Μπορείτε να περιορίσετε τα δικαιώματα για το περιεχόμενο των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook με τη Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM), όπως ακριβώς μπορείτε να περιορίσετε τα δικαιώματα σε άλλα αρχεία του Microsoft Office.
Σημαντικό
Εάν χρησιμοποιείτε το Office σε μια συσκευή Surface RT, μπορείτε να προβάλετε την αλληλογραφία με προστασία IRM, αλλά δεν μπορείτε να την στείλετε. Θέλετε να μάθετε ποια έκδοση του Office χρησιμοποιείτε;
Η Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM) σάς επιτρέπει να καθορίσετε δικαιώματα πρόσβασης σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η υπηρεσία IRM συμβάλλει στην αποτροπή της ανάγνωσης, της εκτύπωσης, της προώθησης ή της αντιγραφής ευαίσθητων πληροφοριών από μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Η υπηρεσία IRM βοηθά επίσης τους οργανισμούς να επιβάλουν μια εταιρική πολιτική που διέπει τον έλεγχο και τη διάδοση εμπιστευτικών ή ιδιόκτητων πληροφοριών, τόσο εντός του οργανισμού όσο και με πελάτες και συνεργάτες.
Όταν περιοριστεί το δικαίωμα για ένα μήνυμα με τη χρήση της υπηρεσίας IRM, οι περιορισμοί πρόσβασης και χρήσης επιβάλλονται ανεξάρτητα από το πού πηγαίνει το μήνυμα, επειδή τα δικαιώματα πρόσβασης σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται στο ίδιο το αρχείο του μηνύματος.
Η υπηρεσία IRM δεν μπορεί να αποτρέψει τη διαγραφή, την κλοπή, την καταστροφή ή την καταγραφή και μετάδοση περιεχομένου από κακόβουλα προγράμματα ή ιούς υπολογιστών. Επίσης, δεν μπορεί να αποτρέψει τη χειροκίνητη αντιγραφή ή επαναπληκτρολόγηση περιεχομένου περιορισμένης πρόσβασης ή τη λήψη ψηφιακής φωτογραφίας ή στιγμιότυπου οθόνης του περιορισμένου περιεχομένου.
Προβολή μηνυμάτων όταν η υπηρεσία IRM δεν είναι διαθέσιμη
Εάν πρέπει να διαβάσετε ή να ανοίξετε περιεχόμενο με περιορισμένα δικαιώματα, αλλά το Outlook δεν είναι διαθέσιμο στον υπολογιστή που χρησιμοποιείτε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web. Εάν χρησιμοποιείτε Outlook στο web, μπορείτε να προβάλετε τα μηνύματα με περιορισμούς σε οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης.
Κατάργηση IRM από μήνυμα που έχετε στείλει
Η κατάργηση των περιορισμένων δικαιωμάτων από ένα μήνυμα που έχετε στείλει δεν θα ενημερώσει τα μηνύματα στα γραμματοκιβώτια των παραληπτών. Επηρεάζεται μόνο το αντίγραφο του μηνύματος στον φάκελο "Απεσταλμένα".
Εάν είστε ο αρχικός αποστολέας ενός μηνύματος και θέλετε να καταργήσετε τα περιορισμένα δικαιώματα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.
- Ανοίξτε το κρυπτογραφημένο μήνυμα από το φάκελο "Απεσταλμένα" κάνοντας διπλό κλικ σε αυτό.
- Επιλέξτε File>Encrypt>Unrestricted Access.
- Επιλέξτε Αποθήκευση.
Τύποι αρχείων που καλύπτονται από πολιτικές IRM, όταν επισυνάπτονται σε μηνύματα
Όταν οι παρακάτω τύποι αρχείων είναι συνημμένοι σε ένα μήνυμα με διαχείριση δικαιωμάτων στο Outlook, έχουν αυτόματα διαχείριση δικαιωμάτων.
Σημείωση
Εάν επισυνάψετε αρχεία μηνυμάτων του Outlook (.msg) σε ένα μήνυμα με διαχείριση δικαιωμάτων (όπως η προώθηση πολλών μηνυμάτων του Outlook μέσα σε ένα μήνυμα), τα συνημμένα μηνύματα δεν είναι με διαχείριση δικαιωμάτων.
Έγγραφα του Word
| Τύπος αρχείου | Επέκταση |
|---|---|
| Έγγραφο | .doc |
| Έγγραφο | .docx |
| Έγγραφο με μακροεντολές | .docm |
| Πρότυπο | .dot |
| Πρότυπο | .dotx |
| Πρότυπο με μακροεντολές | .dotm |
Έγγραφα του Excel
| Τύπος αρχείου | Επέκταση |
|---|---|
| Βιβλίο εργασίας | .xls |
| Βιβλίο εργασίας | .xlsx |
| Βιβλίο εργασίας με μακροεντολές | .xlsm |
| Πρότυπο | .xlt |
| Πρότυπο | .xltx |
| Πρότυπο με μακροεντολές | .xltm |
| Δυαδικό βιβλίο εργασίας που δεν είναι του τύπου XML | .xlsb |
| Πρόσθετο με μακροεντολές | .xla |
| Πρόσθετο με μακροεντολές | .xlam |
Έγγραφα του PowerPoint
| Τύπος αρχείου | Επέκταση |
|---|---|
| Παρουσίαση | .ppt |
| Παρουσίαση | .pptx |
| Παρουσίαση με μακροεντολές | .pptm |
| Πρότυπο | .pot |
| Πρότυπο | .potx |
| Πρότυπο με μακροεντολές | .potm |
| Προβολή | .pps |
| Εμφάνιση | .ppsx |
| Εμφάνιση με μακροεντολές | .ppsm |
| Θέμα του Office | .thmx |
Αρχεία του InfoPath
| Τύπος αρχείου | Επέκταση |
|---|---|
| Δυναμική φόρμα/πρότυπο | .xsn |
Έγγραφα XPS
| Τύπος αρχείου | Επέκταση |
|---|---|
| Προδιαγραφές χαρτιού XML | .xps |