Τα περισσότερα έργα ξεκινούν τη ζωή τους εκτός του Microsoft Project, συχνά ως απλή λίστα εργασιών σε ένα άλλο πρόγραμμα. Όταν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε, μπορείτε να αντιγράψετε μια λίστα εργασιών στο Word, το Outlook ή το PowerPoint και να την επικολλήσετε στο Project χωρίς να χάσετε τη μορφοποίηση ή τη δομή διάρθρωσης. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε και να επικολλήσετε από το Projectκαι να αντιγράψετε και να επικολλήσετε εικόνες στο Project.
Αντιγραφή λίστας εργασιών στο Word, το Outlook ή το PowerPoint
Για παράδειγμα, ο προϊστάμενος σας μπορεί να σας στείλει ένα πρόχειρο σχέδιο στο Word που μοιάζει κάπως έτσι:
-
Στο Word, το Outlook ή το PowerPoint, επιλέξτε τη λίστα εργασιών που θέλετε να αντιγράψετε στο νέο έργο σας και πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+C.
Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε κουκκίδες ή καρτέλες για να εμφανίσετε τις σχέσεις μεταξύ των εργασιών.
-
Στο Project, επιλέξτε Αρχείο > δημιουργία > νέο έργο για να δημιουργήσετε ένα νέο έργο.
-
Επιλέξτε την πρώτη γραμμή στη στήλη "Όνομα εργασίας".
-
Επιλέξτε "Εργασία" > "Επικόλληση"ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+V.
Οι εργασίες εμφανίζονται στο Project με την ίδια γραμματοσειρά, χρώμα και δομή διάρθρωσης που είχαν στο Word.
Το Project μετατρέπει τη λίστα με κουκκίδες σε εργασίες σύνοψηςκαι δευτερεύουσες εργασίες, γεγονός που σας δίνει ένα ξεκίνημα στην οργάνωση του έργου σας. Από εδώ, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να μεταβείτε:
-
Προσθέστε διάρκειες στις εργασίες. Όταν τις επικολλάτε, οι δευτερεύουσες εργασίες δεν έχουν διάρκεια και οι εργασίες σύνοψης έχουν οριστεί να ξεκινούν και να τελειώνουν στην τρέχουσα ημερομηνία.
-
Συνδέστε τις εργασίες για να δημιουργήσετε εξαρτήσεις μεταξύ τους.
Αντιγραφή και επικόλληση από το Project
Θέλετε να στείλετε μια γρήγορη κατάσταση; Αντιγράψτε δεδομένα από το Project και επικολλήστε τα σε ένα outlook, word ή σε οποιοδήποτε πρόγραμμα του Office. Η μορφοποίηση που δημιουργήσατε στο Project, συμπεριλαμβανομένων των επικεφαλίδων στηλών, συνοδεύεται από αυτήν.
-
Στο Project, επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε από την ενότητα πίνακα κάθε προβολής.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή > "Αντιγραφή"ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+C.
-
Ανοίξτε το άλλο πρόγραμμα και επικολλήστε τα δεδομένα. (Στις περισσότερες περιπτώσεις, κάντε κλικ στην επιλογή "Κεντρική" > "Επικόλληση" ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+V.)
Εάν κάνετε επικόλληση στο Word ή το Outlook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλη τη δύναμη των εργαλείων πίνακα στο Office για να μορφοποιήσετε τον πίνακα με τον τρόπο που θέλετε. Σε προγράμματα όπως το PowerPoint, το Visio και το Publisher, ο πίνακας μετατρέπεται σε εικόνα που μπορείτε να τροποποιήσετε.
Αντιγραφή και επικόλληση εικόνων
Ορισμένες φορές οι αναφορές σας χρειάζονται περισσότερη κλίση από ό,τι παρέχει ένας πίνακας δεδομένων. Παρόλο που δεν μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τις εικόνες σε ένα γράφημα Gantt, ένα διάγραμμα δικτύου ή ένα ημερολόγιο, το Project παρέχει διάφορους τρόπους για την κοινή χρήση οπτικών πληροφοριών από το σχέδιό σας:
-
Σχεδιάστε μια λωρίδα χρόνουΠροσθέστε μια λωρίδα χρόνου με επισημάνεις έργου σε οποιαδήποτε προβολή και, στη συνέχεια, αποθέστε την σε μια αναφορά κατάστασης, στείλτε την μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα σας ή προσθέστε την σε μια διαφάνεια του PowerPoint.
-
Χρήση αναφοράς OfficeArt Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Project για να δημιουργήσετε ζωντανές αναφορές — συμπεριλαμβανομένων γραφημάτων, πινάκων και συνδέσεων — για όποιες πληροφορίες έργου θέλετε.
-
Δημιουργία PDF Προσαρμόστε την προβολή, ώστε να βλέπετε τα τμήματα που θέλετε να μοιραστείτε και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το έργο ως αρχείο PDF.
-
Αντιγραφή ως εικόναςΕπιλέξτε"Εργασία" > "Αντιγραφή>"και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις ρυθμίσεις σας για να δημιουργήσετε μια εικόνα GIF που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε άλλα προγράμματα.
