Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες δημιουργούνται παραδοσιακά χρησιμοποιώντας κύβους OLAP και άλλες σύνθετες προελεύσεις δεδομένων που έχουν ήδη εμπλουτισμένες συνδέσεις μεταξύ των πινάκων. Ωστόσο, στο Excel, είστε ελεύθεροι να εισαγάγετε πολλούς πίνακες και να δημιουργήσετε τις δικές σας συνδέσεις μεταξύ πινάκων. Ενώ αυτή η ευελιξία είναι ισχυρή, καθιστά επίσης εύκολη τη συγκέντρωση δεδομένων που δεν σχετίζονται, οδηγώντας σε περίεργα αποτελέσματα.
Έχετε δημιουργήσει ποτέ έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα όπως αυτός; Θέλατε να δημιουργήσετε μια ανάλυση των αγορών ανά περιοχή και έτσι αποθέσατε ένα πεδίο ποσού αγοράς στην περιοχή " Τιμές " και απορρίψατε ένα πεδίο περιοχής πωλήσεων στην περιοχή " Ετικέτες στηλών ". Αλλά τα αποτελέσματα είναι λάθος.
Πώς μπορείτε να το διορθώσετε;
Το πρόβλημα είναι ότι τα πεδία που έχετε προσθέσει στον Συγκεντρωτικό Πίνακα μπορεί να βρίσκονται στο ίδιο βιβλίο εργασίας, αλλά οι πίνακες που περιέχουν κάθε στήλη δεν σχετίζονται μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα που παραθέτει κάθε περιοχή πωλήσεων και έναν άλλο πίνακα που παραθέτει τις αγορές για όλες τις περιοχές. Για να δημιουργήσετε τον Συγκεντρωτικό Πίνακα και να έχετε τα σωστά αποτελέσματα, πρέπει να δημιουργήσετε μια σχέση μεταξύ των δύο πινάκων.
Μετά τη δημιουργία της σχέσης, ο Συγκεντρωτικός Πίνακας συνδυάζει σωστά τα δεδομένα από τον πίνακα αγορών με τη λίστα περιοχών και τα αποτελέσματα έχουν την εξής μορφή:
Το Excel περιέχει τεχνολογία που αναπτύχθηκε από το Microsoft Research (MSR) για τον αυτόματο εντοπισμό και τη διόρθωση προβλημάτων σχέσεων όπως αυτό.
Χρήση αυτόματου εντοπισμού
Η αυτόματη ανίχνευση ελέγχει τα νέα πεδία που προσθέτετε σε ένα βιβλίο εργασίας που περιέχει έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα. Εάν το νέο πεδίο δεν σχετίζεται με τις κεφαλίδες στηλών και γραμμών του Συγκεντρωτικού Πίνακα, εμφανίζεται ένα μήνυμα στην περιοχή ειδοποιήσεων στο επάνω μέρος του Συγκεντρωτικού Πίνακα, το οποίο σας ενημερώνει ότι ενδέχεται να είναι απαραίτητη μια σχέση. Το Excel θα αναλύσει επίσης τα νέα δεδομένα για να βρει πιθανές σχέσεις.
Μπορείτε να συνεχίσετε να αγνοείτε το μήνυμα και να εργάζεστε με τον Συγκεντρωτικό Πίνακα. Ωστόσο, εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία, ο αλγόριθμος λειτουργεί και αναλύει τα δεδομένα σας. Ανάλογα με τις τιμές στα νέα δεδομένα, το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του Συγκεντρωτικού Πίνακα και τις σχέσεις που έχετε ήδη δημιουργήσει, αυτή η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει έως και αρκετά λεπτά.
Η διαδικασία αποτελείται από δύο φάσεις:
- Εντοπισμός σχέσεων. Μπορείτε να εξετάσετε τη λίστα των προτεινόμενων σχέσεων όταν ολοκληρωθεί η ανάλυση. Εάν δεν ακυρώσετε, το Excel θα προχωρήσει αυτόματα στο επόμενο βήμα της δημιουργίας των σχέσεων.
- Δημιουργία σχέσεων. Αφού εφαρμοστούν οι σχέσεις, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης και μπορείτε να κάνετε κλικ στη σύνδεση Λεπτομέρειες για να δείτε μια λίστα των σχέσεων που έχουν δημιουργηθεί.
Μπορείτε να ακυρώσετε τη διαδικασία εντοπισμού, αλλά δεν μπορείτε να ακυρώσετε τη διαδικασία δημιουργίας.
Ο αλγόριθμος MSR αναζητά το "καλύτερο δυνατό" σύνολο σχέσεων για τη σύνδεση των πινάκων στο μοντέλο σας. Ο αλγόριθμος εντοπίζει όλες τις πιθανές σχέσεις για τα νέα δεδομένα, λαμβάνοντας υπόψη τα ονόματα των στηλών, τους τύπους δεδομένων των στηλών, τις τιμές μέσα σε στήλες και τις στήλες που βρίσκονται στους Συγκεντρωτικούς Πίνακες.
Στη συνέχεια, το Excel επιλέγει τη σχέση με την υψηλότερη βαθμολογία "ποιότητας", όπως καθορίζεται από την εσωτερική ευρετική. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση σχέσεων και Αντιμετώπιση προβλημάτων σχέσεων.
Εάν η αυτόματη ανίχνευση δεν σας δώσει τα σωστά αποτελέσματα, μπορείτε να επεξεργαστείτε σχέσεις, να τις διαγράψετε ή να δημιουργήσετε νέες με μη αυτόματο τρόπο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία σχέσης μεταξύ δύο πινάκων ή Δημιουργία σχέσεων σε προβολή διαγράμματος
Κενές γραμμές σε Συγκεντρωτικούς Πίνακες (άγνωστο μέλος)
Επειδή ένας Συγκεντρωτικός Πίνακας συγκεντρώνει σχετικούς πίνακες δεδομένων, εάν κάποιος πίνακας περιέχει δεδομένα που δεν είναι δυνατό να συσχετιστούν με ένα κλειδί ή με μια αντίστοιχη τιμή, αυτά τα δεδομένα πρέπει να αντιμετωπιστούν με κάποιον τρόπο. Στις πολυδιάστατες βάσεις δεδομένων, ο τρόπος για να χειριστείτε τα δεδομένα που δεν ταιριάζουν είναι η αντιστοίχιση όλων των γραμμών που δεν έχουν αντίστοιχη τιμή στο άγνωστο μέλος. Σε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα, το άγνωστο μέλος εμφανίζεται ως κενή επικεφαλίδα.
Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα που υποτίθεται ότι ομαδοποιεί τις πωλήσεις κατά κατάστημα, αλλά ορισμένες εγγραφές στον πίνακα πωλήσεων δεν έχουν καταχωρημένο ένα όνομα καταστήματος, όλες οι εγγραφές χωρίς έγκυρο όνομα χώρου αποθήκευσης ομαδοποιούνται.
Εάν καταλήξετε με κενές γραμμές, έχετε δύο επιλογές. Μπορείτε είτε να ορίσετε μια σχέση πίνακα που να λειτουργεί, ίσως δημιουργώντας μια αλυσίδα σχέσεων μεταξύ πολλών πινάκων, ή να καταργήσετε πεδία από τον Συγκεντρωτικό Πίνακα που προκαλούν την εμφάνιση των κενών γραμμών.