Χρησιμοποιήστε το πρότυπο βάσης δεδομένων "Επαφές " της Access για να παρακολουθείτε πληροφορίες, ονόματα, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνων και άλλες πληροφορίες. Η νέα έκδοση του δημοφιλούς προτύπου της Access σας επιτρέπει, επίσης, να κατηγοριοποιείτε κάθε επαφή, να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να δημιουργείτε χάρτες με διευθύνσεις.
Θέλετε να παρακολουθήσετε ένα βίντεο σχετικά με τη χρήση αυτού του προτύπου; Ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο, Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων "Επαφές".
Σημείωση
Το πρότυπο βάσης δεδομένων "Επαφές" ενημερώνεται τα τελευταία χρόνια. Αυτές οι οδηγίες αναφέρονται στην πιο πρόσφατη έκδοση του προτύπου που είναι διαθέσιμη για λήψη. Εάν τα παρακάτω βήματα δεν συμφωνούν με αυτό που βλέπετε, πιθανότατα χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του προτύπου.
Γρήγορα αποτελέσματα
Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε τα βασικά βήματα για τη χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων "Επαφές".
Προετοιμασία βάσης δεδομένων για χρήση
- Όταν ανοίγετε τη βάση δεδομένων για πρώτη φορά, η Access εμφανίζει τη φόρμα υποδοχής. Για να αποτρέψετε την εμφάνιση αυτής της φόρμας την επόμενη φορά που θα ανοίξετε τη βάση δεδομένων, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση υποδοχής κατά το άνοιγμα αυτής της βάσης δεδομένων .
Κλείστε τη φόρμα υποδοχής για να ξεκινήσετε τη χρήση της βάσης δεδομένων. - Για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, στη Γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση του περιεχομένου της βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Αποφασίστε εάν μπορείτε να εμπιστευτείτε μια βάση δεδομένων.
Προσθήκη επαφών από το Microsoft Outlook
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, μπορείτε να προσθέσετε επαφές από αυτό το πρόγραμμα, χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες.
- Στη φόρμα "Λίστα επαφών ", κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη από το Outlook".
- Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή ονομάτων για προσθήκη , επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και κατόπιν στο κουμπί ΟΚ.
Αναζήτηση επαφής
Το πλαίσιο "Γρήγορη αναζήτηση" σάς επιτρέπει να βρείτε γρήγορα μια επαφή στη φόρμα "Λίστα επαφών".
- Στη φόρμα "Λίστα επαφών ", στο πλαίσιο "Γρήγορη αναζήτηση ", πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.
Η Access φιλτράρει τη λίστα και εμφανίζει μόνο τις εγγραφές που περιέχουν το κείμενο που αναζητήσατε. Για να επιστρέψετε στην πλήρη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Απαλοιφή της τρέχουσας αναζήτησης. (Είναι το X μέσα στο πλαίσιο αναζήτησης.)
Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών
Στη φόρμα "Λίστα επαφών ", ορισμένα πεδία (στήλες) είναι κρυμμένα από προεπιλογή. Για να αλλάξετε τα πεδία που εμφανίζονται:
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Εμφάνιση/Απόκρυψη πεδίων".
- Στο παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα από κάθε στήλη που θέλετε να εμφανίσετε. Απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου, για να αποκρύψετε τη στήλη.
Εμφάνιση λεπτομερειών επαφής
Η φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής" σας επιτρέπει να προβάλετε και να εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες για κάθε επαφή. Για να εμφανίσετε τη φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής":
- Στη φόρμα "Λίστα επαφών ", κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα " δίπλα στην επαφή που θέλετε να προβάλετε.
Προσθήκη εικόνας
Στη φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής ", μπορείτε να προσθέσετε μια εικόνα για κάθε επαφή.
- Κάτω από το πλαίσιο της εικόνας, κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία εικόνας".
- Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα , κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
- Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου , αναζητήστε το φάκελο που περιέχει το αρχείο.
- Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.
- Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα , κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Σημείωση
Σε κάθε επαφή, μπορείτε να επισυνάψετε πολλά αρχεία, καθώς και διαφορετικούς τύπους αρχείων, όπως έγγραφα ή υπολογιστικά φύλλα.
Εμφάνιση χάρτη με τη διεύθυνση μιας επαφής
Στη φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής ", εάν έχετε εισαγάγει τη διεύθυνση μιας επαφής, μπορείτε να εμφανίσετε έναν χάρτη της τοποθεσίας:
- Κάντε κλικ στο χάρτη.
Εμφάνιση εκθέσεων
Η βάση δεδομένων επαφών περιλαμβάνει δύο εκθέσεις: "Κατάλογος " και "Τηλεφωνικός κατάλογος". Για να εμφανίσετε μια έκθεση:
- Στο "Παράθυρο περιήγησης", στην περιοχή "Εκθέσεις", κάντε διπλό κλικ στην έκθεση που θέλετε να εμφανίσετε.
Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες εκθέσεις. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία απλής έκθεσης.
Τροποποίηση της βάσης δεδομένων "Επαφές"
Μπορείτε να προσαρμόσετε τη βάση δεδομένων "Επαφές" προσθέτοντας ένα νέο πεδίο στον πίνακα "Επαφές" και, στη συνέχεια, προσθέτοντας αυτό το πεδίο στη φόρμα " Λίστα επαφών " και στη φόρμα " Λεπτομέρειες επαφής ".
Προσθήκη πεδίου στον πίνακα "Επαφές"
- Κλείστε όλες τις ανοιχτές καρτέλες.
- Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα "Επαφές ".
- Κάντε κύλιση προς τα δεξιά μέχρι να εμφανιστεί η στήλη " Προσθήκη νέου πεδίου". Κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα στήλης και πληκτρολογήστε εκεί το όνομα του πεδίου.
Την πρώτη φορά που θα εισαγάγετε δεδομένα στη στήλη, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων για εσάς.
Προσθήκη πεδίου σε φόρμα
Όταν ένα πεδίο έχει προστεθεί σε έναν πίνακα, μπορείτε, στη συνέχεια, να το προσθέσετε σε μια φόρμα.
- Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στη φόρμα και μετά κάντε κλικ στην εντολή "Προβολή διάταξης".
- Από την καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα πεδίων.
- Από τη Λίστα πεδίων, σύρετε το πεδίο που επιθυμείτε στη φόρμα.