Ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων

Ένας τρόπος για να ελέγχετε τη συνεργασία σε έγγραφα είναι να απαιτείτε ανάληψη ελέγχου των αρχείων, ειδικά όταν πολλοί χρήστες έχουν πρόσβαση στη βιβλιοθήκη. Εάν απαιτείται ανάληψη ελέγχου μιας βιβλιοθήκης, δεν είναι δυνατή η αντικατάστασή της από άλλα άτομα. Ωστόσο, διατρέχετε τον κίνδυνο να εμποδίσετε άλλους χρήστες να δουν τις πιο πρόσφατες αλλαγές ή να κάνουν αλλαγές οι ίδιοι. Εάν κάποιος άλλος πρέπει να εργαστεί στο έγγραφο, είναι σημαντικό να γίνεται γρήγορη μεταβίβαση ελέγχου των αρχείων.

Απαίτηση ανάληψης ελέγχου των αρχείων για επεξεργασία

1. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία σκοπεύετε να εργαστείτε.
2. > Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.
   Εάν δεν βλέπετε αυτά τα στοιχεία μενού, στην κορδέλα, επιλέξτε Βιβλιοθήκη και, στην ομάδα Ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.
3. Στη σελίδα " Ρυθμίσεις ", επιλέξτε "Περισσότερες ρυθμίσεις βιβλιοθήκης " (για την κλασική προβολή του SharePoint, βρίσκεται στην περιοχή "Γενικές ρυθμίσεις"). Επιλέξτε Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων.
4. Στην ενότητα Απαίτηση ανάληψης ελέγχου , στην περιοχή Απαιτείται ανάληψη ελέγχου εγγράφων για να είναι δυνατή η επεξεργασία τους;, επιλέξτε Ναι.
5. Για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας και να επιστρέψετε στη σελίδα "Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ", επιλέξτε OK.

Τι συμβαίνει όταν απαιτείται ανάληψη ελέγχου σε μια βιβλιοθήκη;

Εάν το κάνετε αυτό ...	Αυτό συμβαίνει...
Δημιουργία ή προσθήκη αρχείου σε βιβλιοθήκη	Αρχικά γίνεται ανάληψη ελέγχου του αρχείου από εσάς. Για να μπορούν οι άλλοι να το δουν και να εργαστούν με αυτό, θα πρέπει να μεταβιβάσετε τον έλεγχό του στη βιβλιοθήκη.
Άνοιγμα αρχείου για επεξεργασία	Ο έλεγχος του αρχείου αναλαμβάνεται αυτόματα από εσάς όταν επιλέγετε " Επεξεργασία". Ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος σάς ειδοποιεί ότι πρόκειται να αναλάβετε τον έλεγχο του αρχείου και σας προσφέρει την ευκαιρία να το επεξεργαστείτε στον τοπικό σας φάκελο προχείρων. Μετά την ανάληψη ελέγχου, το εικονίδιο του αρχείου καλύπτεται με ένα πράσινο βέλος που δείχνει προς τα κάτω, το οποίο υποδεικνύει ότι έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου. Κανείς άλλος δεν μπορεί να αλλάξει το αρχείο και κανείς άλλος δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας, ενώ κάνετε ανάληψη ελέγχου του αρχείου.
Πραγματοποίηση αλλαγών στις πληροφορίες σχετικά με το αρχείο (ιδιότητες)	Εάν δεν έχετε ήδη αναλάβει τον έλεγχο του αρχείου, πρέπει να αναλάβετε τον έλεγχο πριν κάνετε αλλαγές στις ιδιότητές του, όπως τον τίτλο, το όνομα συντάκτη, την προθεσμία, την καταμέτρηση λέξεων και ούτω καθεξής. Οι αλλαγές σας δεν θα τεθούν σε ισχύ μέχρι να μεταβιβάσετε τον έλεγχο του αρχείου.
Προσπάθεια ανοίγματος ενός αρχείου του οποίου κάποιος άλλος έχει αναλάβει τον έλεγχο	Οι επιλογές "Ανάληψη ελέγχου" και Check In δεν είναι διαθέσιμες. Δεν μπορείτε να αναλάβετε τον έλεγχο ενός αρχείου που κάποιος άλλος έχει αναλάβει. Εάν επιχειρήσετε να το κάνετε, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος που σας ενημερώνει ότι κάποιος άλλος έχει αναλάβει τον έλεγχο του αρχείου. Για να μάθετε ποιος έχει αναλάβει τον έλεγχο του αρχείου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το εικονίδιο του αρχείου. Το όνομα του ατόμου στο οποίο έχει γίνει ανάληψη ελέγχου εμφανίζεται σε μια συμβουλή εργαλείου. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με το συγκεκριμένο άτομο για να ζητήσετε τη μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου, εάν το χρειάζεστε γρήγορα.
Μεταβίβαση ελέγχου αρχείου	Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε ένα σχόλιο σχετικά με τις αλλαγές που κάνατε. Εάν η βιβλιοθήκη σας παρακολουθεί εκδόσεις, το σχόλιό σας γίνεται μέρος του ιστορικού εκδόσεων. Εάν παρακολουθούνται και οι δύο κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, σας ζητείται να επιλέξετε τον τύπο της έκδοσης για την οποία θα μεταβιβάσετε τον έλεγχο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε επίσης στο θέμα.
Διατήρηση του αρχείου με ανάληψη ελέγχου για μεγάλο χρονικό διάστημα	Κανείς άλλος δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας ή να επεξεργαστεί το αρχείο ενώ έχετε κάνει ανάληψη ελέγχου. Παρόλο που αυτό είναι χρήσιμο κατά τη διάρκεια της πραγματοποίησης αλλαγών, μπορεί επίσης να εμποδίσει άλλους χρήστες να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. Αποτελεί καλή επιχειρηματική πρακτική και κοινή ευγένεια να ελέγξετε ξανά το αρχείο όσο το δυνατόν γρηγορότερα μετά την ανάληψη ελέγχου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας διαχειριστής ίσως χρειαστεί να επιβάλει τη μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου.