Τα ημερολόγια του Outlook σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε συναντήσεις, συμβάντα και συσκέψεις με άλλους. Μπορείτε να έχετε πολλά ημερολόγια για διαφορετικούς σκοπούς, να εισαγάγετε ημερολόγια από άλλες υπηρεσίες παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπηρεσίες, όπως αθλητικές ομάδες ή επαγγελματικούς οργανισμούς.
Δημιουργία συναντήσεων, συσκέψεων και συμβάντων
Οι συναντήσεις, οι συσκέψεις και τα συμβάντα έχουν πολλές ομοιότητες. Όλα έχουν ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης, θέμα και θέση. Μπορείτε να δημιουργήσετε περιοδικές συναντήσεις, συσκέψεις και συμβάντα.
Οι συναντήσεις είναι χρονικά διαστήματα που μπορείτε να επισημάνετε ως ελεύθερα, απασχολημένα, αβέβαιοι, εκτός γραφείου ή εργασίας αλλού.
Τα συμβάντα είναι ακριβώς όπως οι συναντήσεις, εκτός από προεπιλογή, διαρκούν τουλάχιστον μία ολόκληρη ημέρα.
Οι συσκέψεις είναι συναντήσεις ή συμβάντα με άλλους συμμετέχοντες.
Από τον φάκελο Calendar, επιλέξτε Νέα συνάντηση, Νέα σύσκεψη ή κάντε κλικ στην επιλογή Νέα στοιχεία και επιλέξτε Ολοήμερο συμβάν για να ξεκινήσετε. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ή προγραμματισμός συνάντησης, σύσκεψης ή συμβάντος.
Δημιουργία πρόσθετων ημερολογίων
Μπορείτε να δημιουργήσετε πρόσθετα ημερολόγια στο Outlook για να διατηρείτε ορισμένες κατηγορίες συναντήσεων, συσκέψεων και συμβάντων ξεχωριστά από άλλες. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για επαγγελματικούς σκοπούς, δημιουργήστε ένα δεύτερο ημερολόγιο για προσωπικές συναντήσεις. Μπορείτε να προσθέσετε ημερολόγια για αθλητικές ομάδες και άλλους επαγγελματικούς οργανισμούς ή να εισαγάγετε αυτές τις εκδηλώσεις στο κύριο ημερολόγιό σας.
Για να δημιουργήσετε ένα πρόσθετο ημερολόγιο, μεταβείτε σε ένα φάκελο ημερολογίου. Στην αριστερή πλευρά της οθόνης, κάντε δεξί κλικ στην επιλογή Τα ημερολόγιά μου. Στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη Calendar. Μπορείτε να καθορίσετε ένα όνομα και μια θέση για το νέο ημερολόγιο. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί OK, ο νέος φάκελος ημερολογίου θα εμφανιστεί δίπλα στον υπάρχοντα φάκελο ημερολογίου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Δημιουργία πρόσθετων ημερολογίων.
Προσθήκη ημερολογίου Internet ή εισαγωγή συμβάντων από αρχείο .ics
Πολλές επαγγελματικές οργανώσεις, συμπεριλαμβανομένων των αθλητικών ομάδων και των συλλόγων, σας επιτρέπουν να κάνετε λήψη ενός αρχείου και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να προσθέσετε μια σειρά από συναντήσεις ή εκδηλώσεις σε ένα υπάρχον ημερολόγιο. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε όλα τα παιχνίδια για μια συγκεκριμένη ομάδα μπέιζμπολ ή ποδοσφαίρου.
Για να εγγραφείτε σε ένα ημερολόγιο του Internet, κάντε λήψη ενός αρχείου ημερολογίου με επέκταση .ics. Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο που λάβατε και πείτε "Ναι " εάν το Outlook σάς ρωτήσει εάν θέλετε να εισαγάγετε ή να εγγραφείτε στο ημερολόγιο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στη δημοσίευση ημερολογίων Internet.
Προσθήκη ατόμων σε συσκέψεις
Εάν δημιουργήσετε μια σύσκεψη και αργότερα θελήσετε να προσθέσετε άλλον έναν συμμετέχοντα, απλώς ανοίξτε τη σύσκεψη από το ημερολόγιό σας και προσθέστε τον συμμετέχοντα στη γραμμή "Προς" ή από το Βοηθό προγραμματισμού. Στη συνέχεια, επιλέξτε "Αποστολή ενημέρωσης" για να στείλετε την πρόσκληση σε σύσκεψη στον νέο συμμετέχοντα.
Εάν θέλετε να προσθέσετε έναν συμμετέχοντα σε μια σύσκεψη που δημιούργησε κάποιος άλλος, μπορείτε να προωθήσετε τη σύσκεψη. Όταν το άτομο που λαμβάνει την προωθημένη σύσκεψη λάβει την πρόσκληση στα εισερχόμενά του, αυτή θα φαίνεται ότι προέρχεται από το διοργανωτή της σύσκεψης. Επιπλέον, ο διοργανωτής της σύσκεψης θα λάβει μια ειδοποίηση ότι προωθήσατε τη σύσκεψη στον συμμετέχοντα. Δεν μπορείτε να προσθέσετε ένα άτομο σε μια σύσκεψη μέσω του πεδίου "Ιδιαίτ. κοιν.".
Σημείωση
Εάν θέλετε να γνωρίζει κάποιος για μια σύσκεψη, αλλά όχι να τον προσκαλέσετε, απλώς σύρετε την πρόσκληση σε σύσκεψη από το ημερολόγιό σας στο εικονίδιο Αλληλογραφία στην κάτω αριστερή πλευρά του Outlook. Με αυτόν τον τρόπο, ανοίγει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πληροφορίες σχετικά με τη σύσκεψη, το οποίο μπορείτε να στείλετε. Σημειώστε ότι αυτό το μήνυμα δεν προσθέτει τους παραλήπτες στη σύσκεψη και περιέχει μόνο πληροφορίες της σύσκεψης, όπως η ημερομηνία, η ώρα, το θέμα και η ημερήσια διάταξη.
Δημιουργία περιοδικής συνάντησης, σύσκεψης ή συμβάντος
Για να ορίσετε μια συνάντηση, μια σύσκεψη ή ένα συμβάν ως περιοδικό, κατά τη δημιουργία του στοιχείου ημερολογίου, επιλέξτε το κουμπί "Περιοδικότητα" στην κορδέλα. Το Outlook σάς προσφέρει μια μεγάλη ποικιλία επιλογών περιοδικότητας.
- Καθημερινά: Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή για να δημιουργείτε μια σύσκεψη κάθε μέρα ή κάθε X ημέρες (όπου x είναι οποιοσδήποτε αριθμός μεταξύ 1 και 999). Μπορείτε επίσης να επιλέγετε κάθε εργάσιμη ημέρα.
- Εβδομαδιαία: Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή για να δημιουργήσετε μια σύσκεψη που πραγματοποιείται μια συγκεκριμένη ημέρα ή ημέρες κάθε X εβδομάδες (όπου X είναι οποιοσδήποτε αριθμός μεταξύ 1 και 99). Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια σύσκεψη που πραγματοποιείται κάθε δεύτερη Δευτέρα, επιλέξτε το πλαίσιο για τη Δευτέρα και εισαγάγετε 2 στο πλαίσιο "Επανάληψη κάθε [] εβδομάδα(ες").
- Μηνιαία: Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή για να δημιουργήσετε μια σύσκεψη που πραγματοποιείται μια συγκεκριμένη ημέρα κάθε μήνα ή κάθε λίγους μήνες. Μπορείτε, επίσης, να ορίσετε επιλογές όπως την πρώτη Τετάρτη κάθε μήνα, τη δεύτερη Πέμπτη κάθε δεύτερου μήνα ή την τελευταία Δευτέρα κάθε τριών μηνών.
- Ετήσια: Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή για να δημιουργήσετε συναντήσεις που επαναλαμβάνονται μια συγκεκριμένη ημέρα κάθε έτους, για παράδειγμα μια ημερομηνία γενεθλίων ή επετείων, ή μια συγκεκριμένη ημέρα ενός μήνα, για παράδειγμα την τρίτη Πέμπτη του Νοεμβρίου.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις περιοδικές συναντήσεις, συσκέψεις και συμβάντα, ανατρέξτε στο θέμα Ορισμός περιοδικής σύσκεψης.