Σχεδιασμός τήρησης ιστορικού εκδόσεων εγγράφων, έγκρισης περιεχομένου και ελέγχων ανάληψης ελέγχου στο SharePoint

Πληροφορίες για τη διαχείριση εκδόσεων, την έγκριση περιεχομένου και την ανάληψη ελέγχου

τοSharePoint Server 2016 περιλαμβάνει τις ακόλουθες δυνατότητες που μπορούν να σας βοηθήσουν να ελέγχετε έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων:

• Η διαχείριση εκδόσεων είναι η μέθοδος με την οποία οι διαδοχικές διαδοχικές επαναλήψεις ενός εγγράφου αριθμούνται και αποθηκεύονται.

• Η έγκριση περιεχομένου είναι η μέθοδος με την οποία τα μέλη της τοποθεσίας που διαθέτουν δικαιώματα υπεύθυνου έγκρισης ελέγχουν τη δημοσίευση του περιεχομένου.

• Η ανάληψη ελέγχου και η μεταβίβαση ελέγχου είναι οι μέθοδοι με τις οποίες οι χρήστες μπορούν να ελέγχουν καλύτερα πότε δημιουργείται μια νέα έκδοση ενός εγγράφου και σχολιάζουν επίσης τις αλλαγές που έκαναν όταν ελέγχουν ένα έγγραφο.

Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους για τις δυνατότητες διακυβέρνησης περιεχομένου που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο σε βιβλιοθήκες εγγράφων. Για να κάνετε κοινή χρήση αυτών των ρυθμίσεων σε βιβλιοθήκες στη λύση σας, μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα βιβλιοθήκης εγγράφων που περιλαμβάνουν τις ρυθμίσεις διακυβέρνησης περιεχομένου. Αυτό εξασφαλίζει ότι οι νέες βιβλιοθήκες θα αντικατοπτρίζουν τις αποφάσεις σας για τη διακυβέρνηση του περιεχομένου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Σχεδιασμός διαχείρισης εκδόσεων

Το προεπιλεγμένο στοιχείο ελέγχου τήρησης ιστορικού εκδόσεων για μια βιβλιοθήκη εγγράφων εξαρτάται από το πρότυπο συλλογής τοποθεσιών. Ωστόσο, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του στοιχείου ελέγχου τήρησης ιστορικού εκδόσεων για μια βιβλιοθήκη εγγράφων, ανάλογα με τις ιδιαίτερες απαιτήσεις σας. Κάθε βιβλιοθήκη εγγράφων μπορεί να έχει διαφορετικό στοιχείο ελέγχου διαχείρισης εκδόσεων που ταιριάζει καλύτερα με το είδος των εγγράφων στη βιβλιοθήκη. τοSharePoint Server 2016 έχει τρεις επιλογές διαχείρισης εκδόσεων:

• Χωρίς τήρηση ιστορικού εκδόσεων      Καθορίζει ότι δεν θα αποθηκευτούν προηγούμενες εκδόσεις εγγράφων. Όταν η διαχείριση εκδόσεων δεν χρησιμοποιείται, οι παλαιότερες εκδόσεις των εγγράφων δεν είναι ανακτήσιμες και το ιστορικό εγγράφων δεν διατηρείται επίσης, επειδή τα σχόλια που συνοδεύουν κάθε επανάληψη ενός εγγράφου δεν αποθηκεύονται. Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή σε βιβλιοθήκες εγγράφων που περιέχουν ασήμαντο περιεχόμενο ή περιεχόμενο που δεν θα αλλάξει ποτέ.

• Δημιουργία κύριων εκδόσεων      Καθορίζει ότι οι αριθμημένες εκδόσεις των εγγράφων διατηρούνται με τη χρήση ενός απλού συνδυασμού εκδόσεων (όπως 1, 2, 3). Για να ελέγξετε το εφέ στο χώρο αποθήκευσης, μπορείτε να καθορίσετε τον αριθμό των προηγούμενων εκδόσεων που θα διατηρήσετε, μετρώντας ξανά από την τρέχουσα έκδοση.

  Στην κύρια διαχείριση εκδόσεων, κάθε φορά που αποθηκεύεται μια νέα έκδοση ενός εγγράφου, όλοι οι χρήστες που έχουν δικαιώματα στη βιβλιοθήκη εγγράφων θα μπορούν να προβάλουν το περιεχόμενο. Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή όταν δεν θέλετε να διαφοροποιήσετε τις πρόχειρες εκδόσεις των εγγράφων και των δημοσιευμένων εκδόσεων. Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων που χρησιμοποιείται από μια ομάδα εργασίας σε μια εταιρεία, η κύρια διαχείριση εκδόσεων είναι μια καλή επιλογή εάν όλοι οι χρήστες της ομάδας πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να προβάλλουν όλες τις διαδοχικές προσεγγίσεις κάθε εγγράφου.

• Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων      Καθορίζει ότι οι αριθμημένες εκδόσεις των εγγράφων διατηρούνται με τη χρήση ενός κύριου και δευτερεύοντος συνδυασμού εκδόσεων (όπως το 1,0, το 1,1, το 1,2, το 2,0, το 2,1). Οι εκδόσεις που τελειώνουν στο .0 είναι κύριες εκδόσεις και οι εκδόσεις που τελειώνουν με τις μη μηδενικές επεκτάσεις είναι δευτερεύουσες εκδόσεις. Οι προηγούμενες κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις των εγγράφων αποθηκεύονται μαζί με τις τρέχουσες εκδόσεις. Για να ελέγξετε το εφέ στο χώρο αποθήκευσης, μπορείτε να καθορίσετε πόσες προηγούμενες κύριες εκδόσεις θα διατηρήσετε, μετρώντας ξανά από την τρέχουσα έκδοση. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τον αριθμό των κύριων εκδόσεων που διατηρούνται πρέπει να περιλαμβάνουν τις αντίστοιχες δευτερεύουσες εκδόσεις τους. Για παράδειγμα, εάν καθορίσετε ότι οι δευτερεύουσες εκδόσεις πρέπει να διατηρούνται για δύο κύριες εκδόσεις και η τρέχουσα κύρια έκδοση είναι 4,0, τότε θα διατηρούνται όλες οι δευτερεύουσες εκδόσεις που ξεκινούν από το 3,1.

  Σε κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, κάθε χρήστης που έχει δικαιώματα ανάγνωσης μπορεί να προβάλει τις κύριες εκδόσεις των εγγράφων. Μπορείτε να καθορίσετε ποιοι χρήστες μπορούν επίσης να προβάλουν δευτερεύουσες εκδόσεις. Συνήθως, συνιστούμε να εκχωρήσετε δικαιώματα για την προβολή και την εργασία με δευτερεύουσες εκδόσεις για τους χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία και να περιορίσετε τους χρήστες που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης για την προβολή μόνο των κύριων εκδόσεων.

  Χρησιμοποιήστε κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις όταν θέλετε να διαφοροποιήσετε το δημοσιευμένο περιεχόμενο που μπορεί να προβληθεί από ένα ακροατήριο και ένα πρόχειρο περιεχόμενο που δεν είναι ακόμη έτοιμο για δημοσίευση. Για παράδειγμα, σε μια τοποθεσία Web ανθρώπινου δυναμικού που περιγράφει τα οργανωτικά οφέλη, χρησιμοποιήστε τις κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις για να περιορίσετε την πρόσβαση των εργαζομένων σε περιγραφές παροχών ενώ οι περιγραφές αναθεωρούνται.

Σχεδιασμός έγκρισης περιεχομένου

Χρησιμοποιήστε την έγκριση περιεχομένου για να επισημοποιηθεί και να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα περιεχομένου σε ένα ακροατήριο. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που δημοσιεύει περιεχόμενο ως ένα από τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της μπορεί να απαιτήσει νομική αναθεώρηση και έγκριση πριν από τη δημοσίευση του περιεχομένου.

Ένα πρόχειρο έγγραφο που αναμένει έγκριση περιεχομένου βρίσκεται στην κατάσταση που εκκρεμεί. Όταν ένας υπεύθυνος έγκρισης αναθεωρήσει το έγγραφο και εγκρίνει το περιεχόμενο, γίνεται διαθέσιμο για προβολή από τους χρήστες που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης. Ένας κάτοχος βιβλιοθήκης εγγράφων μπορεί να ενεργοποιήσει την έγκριση περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη εγγράφων και, προαιρετικά, μπορεί να συσχετίσει μια ροή εργασίας με τη βιβλιοθήκη για να εκτελέσει τη διαδικασία έγκρισης.

Ο τρόπος με τον οποίο τα έγγραφα υποβάλλονται για έγκριση ποικίλλει ανάλογα με τις ρυθμίσεις τήρησης ιστορικού εκδόσεων στη βιβλιοθήκη εγγράφων:

• Χωρίς τήρηση ιστορικού εκδόσεων      Εάν η διαχείριση εκδόσεων δεν χρησιμοποιείται και οι αλλαγές σε ένα έγγραφο αποθηκευτούν, η κατάσταση του εγγράφου γίνεται Εκκρεμής. SharePoint Server 2016 διατηρεί την παλαιότερη έκδοση του εγγράφου, ώστε οι χρήστες που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης να μπορούν να το προβάλουν ακόμα. Μετά την έγκριση των εκκρεμών αλλαγών, η νέα έκδοση του εγγράφου είναι διαθέσιμη για προβολή από τους χρήστες που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης και η παλαιότερη έκδοση δεν διατηρείται.

  Εάν η διαχείριση εκδόσεων δεν χρησιμοποιείται και ένα νέο έγγραφο αποστέλλεται στη βιβλιοθήκη εγγράφων, προστίθεται στη βιβλιοθήκη στην κατάσταση που εκκρεμεί και δεν είναι ορατό από τους χρήστες που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης μέχρι να εγκριθούν.

• Δημιουργία κύριων εκδόσεων      Εάν χρησιμοποιείται σημαντική διαχείριση εκδόσεων και αποθηκευτούν αλλαγές σε ένα έγγραφο, η κατάσταση του εγγράφου γίνεται Εκκρεμής και η προηγούμενη κύρια έκδοση του εγγράφου είναι διαθέσιμη για προβολή από τους χρήστες που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης. Μετά την έγκριση των αλλαγών στο έγγραφο, δημιουργείται μια νέα κύρια έκδοση του εγγράφου και γίνεται διαθέσιμη σε χρήστες που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης και η προηγούμενη κύρια έκδοση αποθηκεύεται στη λίστα ιστορικού του εγγράφου.

  Εάν χρησιμοποιείται σημαντική διαχείριση εκδόσεων και αποστέλλεται ένα νέο έγγραφο στη βιβλιοθήκη εγγράφων, προστίθεται στη βιβλιοθήκη στην κατάσταση που εκκρεμεί και δεν είναι ορατό από τους χρήστες που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης μέχρι να εγκριθεί ως έκδοση 1.

• Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων      Εάν χρησιμοποιείται κύρια και δευτερεύουσα διαχείριση εκδόσεων και αποθηκευτούν αλλαγές σε ένα έγγραφο, ο συντάκτης έχει την επιλογή να αποθηκεύσει μια νέα δευτερεύουσα έκδοση του εγγράφου ως πρόχειρο ή να δημιουργήσει μια νέα κύρια έκδοση, η οποία αλλάζει την κατάσταση του εγγράφου σε εκκρεμότητα. Μετά την έγκριση των αλλαγών στο έγγραφο, δημιουργείται μια νέα κύρια έκδοση του εγγράφου και είναι διαθέσιμη για τους χρήστες που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης. Σε κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, τόσο οι κύριες όσο και οι δευτερεύουσες εκδόσεις των εγγράφων διατηρούνται στη λίστα ιστορικού ενός εγγράφου.

  Εάν χρησιμοποιείται κύρια και δευτερεύουσα διαχείριση εκδόσεων και αποστέλλεται ένα νέο έγγραφο στη βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορεί να προστεθεί στη βιβλιοθήκη είτε στην πρόχειρη κατάσταση ως έκδοση 0,1 είτε ο συντάκτης μπορεί να ζητήσει αμέσως έγκριση. Σε αυτήν την περίπτωση, η κατάσταση του εγγράφου γίνεται Εκκρεμής.

Προγραμματισμός ανάληψης ελέγχου και μεταβίβαση ελέγχου

Μπορείτε να απαιτήσετε από τους χρήστες να κάνουν ανάληψη ελέγχου εγγράφων από μια βιβλιοθήκη εγγράφων πριν από την επεξεργασία των εγγράφων. Τα πλεονεκτήματα της υποχρεωτικής ανάληψης ελέγχου και του check-in περιλαμβάνουν τα εξής:

• Καλύτερος έλεγχος του πότε δημιουργούνται οι εκδόσεις εγγράφων. Όταν έχει γίνει ανάληψη ελέγχου ενός εγγράφου, ο συντάκτης μπορεί να αποθηκεύσει το έγγραφο χωρίς να τον ελέγξει. Οι άλλοι χρήστες της βιβλιοθήκης εγγράφων δεν θα μπορούν να δουν αυτές τις αλλαγές και δεν θα δημιουργηθεί μια νέα έκδοση. Μια νέα έκδοση (ορατή σε άλλους χρήστες) δημιουργείται μόνο όταν ένας συντάκτης ελέγχει ένα έγγραφο. Αυτό δίνει στο συντάκτη μεγαλύτερη ευελιξία και έλεγχο.

• Καλύτερη καταγραφή των μετα-δεδομένων. Όταν γίνεται μεταβίβαση ελέγχου ενός εγγράφου, ο συντάκτης μπορεί να συντάξει σχόλια που περιγράφουν τις αλλαγές που έγιναν στο έγγραφο. Αυτό δημιουργεί μια τρέχουσα ιστορική καταγραφή των αλλαγών που έγιναν στο έγγραφο.

Εάν η λύση απαιτεί από τους χρήστες να κάνουν μεταβίβαση ελέγχου και ανάληψη ελέγχου εγγράφων για να τα επεξεργαστούν, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δυνατότητες σε Office 2016 εφαρμογές προγράμματος-πελάτη που υποστηρίζουν αυτές τις ενέργειες. Οι χρήστες μπορούν να ελέγχουν έγγραφα, να Αναίρεση ανάληψης ελέγχου και να ελέγχουν έγγραφα από Office 2016 εφαρμογές προγράμματος-πελάτη.

Όταν έχει γίνει ανάληψη ελέγχου ενός εγγράφου, είναι κλειδωμένο για αποκλειστική επεξεργασία από το χρήστη. Όταν ο χρήστης αποθηκεύει αλλαγές σε αυτό το αρχείο, οι αλλαγές αποστέλλονται και αποθηκεύονται στο διακομιστή. Οι αλλαγές είναι ιδιωτικές για το χρήστη και δεν είναι ορατές σε άλλους. Όταν ο χρήστης είναι έτοιμος να πραγματοποιήσει μεταβίβαση ελέγχου του εγγράφου, οι πιο πρόσφατες αλλαγές γίνονται ορατές σε άλλους και δημοσιεύονται.

Από Office 2016 εφαρμογές προγράμματος-πελάτη, οι χρήστες μπορούν επίσης να επιλέξουν να αφήνουν έγγραφα ανάληψης ελέγχου στο διακομιστή, αλλάζοντας τις επιλογές επεξεργασίας περιεχομένου.