Σε αυτό το άρθρο
Επισκόπηση των SharePoint Foundation και SharePoint Server
Το SharePoint Foundation 2010 είναι η υποκείμενη τεχνολογία για SharePoint τοποθεσίες που είναι διαθέσιμες δωρεάν και ονομάζονταν υπηρεσίες Windows SharePoint Services σε προηγούμενες εκδόσεις. Ο SharePoint Server 2010 βασίζεται στην τεχνολογία SharePoint Foundation για να παρέχει ένα συνεπές, οικείο πλαίσιο για λίστες και βιβλιοθήκες, διαχείριση τοποθεσιών και προσαρμογή τοποθεσίας. Όλες οι δυνατότητες που είναι διαθέσιμες στο SharePoint Foundation είναι επίσης διαθέσιμες στον SharePoint Server 2010.
Ωστόσο, ο SharePoint Server 2010 επεκτείνει SharePoint Foundation, παρέχοντας πρόσθετες δυνατότητες και δυνατότητες. Για παράδειγμα, τόσο ο SharePoint Server όσο και το SharePoint Foundation περιλαμβάνουν πρότυπα τοποθεσίας για συνεργασία με συναδέλφους σε τοποθεσίες ομάδας, ιστολόγια και χώρους εργασίας συσκέψεων. Ωστόσο, ο SharePoint Server περιλαμβάνει βελτιωμένες δυνατότητες κοινωνικής υπολογισμού, όπως ετικέτες και τροφοδοσίες ειδήσεων, που βοηθούν τα άτομα στην εταιρεία σας να εντοπίζουν, να οργανώνουν, να περιηγούνται και να κάνουν κοινή χρήση πληροφοριών με συναδέλφους. Ομοίως, ο SharePoint Server βελτιώνει την τεχνολογία αναζήτησης από το SharePoint Foundation, ώστε να περιλαμβάνει δυνατότητες που είναι χρήσιμες για υπαλλήλους σε μεγάλες εταιρείες, όπως η δυνατότητα αναζήτησης εταιρικών δεδομένων σε SAP, Siebel και άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές.
Τόσο το SharePoint Foundation όσο και ο SharePoint Server έχουν σχεδιαστεί για να λειτουργούν αποτελεσματικά με άλλα προγράμματα, διακομιστές και τεχνολογίες, συμπεριλαμβανομένων αυτών του Microsoft Office συστήματος. Για παράδειγμα, μπορείτε να μεταφέρετε μια τοποθεσία, λίστα ή βιβλιοθήκη χωρίς σύνδεση στο SharePoint Χώρο εργασίας, να εργαστείτε με το περιεχόμενο της τοποθεσίας ενώ είστε αποσυνδεδεμένοι από το δίκτυό σας και, στη συνέχεια, να συγχρονίσετε αυτόματα τις αλλαγές σας κατά την επανασύνδεση. Μπορείτε να ολοκληρώσετε πολλές SharePoint εργασίες μέσα από γνωστά προγράμματα Microsoft Office. Για παράδειγμα, μπορείτε να ξεκινήσετε ή να συμμετάσχετε σε μια ροή εργασιών για να εγκρίνετε μια αναφορά εξόδων μέσα από Microsoft Word.
Δυνατότητες του SharePoint Server
Οι δυνατότητες του SharePoint Server 2010 είναι εστιασμένες σε έξι περιοχές. Αυτό το άρθρο παρουσιάζει συνοπτικά κάθε μία από αυτές τις δυνατότητες και, στη συνέχεια, συνδέσεις σε σχετικά άρθρα όπου μπορείτε να μάθετε περισσότερα.
Συνεργασία και κοινωνική υπολογιστική
Ο SharePoint Server 2010 επεκτείνει τις δυνατότητες συνεργασίας του SharePoint Foundation, προάγοντας την εύκολη σύνταξη από το πρόγραμμα περιήγησης ή από οικείες εφαρμογές, όπως οι Microsoft Word, βοηθώντας τους χρήστες να συσχετίζουν πόρους με ετικέτες και χαρακτηρισμούς και βοηθώντας τους χρήστες να βρίσκουν απαντήσεις πιο γρήγορα μέσω τροφοδοσιών ειδήσεων και αναζήτησης ατόμων.
Μία από τις κύριες θέσεις όπου μπορείτε να εκμεταλλευτείτε αυτές τις δυνατότητες είναι στη σελίδα "Η τοποθεσία μου". Το στοιχείο "Η τοποθεσία μου" είναι το δικό σας SharePoint τοποθεσία όπου μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση εγγράφων, συνδέσεων και πληροφοριών σχετικά με τον εαυτό σας σε ένα online προφίλ. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ιστολόγια σχετικά με θέματα που σας ενδιαφέρουν ή να αναζητήσετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να κάνετε τη δουλειά σας.
Εσείς αποφασίζετε ποιες πληροφορίες θέλετε να μοιράζεστε και ποιες πληροφορίες θέλετε να διατηρήσετε ιδιωτικές στη σελίδα "Η τοποθεσία μου". Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες σε συνδέσεις σε πληροφορίες και να βρείτε πληροφορίες που άλλοι χρήστες προσθέσουν ετικέτα ή κοινοποιούν στην τροφοδοσία ειδήσεών τους. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση πληροφοριών στη σελίδα "Η τοποθεσία μου", ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση των πληροφοριών που μοιράζεστε μέσω της σελίδας "Η τοποθεσία μου" και του προφίλ σας.
Ο SharePoint Server 2010 επιτρέπει επίσης τη συμμετοχή οπουδήποτε, προσφέροντας μια εμπλουτισμένη εμπειρία χώρου εργασίας SharePoint, ενώ είναι online ή αποσυνδεδεμένος από το δίκτυό σας και επιτρέπει στους χρήστες να συνεργάζονται εν κινήσει.
Διαχείριση εταιρικού περιεχομένου
Η Διαχείριση εταιρικού περιεχομένου (ECM) από τη Microsoft βοηθά τους οργανισμούς να ξεπεράσουν τις προκλήσεις που τίθενται από μεγάλους όγκους μη διαχειριζόμενου περιεχομένου. Ο SharePoint Server 2010 είναι ένα κεντρικό τμήμα της λύσης ECM της Microsoft, η οποία επεκτείνει τη διαχείριση περιεχομένου σε κάθε υπάλληλο μιας εταιρείας μέσω της ενοποίησης με γνωστά εργαλεία όπως το Microsoft Office σύστημα. Η λύση ECM της Microsoft παρέχει δυνατότητες για τη διαχείριση ολόκληρου του κύκλου ζωής του περιεχομένου— από τη δημιουργία, την επεξεργασία και τη συνεργασία έως τη λήξη — σε μία ενιαία ενοποιημένη πλατφόρμα.
Ο SharePoint Server 2010 βοηθά τους οργανισμούς στη διαχείριση ολόκληρου του κύκλου ζωής του περιεχομένου, παρέχοντας διαφορετικά σύνολα δυνατοτήτων που επιτρέπουν στις εταιρείες να επιτύχουν τους ακόλουθους στόχους:
-
Διαχείριση διαφορετικού περιεχομένου Οι δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων στον SharePoint Server 2010 βοηθούν τους οργανισμούς στη συνένωση διαφορετικού περιεχομένου από πολλές θέσεις σε ένα κεντρικά διαχειριζόμενο αποθετήριο με συνεπή κατηγοριοποίηση. Η νέα δυνατότητα συνόλων εγγράφων επιτρέπει στην εταιρεία σας να δημιουργεί και να διαχειρίζεται προϊόντα εργασίας που εκτείνονται σε πολλά έγγραφα. Οι ενσωματωμένες δυνατότητες αναζήτησης βοηθούν τους χρήστες να βρίσκουν, να μοιράζονται και να χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες. Οι δυνατότητες διαχείρισης μετα-δεδομένων , όπως η νέα δυνατότητα χώρου αποθήκευσης όρων, μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς στην κεντρική διαχείριση μετα-δεδομένων σε όλες τις τοποθεσίες. Τα μετα-δεδομένα είναι πληροφορίες σχετικά με τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό, τη δόμηση, τον εντοπισμό και τη διαχείριση πληροφοριών. Νέα υποστήριξη για περιήγηση με βάση μετα-δεδομένα και η δυνατότητα ενσωμάτωσης πεδίων μετα-δεδομένων σε έγγραφα βελτιώνει την αναζήτηση πληροφοριών και τον εντοπισμό. Το περιεχόμενο μπορεί επίσης να προστατεύεται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Τα εργαλεία συνεργασίας, όπως η ροή εργασιών, βοηθούν τους χρήστες να εργάζονται καλύτερα μαζί για να δημιουργούν, να αναθεωρούν και να εγκρίνουν έγγραφα με δομημένο τρόπο.
-
Πληρούν τις απαιτήσεις συμμόρφωσης και νομικές απαιτήσεις Οι δυνατότητες διαχείρισης εγγραφών στον SharePoint Server 2010 επιτρέπουν στους οργανισμούς την αποθήκευση και την προστασία επαγγελματικών εγγραφών, είτε επιτόπιας είτε δίπλα σε εγγραφές που βρίσκονται σε εξέλιξη είτε σε ένα κλειδωμένο κεντρικό αποθετήριο. Οι οργανισμοί μπορούν να εφαρμόσουν πολιτικές λήξης σε εγγραφές προκειμένου να εξασφαλίσουν ότι διατηρούνται για την κατάλληλη χρονική περίοδο προκειμένου να συμμορφώνονται με τους κανονισμούς ή τις εταιρικές επιχειρηματικές πολιτικές, με αποτέλεσμα να μετριάζεται ο νομικός κίνδυνος για τον οργανισμό. Τα ίχνη ελέγχου παρέχουν απόδειξη σε εσωτερικούς και εξωτερικούς ελεγκτές ότι οι εγγραφές διατηρήθηκαν σωστά. Οι διατηρήσεις μπορούν να τοποθετηθούν σε συγκεκριμένες εγγραφές υπό νομικό εντοπισμό, ώστε να αποτραπεί ο νομίμως αριθμός τους.
-
Αποτελεσματική διαχείριση πολλών τοποθεσιών Web Οι δυνατότητες διαχείρισης περιεχομένου Web στον SharePoint Server 2010 επιτρέπουν στους χρήστες να δημοσιεύουν περιεχόμενο Web με ένα εύχρηστο εργαλείο σύνταξης περιεχομένου και μια ενσωματωμένη διαδικασία έγκρισης. Οι υπάλληλοι μπορούν να αποσταλούν έγκαιρα περιεχόμενο — συμπεριλαμβανομένων εικόνων, ήχου και βίντεο — σε τοποθεσίες Web χωρίς εκτεταμένη υποστήριξη από το προσωπικό IT. Η νέα υποστήριξη για εμπλουτισμένα πολυμέσα περιλαμβάνει μια νέα βιβλιοθήκη διαθέσιμων στοιχείων, με εμπλουτισμένες προβολές και επιλογείς. υποστήριξη για βίντεο ως SharePoint τύπο περιεχομένου, υποδομή ροής βίντεο και ένα προσαρμόσιμο πρόγραμμα αναπαραγωγής πολυμέσων Silverlight. Τα πρότυπα με τη μορφή κύριων σελίδων και διατάξεων σελίδας επιτρέπουν στις εταιρείες να εφαρμόζουν ομοιόμορφη εμπορική προσαρμογή στις σελίδες. Οι ενσωματωμένες δυνατότητες ανάλυσης Web παρέχουν υποστήριξη για αναφορές ανάλυσης κίνησης, αναζήτησης και απογραφής. Ο SharePoint Server 2010 προσφέρει επίσης μια ενιαία υποδομή ανάπτυξης και διαχείρισης για τοποθεσίες intranet, extranet και Internet, καθώς και για πολύγλωσσες τοποθεσίες.
Εταιρική αναζήτηση
Ο SharePoint Server 2010 παρέχει μια ισχυρή υποδομή αναζήτησης που συμπληρώνει άλλες δυνατότητες παραγωγικότητας της επιχείρησης, όπως η διαχείριση εταιρικού περιεχομένου και η συνεργασία, για να βοηθήσει τους χρήστες να λαμβάνουν καλύτερες απαντήσεις ταχύτερα και να ενισχύουν τον αντίκτυπο των γνώσεων και της εξειδίκευσης.
Η αναζήτηση λαμβάνει υπόψη το προσωπικό σας περιβάλλον και σας βοηθά να περιορίσετε την αναζήτησή σας χρησιμοποιώντας αλληλεπιδραστική περιήγηση για να σας καθοδηγήσουν στις πληροφορίες που χρειάζεστε. SharePoint διακομιστής επεκτείνει την πρόσβαση στην αναζήτηση σε περισσότερες προελεύσεις περιεχομένου και τύπους περιεχομένου για να συνδεθείτε με όλες τις πληροφορίες της επιχείρησής σας — συμπεριλαμβανομένων των εταιρικών εφαρμογών όπως το SAP, το Siebel ή οι προσαρμοσμένες βάσεις δεδομένων — και να καθιστά τις πληροφορίες διαθέσιμες στα άτομα που τις χρειάζονται.
Επιχειρηματική ευφυΐα
Η επιχειρηματική ευφυΐα είναι ένα σύνολο μεθοδολογιών, τεχνολογίας και διεργασιών που λαμβάνουν πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε εταιρικά συστήματα και την κάνουν αξιοποιήσιμη, τοποθετώντας την στα χέρια των ατόμων που τη χρειάζονται περισσότερο, ώστε να μπορούν να λαμβάνουν ενημερωμένες αποφάσεις. Ως βασικό μέρος της πλατφόρμας επιχειρηματικής ευφυΐας της Microsoft, το SharePoint Server 2010 μπορεί να βοηθήσει στην επέκταση των δυνατοτήτων επιχειρηματικής ευφυΐας σε όλους όσοι ανήκουν σε μια εταιρεία, ώστε όλοι να έχουν πρόσβαση στα σωστά δεδομένα για τη λήψη των σωστών αποφάσεων.
Ο οργανισμός σας πιθανότατα αποθηκεύει δεδομένα σε διάφορες μορφές, όπως βάσεις δεδομένων, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αρχεία υπολογιστικών φύλλων. Ο SharePoint Server 2010 σάς βοηθά να εξαγάγετε δεδομένα από διάφορες προελεύσεις και να παρουσιάσετε αυτά τα δεδομένα με τρόπους που διευκολύνουν την ανάλυση και τη λήψη αποφάσεων.
Excel Services δίνει τη δυνατότητα στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων να δημοσιεύουν, να μοιράζονται και να διαχειρίζονται βιβλία εργασίας Excel σε μια τοποθεσία SharePoint. Άλλα άτομα στον οργανισμό μπορούν, στη συνέχεια, να τροποποιούν τις τιμές κελιών, τους τύπους και τη μορφοποίηση από το πρόγραμμα περιήγησης, καθώς αναλύουν τα δεδομένα.
Υπηρεσίες PerformancePoint στον SharePoint Server 2010 μπορεί να αυξήσει την ορατότητα σε βασικούς εταιρικούς στόχους και μετρήσεις και να δώσει τη δυνατότητα εμπλουτισμένου βάθους ανάλυσης και επίγνωσης. Εσείς ή άλλοι χρήστες στον οργανισμό σας μπορείτε να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε αλληλεπιδραστικούς πίνακες εργαλείων με πίνακες στοχοθεσίας, αναφορές και φίλτρα για να βρείτε τάσεις. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε εμπλουτισμένα γραφήματα στις τοποθεσίες SharePoint σας και να συνδέσετε τα γραφήματα με δεδομένα από διάφορες προελεύσεις, όπως λίστες SharePoint, λίστες εξωτερικών δεδομένων, Υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων, Excel Services ή άλλες Τμήματα Web.
Πύλες
Με τον SharePoint Server 2010, οι οργανισμοί μπορούν να δημιουργήσουν και να διατηρήσουν τοποθεσίες πύλης για κάθε πτυχή της επιχείρησής τους (εταιρικές πύλες intranet, εταιρικές τοποθεσίες Web στο Internet και τοποθεσίες τμηματικής πύλης). Οι εταιρικές πύλες intranet και οι διαιρεμένες πύλες μπορούν να συνδέουν μεμονωμένες τοποθεσίες σε μια εταιρεία και να ενοποιούν την πρόσβαση σε υπάρχουσες επιχειρηματικές εφαρμογές. Teams και άτομα σε μια εταιρεία μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια τοποθεσία πύλης για να αποκτήσουν πρόσβαση στις γνώσεις, τις πληροφορίες και τις επιχειρηματικές εφαρμογές που χρειάζονται για να κάνουν τις εργασίες τους.
Άτομα εντός μιας εταιρείας που χρησιμοποιούν μια τοποθεσία πύλης μπορούν να εκμεταλλευτούν τις τοποθεσίες "Η τοποθεσία μου". Η σελίδα "Η τοποθεσία μου" είναι μια προσωπική τοποθεσία που σας παρέχει μια κεντρική θέση για τη διαχείριση και την αποθήκευση εγγράφων, περιεχομένου, συνδέσεων και επαφών. Το στοιχείο "Η τοποθεσία μου" λειτουργεί ως σημείο επαφής για άλλους χρήστες στον οργανισμό σας για την εύρεση πληροφοριών σχετικά με εσάς, τις ικανότητές σας και τα ενδιαφέροντά σας. Στο άρθρο "Οι τοποθεσίες μου" περιλαμβάνονται οι δυνατότητες κοινωνικής χρήσης που αναφέρονται παραπάνω σε αυτό το άρθρο.
SharePoint Server 2010 περιλαμβάνει επίσης δυνατότητες που οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να εξατομικεώσουν την εμπειρία μιας τοποθεσίας πύλης για μεμονωμένους χρήστες, όπως η στόχευση περιεχομένου σε συγκεκριμένους τύπους χρηστών. Ο οργανισμός σας μπορεί να προσαρμόσει περαιτέρω την τοποθεσία πύλης, χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα σχεδίασης Web συμβατό με το SharePoint, όπως ο SharePoint Server 2010.
Επιχειρηματικές διαδικασίες και φόρμες
Ο SharePoint Server 2010 παρέχει πολλές δυνατότητες που μπορούν να σας βοηθήσουν να ενοποιήσετε και να βελτιστοποιήσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Οι ροές εργασιών μπορούν να βελτιώσουν το κόστος για το συντονισμό κοινών επιχειρηματικών διαδικασιών, όπως η έγκριση έργων ή η αναθεώρηση εγγράφου, με τη διαχείριση και την παρακολούθηση των εργασιών που περιλαμβάνονται σε αυτές τις διαδικασίες. Ο SharePoint Server 2010 διαθέτει πολλές προκαθορισμένες ροές εργασιών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως έχουν ή να τις προσαρμόσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το SharePoint Designer για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ροές εργασιών που υποστηρίζουν τις μοναδικές επιχειρηματικές διεργασίες σας.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε φόρμες που βασίζονται σε πρόγραμμα περιήγησης και να συγκεντρώσετε δεδομένα από οργανισμούς που δεν χρησιμοποιούν Microsoft InfoPath 2010.
Τμήματα μιας τοποθεσίας SharePoint
Μια τοποθεσία είναι μια ομάδα σχετικών ιστοσελίδων όπου η εταιρεία σας μπορεί να εργάζεται σε έργα, να πραγματοποιεί συσκέψεις και να μοιράζεται πληροφορίες. Για παράδειγμα, η ομάδα σας μπορεί να έχει τη δική της τοποθεσία όπου αποθηκεύει χρονοδιαγράμματα, αρχεία και πληροφορίες διαδικασιών. Η τοποθεσία ομάδας σας μπορεί να είναι μέρος μιας μεγάλης τοποθεσίας εταιρική πύλης όπου τμήματα, όπως το ανθρώπινο δυναμικό, συντάξουν και δημοσιεύουν πληροφορίες και πόρους για την υπόλοιπη εταιρεία.
Όλες οι τοποθεσίες SharePoint έχουν κοινά στοιχεία που πρέπει να γνωρίζετε για να ξεκινήσετε: λίστες, βιβλιοθήκες, Τμήματα Web και προβολές.
Λίστες Μια λίστα είναι ένα στοιχείο τοποθεσίας Web όπου ο οργανισμός σας μπορεί να αποθηκεύει, να κάνει κοινή χρήση και να διαχειρίζεται πληροφορίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών για την παρακολούθηση αναθέσεων εργασιών ή την παρακολούθηση συμβάντων ομάδας σε ένα ημερολόγιο. Μπορείτε επίσης να διεξαγάγετε μια έρευνα ή να διοργανώσετε συζητήσεις σε έναν πίνακα συζητήσεων.
Βιβλιοθήκες Μια βιβλιοθήκη είναι ένας ειδικός τύπος λίστας που αποθηκεύει αρχεία καθώς και πληροφορίες σχετικά με αρχεία. Μπορείτε να ελέγξετε τον τρόπο προβολής, παρακολούθησης, διαχείρισης και δημιουργίας των αρχείων σε βιβλιοθήκες.
Θέα Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προβολές για να δείτε τα στοιχεία σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που είναι πιο σημαντικά για εσάς ή που ταιριάζουν καλύτερα σε ένα σκοπό. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προβολή όλων των στοιχείων μιας λίστας που εφαρμόζονται σε ένα συγκεκριμένο τμήμα ή να επισημάνετε συγκεκριμένα έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές προβολές μιας λίστας ή βιβλιοθήκης από τις οποίες οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα Τμήμα Web για να εμφανίσετε μια προβολή λίστας ή βιβλιοθήκης σε ξεχωριστή σελίδα της τοποθεσίας σας.
Τμήματα Web Ένα Τμήμα Web είναι μια αρθρωτή μονάδα πληροφοριών που σχηματίζει ένα βασικό μπλοκ δόμησης από τις περισσότερες σελίδες μιας τοποθεσίας. Εάν έχετε δικαίωμα επεξεργασίας σελίδων στην τοποθεσία σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Τμήματα Web για να προσαρμόσετε την τοποθεσία σας ώστε να εμφανίζει εικόνες και γραφήματα, τμήματα άλλων ιστοσελίδων, λίστες εγγράφων, προσαρμοσμένες προβολές επιχειρηματικών δεδομένων και πολλά άλλα.
Λεπτομέρειες τοποθεσίας που επηρεάζουν την εμπειρία σας
Οι λεπτομέρειες της εγκατάστασης και των παραμέτρων των SharePoint επηρεάζουν αυτό που βλέπετε και τις επιλογές που είναι διαθέσιμες για εσάς στην τοποθεσία σας.
Δικαιώματα Εάν σας έχει εκχωρηθεί το προεπιλεγμένο επίπεδο δικαιωμάτων Πλήρης έλεγχος, έχετε το πλήρες εύρος των επιλογών για τη διαχείριση της τοποθεσίας. Εάν σας έχει εκχωρηθεί το επίπεδο δικαιωμάτων Συνεργάτης ή Ανάγνωση, οι επιλογές και η πρόσβαση στο περιεχόμενο τοποθεσίας είναι πιο περιορισμένα. Πολλές από τις επιλογές που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο δεν είναι διαθέσιμες στους χρήστες με επίπεδο δικαιωμάτων αναγνώστη, το οποίο επιτρέπει στους χρήστες να διαβάζουν περιεχόμενο, αλλά όχι να κάνουν αλλαγές σε αυτό. Επειδή τα δικαιώματα έχουν σχεδιαστεί ώστε να είναι ευέλικτα και προσαρμόσιμα, η εταιρεία σας μπορεί να έχει τις δικές της μοναδικές ρυθμίσεις.
Προσαρμογή Η εταιρεία σας μπορεί να έχει προσαρμόσει τα δικαιώματα και την εμπορική προσαρμογή της τοποθεσίας σας ή ακόμη και να έχει προσαρμόσει την περιήγηση στην τοποθεσία και να έχει μετακινήσει στοιχεία ελέγχου, όπως το μενού Ενέργειες τοποθεσίας σε διαφορετική θέση στη σελίδα. Παρομοίως, ο οργανισμός σας ενδέχεται να έχει αποφασίσει να μην χρησιμοποιεί τη λειτουργικότητα της κορδέλας που παρουσιάστηκε στο SharePoint 2010.
Έκδοση του SharePoint Αυτό το άρθρο περιγράφει πώς να ξεκινήσετε με τον SharePoint Server 2010. Εάν χρησιμοποιείτε μια προηγούμενη έκδοση του SharePoint, ανατρέξτε στη Βοήθεια για τη συγκεκριμένη έκδοση.
Προσθήκη περιεχομένου σε μια τοποθεσία
Μπορείτε να προσθέσετε στοιχεία σε λίστες και αρχεία σε βιβλιοθήκες χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης Web. Τα κουμπιά που χρησιμοποιείτε για την εκτέλεση των πιο συνηθισμένων ενεργειών βρίσκονται στην κορδέλα, η οποία βρίσκεται κοντά στο επάνω μέρος της σελίδας στις περισσότερες σελίδες μιας τοποθεσίας.
Τα κουμπιά στην κορδέλα μπορεί να εμφανίζονται με γκρι χρώμα για οποιονδήποτε από τους παρακάτω λόγους:
-
Η ενέργεια δεν ισχύει ή εξαρτάται από κάποια άλλη ενέργεια. Για παράδειγμα, πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου για ένα έγγραφο για να αναλάβετε τον έλεγχο.
-
Δεν έχετε δικαίωμα ολοκλήρωσης της εργασίας.
-
Η δυνατότητα δεν είναι ενεργοποιημένη για την τοποθεσία. Για παράδειγμα, οι ροές εργασιών ενδέχεται να μην είναι ενεργοποιημένες στην τοποθεσία.
Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε αρχεία σε μια βιβλιοθήκη από ορισμένα προγράμματα-πελάτες που είναι συμβατά με τον SharePoint Server. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα Microsoft Word έγγραφο σε μια βιβλιοθήκη σε μια τοποθεσία SharePoint ενώ εργάζεστε στο Word.
Για να προσθέσετε ένα στοιχείο σε μια λίστα ή ένα αρχείο σε μια βιβλιοθήκη, πρέπει να έχετε δικαίωμα συμβολής στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία σας χρησιμοποιεί τα δικαιώματα και τα επίπεδα δικαιωμάτων, ρωτήστε τον κάτοχο ή το διαχειριστή της τοποθεσίας σας.
Όταν προσθέτετε το στοιχείο ή το αρχείο, τα άλλα άτομα που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης της λίστας μπορούν να προβάλουν το στοιχείο ή το αρχείο, εκτός εάν απαιτείται έγκριση. Εάν το στοιχείο ή το αρχείο απαιτεί έγκριση, τότε αποθηκεύεται σε κατάσταση εκκρεμότητας στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, έως ότου κάποιο άτομο με τα κατάλληλα δικαιώματα το εγκρίνει. Εάν προβάλετε ήδη τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όταν προστίθεται ένα στοιχείο ή αρχείο, ίσως χρειαστεί να ανανεώσετε το πρόγραμμα περιήγησης για να δείτε το νέο στοιχείο ή αρχείο.
Οι λίστες και οι βιβλιοθήκες μπορούν επίσης να εκμεταλλευτούν τις δυνατότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν η εισερχόμενη ή η εξερχόμενη αλληλογραφία είναι ενεργοποιημένη στην τοποθεσία σας. Ορισμένες λίστες, όπως ημερολόγια, ανακοινώσεις, ιστολόγια και πίνακες συζητήσεων, μπορούν να ρυθμιστούν έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να προσθέτουν περιεχόμενο σε αυτές μέσω της αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Άλλες λίστες, όπως οι εργασίες και οι λίστες παρακολούθησης θεμάτων, μπορούν να ρυθμιστούν για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άτομα, όταν τους εκχωρούνται στοιχεία.
Εκτός από την προσθήκη περιεχομένου σε υπάρχουσες λίστες και βιβλιοθήκες, ίσως έχετε δικαίωμα να δημιουργήσετε νέες λίστες και βιβλιοθήκες. Τα πρότυπα λίστας και βιβλιοθήκης σάς δίνουν μια αφετηρία. Ανάλογα με το επίπεδο δικαιωμάτων σας, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε και να προσαρμόσετε νέες σελίδες και τοποθεσίες.
Λίστες
Παρόλο που υπάρχουν διαφορετικοί τύποι λιστών, η διαδικασία για την προσθήκη στοιχείων σε αυτές είναι παρόμοια, ώστε να μην χρειάζεται να μάθετε πολλές νέες τεχνικές για να εργάζεστε με διαφορετικούς τύπους λιστών. Ένα στοιχείο λίστας περιέχει κείμενο σε μια σειρά στηλών, αλλά ορισμένες λίστες μπορεί να επιτρέπουν την προσθήκη συνημμένων στο στοιχείο.
Προσθήκη στοιχείου σε λίστα
-
Στη λίστα όπου θέλετε να προσθέσετε το στοιχείο, κάντε κλικ στην καρτέλα Στοιχεία στην κορδέλα. (Είναι η καρτέλα "Συμβάντα " για ένα ημερολόγιο.)
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Νέο στοιχείο (Νέο συμβάν για ένα ημερολόγιο).
Συμβουλή: Ένας άλλος γρήγορος τρόπος για να προσθέσετε ένα συμβάν σε ένα ημερολόγιο είναι να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού στην ημερομηνία στο ημερολόγιο και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.
-
Συμπληρώστε τα απαιτούμενα πεδία και τυχόν άλλα πεδία που θέλετε να ολοκληρώσετε.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Επεξεργασία ή διαγραφή ενός στοιχείου σε μια λίστα
-
Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σε ένα στοιχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου που εμφανίζεται δίπλα στο στοιχείο.
Συμβουλή: Μπορείτε να εκτελέσετε ενέργειες σε πολλά στοιχεία, επιλέγοντας πολλά πλαίσια ελέγχου.
-
Στην καρτέλα Στοιχεία της κορδέλας, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στοιχείου ή Διαγραφή στοιχείου, ανάλογα με την περίπτωση.
Σε πολλούς τύπους τοποθεσιών, ορισμένες λίστες δημιουργούνται για εσάς. Αυτές οι προεπιλεγμένες λίστες κυμαίνονται από έναν πίνακα συζητήσεων έως μια λίστα ημερολογίου. Εάν έχετε δικαιώματα, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε λίστες από διάφορους τύπους προτύπων λίστας, τα οποία παρέχουν δομή και ρυθμίσεις για να ξεκινήσετε αμέσως.
Δημιουργία λίστας
-
Για να δημιουργήσετε μια λίστα, κάντε κλικ στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας
Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε το μενού Ενέργειες τοποθεσίας ή εάν η επιλογή για δημιουργία δεν εμφανίζεται, ενδέχεται να μην έχετε δικαίωμα δημιουργίας λίστας.
-
Στη σελίδα Δημιουργία, κάντε κλικ στον τύπο λίστας που θέλετε να δημιουργήσετε. Για παράδειγμα, Συνδέσεις.
-
Πληκτρολογήστε ένα Όνομα για τη λίστα, συμπληρώστε οποιαδήποτε άλλα πεδία θέλετε να ολοκληρώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.
Βιβλιοθήκες
Η βιβλιοθήκη είναι μια θέση σε μια τοποθεσία όπου μπορείτε να δημιουργείτε, να συλλέγετε, να ενημερώνετε και να διαχειρίζεστε αρχεία με τα μέλη της ομάδας. Κάθε βιβλιοθήκη εμφανίζει μια λίστα με αρχεία και βασικές πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία, οι οποίες βοηθούν τα άτομα να χρησιμοποιήσουν τα αρχεία για να συνεργαστούν.
Μπορείτε να προσθέσετε ένα αρχείο σε μια βιβλιοθήκη με αποστολή από το πρόγραμμα περιήγησης Web. Αφού προσθέσετε το αρχείο στη βιβλιοθήκη, τα άλλα άτομα με τα κατάλληλα δικαιώματα μπορούν να δουν το αρχείο. Εάν προβάλλετε ήδη τη βιβλιοθήκη κατά την προσθήκη ενός αρχείου, ίσως χρειαστεί να ανανεώσετε το πρόγραμμα περιήγησης για να δείτε το νέο αρχείο.
Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα που είναι συμβατό με τον SharePoint Server, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο που βασίζεται σε ένα πρότυπο ενώ εργάζεστε στη βιβλιοθήκη. Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε ένα αρχείο στη βιβλιοθήκη από ένα άλλο πρόγραμμα, όπως SharePoint Χώρος εργασίας ή Microsoft Word.
Προσθήκη αρχείου σε βιβλιοθήκη
-
Στη βιβλιοθήκη όπου θέλετε να προσθέσετε το αρχείο, κάντε κλικ στην καρτέλα Έγγραφα στην κορδέλα.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή εγγράφου.
-
Μεταβείτε στο έγγραφο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Συμβουλή: Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα που είναι συμβατό με τον SharePoint Server 2010, όπως το Microsoft Word 2010, μπορείτε να κάνετε μεταφορά και απόθεση εγγράφων από Windows Εξερεύνηση στο παράθυρο διαλόγου Αποστολή εγγράφου.
Επεξεργασία ή διαγραφή αρχείου σε βιβλιοθήκη
-
Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σε ένα αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου που εμφανίζεται δίπλα στο αρχείο.
-
Στην καρτέλα Έγγραφα στην κορδέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία εγγράφου ή Διαγραφή εγγράφου, ανάλογα με την περίπτωση.
Μια προεπιλεγμένη βιβλιοθήκη, που ονομάζεται "Κοινόχρηστα έγγραφα", δημιουργείται για εσάς όταν δημιουργείτε πολλούς τύπους τοποθεσιών. Τα Κοινόχρηστα έγγραφα είναι μια βιβλιοθήκη εγγράφων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την αποθήκευση διάφορων τύπων αρχείων. Μπορείτε να δημιουργήσετε περισσότερες βιβλιοθήκες, όπως μια βιβλιοθήκη εικόνων για την αποθήκευση εικόνων, εάν έχετε δικαιώματα διαχείρισης λιστών.
Δημιουργία βιβλιοθήκης εγγράφων
-
Για να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας
Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε το μενού Ενέργειες τοποθεσίας ή εάν η επιλογή για δημιουργία δεν εμφανίζεται, ενδέχεται να μην έχετε δικαίωμα δημιουργίας μιας βιβλιοθήκης.
-
Πληκτρολογήστε ένα Όνομα για τη βιβλιοθήκη, συμπληρώστε οποιαδήποτε άλλα πεδία θέλετε να ολοκληρώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.
Για να δείτε τους άλλους τύπους βιβλιοθηκών που μπορείτε να δημιουργήσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες επιλογές δημιουργίας. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σε μια επιλογή βιβλιοθήκης για να δείτε μια περιγραφή της.
Δημιουργία άλλου τύπου βιβλιοθήκης
-
Για να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη, κάντε κλικ στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας
Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε το μενού Ενέργειες τοποθεσίας ή εάν η επιλογή για δημιουργία δεν εμφανίζεται, ενδέχεται να μην έχετε δικαίωμα δημιουργίας μιας βιβλιοθήκης.
-
Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σε μια επιλογή βιβλιοθήκης για να δείτε μια περιγραφή της.
-
Πληκτρολογήστε ένα Όνομα για τη βιβλιοθήκη, συμπληρώστε οποιαδήποτε άλλα πεδία θέλετε να ολοκληρώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.
Για να ορίσετε επιλογές όπως εάν η βιβλιοθήκη εμφανίζεται στη Γρήγορη εκκίνηση, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες επιλογές πριν να κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.
Διαγραφή βιβλιοθήκης
-
Κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης στη Γρήγορη εκκίνηση ή κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας
-
Κάντε ένα από τα εξής:
-
Για μια βιβλιοθήκη εικόνων, στο μενού Ρυθμίσεις
-
Για άλλες βιβλιοθήκες, στην περιοχή Εργαλεία βιβλιοθήκης, κάντε κλικ στην καρτέλα Βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, στην ομάδα Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Βιβλιοθήκη Ρυθμίσεις.
-
-
Στην περιοχή Δικαιώματα και διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή αυτού του τύπου βιβλιοθήκης <> βιβλιοθήκη.
-
Όταν σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή, κάντε κλικ στο κουμπί OK , εάν είστε βέβαιοι ότι θέλετε να διαγράψετε τη βιβλιοθήκη.
Τοποθεσίες και σελίδες
Μια τοποθεσία μπορεί να εξυπηρετεί ένα γενικό σκοπό, όπως η αποθήκευση χρονοδιαγραμμάτων, οδηγιών, αρχείων και άλλων πληροφοριών στις οποίες αναφέρεται συχνά η ομάδα σας. Ή μια τοποθεσία μπορεί να εξυπηρετεί έναν πιο συγκεκριμένο σκοπό, όπως η παρακολούθηση μιας σύσκεψης ή η φιλοξενία ενός ιστολογίου, όπου ένα μέλος της εταιρείας σας δημοσιεύει συχνά ειδήσεις και ιδέες.
Ο οργανισμός σας μπορεί να χρησιμοποιεί σελίδες, δευτερεύουσες τοποθεσίες και τοποθεσίες ανώτατου επιπέδου για να διαιρέσει το περιεχόμενο τοποθεσίας σε διακριτές τοποθεσίες με ξεχωριστή διαχείριση. Για παράδειγμα, κάθε τμήμα στην εταιρεία σας μπορεί να έχει τη δική του τοποθεσία ομάδας που αποτελεί μέρος μιας μεγαλύτερης τοποθεσίας πύλης.
Μπορείτε να προσθέσετε περιεχόμενο σε τοποθεσίες, προσθέτοντας λίστες και βιβλιοθήκες. Εάν έχετε δικαιώματα, μπορείτε επίσης να προσθέσετε σελίδες στην τοποθεσία σας. Μπορείτε να προσθέσετε σελίδες Τμημάτων Web, οι οποίες επιτρέπουν τη χρήση Τμήματα Web για γρήγορη προσθήκη δυναμικού περιεχομένου.
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε νέες τοποθεσίες, μπορείτε να επιλέξετε από διάφορους τύπους προτύπων τοποθεσίας για να ξεκινήσετε τη δημιουργία μιας νέας τοποθεσίας. Το εάν μπορείτε να δημιουργήσετε τοποθεσίες και δευτερεύουσες τοποθεσίες εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία σας έχει ρυθμίσει τις τοποθεσίες και τα δικαιώματά της για τη δημιουργία τους. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία σας διαχειρίζεται τα δικαιώματα για τοποθεσίες, ανατρέξτε στο θέμα Ο κάτοχος ή ο διαχειριστής της τοποθεσίας σας.
Δημιουργία τοποθεσίας
-
Για να δημιουργήσετε μια τοποθεσία, κάντε κλικ στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας
Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε το μενού Ενέργειες τοποθεσίας ή εάν η επιλογή για δημιουργία δεν εμφανίζεται, ενδέχεται να μην έχετε δικαίωμα δημιουργίας μιας τοποθεσίας.
-
Πληκτρολογήστε τίτλο και όνομα διεύθυνσης URL για την τοποθεσία.
-
Στην περιοχή Επιλογή προτύπου, επιλέξτε ένα πρότυπο τοποθεσίας.
-
Ορίστε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.
Δημιουργία σελίδας
Σημείωση: Τα βήματα για τη δημιουργία της σελίδας μου ποικίλλουν ανάλογα με τον τύπο της τοποθεσίας στην οποία βρίσκεστε, το εάν είναι ενεργοποιημενές οι δυνατότητες δημοσίευσης και το εάν απαιτείται έγκριση για τη δημοσίευση σελίδων.
-
Για να δημιουργήσετε μια σελίδα, κάντε κλικ στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας
Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε το μενού Ενέργειες τοποθεσίας ή εάν η επιλογή για δημιουργία δεν εμφανίζεται, ενδέχεται να μην έχετε το δικαίωμα να δημιουργήσετε μια σελίδα.
-
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη σελίδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή δημιουργία.
-
Στη νέα σελίδα που δημιουργήσατε, κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:
-
Για να προσθέσετε κείμενο, πληκτρολογήστε ή αντιγράψτε κείμενο στο πλαίσιο κειμένου.
-
Για να μορφοποιήσετε το κείμενό σας, κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφοποίηση κειμένου στην κορδέλα και επιλέξτε ένα κουμπί.
-
Για να εισαγάγετε ένα Τμήμα Web ή μια υπάρχουσα λίστα, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή , κάντε κλικ στο κατάλληλο κουμπί, επιλέξτε το Τμήμα Web ή τη λίστα που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
-
Για να εισαγάγετε μια νέα λίστα, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή, πληκτρολογήστε έναν τίτλο για τη λίστα σας, κάντε κλικ σε έναν τύπο λίστας για να τον επιλέξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
-
-
Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία της σελίδας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στην κορδέλα.
Επεξεργασία σελίδας
-
Για να επεξεργαστείτε μια σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία στην κορδέλα.
Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε το κουμπί Επεξεργασία , ενδέχεται να μην έχετε δικαίωμα επεξεργασίας μιας σελίδας.
-
Κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:
-
Για να προσθέσετε κείμενο, πληκτρολογήστε ή αντιγράψτε κείμενο στο πλαίσιο κειμένου.
-
Για να μορφοποιήσετε το κείμενό σας, κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφοποίηση κειμένου στην κορδέλα και επιλέξτε ένα κουμπί.
-
Για να εισαγάγετε ένα Τμήμα Web ή μια υπάρχουσα λίστα, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή , κάντε κλικ στο κατάλληλο κουμπί, επιλέξτε το Τμήμα Web ή τη λίστα που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
-
Για να εισαγάγετε μια νέα λίστα, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή, πληκτρολογήστε έναν τίτλο για τη λίστα σας, κάντε κλικ σε έναν τύπο λίστας για να τον επιλέξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
-
-
Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία της σελίδας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στην κορδέλα.
Διαχείριση και εργασία με περιεχόμενο τοποθεσίας
Για να βοηθήσετε την ομάδα σας να γίνει πιο παραγωγική, υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να διαχειριστείτε και να επεκτείνετε το περιεχόμενο σε λίστες, βιβλιοθήκες και τοποθεσίες. Ορισμένες δυνατότητες βοηθούν την ομάδα σας να βρίσκει και να εργάζεται πιο αποτελεσματικά με πληροφορίες. Άλλες δυνατότητες σας βοηθούν να διαχειρίζεστε την πρόσβαση στις πληροφορίες.
Περιήγηση στο περιεχόμενο
Τα στοιχεία περιήγησης βοηθούν τους χρήστες να περιηγηθούν στο περιεχόμενο που χρειάζονται. Δύο στοιχεία περιήγησης που μπορείτε να προσαρμόσετε είναι η επάνω γραμμή συνδέσεων και η Γρήγορη εκκίνηση.
Χρησιμοποιώντας τις σελίδες ρυθμίσεων για κάθε λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορείτε να επιλέξετε ποιες λίστες και βιβλιοθήκες θα εμφανίζονται στη Γρήγορη εκκίνηση. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τη σειρά των συνδέσεων, να προσθέσετε ή να διαγράψετε συνδέσεις και να προσθέσετε ή να διαγράψετε τις ενότητες στις οποίες είναι οργανωμένες οι συνδέσεις. Για παράδειγμα, εάν έχετε πάρα πολλές λίστες στην ενότητα Λίστα , μπορείτε να προσθέσετε μια νέα ενότητα για τις Λίστες εργασιών , όπου μπορείτε να συμπεριλάβετε συνδέσεις στις λίστες εργασιών σας. Μπορείτε να κάνετε όλες αυτές τις αλλαγές στη Γρήγορη εκκίνηση μέσα από ένα πρόγραμμα περιήγησης που είναι συμβατό με τον SharePoint Server 2010. Μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε συνδέσεις σε σελίδες εκτός της τοποθεσίας.
Η επάνω γραμμή συνδέσεων παρέχει στους χρήστες της τοποθεσίας σας τη δυνατότητα να μεταβαίνουν σε άλλες τοποθεσίες της συλλογής τοποθεσιών, εμφανίζοντας μια σειρά από καρτέλες στο επάνω μέρος κάθε σελίδας της τοποθεσίας. Όταν δημιουργείτε μια νέα τοποθεσία, μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να συμπεριλάβετε την τοποθεσία στην επάνω γραμμή συνδέσεων της γονικής τοποθεσίας και αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την επάνω γραμμή συνδέσεων από τη γονική τοποθεσία.
Εάν η τοποθεσία σας χρησιμοποιεί μια μοναδική επάνω γραμμή συνδέσεων, μπορείτε να προσαρμόσετε τις συνδέσεις που εμφανίζονται στην επάνω γραμμή συνδέσεων για την τοποθεσία. Οι τοποθεσίες που δημιουργούνται μέσα στη γονική τοποθεσία μπορούν επίσης να εμφανίζονται στην επάνω γραμμή συνδέσεων, υπό την προϋπόθεση ότι οι τοποθεσίες έχουν ρυθμιστεί ώστε να μεταβιβάζονται η επάνω γραμμή συνδέσεων της γονικής τοποθεσίας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε συνδέσεις σε άλλες τοποθεσίες εκτός της συλλογής τοποθεσιών σας.
Διαχείριση πρόσβασης σε περιεχόμενο
Ένας κάτοχος τοποθεσίας ή διαχειριστής μπορεί να εκχωρήσει επίπεδα δικαιωμάτων στους χρήστες και στις ομάδες SharePoint, οι οποίες περιέχουν χρήστες. Τα δικαιώματα μπορούν να εφαρμοστούν σε μια τοποθεσία, τις λίστες και τις βιβλιοθήκες σε μια τοποθεσία και τα στοιχεία στις λίστες και βιβλιοθήκες.
Μπορείτε να εκχωρήσετε διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων για διαφορετικά αντικείμενα, όπως μια συγκεκριμένη τοποθεσία, λίστα, βιβλιοθήκη, φάκελο μέσα σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, στοιχείο λίστας ή έγγραφο.
Διαχείριση λιστών και βιβλιοθηκών
Ο τρόπος με τον οποίο οργανώνετε τις λίστες και τις βιβλιοθήκες σας εξαρτάται από τις ανάγκες της ομάδας σας και από τον τρόπο με τον οποίο προτιμάτε να αποθηκεύετε και να αναζητάτε τις πληροφορίες σας. Ο σχεδιασμός μπορεί να σας βοηθήσει να ρυθμίσετε τη δομή που εξυπηρετεί καλύτερα την εταιρεία σας.
Οι πληροφορίες σε λίστες και βιβλιοθήκες αποθηκεύονται σε στήλες, όπως "Τίτλος", "Επώνυμο" ή "Εταιρεία". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στήλες για να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε στοιχεία όπως θα κάνατε σε ένα υπολογιστικό φύλλο, κάνοντας κλικ στις επικεφαλίδες στηλών σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε προβολές για να δείτε τα στοιχεία σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που είναι πιο σημαντικά για εσάς.
Αλλαγή της προβολής μιας λίστας ή βιβλιοθήκης
-
Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου θέλετε να αλλάξετε την προβολή, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη στην κορδέλα.
-
Στην ομάδα Διαχείριση προβολών , στην περιοχή Τρέχουσα προβολή, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στη λίστα προβολών και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια προβολή.
Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με στοιχεία λίστας ή αρχεία σε μια βιβλιοθήκη, μπορείτε να προσθέσετε στήλες για να σας βοηθήσουν να ταξινομήσετε, να ομαδοποιήσετε και να δημιουργήσετε πολλές προβολές της λίστας σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ταξινομήσετε μια λίστα κατά ημερομηνία παράδοσης ή να ομαδοποιήσετε τα στοιχεία κατά όνομα τμήματος.
Έχετε αρκετές επιλογές για τον τύπο της στήλης που δημιουργείτε, όπως μία γραμμή κειμένου, μια αναπτυσσόμενη λίστα επιλογών, έναν αριθμό που υπολογίζεται από άλλες στήλες ή ακόμη και το όνομα και την εικόνα ενός ατόμου στην τοποθεσία σας.
Δημιουργία στήλης
-
Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου θέλετε να προσθέσετε το αρχείο, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη στην κορδέλα.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία στήλης.
-
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη στήλη και επιλέξτε έναν τύπο στήλης.
-
Επιλέξτε τυχόν πρόσθετες ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις στήλες σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη για να δημιουργήσετε προβολές για να βοηθήσετε συγκεκριμένα τμήματα να βρουν τις πληροφορίες που τους ενδιαφέρουν περισσότερο, όπως εργασίες με την υψηλότερη προτεραιότητα ή όλα τα στοιχεία που έχουν εκχωρηθεί σε κάθε άτομο. Για πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και την τροποποίηση προβολών, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής.
Ορισμένες δυνατότητες λιστών μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να δημιουργεί και να διαχειρίζεται αποτελεσματικά στοιχεία σε πολλές λίστες ή βιβλιοθήκες. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια στήλη που παρέχει πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία της λίστας και, στη συνέχεια, να τις θέσετε σε κοινή χρήση σε άλλες λίστες. Εναλλακτικά, εάν θέλετε να κάνετε ένα αρχείο διαθέσιμο σε πολλές βιβλιοθήκες, μπορείτε εύκολα να το αντιγράψετε σε άλλες βιβλιοθήκες στην τοποθεσία σας. Εάν το αρχείο έχει αλλάξει, μπορεί να σας ζητηθούν ενημερώσεις.
Χρήση δυνατοτήτων προσβασιμότητας
Οι τοποθεσίες έχουν σχεδιαστεί ώστε οι λίστες, οι βιβλιοθήκες και άλλες δυνατότητες να είναι πλήρως προσβάσιμες με πατήματα πλήκτρων. Η λειτουργία μεγαλύτερης πρόσβασης επιτρέπει στους χρήστες προσβάσιμων τεχνολογιών να αλληλεπιδρούν πιο εύκολα με μενού και διάφορα στοιχεία ελέγχου. Οι συνδέσεις μετάβασης στο κύριο περιεχόμενο επιτρέπουν στους χρήστες πληκτρολογίου να παραλείπουν τις επαναλαμβανόμενες συνδέσεις περιήγησης προς το πιο χαρακτηριστικό περιεχόμενο σε μια σελίδα.
Η σήμανση των επικεφαλίδων έχει σχεδιαστεί για τον καλύτερο ορισμό της δομής και τη βελτίωση της περιήγησης για τα άτομα που χρησιμοποιούν προγράμματα ανάγνωσης οθόνης. Οι εικόνες που αποστέλλονται στην τοποθεσία επιτρέπουν τον ορισμό προσαρμοσμένου εναλλακτικού κειμένου. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιστοιχίσετε προσαρμοσμένο εναλλακτικό κείμενο στην εικόνα που εμφανίζεται στην αρχική σελίδα στο Τμήμα Web εικόνας τοποθεσίας ή σε μια εικόνα που προσθέτετε σε μια βιβλιοθήκη εικόνων. Για την προβολή τοποθεσιών, οι επιλογές υψηλής αντίθεσης στο Windows λειτουργούν καλά για χρήστες με προβλήματα όρασης.
Παρακολούθηση εκδόσεων
Η λίστα ή η βιβλιοθήκη σας μπορεί να έχουν ρυθμιστεί ώστε να παρακολουθούνται οι εκδόσεις, ώστε να μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση, εάν κάνετε κάποιο λάθος και να προβάλετε το ιστορικό εκδόσεων των αλλαγών. Κατά την παρακολούθηση των εκδόσεων, αποθηκεύονται οι αναθεωρήσεις στα στοιχεία ή τα αρχεία και οι ιδιότητές τους. Αυτό σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε καλύτερα το περιεχόμενο κατά την αναθεώρηση ή ακόμη και να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση, εάν κάνετε κάποιο λάθος στην τρέχουσα έκδοση. Η διαχείριση εκδόσεων είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν πολλά άτομα εργάζονται μαζί σε έργα ή όταν υπάρχουν πληροφορίες σε διάφορα στάδια ανάπτυξης και αναθεώρησης.
1. Επισημαίνεται η τρέχουσα δημοσιευμένη κύρια έκδοση και ο αριθμός έκδοσης είναι ακέραιος αριθμός.
2. Δημιουργείται μια έκδοση όταν αλλάζουν οι ιδιότητες ή τα μετα-δεδομένα.
3. Η πρώτη έκδοση ενός αρχείου είναι πάντα ο δευτερεύων αριθμός έκδοσης 0.1.
Η Διαχείριση εκδόσεων είναι διαθέσιμη για στοιχεία λίστας σε όλους τους προεπιλεγμένους τύπους λίστας, όπως ημερολόγια, λίστες παρακολούθησης θεμάτων και προσαρμοσμένες λίστες, καθώς και για όλους τους τύπους αρχείων που μπορούν να αποθηκευτούν σε βιβλιοθήκες, συμπεριλαμβανομένων των σελίδων Τμημάτων Web.
Σύνταξη εγγράφων από κοινού
Δύο ή περισσότεροι χρήστες μπορούν να επεξεργαστούν ένα έγγραφο του Word ή PowerPoint παρουσίαση ταυτόχρονα. Αυτή η νέα δυνατότητα σάς επιτρέπει να διαβάζετε και να γράφετε τμήματα ενός αρχείου που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint. Για παράδειγμα, μπορείτε να εργαστείτε σε μία παράγραφο σε ένα έγγραφο του Word ενώ ένας συνάδελφος εργάζεται σε μια άλλη παράγραφο στο ίδιο έγγραφο και την ίδια στιγμή.
Παραμείνετε ενημερωμένοι σχετικά με τις αλλαγές
Η τροφοδοσία RSS παρέχει ένα βολικό τρόπο για τη διανομή και λήψη πληροφοριών σε τυποποιημένη μορφή, καθώς και ενημερώσεις σε λίστες και βιβλιοθήκες. Μια τυποποιημένη μορφή αρχείου XML επιτρέπει την προβολή των πληροφοριών από πολλά διαφορετικά προγράμματα. Μπορείτε επίσης να εγγραφείτε σε λίστες και βιβλιοθήκες, ορίζοντας ειδοποιήσεις, ώστε να γνωρίζετε πότε έχει αλλάξει το περιεχόμενο.
Μια ομάδα μπορεί να χρησιμοποιεί τις τροφοδοσίες της ως έναν τρόπο προσαρμογής του περιεχομένου της για τα μέλη της ομάδας που εγγράφονται στις τροφοδοσίες τους και για να παρέχουν συνδέσεις πίσω στις τοποθεσίες Web τους. Οι τροφοδοσίες RSS είναι ένας εύκολος τρόπος για να παρακολουθείτε την πρόοδο της ομάδας και τις ενημερώσεις έργων. Αντί να περιηγείστε σε πολλές τοποθεσίες Web ομάδας, λαμβάνετε αυτόματα τα τελευταία νέα ή ενημερώσεις από αυτές τις τοποθεσίες.
Διαχείριση ροής εργασιών
Οι ροές εργασιών βοηθούν τους χρήστες να συνεργάζονται σε έγγραφα και να διαχειρίζονται εργασίες έργων, εφαρμόζοντας συγκεκριμένες επιχειρηματικές διαδικασίες σε έγγραφα και στοιχεία μιας τοποθεσίας. Οι ροές εργασιών βοηθούν τις εταιρείες στην τήρηση συνεπών επιχειρηματικών διαδικασιών. Οι ροές εργασιών μπορούν επίσης να βελτιώσουν την απόδοση και την παραγωγικότητα της εταιρείας με τη διαχείριση των εργασιών και των βημάτων που απαιτούνται σε συγκεκριμένες επιχειρηματικές διαδικασίες. Αυτό επιτρέπει στο άτομο που εκτελεί αυτές τις εργασίες να συγκεντρώνεται στην εκτέλεση της εργασίας και όχι στη διαχείριση της ροής εργασιών.
Με τις ροές εργασιών μπορεί να οργανωθεί το κόστος και ο χρόνος που απαιτούνται για το συντονισμό συνηθισμένων εταιρικών διαδικασιών, όπως είναι η έγκριση έργου ή η αναθεώρηση εγγράφου, με διαχείριση και παρακολούθηση των ανθρώπινων εργασιών που συμπεριλαμβάνονται σε αυτές τις διαδικασίες. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιήσει μια προκαθορισμένη ροή εργασιών "Έγκριση" ή να δημιουργήσει και να αναπτύξει μια προσαρμοσμένη ροή εργασιών για τη διαχείριση μιας άλλης επιχειρηματικής διαδικασίας.
Εργασία με τύπους περιεχομένου
Η λίστα ή η βιβλιοθήκη σας μπορεί να υποστηρίζει πολλούς τύπους περιεχομένου. Οι τύποι περιεχομένου επιτρέπουν στις εταιρείες να οργανώνουν, να διαχειρίζονται και να χειρίζονται πιο αποτελεσματικά μεγάλες ποσότητες περιεχομένου. Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη σας έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει πολλούς τύπους περιεχομένου, μπορείτε να προσθέσετε τύπους περιεχομένου από μια λίστα των διαθέσιμων επιλογών που χρησιμοποιεί συχνά η εταιρεία σας, όπως Παρουσιάσεις μάρκετινγκ ή Συμβάσεις.
Αφού προσθέσετε έναν τύπο περιεχομένου σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, έχετε τη δυνατότητα αυτή η λίστα ή η βιβλιοθήκη να περιέχει στοιχεία αυτού του τύπου. Οι χρήστες μπορούν, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσουν το κουμπί Δημιουργία στοιχείου σε αυτήν τη λίστα ή βιβλιοθήκη για να δημιουργήσουν νέα στοιχεία αυτού του τύπου.
Ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα των τύπων περιεχομένου για λίστες και βιβλιοθήκες είναι ότι παρέχουν τη δυνατότητα σε μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη να περιέχει πολλούς τύπους στοιχείων ή τύπους εγγράφων, καθένας από τους οποίους μπορεί να έχει μοναδικά μετα-δεδομένα, πολιτικές ή συμπεριφορές. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία με τύπους περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στους τύπους περιεχομένου και τη δημοσίευση τύπου περιεχομένου.
