Προσθήκη συμβάντος "Εκτός γραφείου" στο ημερολόγιο του Outlook άλλων χρηστών

Βήμα 1: Προσθέστε το χρόνο διακοπών σας στα ημερολόγια των συναδέλφων σας

Όταν επισημαίνετε το χρόνο ως "εκτός γραφείου" στο ημερολόγιό σας, οι συνάδελφοί σας το βλέπουν όταν προσπαθούν να προγραμματίσουν μια σύσκεψη μαζί σας. Αλλά δεν θα ήταν υπέροχο αν μπορούσατε να ειδοποιήσετε όλους αμέσως πριν από το χρόνο σας μακριά χωρίς να επηρεαστεί η κατάσταση διαθεσιμότητας ή να γεμίζετε τα ημερολόγιά τους; Αυτό μπορείτε να το κάνετε ορίζοντας τις πληροφορίες σας ώστε να εμφανίζονται στα ημερολόγιά τους ως ολοήμερο συμβάν, αλλά σε αντίθεση με ένα κανονικό ολοήμερο συμβάν, το οποίο συνήθως έχει οριστεί σε "απασχολημένος", αυτό το ολοήμερο συμβάν εμφανίζεται ως ελεύθερος χρόνος. Η διαθεσιμότητα διαθεσιμότητας των συναδέλφων σας δεν επηρεάζεται.

1. Στο Ημερολόγιο, στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Νέα σύσκεψη.

   Συντόμευση πληκτρολογίου  Για να δημιουργήσετε μια νέα πρόσκληση σε σύσκεψη, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+SHIFT+Q.

2. Πληκτρολογήστε μια περιγραφή στο πλαίσιο Θέμα και, εάν θέλετε, πληκτρολογήστε μια θέση στο πλαίσιο Θέση .

3. Στις λίστες Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης , επιλέξτε την ώρα έναρξης και λήξης για το χρόνο που απομακρυνθείτε από το γραφείο. Για τις διακοπές, αυτό συνήθως περιλαμβάνει ολόκληρες ημέρες. Σε αυτή την περίπτωση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ολοήμερο συμβάν .

   Σημείωση: Από προεπιλογή, το Outlook χρησιμοποιεί την τρέχουσα ρύθμιση ζώνης ώρας στον υπολογιστή σας για τον προγραμματισμό. Εάν θέλετε να προγραμματίσετε το χρόνο σας εκτός γραφείου με βάση μια διαφορετική ζώνη ώρας, στην ομάδα Επιλογές , κάντε κλικ στην επιλογή Ζώνες ώρας.

4. Στην ομάδα Συμμετέχοντες , για τις Επιλογές απόκρισης, καταργήστε την επιλογή αίτησης απαντήσεων στο αναπτυσσόμενο κουμπί.

5. Στην ομάδα Επιλογές , για την επιλογή Εμφάνιση ως, κάντε κλικ στην επιλογή Δωρεάν στην αναπτυσσόμενη λίστα. Εάν έχετε ήδη καθορίσει ότι πρόκειται για ολοήμερο συμβάν, η επιλογή Εμφάνιση ως έχει οριστεί αυτόματα σε Δωρεάν.

   Σημαντικό: 

   • Βεβαιωθείτε ότι η ρύθμιση Εμφάνιση ως έχει οριστεί σε Δωρεάν. Αυτό επιτρέπει στους παραλήπτες της πρόσκλησης σε σύσκεψη να αποδεχτούν την πρόσκληση σε σύσκεψη και να προσθέσουν το χρόνο διακοπών σας στο ημερολόγιό τους, αλλά όχι να αποκλείσουν οποιαδήποτε στιγμή στο ημερολόγιό τους. Το ημερολόγιο του παραλήπτη θα εξακολουθεί να εμφανίζει δωρεάν διαθεσιμότητα για τον προγραμματισμό κατά τη διάρκεια των διακοπών σας.

   • Όταν επιλέγετε ένα ολοήμερο συμβάν, η ώρα έναρξης του συμβάντος είναι τα μεσάνυχτα. Για να αποφύγετε τη λήψη ειδοποιήσεων από τους συναδέλφους σας σε περιττές ώρες, ορίστε τη ρύθμιση Υπενθύμιση σε Καμία.

6. Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να μοιραστείτε με τους παραλήπτες.

7. Προσθέστε τους προβλεπόμενους παραλήπτες στη γραμμή Προς .

8. Εάν ειδοποιείτε τους χρήστες για μια σειρά επαναλαμβανόμενων ωρών ότι θα βρίσκεστε μακριά από το γραφείο, στην ομάδα Επιλογές , επιλέξτε Περιοδικότητα, επιλέξτε το μοτίβο περιοδικότητας και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

9. Επιλέξτε Αποστολή.

Όταν στέλνετε αυτήν την πρόσκληση σε σύσκεψη με την επιλογή Εμφάνιση ως ρυθμισμένη σε Δωρεάν, το συμβάν εμφανίζεται στο επάνω μέρος κάθε ημέρας στα ημερολόγια του Outlook των συναδέλφων σας — μια οπτική υπενθύμιση που δεν αποκλείει τον εργάσιμο χρόνο.

Βήμα 2: Αποκλεισμός χρόνου διακοπών στο ημερολόγιό σας

Εάν ακολουθήσατε τα βήματα στην προηγούμενη ενότητα, η πρόσκληση σε σύσκεψη που στείλατε επισημάνθηκε ως ελεύθερος χρόνος για να αποτραπεί ο αποκλεισμός του χρόνου στα ημερολόγια άλλων χρηστών. Ωστόσο, η ώρα επισημαίνεται επίσης ως δωρεάν στο δικό σας ημερολόγιο. Τώρα πρέπει να δημιουργήσετε μια επιπλέον συνάντηση για τον εαυτό σας, ώστε οι άλλοι να μπορούν να δουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι κατά τη διάρκεια του χρονικού διαστήματος που καθορίζετε.

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να ανοίξετε το στοιχείο πρόσκλησης σε σύσκεψη στο ημερολόγιό σας και να αλλάξετε τη ρύθμιση Εμφάνιση ως από Δωρεάν σε Εκτός γραφείου αφού έχετε στείλει την αρχική πρόσκληση. Ωστόσο, όταν το κάνετε αυτό, μια ενημέρωση αποστέλλεται σε όλους τους χρήστες στους οποίους στείλατε την πρόσκληση σε σύσκεψη, αλλάζοντας την επιλογή "Διαθέσιμος " σε "Εκτός γραφείου " και νικώντας τα βήματα που κάνατε για να αποφύγετε κάτι τέτοιο. Πρέπει να δημιουργήσετε μια διπλότυπη συνάντηση στο ημερολόγιό σας με τη ρύθμιση Εμφάνιση ως ορισμένη σε Εκτός γραφείου.

Όταν οι χρήστες χρησιμοποιούν το ημερολόγιο του Outlook για να προγραμματίσουν συσκέψεις και άλλα συμβάντα, μπορούν να δουν τη διαθεσιμότητά σας, εκτός εάν έχετε αλλάξει τα δικαιώματα για το ημερολόγιό σας για να το αποτρέψετε αυτό. Κανονικά, οι συναντήσεις, οι συσκέψεις και τα συμβάντα έχουν τη ρύθμιση Εμφάνιση ωςτου στοιχείου Απασχολημένος. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε στοιχεία με τη ρύθμιση Εμφάνιση ωςτης ρύθμισης "Εκτός γραφείου". Τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε "Εκτός γραφείου " θεωρούνται παρόμοια με τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε "Απασχολημένος" — κάποιος δεν πρέπει να περιμένει ότι θα είστε διαθέσιμος εκείνη τη στιγμή. Οπτικά, οι δύο τύποι διαφέρουν — τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε "Εκτός γραφείου " εμφανίζονται με μοβ χρώμα, τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε Απασχολημένος αναγνωρίζονται από ένα μπλε χρώμα θέματος. Αυτή η διαφορά εμφάνισης σάς βοηθά να τονίσετε γιατί δεν είστε διαθέσιμοι. Για παράδειγμα, ίσως να μπορείτε να μετακινήσετε ένα στοιχείο "Απασχολημένος " σε διένεξη, αλλά πιθανότατα δεν μπορείτε ή δεν θέλετε να αλλάξετε ένα στοιχείο "Εκτός γραφείου ", όπως τις διακοπές σας.

1. Στο Ημερολόγιο, στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Νέα συνάντηση.

2. Στο πλαίσιο Θέμα , πληκτρολογήστε ένα όνομα για την απουσύρησή σας.

3. Στις επιλογές Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης, επιλέξτε τις ημερομηνίες κατά τις οποίες ξεκινά και τελειώνει η περίοδος απουσής σας.

4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ολοήμερο συμβάν .

5. Αλλάξτε τη ρύθμιση Εμφάνιση ως σε Εκτός γραφείου.

6. Επιλέξτε Αποθήκευση & Κλείσιμο.