Παρόλο που είναι σημαντικό να παραδώσετε τις ώρες που εργάζεστε στις εργασίες σας στο Project Web App, είναι εξίσου σημαντικό να επικοινωνείτε με το διαχειριστή έργου σχετικά με την εξέλιξη των εργασιών με πιο γενικό τρόπο.
Σε αυτό το άρθρο, καλύπτονται τα θέματα:
- Χρόνος έναντι προόδου εργασίας: Ποια είναι η διαφορά;
- Πού μπορώ να καταχωρήσω την πρόοδο εργασίας μου;
- Προσθήκη σχολίων σχετικά με την εργασία σας
Χρόνος έναντι προόδου εργασίας: Ποια είναι η διαφορά;
Προτού μιλήσουμε για τον τρόπο αναφοράς σχετικά με την πρόοδο των εργασιών στο Project Web App, είναι σημαντικό να βεβαιωθούμε ότι είμαστε σαφείς σχετικά με τις διαφορές μεταξύ του χρόνου και της προόδου των εργασιών.
|
Ο χρόνος είναι ο πραγματικός αριθμός των ωρών εργασίας που αφιερώνετε σε μια συγκεκριμένη εργασία. Αυτά είναι τα στοιχεία που συμπληρώνετε στο φύλλο κατανομής χρόνου, για να καταγράψετε τον αριθμό των ωρών που αφιερώνετε σε διάφορες εργασίες στη διάρκεια της εργάσιμης εβδομάδας σας. |
|---|---|
|
Η πρόοδος εργασίας είναι ένας γενικός όρος για πράγματα όπως το ποσοστό του όγκου εργασίας που έχει ολοκληρωθεί για μια εργασία (ποσοστό ολοκλήρωσης) και ο όγκος της εργασίας που απομένει να γίνει μέχρι την ολοκλήρωση της εργασίας (υπόλοιπη εργασία). |
Η υποβολή της προόδου εργασίας είναι ένας τρόπος αποτύπωσης μιας ευρύτερης περιγραφής του τρόπου κατά τον οποίο εξελίσσονται οι εργασίες σας.
Ας δούμε ένα παράδειγμα...
Σε αυτό το παράδειγμα, σας έχει ανατεθεί μια εργασία που έχει προγραμματιστεί να διαρκέσει 40 ώρες.
Αναλώσατε 8 ώρες για αυτήν την εργασία τη Δευτέρα, 4 ώρες την Τρίτη και 8 ώρες την Τετάρτη, συνολικά 20 ώρες.
| Δευ | Τρ | Τετ | Πεμ | Παρ | ΣΥΝΟΛΟ | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Πραγματικές | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Προγραμματισμένες | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Αυτή είναι η ώρα που θα εισαγάγατε σε ένα φύλλο κατανομής χρόνου.
Τώρα, ας δούμε την εργασία που πραγματοποιήσατε από την άποψη της προόδου εργασίας .
Παρόλο που έχουν καταναλωθεί οι 20 από τις 40 ώρες για την εργασία, ίσως να πιστεύετε ότι δεν έχετε ολοκληρώσει το 50%.
Μπορεί να πιστεύετε ότι έχετε προχωρήσει περισσότερο, για παράδειγμα, σε ποσοστό 75%, ή λιγότερο, περίπου κατά το 25%.
Οι 20 από τις 40 ώρες φαίνονται κάπως έτσι:
Ωστόσο, στην πραγματικότητα, μπορεί να βρίσκεστε μπροστά από το χρονοδιάγραμμα, όπως:
Ή να έχετε καθυστερήσει, όπως:
Όταν επικοινωνείτε το εκτιμώμενο ποσοστό ολοκλήρωσης, αυτό είναι η πρόοδος της εργασίας σας. Η ενημέρωση σχετικά με τον εκτιμώμενο αριθμό των ωρών που απομένουν για την ολοκλήρωση της εργασίας (υπόλοιπη εργασία) λαμβάνεται επίσης ως πρόοδος της εργασίας σας.
Συνεχίζοντας στο παράδειγμά μας, αφού ολοκληρώσετε 20 από τις 40 προγραμματισμένες ώρες, μπορεί να πιστεύετε ότι έχετε περισσότερες από 20 ώρες εργασίας ακόμη για να ολοκληρώσετε την εργασία σας. Με την υποβολή του εκτιμώμενου υπόλοιπου όγκου εργασίας στο διαχειριστή έργου, ενημερώνετε για την πρόοδο της εργασίας.
Μάλιστα, θυμίστε μου όμως, γιατί το κάνουμε αυτό;
Να θυμάστε ότι, όπως ακριβώς και με τα φύλλα κατανομής χρόνου, οι αναφορές προόδου εργασιών, ειλικρινά, δεν αφορούν εσάς. Αφορούν το ίδιο το έργο και εξασφαλίζουν ότι τα πράγματα γίνονται εντός των προθεσμιών και εντός προϋπολογισμού.
Εάν η εργασία στην οποία εργάζεστε διαρκεί περισσότερο από το αναμενόμενο, για οποιονδήποτε λόγο, ο διαχειριστής έργου μπορεί να είναι σε θέση να αναδιατάσσει τα πράγματα στην πορεία, ώστε το συνολικό έργο να μην εκτροχιαστεί.
Ακόμη και όταν κάνετε τη δουλειά σας κατά τον καλύτερο τρόπο, τα πράγματα δεν εξελίσσονται πάντα με τον προγραμματισμένο τρόπο. Κάθε καλός διαχειριστής έργου το γνωρίζει αυτό, επομένως μην ανησυχείτε εάν η πρόοδος της εργασίας σας δεν συμβαδίζει με το χρονοδιάγραμμα. Εάν απλώς λέτε την αλήθεια και ενημερώνετε για την εξέλιξη των πραγμάτων, θα έχετε κάνει το μερίδιό σας ώστε το έργο να παραμείνει στη σωστή κατεύθυνση.
Πού μπορώ να καταχωρήσω την πρόοδο εργασίας μου;
Αυτή είναι μια δύσκολη ερώτηση. Υπάρχουν δύο τρόποι για να ρυθμίσετε Project Web App για την καταχώρηση της προόδου εργασίας.
Ξεχωριστές προβολές για το χρόνο και την πρόοδο της εργασίας. Εάν η εταιρεία σας έχει ρυθμίσει Project Web App με αυτόν τον τρόπο, τα μέλη της ομάδας καταχωρούν και υποβάλλουν το χρόνο στην προβολή Φύλλο κατανομής χρόνου και την πρόοδο της εργασίας στην προβολή Εργασίες.
- Ο χρόνος καταχωρείται ως: Ώρες στην προβολή φύλλου κατανομής χρόνου
- Η πρόοδος της εργασίας καταχωρείται ως: Ποσοστό ολοκλήρωσης στην προβολή εργασιών + Υπόλοιπη εργασία στην προβολή εργασιών
Μία συνδυασμένη προβολή για το χρόνο και την πρόοδο της εργασίας. Εάν η εταιρεία σας έχει ρυθμίσει Project Web App με αυτόν τον τρόπο, τα μέλη της ομάδας μπορούν να καταγράφουν τόσο το χρόνο όσο και την πρόοδο των εργασιών στην προβολή φύλλο κατανομής χρόνου. Σε αυτήν την περίπτωση, η πρόοδος εργασίας αντιπροσωπεύεται από τις ώρες σας, αντί για το ποσοστό ολοκλήρωσης, συν την υπόλοιπη εργασία.
- Ο χρόνος καταχωρείται ως: Ώρες στην προβολή φύλλου κατανομής χρόνου
- Η πρόοδος της εργασίας καταχωρείται ως: Υπόλοιπη εργασία στην προβολή φύλλου κατανομής χρόνου
Η μέθοδος της "συνδυασμένης προβολής" (την οποία ο διαχειριστής μπορεί να γνωρίζει ως "λειτουργία μοναδικής καταχώρησης") εξαλείφει την ανάγκη καταγραφής των στοιχείων σε δύο σημεία, αλλά θα χάσετε τη δυνατότητα μιας πιο γενικής αναφοράς του ποσοστού ολοκλήρωσης ("έχω ολοκληρώσει περίπου το 25% αυτής της εργασίας."). Επομένως, υπάρχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Τελικά, ως μέλος της ομάδας, θα ακολουθήσετε τη μέθοδο που έχει επιλέξει η εταιρεία σας, αλλά μερικές φορές είναι χρήσιμο να γνωρίζετε τις υποκείμενες λεπτομέρειες.
Είστε έτοιμοι να προσθέσετε την πρόοδο της εργασίας σας;
Προσθήκη σχολίων σχετικά με την εργασία σας
Ένας άλλος τρόπος για να κοινοποιήσετε την πρόοδο της εργασίας είναι να προσθέσετε απλώς ορισμένα σχόλια όταν στέλνετε ενημερώσεις στο διαχειριστή έργου σας. Μερικές φορές ίσως χρειαστεί να εξηγήσετε γιατί η διάρκεια των πραγμάτων διαρκεί περισσότερο από το προγραμματισμένο ("Πρόσθεσα 20 ώρες υπόλοιπης εργασίας, επειδή...") ή μπορεί να θέλετε να δώσετε μερικές περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την εργασία που κάνατε εκείνη την εβδομάδα ("Ξόδεψα 6 ώρες σε αυτή την εργασία την Τρίτη κάνοντας...")
Για να προσθέσετε σχόλια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Σχόλιο σχετικά με την υποβολή στην κορδέλα πριν υποβάλετε το φύλλο κατανομής χρόνου ή την πρόοδο εργασίας σας, ώστε να συμπληρώσετε ένα πλαίσιο σχολίων πριν σταλούν οι αλλαγές σας στο διαχειριστή έργου σας.