Περίληψη: Μάθετε περισσότερα σχετικά με τα στοιχεία μιας λύσης διαχείρισης εγγράφων και τη διαδικασία σχεδιασμού διαχείρισης εγγράφων στο SharePoint 2013.
Αυτό το άρθρο περιέχει μια περιγραφή υψηλού επιπέδου των διαφόρων στοιχείων μιας λύσης διαχείρισης εγγράφων που βασίζεται σε SharePoint Server 2016.
Η διαχείριση εγγράφων ελέγχει τον κύκλο ζωής των εγγράφων στον οργανισμό σας — τον τρόπο δημιουργίας, αναθεώρησης και δημοσίευσής τους και τον τρόπο με τον οποίο τελικά απορρίπτονται ή διατηρούνται. Παρόλο που ο όρος "διαχείριση" υποδηλώνει ότι οι πληροφορίες ελέγχονται από την κορυφή του οργανισμού, ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων θα πρέπει να αντικατοπτρίζει την κουλτούρα του οργανισμού που τις χρησιμοποιεί. Τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε για τη διαχείριση εγγράφων θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτα ώστε να σας επιτρέπουν να ελέγχετε αυστηρά τον κύκλο ζωής ενός εγγράφου, εάν αυτό ανταποκρίνεται στην κουλτούρα και τους στόχους της επιχείρησής σας, αλλά επίσης να σας επιτρέψει να εφαρμόσετε ένα πιο αυστηρά δομημένο σύστημα, εάν αυτό εξυπηρετεί καλύτερα την επιχείρησή σας.
Τα στοιχεία ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων
Μια αποτελεσματική λύση διαχείρισης εγγράφων καθορίζει τα εξής:
-
Ποια είδη εγγράφων και άλλου περιεχομένου μπορούν να δημιουργηθούν σε μια εταιρεία.
-
Ποιο πρότυπο να χρησιμοποιήσετε για κάθε είδους έγγραφο.
-
Ποια μετα-δεδομένα πρέπει να παρέχετε για κάθε είδος εγγράφου.
-
Πού μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο σε κάθε στάδιο του κύκλου ζωής του.
-
Πώς μπορείτε να ελέγχετε την πρόσβαση σε ένα έγγραφο σε κάθε στάδιο του κύκλου ζωής του.
-
Πώς μπορείτε να μετακινήσετε έγγραφα εντός του οργανισμού, καθώς τα μέλη της ομάδας συμβάλλουν στη δημιουργία, αναθεώρηση, έγκριση, δημοσίευση και καταστροφή των εγγράφων.
SharePoint Foundation 2013 περιλαμβάνει δυνατότητες που υλοποιούν όλες αυτές τις πτυχές της διαχείρισης εγγράφων. SharePoint Server 2016 περιλαμβάνει τις ίδιες δυνατότητες και προσθέτει επίσης τα εξής:
-
Ποιες πολιτικές πρέπει να εφαρμόσετε σε έγγραφα, ώστε να γίνεται έλεγχος των ενεργειών που σχετίζονται με έγγραφα, να διατηρούνται ή να απορρίπτονται κατάλληλα και να προστατεύεται το περιεχόμενο που είναι σημαντικό για την εταιρεία.
-
Πώς μπορείτε να χειριστείτε τα έγγραφα ως εταιρικά αρχεία, τα οποία πρέπει να διατηρούνται σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις και τις εταιρικές οδηγίες.
Για να εξασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι στον τομέα της πληροφορικής μπορούν εύκολα να εκμεταλλευτούν αυτές τις δυνατότητες χωρίς να χρειάζεται να αποχωρήσουν από τις καθημερινές τους λειτουργίες και γνωστά εργαλεία, οι εφαρμογές του το Microsoft Office system, όπως οι Microsoft Outlook και οι Word, περιλαμβάνουν επίσης δυνατότητες που υποστηρίζουν κάθε στάδιο του κύκλου ζωής ενός εγγράφου.
Η διαδικασία προγραμματισμού
Η διαδικασία σχεδιασμού διαχείρισης εγγράφων αποτελείται από τα παρακάτω κύρια βήματα:
-
Προσδιορισμός ρόλων διαχείρισης εγγράφων Βεβαιωθείτε ότι τα σχέδιά σας ενσωματώνουν τα σχόλια των βασικών ενδιαφερόμενων του οργανισμού σας, έχετε την καλύτερη ομάδα για να υλοποιήσετε τη λύση και γνωρίζετε ποιος θα συμμετέχει σε διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων.
-
Ανάλυση χρήσης εγγράφου Αφού προσδιορίσετε ποιος εργάζεται σε έγγραφα, προσδιορίστε το είδος των εγγράφων στα οποία εργάζεται και τον τρόπο με τον οποίο τα χρησιμοποιούν. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσδιορισμός χρηστών και ανάλυση χρήσης εγγράφου (SharePoint Server 2010).
-
Σχεδιασμός της οργάνωσης εγγράφων Μπορείτε να οργανώσετε τα έγγραφα σε συλλογές τοποθεσιών, τοποθεσίες και βιβλιοθήκες. τοSharePoint Server 2016 προσφέρει μια σειρά δυνατοτήτων για την οργάνωση και την αποθήκευση εγγράφων, από εξειδικευμένες τοποθεσίες έως αυστηρά δομημένες βιβλιοθήκες εγγράφων για γρήγορη δημιουργία και συνεργασία εγγράφων. Μέσα σε μια βιβλιοθήκη, μπορείτε επιπλέον να οργανώσετε το περιεχόμενο σε φακέλους και υποφακέλους. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός βιβλιοθήκης εγγράφων (SharePoint Server 2010).
-
Σχεδιασμός του τρόπου μετακίνησης του περιεχομένου μεταξύ τοποθεσιών Ίσως να είναι απαραίτητο να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε ένα έγγραφο από μια τοποθεσία ή βιβλιοθήκη σε μια άλλη σε διαφορετικά στάδια του κύκλου ζωής του. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα "Σχεδιασμός της ροής περιεχομένου" στο θέμα Σχεδιασμός βιβλιοθήκης εγγράφων (SharePoint Server 2010).
-
Σχεδιασμός τύπων περιεχομένου Χρησιμοποιήστε τύπους περιεχομένου για να οργανώσετε πληροφορίες σχετικά με έγγραφα, όπως μετα-δεδομένα, πρότυπα εγγράφων και διαδικασίες ροής εργασιών. Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα που θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τα έγγραφά σας και να επιβάλετε συνέπεια σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός τύπου περιεχομένου και ροής εργασιών (SharePoint Server 2010).
-
Σχεδιασμός ροών εργασιών Όταν σχεδιάζετε ροές εργασιών για την εταιρεία σας, μπορείτε να ελέγχετε και να παρακολουθείτε τον τρόπο με τον οποίο τα έγγραφα μετακινούνται από ένα μέλος ομάδας σε ένα άλλο, καθώς κάθε συμμετέχων συνεργάζεται στον κύκλο ζωής ενός εγγράφου. SharePoint Server 2016 περιλαμβάνει ροές εργασιών για συνήθεις εργασίες ομάδας, όπως αναθεώρηση και έγκριση εγγράφων. ΗSharePoint Server 2016 υποστηρίζει επίσης τη δημιουργία και την εγκατάσταση προσαρμοσμένων ροών εργασιών. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός τύπου περιεχομένου και ροής εργασιών (SharePoint Server 2010).
-
Σχεδιασμός διαχείρισης περιεχομένου Μπορείτε να σχεδιάσετε τον κατάλληλο βαθμό ελέγχου που βασίζεται στον τύπο περιεχομένου ή στη θέση αποθήκευσης. Για παράδειγμα, ενδέχεται να χρειαστεί να έχει γίνει ανάληψη ελέγχου των εγγράφων μιας συγκεκριμένης βιβλιοθήκης για να είναι δυνατή η επεξεργασία τους. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση εκδόσεων, έγκριση περιεχομένου και σχεδιασμός ανάληψης ελέγχου (SharePoint Server 2010).
-
Πολιτικές σχεδίου Για κάθε τύπο περιεχομένου, σχεδιάστε πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών για να βεβαιωθείτε ότι ο έλεγχος, η διατήρηση και ο χειρισμός των εγγράφων γίνεται με άλλον τρόπο σύμφωνα με τις θεσμικές και νομικές απαιτήσεις του οργανισμού σας. SharePoint Server 2016 περιλαμβάνει πολιτικές που εφαρμόζουν έλεγχο, διατήρηση εγγράφων και γραμμικούς κώδικες (για να εξασφαλίσετε ότι το εκτυπωμένο περιεχόμενο μπορεί να συσχετιστεί με τις αντίστοιχες ηλεκτρονικές εκδόσεις). Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών (SharePoint Server 2010).
Σημείωση: Οι πολιτικές δεν είναι διαθέσιμες στο SharePoint Foundation 2013.
