Βέλτιστες πρακτικές του Outlook: Συντάξετε εξαιρετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Σε αυτό το άρθρο

• Τι πρέπει να κάνετε

• Τι δεν πρέπει να γίνει

• Τρόπος χρήσης λιστών διανομής και ομάδων επαφών (DLs)

• Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ενσωματωμένα σχόλια

• Πότε να χρησιμοποιείτε την "Ιδιαίτ. κοιν."

• Προετοιμασία για διακοπές

Τι πρέπει να κάνετε

Οι παρακάτω κανόνες θα βοηθήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να φαίνονται επαγγελματικά και να περάσει το μήνυμά σας.

1. Διαβάστε το μήνυμα πριν το στείλετε.

2. Φροντίστε το θέμα σας να είναι περιγραφικό και εστιασμένο. Για παράδειγμα: "Διαχειριστές: Στείλτε τις ημερομηνίες συνάντησης του Δσ" που περιέχει το όνομα της ομάδας και μια ενέργεια, ώστε οι παραλήπτες να μπορούν γρήγορα να πουν τι πρέπει να κάνουν. Άλλα χρήσιμα προθέματα είναι τα "Πληροφοριακά:" και "Απαιτείται ενέργεια".

3. Εάν απαιτείται ενέργεια, δηλώστε αυτό που θέλετε στη γραμμή θέματος.

4. Αλλάξτε το θέμα του μηνύματος, αν αλλάξει το θέμα της συνομιλίας.

5. Διατηρήστε όλα τα μηνύματα σύντομα και επί της ουσίας.

6. Οργανώστε το περιεχόμενο του μηνύματός σας από τα σημαντικότερα στα λιγότερο σημαντικά.

7. Εξετάστε το ενδεχόμενο να εφαρμόσετε έντονη γραφή σε σημαντικές πληροφορίες.

8. Τοποθετήστε τα στοιχεία ενεργειών ή τις ερωτήσεις σε ξεχωριστές γραμμές , ώστε να ξεχωρίζουν και να γίνονται αντιληπτά.

9. Εφαρμόστε έντονη γραφή στα ονόματα των ατόμων όταν κάνετε ερωτήσεις. Για παράδειγμα: "Ryan: Ποια είναι η κατάσταση του έργου;" Εάν χρησιμοποιείτε Outlook 2016 με Microsoft 365, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε @Mentions.

10. Περιορίστε τον αριθμό των ατόμων στα οποία στέλνετε ένα μήνυμα σε εκείνους που πρέπει να το διαβάσουν.

    • Τοποθετήστε τα άτομα που πρέπει να ενημερωθούν στη γραμμή "Κοιν." .

    • Τοποθετήστε τα άτομα που πρέπει να απαντήσουν ή να προβούν σε κάποια ενέργεια στη γραμμή "Προς" .

11. Χρησιμοποιήστε μια υπογραφή όταν χρειάζεται, αλλά διατηρήστε την υπογραφή σας απλή, σύντομη, επαγγελματική και, εάν είναι δυνατόν, χωρίς γραφικά.

12. Αν θέλετε άμεση απάντηση, μην στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τηλεφωνήστε ή στείλτε ένα άμεσο μήνυμα.

13. Εάν είστε σε μια συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει περισσότερα από 10 μηνύματα χωρίς να έχετε καταλήξει σε κάποια λύση, εξετάστε το ενδεχόμενο να καλέσετε ή να ρυθμίσετε μια σύσκεψη για να συζητήσετε το θέμα. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι πάντα αποτελεσματικό μέσο για την επίλυση σύνθετων ζητημάτων.

14. Επιβεβαιώστε τη λήψη μηνυμάτων που χρειάζονται εκτενέστερη απάντηση. Αν είστε πολύ απασχολημένοι για να δώσετε αμέσως πλήρη απάντηση, ενημερώστε τον αποστολέα ότι ασχολείστε με το θέμα και θα απαντήσετε σε συγκεκριμένη ώρα ή ημερομηνία. Προσθέστε σημαία στο μήνυμαγια να θυμηθείτε να απαντήσετε αργότερα.

15. Χρησιμοποιήστε την υψηλή σπουδαιότητα ( ) με φειδικό τρόπο.

    Σημείωση: Ακόμη και εάν έχετε ορίσει έναν κανόνα καθυστερημένης αποστολής, η σήμανση ενός μηνύματος με υψηλή σπουδαιότητα προκαλεί την άμεση αποστολή του.

16. Εάν κάνετε μια ερώτηση και υπάρχουν πολλά άτομα που θα μπορούσαν να απαντήσουν, επιλέξτε μόνο ένα άτομο αντί να στείλετε την ερώτησή σας σε μια ομάδα.

Το κλειδί για να συντάξετε καλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να συμπάσχετε με τους παραλήπτες σας.

Παρακολούθηση: Προσθήκη σημαίας κατά την αποστολή

Όταν στέλνετε μήνυμα σε έναν παραλήπτη από τον οποίο θέλετε απάντηση, κάντε τα εξής:

1. Προσθέστε σημαία για τον εαυτό σας κατά την αποστολή.

2. Αλλάξτε το όνομα της εργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σημαία στη γραμμή To-Do για να ξεκινήσετε με την παρακολούθηση.

3. Επισημάνετέ το με την κατηγορία @Αναμονή.

Όταν κάνετε αυτά τα τρία βήματα, γνωρίζετε ότι η επόμενη ενέργειά σας είναι να στείλετε ένα άλλο μήνυμα ή να αναζητήσετε μια απάντηση.

Συμβουλή    Το να υπενθυμίζετε στον εαυτό σας να στείλει άλλο μήνυμα συχνά είναι πιο αποτελεσματικό από το να επισημάνετε το μήνυμα για τον παραλήπτη. Παρόμοια, όταν υπόσχεστε να κάνετε κάτι σε ένα μήνυμα, προσθέστε σημαία για τον εαυτό σας, ώστε να έχετε μια εργασία στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών για δική σας υπενθύμιση.

Αρχή της σελίδας

Τι δεν πρέπει να γίνει

1. Μην χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτα.

2. Μην συμπεριλαμβάνετε τον προϊόμενό σας σε κάθε μήνυμα που στέλνετε.

3. Μην στέλνετε μήνυμα όταν είστε θυμωμένοι. Είναι καλύτερο να το γράψετε, να το αποθηκεύσετε στο φάκελο "Πρόχειρα" και να επιστρέψετε σε αυτό αργότερα.

4. Μην περιμένετε γρήγορη απάντηση κατά την αποστολή μεγάλων μηνυμάτων (περισσότερες από δύο παραγράφους).

5. Μην στέλνετε μήνυμα παρακολούθησης λιγότερο από μία ημέρα μετά το πρώτο μήνυμα. Αν δεν έχετε νέα σας εγκαίρως, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο ή την ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων.

6. Μην χρησιμοποιείτε αποδεικτικά ανάγνωσης ή αποδεικτικά παράδοσης σε κάθε μήνυμα που στέλνετε. Χρησιμοποιήστε τα μόνο αν δεν είστε βέβαιοι ότι οι παραλήπτες θα λάβουν το μήνυμα.

7. Μην επισυνάπτετε σημαίες ή υψηλής σπουδαιότητας σε κάθε μήνυμα που στέλνετε. Οι παραλήπτες σας θα μάθουν να τις αγνοούν.

8. Μην χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση ALL CAPS.

9. Μην στέλνετε συνημμένα, στείλτε συνδέσεις.

10. Μην αναπτύσσετε λίστες διανομής ή ομάδες επαφών. Η ανάπτυξη των λιστών διανομής καθιστά δυσκολότερη την ανάγνωση των μηνυμάτων και προκαλεί τη μετάβαση σε λάθος φακέλους αλληλογραφίας.

11. Μην κάνεις σαρκασμό. Το χιούμορ σου μπορεί να παρερμηνεύεται.

12. Μην γράφετε κάτι που δεν θα θέλατε να διαβάσουν όλοι στην εταιρεία σας. Ποτέ δεν ξέρετε πού μπορεί να καταλήξει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

13. Μην χρησιμοποιείτε καλλιγραφικές ή ιδιαίτερα καλλιτεχνικές γραμματοσειρές που είναι δυσανάγνωστες.

14. Μην χρησιμοποιείτε κόκκινες γραμματοσειρές, επειδή είναι δυσανάγνωστες και μπορούν να θεωρηθούν κρίσιμες.

15. Μην στέλνετε απάντηση σε όλους σε μια λίστα διανομής ή ομάδα επαφών που ζητά να καταργηθεί. Ποτέ.

Αρχή της σελίδας

Κανόνες για ομάδες επαφών και λίστες διανομής (DLs)

• Αν απαντάτε σε μια μεγάλη ομάδα επαφών, ακολουθήστε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Dos and Don'ts.

• Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες από ένα άτομο ή διερευνάτε το ζήτημα ξεχωριστά, απαντήστε σε ολόκληρη τη λίστα διανομής για να ενημερώσετε όλους ότι απαντάτε και, στη συνέχεια, απαντήστε στον καθένα ξεχωριστά. Φροντίστε να απαντήσετε στη λίστα διανομής αφού επιλυθεί το πρόβλημα με την επίλυση. Αυτή η ενέργεια επιτρέπει την αναφορά στην επίλυση από άλλα άτομα στη λίστα διανομής.

Πώς να κάνετε ανακατεύθυνση ατόμων

Εάν κάποιος στείλει ένα μήνυμα σε μια λίστα διανομής στην οποία είστε μέλος και το μήνυμα θα απαντηθεί καλύτερα από κάποιον άλλο ή άλλη λίστα διανομής, κάντε τα εξής:

1. Απάντηση με τη σωστή λίστα διανομής ή άτομο στη γραμμή Προς .

2. Αποστολή απαντήσεων στη σωστή λίστα διανομής ή άτομο.

3. Μην τοποθετείτε την αρχική λίστα διανομής στη γραμμή "Ιδιαίτ. κοιν .", επειδή το μήνυμά σας δεν θα φιλτραριστεί από τους κανόνες άλλων ατόμων. Αντίθετα, αφήστε τη λίστα διανομής στη γραμμή "Προς " ή " Κοιν." .

Πώς να καταργηθείτε από μια DL

Εάν λαμβάνετε αλληλογραφία από μια λίστα διανομής στην οποία δεν θέλετε να βρίσκεστε, στείλτε ένα μήνυμα στο διαχειριστή δικτύου σας ή στον κάτοχο της λίστας διανομής και ζητήστε να καταργηθεί. Μην απαντάτε σε ολόκληρη τη λίστα διανομής. Για να βρείτε τον κάτοχο της λίστας διανομής, κάντε διπλό κλικ στο όνομα της λίστας διανομής.

Αρχή της σελίδας

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ενσωματωμένα σχόλια

Η προσθήκη ενσωματωμένων σχολίων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να απαντάτε σε ερωτήσεις και να απαντάτε απευθείας σε ζητήματα. Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να κάνετε τα εξής:

1. Στο μήνυμά σας, αναφέρετε ότι συμπεριλαμβάνετε ενσωματωμένα σχόλια. Για παράδειγμα, περιλάβετε τη φράση "Δείτε πρόσθετα σχόλια παρακάτω".

2. Διαφοροποιήστε το κείμενό σας από το αρχικό μήνυμα. Ορισμένες προτάσεις είναι οι εξής:

   • Αλλαγή του χρώματος γραμματοσειράς

   • Προ-εκκρεμεί το όνομα ή τα αρχικά σας σε αγκύλες, για παράδειγμα, [Μελίσα], [ΜΜ]

   • Αλλαγή της γραμματοσειράς σε πλάγια γραφή ή έντονη γραφή ή και τα δύο

3. Μην διαγράψετε κάτι που δεν γράψατε εσείς.

Αρχή της σελίδας

Πότε να χρησιμοποιείτε την "Ιδιαίτ. κοιν."

Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα "Ιδιαίτ. κοιν ." για να καταργήσετε άτομα από μια συνομιλία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όταν θεωρείτε ότι δεν χρειάζονται πλέον το επιπλέον μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εάν το θέμα της συνομιλίας έχει αλλάξει.

Για παράδειγμα, εάν είστε ένα από τα πέντε άτομα που λαμβάνουν μια ερώτηση και θέλετε να απαντήσετε, μετακινήστε τα άλλα τέσσερα άτομα στη γραμμή Ιδιαίτ . κοιν. και δηλώστε κάτι όπως "Ιδιαίτ. κοιν., Ιωάννης, Τζέιμς και Τζένιφερ. Ορίστε η απάντηση..." Στη συνέχεια, τα μελλοντικά μηνύματα θα είναι μεταξύ μόνο εσάς και του αρχικού αποστολέα.

Μην χρησιμοποιείτε την "Ιδιαίτ. κοιν. " για να ενημερώσετε τρίτους (όπως τον διευθυντή σας) σχετικά με ένα ευαίσθητο μήνυμα. Ο παραλήπτης της δυνατότητας "Ιδιαίτ . κοιν." ενδέχεται να μην συνειδητοποιήσει ότι έχει λάβει μια ιδιαίτ. κοιν . και μπορεί να απαντήσει σε όλους, αποκαλύπτοντας ότι έλαβε μια ιδιαίτερη κοινοποίηση. Αυτό μπορεί να θεωρηθεί ως ύπουλη συμπεριφορά εκ μέρους σας.

Αντί να χρησιμοποιήσετε την "Ιδιαίτ. κοιν. " για να ενημερώσετε τρίτους για ένα ζήτημα, προωθήστε το μήνυμα μετά την αποστολή του.

Αρχή της σελίδας

Προετοιμασία για διακοπές

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook με Microsoft 365, ένα λογαριασμό Outlook.com, Hotmail.com ή Live.com ή ένα λογαριασμό Microsoft Exchange, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα μήνυμα "Εκτός γραφείου" για να ενημερώσετε τους χρήστες εντός της εταιρείας σας ότι έχετε εξαφανιστεί.

Ως βέλτιστη πρακτική, ακολουθήστε τις συμβουλές στο θέμα Προσθήκη χρόνου μακριά από το γραφείο στα ημερολόγια του Outlook των συναδέλφων σας.

Εάν εσείς ή ο διαχειριστής σας έχετε δημιουργήσει ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο διακοπών, φροντίστε να δημοσιεύσετε τις διακοπές σας εκεί. Εάν όλοι χρησιμοποιούν το κοινόχρηστο ημερολόγιο, δεν χρειάζεται να στείλετε ξεχωριστή πρόσκληση σε σύσκεψη για να ενημερώσετε όλους ότι βρίσκεστε εκτός έδρας, όπως προτείνει το άρθρο που αναφέρθηκε παραπάνω, αλλά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να λειτουργήσει ως καλή υπενθύμιση.

Αρχή της σελίδας