Προσθήκη συμβάντος "Εκτός γραφείου" στο ημερολόγιο του Outlook άλλων χρηστών

Δημιουργία ένα συμβάν "εκτός γραφείου" στο ημερολόγιό σας

1. Στο Ημερολόγιο, στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Νέο συμβάν. 

2. Προσθέστε έναν τίτλο για το συμβάν και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης.

3. Για να αποκλείσετε μια ολόκληρη ημέρα (ή ημέρες), σύρετε το κουμπί εναλλαγής Ολοήμερο . 

4. Στην ομάδα Επιλογές , επιλέξτε Απασχολημένος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εκτός γραφείου από την αναπτυσσόμενη λίστα.

5. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Αποστολή αυτού του συμβάντος "εκτός γραφείου" σε άλλους

Εάν ακολουθήσατε τα βήματα στην προηγούμενη ενότητα, το συμβάν που δημιουργήσατε εμφανίζει την ένδειξη "Εκτός γραφείου". Αυτό σημαίνει ότι εάν κάποιος προσπαθήσει να προγραμματίσει μια σύσκεψη μαζί σας, θα δει ότι δεν είστε διαθέσιμοι. 

Ένα συνηθισμένο λάθος κατά την αποστολή της εκδήλωσης "Εκτός γραφείου" σε άλλους χρήστες είναι να ανοίξετε το αρχικό συμβάν και να αλλάξετε " Διαθέσιμος/Απασχολημένος " ώστε να εμφανίζεται ως Διαθέσιμος αντί για "Εκτός γραφείου". Ωστόσο, αυτό σημαίνει ότι τώρα θα εμφανίζετε ως διαθέσιμος σε οποιονδήποτε προσπαθεί να προγραμματίσει μια σύσκεψη μαζί σας. Για να αποφύγετε κάτι τέτοιο, πρέπει να δημιουργήσετε μια διπλότυπη συνάντηση στο ημερολόγιό σας με ρύθμιση Διαθεσιμότητα σε Διαθέσιμος, να τροποποιήσετε το συμβάν ανάλογα με τις ανάγκες και, στη συνέχεια, να το στείλετε σε άλλους.

1. Στο ημερολόγιό σας, κάντε δεξί κλικ στο συμβάν "Εκτός γραφείου" που δημιουργήσατε νωρίτερα και επιλέξτε Διπλότυπο συμβάν.

2. Προσθέστε έναν νέο τίτλο για το συμβάν. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε το όνομά σας στον τίτλο, ώστε όποιος το κοιτάζει στο δικό του ημερολόγιο να γνωρίζει αμέσως τι αφορά.

3. Στην ομάδα Συμμετέχοντες , επιλέξτε Επιλογές απόκρισης και καταργήστε την επιλογή Αίτηση αποκρίσεων στην αναπτυσσόμενη λίστα.

4. Στην ομάδα Επιλογές , επιλέξτε Διαθεσιμότητα και, από την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε Δωρεάν.

5. Στην περιοχή Πρόσκληση συμμετεχόντων, προσθέστε τους προβλεπόμενους παραλήπτες.

6. Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να μοιραστείτε με τους παραλήπτες.

7. Εάν ειδοποιείτε τους χρήστες για μια σειρά επαναλαμβανόμενων ωρών ότι θα βρίσκεστε μακριά από το γραφείο, στην αναπτυσσόμενη λίστα Να μην γίνεται επανάληψη , επιλέξτε το μοτίβο περιοδικότητας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.

8. Επιλέξτε Αποστολή.

Όταν στέλνετε αυτήν την πρόσκληση σε σύσκεψη με ρύθμιση Διαθέσιμος/Απασχολημένος στην επιλογή Διαθέσιμος, το συμβάν εμφανίζεται στο επάνω μέρος κάθε ημέρας στο ημερολόγιο του παραλήπτη στο Outlook — μια οπτική υπενθύμιση που δεν αποκλείει τον δικό του εργάσιμο χρόνο.

Διαχείριση της διαθεσιμότητάς σας στο ημερολόγιό σας

Από προεπιλογή, όταν προσθέτετε ένα στοιχείο στο ημερολόγιό σας ή αποδέχεστε μια πρόσκληση από κάποιον άλλο, το στοιχείο επισημαίνεται ως Απασχολημένος στο ημερολόγιό σας:

• Αυτό επηρεάζει τον ελεύθερο/απασχολημένο χρόνο που βλέπουν οι άλλοι χρήστες στο ημερολόγιό σας όταν προσπαθούν να προγραμματίσουν μια σύσκεψη μαζί σας.

• Εάν χρησιμοποιείτε το Teams, επηρεάζει επίσης την ένδειξη κατάστασης και θα σας εμφανίζει ως απασχολημένο όταν έχετε προγραμματίσει συσκέψεις ή συναντήσεις.

Όταν κοιτάτε το ημερολόγιό σας, το αριστερό άκρο κάθε στοιχείου κωδικοποιείται με χρώμα για να υποδείξει την κατάστασή του: Ένα λευκό άκρο υποδεικνύει ότι είναι ελεύθερο και ένα πιο σκούρο χρώμα υποδεικνύει απασχολημένος.

Μπορείτε να προσαρμόσετε οποιοδήποτε στοιχείο ημερολογίου για να εμφανίζεται ως Απασχολημένος, Διαθέσιμος, Εκτός γραφείου κ.λπ.:

1. Στο ημερολόγιό σας, κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο που θέλετε να αλλάξετε.

2. Στο μενού που εμφανίζεται, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Εμφάνιση ως και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε την επιλογή που θέλετε.

Θέλετε να προσαρμόσετε την κατάστασή σας στο Teams; Ανατρέξτε στο θέμα Αλλαγή της κατάστασής σας στο Microsoft Teams.

Βήμα 1: Προσθέστε το χρόνο διακοπών σας στα ημερολόγια των συναδέλφων σας

Όταν επισημαίνετε το χρόνο ως "εκτός γραφείου" στο ημερολόγιό σας, οι συνάδελφοί σας το βλέπουν όταν προσπαθούν να προγραμματίσουν μια σύσκεψη μαζί σας. Αλλά δεν θα ήταν υπέροχο αν μπορούσατε να ειδοποιήσετε όλους αμέσως πριν από το χρόνο σας μακριά χωρίς να επηρεαστεί η κατάσταση διαθεσιμότητας ή να γεμίζετε τα ημερολόγιά τους; Αυτό μπορείτε να το κάνετε ορίζοντας τις πληροφορίες σας ώστε να εμφανίζονται στα ημερολόγιά τους ως ολοήμερο συμβάν, αλλά σε αντίθεση με ένα κανονικό ολοήμερο συμβάν, το οποίο συνήθως έχει οριστεί σε "απασχολημένος", αυτό το ολοήμερο συμβάν εμφανίζεται ως ελεύθερος χρόνος. Η διαθεσιμότητα διαθεσιμότητας των συναδέλφων σας δεν επηρεάζεται.

1. Στο Ημερολόγιο, στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Νέα σύσκεψη.

   Συμβουλή: Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου για να δημιουργήσετε μια νέα πρόσκληση σε σύσκεψη, πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+SHIFT+Q.

2. Πληκτρολογήστε μια περιγραφή στο πλαίσιο Τίτλος και, εάν θέλετε, πληκτρολογήστε μια θέση στο πλαίσιο Θέση .

3. Στις λίστες Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης , επιλέξτε την ώρα έναρξης και λήξης για το χρόνο που απομακρυνθείτε από το γραφείο. Για τις διακοπές, αυτό συνήθως περιλαμβάνει ολόκληρες ημέρες. Σε αυτή την περίπτωση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ολοήμερο συμβάν .

   Σημείωση: Από προεπιλογή, το Outlook χρησιμοποιεί την τρέχουσα ρύθμιση ζώνης ώρας στον υπολογιστή σας για τον προγραμματισμό. Εάν θέλετε να προγραμματίσετε την ώρα σας εκτός γραφείου με βάση διαφορετική ζώνη ώρας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ζώνες ώρας και επιλέξτε την κατάλληλη ζώνη ώρας.

4. Στην ομάδα Συμμετέχοντες , για τις Επιλογές απόκρισης, καταργήστε την επιλογή αίτησης απαντήσεων στο αναπτυσσόμενο κουμπί.

5. Στην ομάδα Επιλογές , για την επιλογή Εμφάνιση ως, επιλέξτε Δωρεάν στην αναπτυσσόμενη λίστα. Εάν έχετε ήδη καθορίσει ότι πρόκειται για ολοήμερο συμβάν, η επιλογή Εμφάνιση ως έχει οριστεί αυτόματα σε Δωρεάν.

   Σημαντικό: 

   • Βεβαιωθείτε ότι η ρύθμιση Εμφάνιση ως έχει οριστεί σε Δωρεάν. Αυτό επιτρέπει στους παραλήπτες της πρόσκλησης σε σύσκεψη να αποδεχτούν την πρόσκληση σε σύσκεψη και να προσθέσουν το χρόνο διακοπών σας στο ημερολόγιό τους, αλλά όχι να αποκλείσουν οποιαδήποτε στιγμή στο ημερολόγιό τους. Το ημερολόγιο του παραλήπτη θα εξακολουθεί να εμφανίζει δωρεάν διαθεσιμότητα για τον προγραμματισμό κατά τη διάρκεια των διακοπών σας.

   • Όταν επιλέγετε ένα ολοήμερο συμβάν, η ώρα έναρξης του συμβάντος είναι τα μεσάνυχτα. Για να αποφύγετε τη λήψη ειδοποιήσεων από τους συναδέλφους σας σε περιττές ώρες, ορίστε τη ρύθμιση Υπενθύμιση σε Καμία.

6. Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να μοιραστείτε με τους παραλήπτες.

7. Προσθέστε τους προβλεπόμενους παραλήπτες στη γραμμή Απαιτείται ή Προαιρετικό .

8. Εάν ειδοποιείτε τους χρήστες για μια σειρά επαναλαμβανόμενων ωρών ότι θα βρίσκεστε μακριά από το γραφείο, στην ομάδα Επιλογές , επιλέξτε Περιοδικότητα, επιλέξτε το μοτίβο περιοδικότητας και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

9. Επιλέξτε Αποστολή.

Όταν στέλνετε αυτήν την πρόσκληση σε σύσκεψη με την επιλογή Εμφάνιση ως ρυθμισμένη σε Δωρεάν, το συμβάν εμφανίζεται στο επάνω μέρος κάθε ημέρας στα ημερολόγια του Outlook των συναδέλφων σας — μια οπτική υπενθύμιση που δεν αποκλείει τον εργάσιμο χρόνο.

Βήμα 2: Αποκλεισμός χρόνου διακοπών στο ημερολόγιό σας

Εάν ακολουθήσατε τα βήματα στην προηγούμενη ενότητα, η πρόσκληση σε σύσκεψη που στείλατε επισημάνθηκε ως ελεύθερος χρόνος για να αποτραπεί ο αποκλεισμός του χρόνου στα ημερολόγια άλλων χρηστών. Ωστόσο, η ώρα επισημαίνεται επίσης ως δωρεάν στο δικό σας ημερολόγιο. Τώρα πρέπει να δημιουργήσετε μια επιπλέον συνάντηση για τον εαυτό σας, ώστε οι άλλοι να μπορούν να δουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι κατά τη διάρκεια του χρονικού διαστήματος που καθορίζετε.

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να ανοίξετε το στοιχείο πρόσκλησης σε σύσκεψη στο ημερολόγιό σας και να αλλάξετε τη ρύθμιση Εμφάνιση ως από Δωρεάν σε Εκτός γραφείου αφού έχετε στείλει την αρχική πρόσκληση. Ωστόσο, όταν το κάνετε αυτό, μια ενημέρωση αποστέλλεται σε όλους τους χρήστες στους οποίους στείλατε την πρόσκληση σε σύσκεψη, αλλάζοντας την επιλογή "Διαθέσιμος " σε "Εκτός γραφείου " και νικώντας τα βήματα που κάνατε για να αποφύγετε κάτι τέτοιο. Πρέπει να δημιουργήσετε μια διπλότυπη συνάντηση στο ημερολόγιό σας με τη ρύθμιση Εμφάνιση ως ορισμένη σε Εκτός γραφείου.

Όταν οι χρήστες χρησιμοποιούν το ημερολόγιο του Outlook για να προγραμματίσουν συσκέψεις και άλλα συμβάντα, μπορούν να δουν τη διαθεσιμότητά σας, εκτός εάν έχετε αλλάξει τα δικαιώματα για το ημερολόγιό σας για να το αποτρέψετε αυτό. Κανονικά, οι συναντήσεις, οι συσκέψεις και τα συμβάντα έχουν τη ρύθμιση Εμφάνιση ωςτου στοιχείου Απασχολημένος. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε στοιχεία με τη ρύθμιση Εμφάνιση ωςτης ρύθμισης "Εκτός γραφείου". Τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε "Εκτός γραφείου " θεωρούνται παρόμοια με τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε "Απασχολημένος" — κάποιος δεν πρέπει να περιμένει ότι θα είστε διαθέσιμος εκείνη τη στιγμή. Οπτικά, οι δύο τύποι διαφέρουν — τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε "Εκτός γραφείου " εμφανίζονται με μοβ χρώμα, τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε Απασχολημένος αναγνωρίζονται από ένα μπλε χρώμα θέματος. Αυτή η διαφορά εμφάνισης σάς βοηθά να τονίσετε γιατί δεν είστε διαθέσιμοι. Για παράδειγμα, ίσως να μπορείτε να μετακινήσετε ένα στοιχείο "Απασχολημένος " σε διένεξη, αλλά πιθανότατα δεν μπορείτε ή δεν θέλετε να αλλάξετε ένα στοιχείο "Εκτός γραφείου ", όπως τις διακοπές σας.

1. Στο Ημερολόγιο, στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Νέα συνάντηση.

2. Στο πλαίσιο Τίτλος, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την απουσύρησή σας.

3. Στις επιλογές Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης, επιλέξτε τις ημερομηνίες κατά τις οποίες ξεκινά και τελειώνει η περίοδος απουσής σας.

4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ολοήμερο συμβάν .

5. Αλλάξτε τη ρύθμιση Εμφάνιση ως σε Εκτός γραφείου.

6. Επιλέξτε Αποθήκευση & Κλείσιμο.