2. Επιλέξτε "Αναζήτηση" για να επιλέξετε τη θέση στον υπολογιστή σας όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο.
3. Στην αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε PDF.
   
4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Επιλέξτε "Περισσότερες επιλογές">για να προσαρμόσετε το PDF σας.

• Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF μόνο από ορισμένες από τις σελίδες του εγγράφου σας, ενεργοποιήστε μια επιλογή στην ενότητα Περιοχή σελίδων.
• Για να συμπεριλάβετε τις εντοπισμένες αλλαγές στο PDF, στην περιοχή Αντικείμενο δημοσίευσης, επιλέξτε Έγγραφο με σήμανση. Διαφορετικά, βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Έγγραφο.
• Για να δημιουργήσετε ένα σύνολο σελιδοδεικτών στο αρχείο PDF, επιλέξτε Δημιουργία σελιδοδεικτών με χρήση. Στη συνέχεια, επιλέξτε Επικεφαλίδες ή, εάν έχετε προσθέσει σελιδοδείκτες στο έγγραφό σας, Σελιδοδείκτες του Word.
• Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ιδιότητες εγγράφου στο PDF, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Ιδιότητες εγγράφου.
• Για να διευκολύνετε την ανάγνωση του εγγράφου από λογισμικό ανάγνωσης οθόνης, επιλέξτε Ετικέτες δομής εγγράφου για άτομα με ειδικές ανάγκες.
• Συμβατό με ISO 19005-1 (PDF/A) Η επιλογή αυτή δημιουργεί έγγραφα PDF έκδοσης 1.7, που είναι ένα πρότυπο αρχειοθέτησης. Το PDF/A σάς βοηθά να εξασφαλίσετε ότι ένα έγγραφο θα έχει την ίδια εμφάνιση όταν ανοιχτεί αργότερα σε διαφορετικό υπολογιστή.
• Κείμενο bitmap όταν δεν είναι ενσωματωμένες οι γραμματοσειρές Εάν οι γραμματοσειρές δεν είναι δυνατό να ενσωματωθούν στο έγγραφο, το PDF χρησιμοποιεί εικόνες bitmap του κειμένου, έτσι ώστε το PDF να έχει την ίδια εμφάνιση με το αρχικό έγγραφο. Εάν δεν ενεργοποιηθεί αυτή η επιλογή και το αρχείο χρησιμοποιεί μια γραμματοσειρά που δεν είναι δυνατό να ενσωματωθεί, το πρόγραμμα ανάγνωσης PDF ενδέχεται να την αντικαταστήσει με μια άλλη γραμματοσειρά.
• Κρυπτογράφηση του εγγράφου με κωδικό πρόσβασης Για να περιορίσετε την πρόσβαση ώστε μόνο οι χρήστες με κωδικό πρόσβασης να μπορούν να ανοίξουν το αρχείο PDF, ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή. Όταν επιλέξετε OK, Word ανοίγει το πλαίσιο "Κρυπτογράφηση εγγράφου PDF", όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε και να επαναπληκτρολογήσετε έναν κωδικό πρόσβασης.

Άνοιγμα και αντιγραφή περιεχομένου από ένα PDF με το Word

Μπορείτε να αντιγράψετε οποιοδήποτε περιεχόμενο θέλετε από ένα PDF ανοίγοντάς το στο Word.

Μεταβείτε στην επιλογή "Άνοιγμααρχείου>" και αναζητήστε το αρχείο PDF. Το Word ανοίγει το περιεχόμενο του PDF σε ένα νέο αρχείο. Μπορείτε να αντιγράψετε οποιοδήποτε περιεχόμενο θέλετε από αυτό, συμπεριλαμβανομένων των εικόνων και των διαγραμμάτων.

Για να αποθηκεύσετε το αρχείο σας ως PDF στο Microsoft 365 για Mac, ακολουθήστε τα παρακάτω εύκολα βήματα:

1. Επιλέξτε Αρχείο.
2. Επιλέξτε "Αποθήκευση ως" ή "Αποθήκευση αντιγράφου".
3. Επιλέξτε "Μορφή αρχείου" στο κάτω μέρος του παραθύρου.
4. Επιλέξτε PDF από τη λίστα των διαθέσιμων μορφών αρχείων.
   
5. Δώστε ένα όνομα στο αρχείο σας, αν δεν διαθέτει ήδη ένα όνομα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Word, το PowerPoint και το OneNote για το Web για να μετατρέψετε το έγγραφό σας σε μορφή PDF.

1. Επιλέξτε "Αρχείο " και επιλέξτε "Εκτύπωση" (το PowerPoint σας ζητά να επιλέξετε μία από τις τρεις μορφές).
2. Στο αναπτυσσόμενο μενού στην περιοχή εκτυπωτής , επιλέξτε Αποθήκευση ως PDF και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.
3. Στη συνέχεια, στο μενού "Αποθήκευση ως" που ανοίγει, μπορείτε να ονομάσετε το PDF, να επιλέξετε πού θα το αποθηκεύσετε και, στη συνέχεια, να επιλέξετε "Αποθήκευση".

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα βασικό αρχείο PDF που θα διατηρεί τη διάταξη και τη μορφοποίηση του αρχικού εγγράφου.

Εάν χρειάζεστε περισσότερες επιλογές για τη δημιουργία του PDF, όπως τη δυνατότητα προσθήκης σελιδοδεικτών, χρησιμοποιήστε την εφαρμογή υπολογιστή για να μετατρέψετε το έγγραφο σε μορφή PDF. Επιλέξτε "Άνοιγμα στην εφαρμογή υπολογιστή" στη γραμμή εργαλείων του PowerPoint και του OneNote για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε την εφαρμογή υπολογιστή και, στη Word, επιλέξτε πρώτα την αναπτυσσόμενη λίστα "Επεξεργασία" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Άνοιγμα στην εφαρμογή υπολογιστή".

Δεν έχετε την εφαρμογή word για υπολογιστή;  Δοκιμάστε ή αγοράστε το Microsoft 365.