Συμπληρωματική έκδοση δήλωσης προστασίας προσωπικών δεδομένων για το Excel

Οι παρακάτω παράγοντες μπορούν να επηρεάσουν την προστασία των προσωπικών δεδομένων, είτε καθιστώντας διαθέσιμες δυνητικά ευαίσθητες πληροφορίες σε τρίτους είτε επιτρέποντάς σας να ελέγχετε ποιες πληροφορίες μπορεί να είναι διαθέσιμες.

Χρήση προτύπων Office.com

Η καρτέλα "Δημιουργία " (κάντε κλικ στην καρτέλα " Αρχείο " και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή " Δημιουργία") μπορεί να σας παρέχει ενημερωμένη βοήθεια, η οποία λαμβάνεται από το Office.com βιβλίων εργασίας που βασίζονται σε πρότυπα. Μπορείτε επίσης να στείλετε σχόλια σχετικά με τα πρότυπα και να δώσετε μια αριθμητική βαθμολογία για κάθε πρότυπο που κατεβάζετε.

Όταν ανοίγετε ένα πρότυπο ή ένα αρχείο που βασίζεται σε ένα πρότυπο, οι επαφές του Excel (ανάλογα με τις ρυθμίσεις της ηλεκτρονικής Βοήθειας) Office.com. Στέλνει το αναγνωριστικό για αυτό το πρότυπο, το πρόγραμμα και την έκδοση που χρησιμοποιείτε τη συγκεκριμένη στιγμή, μαζί με τυπικές πληροφορίες υπολογιστή.

Το αναγνωριστικό προτύπου χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό του αρχικού προτύπου ως ληφθέντος από Office.com ή συμπεριλαμβανόμενου στην εγκατάσταση του Excel. Δεν προσδιορίζει μοναδικά το βιβλίο εργασίας σας. Το αναγνωριστικό είναι το ίδιο για όλους τους χρήστες του ίδιου προτύπου.

Σύνδεση με εικόνες και άλλα έγγραφα

Εάν επιλέξετε να δημιουργήσετε μια σύνδεση προς μια εικόνα, αρχείο, προέλευση δεδομένων ή άλλο έγγραφο στον σκληρό σας δίσκο ή σε ένα διακομιστή, η διαδρομή προς αυτό το αρχείο αποθηκεύεται στο βιβλίο εργασίας σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η σύνδεση μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα χρήστη σας ή πληροφορίες σχετικά με διακομιστές στο δίκτυό σας. Στην περίπτωση σύνδεσης δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε ένα όνομα χρήστη ή έναν κωδικό πρόσβασης στη σύνδεση σύνδεσης δεδομένων.

Επίσης, όταν εφαρμόζετε ένα σχήμα XML σε ένα βιβλίο εργασίας, στο βιβλίο εργασίας αποθηκεύεται μια διαδρομή προς το σχήμα XML που έχετε δημιουργήσει. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτή η διαδρομή μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα χρήστη σας.

Συναρτήσεις δεδομένων φύλλου και αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα

Όταν δημιουργείτε μια συνάρτηση δεδομένων φύλλου ή αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, τα δεδομένα που ζητάτε από αυτή την προέλευση αποθηκεύονται ως μέρος του φύλλου εργασίας σας, μαζί με ένα μοναδικό αναγνωριστικό για την προέλευση δεδομένων. Αποθηκεύεται επίσης το όνομα χρήστη του ατόμου που ανανέωσε τελευταία τη μνήμη cache.

Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο έχετε ρυθμίσει το βιβλίο εργασίας ή την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα, ενδέχεται να εμφανίζεται μόνο ένα υποσύνολο των αποθηκευμένων δεδομένων. Για να καταργήσετε όλα αυτά τα αποθηκευμένα δεδομένα, καταργήστε τη σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων από τις συναρτήσεις δεδομένων φύλλου και καταργήστε όλους τους συγκεντρωτικούς άξονες που αναφέρονται στα δεδομένα.

Γραφήματα

Όταν δημιουργείτε ένα γράφημα στο Excel, μπορείτε να φιλτράρετε τα δεδομένα που έχετε επιλέξει για το γράφημα, ώστε να εμφανίζεται μόνο ένα τμήμα των δεδομένων. Ωστόσο, όλα τα επιλεγμένα δεδομένα αποθηκεύονται με το γράφημα. Για να εμποδίσετε άλλους χρήστες να τροποποιήσουν το γράφημά σας ή να δουν τα δεδομένα του, όταν το αντιγράφετε σε ένα πρόγραμμα της Microsoft, επικολλήστε το γράφημα ως bitmap. Εάν τα δεδομένα στο γράφημά σας προέρχονται από εξωτερική προέλευση δεδομένων, μπορείτε να προστατεύσετε το γράφημα με κωδικό πρόσβασης για να αποτρέψετε την ενημέρωση του γραφήματος με τα πιο πρόσφατα δεδομένα από την εξωτερική προέλευση από άλλα άτομα. Εάν το γράφημά σας βασίζεται στα δεδομένα του βιβλίου εργασίας σας, η προστασία του γραφήματος με κωδικό πρόσβασης μπορεί να σας βοηθήσει να αποτρέψετε την τροποποίηση των δεδομένων που εμφανίζονται στο γράφημά σας από άλλα άτομα.

Εκτύπωση

Όταν εκτυπώνετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel και, στη συνέχεια, αποθηκεύετε αυτό το βιβλίο εργασίας, το Excel αποθηκεύει τη διαδρομή στον εκτυπωτή σας μαζί με το έγγραφο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η διαδρομή μπορεί να περιλαμβάνει ένα όνομα χρήστη ή ένα όνομα υπολογιστή.

Εναλλακτικό κείμενο

Το Excel σάς επιτρέπει να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε εναλλακτικό κείμενο για πίνακες, σχήματα, εικόνες, γραφήματα, γραφικά SmartArt και άλλα αντικείμενα στα βιβλία εργασίας σας. Το εναλλακτικό κείμενο αποθηκεύεται μαζί με το βιβλίο εργασίας και μπορεί να περιέχει προσωπικές πληροφορίες που έχουν προστεθεί από οποιονδήποτε συμμετέχοντα στην παρουσίαση. Για ορισμένα αντικείμενα, όπως οι εικόνες που εισάγετε στο βιβλίο εργασίας σας, το προεπιλεγμένο εναλλακτικό κείμενο περιλαμβάνει τη διαδρομή αρχείου για το αντικείμενο που εισάγετε.

Το εναλλακτικό κείμενο μπορεί να χρησιμοποιηθεί από δυνατότητες προσβασιμότητας, όπως τα προγράμματα ανάγνωσης οθόνης. Το εναλλακτικό κείμενο είναι διαθέσιμο σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο σας.

Τοποθεσίες χώρου εργασίας εγγράφων

Το Excel σάς επιτρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα χώρο εργασίας εγγράφων στο SharePoint. Ένας χώρος εργασίας εγγράφων είναι ένας κοινόχρηστος χώρος όπου μπορείτε να συνεργαστείτε με άλλα μέλη της ομάδας σε ένα ή περισσότερα βιβλία εργασίας.

Όταν αποκτάτε πρόσβαση σε ένα χώρο εργασίας εγγράφων, το Excel κάνει λήψη δεδομένων από την τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων για να σας παρέχει πληροφορίες σχετικά με αυτήν την τοποθεσία. Αυτά τα δεδομένα περιλαμβάνουν:

• Το όνομα της τοποθεσίας
• Διεύθυνση URL ή διεύθυνση του ιστότοπου
• Ονόματα, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επίπεδα δικαιωμάτων των χρηστών της τοποθεσίας
• Λίστες εγγράφων, εργασιών και άλλων πληροφοριών που είναι διαθέσιμες από την τοποθεσία

Επίσης, το Excel αποθηκεύει στον υπολογιστή σας μια λίστα με τις τοποθεσίες χώρου εργασίας εγγράφων που έχετε επισκεφθεί με τη μορφή cookies. Αυτή η λίστα χρησιμοποιείται για να σας παρέχει γρήγορη πρόσβαση στις τοποθεσίες που έχετε επισκεφθεί στο παρελθόν. Η λίστα των τοποθεσιών που έχετε επισκεφθεί δεν είναι προσβάσιμη από τη Microsoft και δεν εκτίθεται στο Internet, εκτός εάν επιλέξετε να την κάνετε ευρύτερα διαθέσιμη.

Υπηρεσία φαξ

Η υπηρεσία φαξ σάς επιτρέπει να στείλετε φαξ μέσω Internet και να οργανώσετε τα φαξ που έχετε στείλει στο Microsoft Outlook. Για να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία φαξ, πρέπει να εγγραφείτε σε μια υπηρεσία παροχής φαξ, διαφορετική από τη Microsoft, η οποία επεξεργάζεται τα φαξ και τα στέλνει μέσω του Internet. Η Microsoft δεν συλλέγει δεδομένα από τη δυνατότητα υπηρεσίας φαξ.

Όταν εγγράφεστε στην υπηρεσία φαξ, η υπηρεσία παροχής φαξ δημιουργεί ένα πακέτο εγγραφής που αποθηκεύεται από την υπηρεσία παροχής φαξ και το Excel. Το πακέτο αποτελείται από τη διεύθυνση της τοποθεσίας Web του παρόχου υπηρεσιών φαξ και ένα "διακριτικό" που επιβεβαιώνει την πρόσβασή σας στον πάροχο υπηρεσιών φαξ. Όταν στέλνετε ένα φαξ από το Excel, αυτό το πακέτο εγγραφής επισυνάπτεται στο έγγραφο.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία φαξ για να υπολογίσετε την τιμή ενός φαξ χωρίς στην πραγματικότητα να στείλετε το φαξ. Εάν επιλέξετε να υπολογίσετε την τιμή ενός φαξ, το Excel χρησιμοποιεί μια κρυπτογραφημένη σύνδεση για να στείλει το διακριτικό εγγραφής σας, τον αριθμό τηλεφώνου στον οποίο πρόκειται να αποσταλεί το φαξ και τον αριθμό σελίδων του φαξ στην υπηρεσία παροχής φαξ. Η Microsoft δεν λαμβάνει και δεν αποθηκεύει αυτές τις πληροφορίες.

Υπηρεσία έρευνας

Το Excel σάς επιτρέπει να ζητάτε πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο όρο ή φράση από διάφορες υπηρεσίες παροχής περιεχομένου premium. Όταν ζητάτε αναζήτηση για μια συγκεκριμένη λέξη ή φράση, το Excel χρησιμοποιεί το Internet για να στείλει το κείμενο που ζητήσατε, το προϊόν λογισμικού που χρησιμοποιείτε τη συγκεκριμένη στιγμή, τις τοπικές ρυθμίσεις που έχουν οριστεί στο σύστημά σας και πληροφορίες εξουσιοδότησης που υποδεικνύουν ότι έχετε το δικαίωμα να κάνετε λήψη πληροφοριών έρευνας, εάν απαιτείται από το τρίτο μέρος.

Το Excel στέλνει αυτές τις πληροφορίες σε μια υπηρεσία που παρέχεται από τη Microsoft ή από μια υπηρεσία παροχής τρίτου κατασκευαστή που επιλέγετε. Αυτή η υπηρεσία επιστρέφει πληροφορίες σχετικά με τη λέξη ή φράση που ζητήσατε.

Πολλές φορές, οι πληροφορίες που λαμβάνετε περιλαμβάνουν μια σύνδεση με πρόσθετες πληροφορίες από την τοποθεσία Web της υπηρεσίας. Εάν κάνετε κλικ σε αυτή τη σύνδεση, η υπηρεσία παροχής ενδέχεται να προσθέσει ένα cookie στο σύστημά σας, για να σας αναγνωρίζει σε μελλοντικές συναλλαγές. Η Microsoft δεν είναι υπεύθυνη για τις πρακτικές προστασίας προσωπικών δεδομένων των τοποθεσιών Web και των υπηρεσιών τρίτων. Η Microsoft δεν λαμβάνει ούτε αποθηκεύει καμία από αυτές τις πληροφορίες, εκτός εάν έχετε υποβάλει ερώτημα σε μια υπηρεσία που ανήκει στη Microsoft.

Μπορείτε να απενεργοποιήσετε την έρευνα και την αναφορά, κάνοντας τα εξής:

Υπηρεσία μετάφρασης

Το Excel σάς επιτρέπει να μεταφράσετε ολόκληρο ή ένα μέρος του εγγράφου σας χρησιμοποιώντας ένα δίγλωσσο λεξικό ή μηχανική μετάφραση. Έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να μεταφράσετε το έγγραφό σας.

Μπορείτε να επιλέξετε ή να εισαγάγετε μια λέξη ή φράση που θέλετε να μεταφράσετε ή μπορείτε να επιλέξετε να μεταφράσετε ολόκληρο το έγγραφο, και στις δύο περιπτώσεις, ορίζοντας την κατάλληλη επιλογή μετάφρασης στο παράθυρο "Έρευνα και αναφορά".

Εάν επιλέξετε ή εισαγάγετε μια λέξη ή φράση που θέλετε να μεταφράσετε, η φράση που έχετε εισαγάγει συγκρίνεται με ένα δίγλωσσο λεξικό. Ορισμένα δίγλωσσα λεξικά περιλαμβάνονται στο λογισμικό σας, ενώ άλλα είναι διαθέσιμα από Office.com. Εάν μια λέξη ή φράση που εισάγετε δεν βρίσκεται στο δίγλωσσο λεξικό που περιλαμβάνεται στο λογισμικό σας, η λέξη ή η φράση αποστέλλεται χωρίς κρυπτογράφηση σε μια υπηρεσία μετάφρασης της Microsoft ή τρίτου.

Εάν θέλετε να μεταφράσετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας σας, αποστέλλεται χωρίς κρυπτογράφηση σε μια υπηρεσία μετάφρασης της Microsoft ή τρίτου. Όπως και με όλες τις πληροφορίες που στέλνονται χωρίς κρυπτογράφηση μέσω του Internet, άλλοι χρήστες ενδέχεται να μπορούν να δουν τη λέξη, τη φράση ή το βιβλίο εργασίας που μεταφράζετε.

Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα λεξικά που είναι διαθέσιμα στο Office.com ή σε μια υπηρεσία μετάφρασης τρίτου κατασκευαστή, το Excel χρησιμοποιεί το Internet για να στείλει το κείμενο που ζητήσατε, τον τύπο του λογισμικού που διαθέτετε, καθώς και τις τοπικές ρυθμίσεις και τη γλώσσα στην οποία έχει ρυθμιστεί το σύστημά σας. Για τις υπηρεσίες μετάφρασης τρίτων, το Excel μπορεί επίσης να στείλει πληροφορίες ελέγχου ταυτότητας που έχουν αποθηκευτεί προηγουμένως στο cache, οι οποίες υποδεικνύουν ότι έχετε εγγραφεί στο παρελθόν για πρόσβαση στην τοποθεσία Web.

SharePoint

Το Microsoft SharePoint παρέχει κοινόχρηστες τοποθεσίες χώρου εργασίας με βάση το Web, όπου μπορείτε να συνεργαστείτε σε έγγραφα ή συσκέψεις.

Όταν αποκτάτε πρόσβαση σε μια τοποθεσία του SharePoint, χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης Web ή οποιοδήποτε πρόγραμμα του Office, η τοποθεσία αποθηκεύει cookies στον υπολογιστή σας, εάν έχετε δικαιώματα δημιουργίας μιας νέας δευτερεύουσας τοποθεσίας σε αυτήν. Όλα αυτά τα cookie μαζί σχηματίζουν μια λίστα με τις τοποθεσίες στις οποίες έχετε δικαιώματα. Αυτή η λίστα χρησιμοποιείται από διάφορα προγράμματα του Office, ώστε να έχετε γρήγορη πρόσβαση στις τοποθεσίες που έχετε επισκεφθεί στο παρελθόν.

Η λίστα των τοποθεσιών που έχετε επισκεφθεί δεν είναι προσβάσιμη από τη Microsoft και δεν εκτίθεται στο Internet, εκτός εάν επιλέξετε να την κάνετε ευρύτερα διαθέσιμη.

Στο SharePoint, όταν δημιουργείτε μια νέα τοποθεσία Web ή λίστα ή προσθέτετε ή προσκαλείτε άτομα σε μια υπάρχουσα τοποθεσία Web ή λίστα, η τοποθεσία αποθηκεύει τα ακόλουθα στοιχεία για κάθε άτομο, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

• Ονοματεπώνυμο
• Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ένα αναγνωριστικό χρήστη προστίθεται σε κάθε στοιχείο που εσείς ή οι άλλοι χρήστες της τοποθεσίας προσθέτετε ή τροποποιείτε στην τοποθεσία. Όπως συμβαίνει με όλο το περιεχόμενο στην τοποθεσία του SharePoint, μόνο οι διαχειριστές και τα μέλη της ίδιας της τοποθεσίας πρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες.

Όλα τα στοιχεία της τοποθεσίας του SharePoint περιλαμβάνουν δύο πεδία: "Δημιουργήθηκε από" και "Τροποποιήθηκε από". Το πεδίο "Δημιουργήθηκε από" συμπληρώνεται με το όνομα χρήστη του ατόμου που δημιούργησε αρχικά το στοιχείο και την ημερομηνία δημιουργίας. Το πεδίο "Τροποποιήθηκε από" συμπληρώνεται με το όνομα χρήστη του ατόμου που έκανε την τελευταία τροποποίηση στο βιβλίο εργασίας και την ημερομηνία της τελευταίας τροποποίησής του.

Οι διαχειριστές των διακομιστών όπου φιλοξενούνται οι τοποθεσίες SharePoint έχουν πρόσβαση σε ορισμένα δεδομένα από αυτές τις τοποθεσίες, τα οποία χρησιμοποιούνται για την ανάλυση των μοτίβων χρήσης της τοποθεσίας και τη βελτίωση του ποσοστού του χρόνου κατά τον οποίο είναι διαθέσιμη η τοποθεσία. Αυτά τα δεδομένα είναι διαθέσιμα μόνο στους διαχειριστές των διακομιστών και δεν κοινοποιούνται στη Microsoft, εκτός αν η Microsoft φιλοξενεί την τοποθεσία του SharePoint. Τα δεδομένα που καταγράφονται συγκεκριμένα περιλαμβάνουν τα ονόματα, τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα δικαιώματα όλων όσοι έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία.

Όλοι οι χρήστες που έχουν πρόσβαση σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία του SharePoint μπορούν να αναζητήσουν και να προβάλουν όλο το διαθέσιμο περιεχόμενο αυτής της τοποθεσίας.

Έλεγχος

Το Microsoft SharePoint παρέχει δυνατότητες ελέγχου που επιτρέπουν στους διαχειριστές να διατηρούν μια αξιόπιστη διαδρομή ελέγχου του τρόπου με τον οποίο οι χρήστες εργάζονται με συγκεκριμένο περιεχόμενο.

Όταν οι διαχειριστές του SharePoint ενεργοποιούν τη δυνατότητα ελέγχου, ο διακομιστής καταγράφει αυτόματα στη βάση δεδομένων περιεχομένου του SharePoint ορισμένες ενέργειες που εκτελούνται από το χρήστη. Αυτές οι ενέργειες περιλαμβάνουν προβολή, επεξεργασία, μεταβίβαση ελέγχου και ανάληψη ελέγχου. Για κάθε καταγεγραμμένη ενέργεια, ο διακομιστής καταγράφει πληροφορίες ταυτοποίησης σχετικά με το αρχείο, την ενέργεια και το αναγνωριστικό SharePoint του χρήστη. Στο πλαίσιο αυτής της δυνατότητας, δεν αποστέλλονται δεδομένα στη Microsoft.

Αυτή η δυνατότητα είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή και είναι διαθέσιμη μόνο στους διαχειριστές των τοποθεσιών του SharePoint στις οποίες είναι αποθηκευμένο το περιεχόμενο.

Ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και ειδοποιήσεις

Το Excel σάς παρέχει τη δυνατότητα αποστολής άμεσων μηνυμάτων μέσα από το ίδιο το πρόγραμμα και σας δίνει τη δυνατότητα να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν οι χρήστες είναι συνδεδεμένοι ή όταν γίνονται συγκεκριμένες αλλαγές σε κοινόχρηστα βιβλία εργασίας ή χώρους εργασίας.

Το Excel μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα πρόγραμμα-πελάτη ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων για να σας παρέχει τη δυνατότητα να βλέπετε την ηλεκτρονική παρουσία άλλων ατόμων και να στέλνετε μηνύματα σε αυτούς. Το Excel περιλαμβάνει ένα στοιχείο ελέγχου Web που επιτρέπει την εμφάνιση παρουσίας ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων μέσα σε μια ιστοσελίδα. Οι σελίδες του Microsoft SharePoint κάνουν χρήση αυτού του στοιχείου ελέγχου. Αυτές οι σελίδες δεν μεταδίδουν δεδομένα παρουσίας πίσω στο διακομιστή Web.

Αυτό το στοιχείο ελέγχου Web μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μετάδοση δεδομένων παρουσίας από το πρόγραμμα ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων στο διακομιστή Web. Από προεπιλογή, τα δεδομένα παρουσίας μπορούν να αποσταλούν μόνο σε τοποθεσίες intranet, αξιόπιστες τοποθεσίες και τοποθεσίες στον τοπικό υπολογιστή.

Νέες μορφές αρχείων

Το Excel χρησιμοποιεί μορφές αρχείων που βασίζονται σε ΧML. Αυτές οι μορφές αρχείων XML είναι επεκτάσιμες, κάτι που σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να καθορίσουν πρόσθετα σχήματα ή ετικέτες στα αρχεία. Ένα πρόσθετο ή κώδικας άλλου κατασκευαστή μπορεί επίσης να επισυνάψει πρόσθετες πληροφορίες μετα-δεδομένων σε αυτές τις μορφές αρχείων XML, οι οποίες δεν είναι ορατές στο Excel.

Μπορείτε να επαληθεύσετε τα μετα-δεδομένα που έχουν συσχετιστεί με ένα αρχείο XML προβάλλοντάς τα σε ένα πρόγραμμα προβολής κειμένου.

Σχόλια

Από προεπιλογή, εάν αποθηκεύσετε σχόλια σε ένα αρχείο, το Excel προσθέτει τα αρχικά σας σε κάθε σχόλιο. Η πληροφορία αυτή, γίνεται στη συνέχεια διαθέσιμη σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο σας.

Μπορείτε να καταργήσετε τις προσωπικές πληροφορίες σας από αυτά τα σχόλια, κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.
2. Επιλέξτε Πληροφορίες.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου.

Παρακολούθηση αλλαγών

Από προεπιλογή, όταν κάνετε αλλαγές σε ένα αρχείο με ενεργοποιημένη τη δυνατότητα "Παρακολούθηση αλλαγών", το όνομα χρήστη ή/και τα αρχικά σας αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας και συσχετίζονται με τις αλλαγές που κάνετε. Αυτές οι πληροφορίες, σε συνδυασμό με το αρχικό και το αναθεωρημένο κείμενο, είναι διαθέσιμες σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο σας.

Όταν αυτές οι αλλαγές γίνουν αποδεκτές ή απορριφθούν, το όνομά σας καταργείται. Μπορείτε επίσης να καταργήσετε τις προσωπικές πληροφορίες σας από αυτές τις αλλαγές, κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.
2. Επιλέξτε Πληροφορίες.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου.

Πού μπορεί να αποθηκευτεί το όνομά σας

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το Excel αποθηκεύει το όνομά σας για να σας προσφέρει μια καλύτερη εμπειρία όταν χρησιμοποιείτε ορισμένες δυνατότητες. Για παράδειγμα, το όνομά σας αποθηκεύεται στις εξής θέσεις:

• Πεδία "Συντάκτης "
• Ιδιότητα αρχείου AuthorName

Μπορείτε να καταργήσετε το όνομά σας από αυτά τα πεδία και τις ιδιότητες, κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.
2. Επιλέξτε Πληροφορίες.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου.

Οι λύσεις του Microsoft Office που έχουν δημιουργηθεί από άλλες εταιρείες μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν το όνομά σας ή άλλες προσωπικές πληροφορίες στις προσαρμοσμένες ιδιότητες που σχετίζονται με το αρχείο σας.

Εάν χρησιμοποιείτε το στοιχείο ελέγχου Web του Microsoft Office, την πρόσβαση δεδομένων του Microsoft Excel, το DataCalc ή άλλες δυνατότητες που σας επιτρέπουν να συνδέεστε απευθείας με μια άλλη προέλευση δεδομένων, οι πληροφορίες εξουσιοδότησης (αναγνωριστικό χρήστη και κωδικός πρόσβασης) ενδέχεται να αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας σας. Για να αλλάξετε ή να διαγράψετε αυτές τις πληροφορίες εξουσιοδότησης, θα χρειαστεί να αλλάξετε τις ιδιότητες της σύνδεσης χρησιμοποιώντας τη μέθοδο που είναι ειδική για τη μέθοδο σύνδεσης.

Άλλα κρυφά δεδομένα και μετα-δεδομένα

Από προεπιλογή, κάθε αρχείο που αποθηκεύεται από το Excel περιλαμβάνει ιδιότητες αρχείου όπως οι εξής:

• Συντάκτης
• Manager
• Εταιρεία
• Τελευταία αποθήκευση από
• Ονόματα αναθεωρητών βιβλίων εργασίας

Επιπλέον, ενδέχεται να αποθηκευτούν στο αρχείο άλλες ιδιότητες, ανάλογα με τις δυνατότητες ή τις λύσεις τρίτων κατασκευαστών που χρησιμοποιείτε. Για παράδειγμα, εάν το βιβλίο εργασίας σας είναι μέρος μιας ροής εργασίας εγγράφου, αποθηκεύονται επιπλέον ιδιότητες αρχείου για την παρακολούθηση της ροής εργασιών.

Η πληροφορία αυτή, γίνεται στη συνέχεια διαθέσιμη σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο σας.

Μπορείτε να καταργήσετε το όνομά σας από αυτές τις ιδιότητες, κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.
2. Επιλέξτε Πληροφορίες.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου.

Η δυνατότητα "Έλεγχος εγγράφου" μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την κατάργηση άλλων τύπων δεδομένων που ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμοι σε όλες τις προβολές, όπως σχόλια και αναθεωρήσεις. Η Microsoft συνιστά την εκτέλεση της δυνατότητας "Έλεγχος εγγράφου" σε οποιοδήποτε βιβλίο εργασίας που σκοπεύετε να δημοσιοποιήσετε.

Τα κρυφά δεδομένα και μετα-δεδομένα μπορούν επίσης να συμπεριληφθούν σε αρχεία του Microsoft Office χρησιμοποιώντας το μοντέλο αντικειμένων του Microsoft Office. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε τις εικόνες αόρατες στο μοντέλο αντικειμένων του Microsoft Office, πράγμα που σημαίνει ότι δεν είναι ορατές όταν ανοίγετε το αρχείο, αλλά η εικόνα αποθηκεύεται στο αρχείο και μπορεί αργότερα να γίνει ορατή.

Καταγραφή μακροεντολών

Η καταγραφή μακροεντολής σάς επιτρέπει να καταγράφετε μια ακολουθία ενεργειών, έτσι ώστε να μπορείτε να αναπαράγετε τις ενέργειες αργότερα. Εάν επιλέξετε να καταγράψετε μια μακροεντολή, το όνομα χρήστη σας αποθηκεύεται ως σχόλιο στον κώδικα κατά την αρχική δημιουργία της μακροεντολής. Μπορείτε να καταργήσετε με μη αυτόματο τρόπο το όνομα χρήστη σας από αυτή τη θέση.

Ψηφιακές υπογραφές

Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια προαιρετική δυνατότητα που μπορεί να σας βοηθήσει στον έλεγχο ταυτότητας του ατόμου που σας έστειλε ένα βιβλίο εργασίας. Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια μοναδική κρυπτογραφημένη τιμή των δεδομένων στο βιβλίο εργασίας που υπογράφετε. Όταν στέλνετε ένα βιβλίο εργασίας με ψηφιακή υπογραφή, η υπογραφή αποστέλλεται στον παραλήπτη, μαζί με τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας και ένα αξιόπιστο ψηφιακό πιστοποιητικό από εσάς (τον αποστολέα). Το ψηφιακό πιστοποιητικό εκδίδεται από μια αρχή έκδοσης πιστοποιητικών, όπως η VeriSign, και περιέχει πληροφορίες για τον έλεγχο ταυτότητας του αποστολέα και την επαλήθευση ότι τα αρχικά περιεχόμενα του βιβλίου εργασίας δεν έχουν αλλοιωθεί. Το Excel μπορεί να επικοινωνήσει αυτόματα με την αρχή έκδοσης πιστοποιητικών online για να επαληθεύσει την ψηφιακή υπογραφή.

Όταν υπογράφετε ένα βιβλίο εργασίας, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που εμφανίζει τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην ψηφιακή υπογραφή, όπως την ημερομηνία και ώρα του συστήματός σας, τον αριθμό έκδοσης του λειτουργικού συστήματος, τον αριθμό έκδοσης του Microsoft Office και τον αριθμό έκδοσης του Excel.

Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών

Η Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM) σάς επιτρέπει να δώσετε σε ορισμένους χρήστες ή ομάδες το δικαίωμα πρόσβασης και τροποποίησης ενός βιβλίου εργασίας. Παρά κάποιες ομοιότητες, η υπηρεσία IRM δεν είναι το ίδιο με την προστασία εγγράφων. Η υπηρεσία IRM σάς επιτρέπει να ορίσετε δικαιώματα σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας για πολύ συγκεκριμένες ενέργειες, όπως εκτύπωση του εγγράφου ή προώθηση του εγγράφου σε άλλα άτομα, καθώς και για την ανάγνωση ή την επεξεργασία του βιβλίου εργασίας.

Όταν αποθηκεύετε ένα βιβλίο εργασίας με ενεργοποιημένη την υπηρεσία IRM, το Excel αποθηκεύει στο βιβλίο εργασίας μια λίστα με κάθε χρήστη που έχει δικαιώματα σε αυτό το βιβλίο εργασίας και ποια είναι τα δικαιώματά του. Αυτές οι πληροφορίες κρυπτογραφούνται ώστε μόνο οι κάτοχοι βιβλίων εργασίας να μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτές.

Επιπλέον, τα βιβλία εργασίας με ενεργοποιημένη την IRM περιέχουν άδειες χρήσης περιεχομένου. Μια άδεια χρήσης περιεχομένου περιέχει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δικαιώματα και πληροφορίες ελέγχου ταυτότητας. Κάθε φορά που κάποιος προσπαθεί να ανοίξει ένα βιβλίο εργασίας με ενεργοποιημένη την υπηρεσία IRM, το Excel ελέγχει τις άδειες χρήσης περιεχομένου που είναι αποθηκευμένες στο βιβλίο εργασίας σε σχέση με την ταυτότητα του χρήστη. Εάν ο χρήστης δεν έχει ανοίξει ποτέ πριν το βιβλίο εργασίας, το Excel επικοινωνεί με ένα διακομιστή IRM, επαληθεύει την ταυτότητα του χρήστη, κάνει λήψη μιας νέας άδειας χρήσης περιεχομένου για το χρήστη (υπό την προϋπόθεση ότι ο χρήστης έχει τα απαραίτητα δικαιώματα) και αποθηκεύει αυτή την άδεια χρήσης περιεχομένου στο βιβλίο εργασίας.

Οι κάτοχοι βιβλίων εργασίας έχουν την επιλογή να αποφεύγουν την αποθήκευση αδειών χρήσης περιεχομένου στο βιβλίο εργασίας. Ωστόσο, εάν αυτή η άδεια χρήσης περιεχομένου δεν αποθηκευτεί στο βιβλίο εργασίας, το Excel πρέπει να επικοινωνεί με το διακομιστή IRM κάθε φορά που ανοίγει το βιβλίο εργασίας. Εάν το Excel δεν είναι συνδεδεμένο σε δίκτυο ή δεν μπορεί να επικοινωνήσει με το διακομιστή IRM, δεν είναι δυνατό το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας.

Προστασία βιβλίου εργασίας

Η προστασία βιβλίου εργασίας σάς επιτρέπει να προστατεύετε το βιβλίο εργασίας του Excel με διάφορους τρόπους, όπως να παρέχετε μόνο σε συγκεκριμένους χρήστες δικαιώματα επεξεργασίας, υποβολής σχολίων ή ανάγνωσης του βιβλίου εργασίας.

Όταν χρησιμοποιείτε την προστασία βιβλίου εργασίας, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τα αναγνωριστικά χρήστη. Αυτά τα αναγνωριστικά χρήστη μπορεί να έχουν τη μορφή λογαριασμών τομέα Windows NT (για παράδειγμα, DOMAIN\όνομα χρήστη) ή διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Windows Live ID (για παράδειγμα). someone@example.com Αυτά τα αναγνωριστικά χρήστη αποθηκεύονται κάθε φορά που δίνετε σε έναν χρήστη τα δικαιώματα ανάγνωσης ή αλλαγής μιας περιοχής κειμένου.

Μπορείτε να προστατεύσετε το βιβλίο εργασίας του Excel χωρίς τη χρήση κωδικού πρόσβασης. Εάν επιλέξετε να προστατεύσετε το βιβλίο εργασίας χωρίς κωδικό πρόσβασης, οποιοσδήποτε διαβάζει το βιβλίο εργασίας θα μπορεί να δει τα αναγνωριστικά χρήστη αυτών στους οποίους έχει εκχωρηθεί πρόσβαση. Επίσης, εάν το βιβλίο εργασίας είναι αποθηκευμένο ως XML ή HTML, τα αναγνωριστικά χρήστη είναι διαθέσιμα σε οποιονδήποτε διαβάζει το αρχείο.

Εάν θέλετε να περιορίσετε περαιτέρω την πρόσβαση στα αναγνωριστικά χρήστη, μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε αυτό το αρχείο με κωδικό πρόσβασης ή με τη Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM). Μόνο εσείς και άλλα άτομα στα οποία έχει εκχωρηθεί πρόσβαση μπορείτε να δείτε αυτά τα αναγνωριστικά χρήστη.

Αποτυχίες επικύρωσης αρχείων του Office

Όταν ανοίγετε ορισμένες παλαιότερες εκδόσεις αρχείων του Excel στο Microsoft Office, η επικύρωση αρχείων του Office ελέγχει εάν η δομή του αρχείου ταιριάζει με τις προδιαγραφές της Microsoft για αυτήν τη μορφή αρχείου. Εάν το αρχείο αποτύχει σε αυτήν την επικύρωση, το Microsoft Office το ανοίγει σε προστατευμένη προβολή.

Ένα αντίγραφο κάθε αρχείου που αποτυγχάνει στην επικύρωση αρχείων του Office αποθηκεύεται στον υπολογιστή σας μετά την έξοδο από το Excel. Η Αναφορά σφαλμάτων της Microsoft σας ρωτά περιοδικά εάν συμφωνείτε να στείλετε ένα αντίγραφο αυτών των αρχείων στη Microsoft. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την Αναφορά σφαλμάτων της Microsoft, καθώς και για την πλήρη δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων, ανατρέξτε στη Δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων της Αναφοράς σφαλμάτων της Microsoft.

Αυτόματες αναθεωρήσεις του Office

Το Excel αποθηκεύει αυτόματα αντίγραφα του βιβλίου εργασίας σας ενώ τα επεξεργάζεστε. Αυτό σας βοηθά να ανακτήσετε βιβλία εργασίας εάν κλείσετε κατά λάθος ένα βιβλίο εργασίας χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας. Μπορείτε να επιλέξετε να μην αποθηκεύονται αυτόματα αντίγραφα των βιβλίων εργασίας, κάνοντας τα εξής:

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση και να διαγράψετε τις τελευταίες αποθηκευμένες εκδόσεις βιβλίων εργασίας που είχαν αποθηκευτεί προηγουμένως, κάνοντας κλικ στην καρτέλα " Αρχείο ", επιλέγοντας "Πληροφορίες" και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο βιβλίο εργασίας που θέλετε στην περιοχή "Εκδόσεις". Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση και να διαγράψετε τις τελευταίες εκδόσεις που αποθηκεύτηκαν αυτόματα για τα βιβλία εργασίας που μόλις δημιουργήσατε κάνοντας κλικ στην καρτέλα " Αρχείο ", κατόπιν στην επιλογή "Πληροφορίες", στην επιλογή "Διαχείριση εκδόσεων" και, στη συνέχεια, στην επιλογή "Ανάκτηση μη αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας". Το Excel διαγράφει περιοδικά τα αυτόματα αποθηκευμένα βιβλία εργασίας, εάν δεν τα ανοίξετε και δεν τα χρησιμοποιήσετε. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ανάκτηση αρχείων του Office.

Αρχή της σελίδας