Γρήγορα αποτελέσματα με τη δημιουργία, τη διαχείριση και την κοινή χρήση αρχείων στο OneDrive και το SharePoint

Παρακολούθηση: Πότε να χρησιμοποιήσετε το OneDrive έναντι του SharePoint

Το OneDrive είναι μια πλατφόρμα αποθήκευσης στο cloud όπου μπορείτε να αποθηκεύετε τα μεμονωμένα ή προσωπικά αρχεία σας. Το OneDrive είναι πλήρως ενοποιημένο με εφαρμογές όπως το Word, το Excel και το PowerPoint, γεγονός που το καθιστά ένα βολικό σημείο για να αποθηκεύετε και να έχετε πρόσβαση στα ευαίσθητα έγγραφά σας με ασφάλεια.

Χρησιμοποιήστε το OneDrive όταν θέλετε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο που είναι μόνο δικό σας, για παράδειγμα, όταν εργάζεστε σε πολύ ευαίσθητες ή ιδιωτικές πληροφορίες.

Για να ξεκινήσετε με το OneDrive, εισέλθετε στον λογαριασμό Microsoft ή εγγραφείτε σε έναν, κάντε λήψη και εγκατάσταση της εφαρμογής υπολογιστή OneDrive και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες για να εισέλθετε και επιλέξτε τους φακέλους που θέλετε να συγχρονίσετε με το cloud. 

• Για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο στο OneDrive, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία και επιλέξτε τον τύπο αρχείου που θέλετε να δημιουργήσετε, όπως ένα έγγραφο Word ή ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel.

• Για να διαχειριστείτε αρχεία στο OneDrive, κάντε δεξί κλικ σε ένα αρχείο και επιλέξτε Μετονομασία για να του δώσετε ένα πιο περιγραφικό όνομα ή σύρετε και αποθέστε αρχεία σε διαφορετικούς φακέλους για καλύτερη οργάνωση.

• Για να κάνετε κοινή χρήση αρχείων με το OneDrive - κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση και πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων με τα οποία θέλετε να κάνετε κοινή χρήση του αρχείου. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης αρχείων στο OneDrive.

Το SharePoint είναι ένα εργαλείο συνεργασίας που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση και την κοινή χρήση αρχείων και πληροφοριών σε ολόκληρο τον οργανισμό. Το SharePoint επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να συνεργάζονται σε μία κεντρική θέση.

Χρησιμοποιήστε το SharePoint όταν θέλετε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο το οποίο θα συντάξετε και θα διαχειριστείτε από μια ομάδα ατόμων ή όταν πρέπει να τεθεί σε κοινή χρήση ευρέως. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε το ως μια κεντρική θέση για τα μέλη της ομάδας για να προβάλλουν τις λωρίδες χρόνου, τις εργασίες και τα ορόσημα του έργου. Αυτό επιτρέπει στις ομάδες να παρακολουθούν την πρόοδο, να παραμένουν εντός χρονοδιαγράμματος και να συνεργάζονται πιο αποτελεσματικά.

• Για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο στο SharePoint, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων όπου θέλετε να δημιουργήσετε το αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία .

• Για να διαχειριστείτε αρχεία, κάντε ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου για να κάνετε αλλαγές σε αυτό και, στη συνέχεια, μεταβιβάστε ξανά τον έλεγχο του αρχείου όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία.

• Για να κάνετε κοινή χρήση αρχείων, κάντε κλικ στο αρχείο και επιλέξτε Κοινή χρήση. Μπορείτε επίσης να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο ανοίγοντας το αρχείο στην κατάλληλη εφαρμογή, όπως το Word ή το Excel και ενεργοποιώντας τη σύνταξη από κοινού. Για να προβάλετε προηγούμενες εκδόσεις ενός αρχείου, κάντε κλικ στο αρχείο και επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης αρχείων στο SharePoint.

Ρύθμιση της πρόσβασης σε εσωτερικά, προμηθευτές, εργολάβους και εξωτερικά μέρη  

Για να εξασφαλίσετε ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα αρχεία και δεδομένα στο OneDrive και το SharePoint:

• Καθορίστε πολιτικές πρόσβασης για διαφορετικούς τύπους χρηστών, όπως εσωτερικούς, προμηθευτές, εργολάβους και εξωτερικούς συνεργάτες. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική πρόσβασης που επιτρέπει σε μόνο ορισμένους υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες, όπως οικονομικά δεδομένα ή πληροφορίες πελατών. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τον τύπο των δεδομένων στα οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση, τον τρόπο πρόσβασης σε αυτά και για πόσο χρονικό διάστημα. Αυτό εξασφαλίζει ότι μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα αρχεία και δεδομένα.

• Χρησιμοποιήστε δικαιώματα και ρόλους για να ελέγξετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένα αρχεία ή φακέλους. Για παράδειγμα, εκχωρήστε πρόσβαση μόνο για ανάγνωση σε ένα μέλος της ομάδας που πρέπει να προβάλει αρχεία αλλά όχι να κάνει αλλαγές, όπως σε κάποιον που δεν συμμετέχει άμεσα στο έργο, αλλά χρειάζεται να παραμείνει ενημερωμένος. Ορίζοντας αυτά τα δικαιώματα και τους ρόλους, μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες και ότι μπορούν μόνο να προβάλουν και να επεξεργαστούν αρχεία στα οποία τους έχει παραχωρηθεί πρόσβαση.

• Χρησιμοποιήστε τον έλεγχο ταυτότητας πολλών παραγόντων για να εξασφαλίσετε ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την απαίτηση από τους χρήστες να παρέχουν έναν κωδικό πρόσβασης και έναν κωδικό που αποστέλλεται στην κινητή συσκευή ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους.

• Παρακολουθήστε την πρόσβαση και τη χρήση του περιβάλλοντος του OneDrive και του SharePoint για τον εντοπισμό και την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης ή χρήσης. Για παράδειγμα, ελέγχοντας τα αρχεία καταγραφής δραστηριότητας χρηστών, μπορείτε να προσδιορίσετε τυχόν ασυνήθιστη δραστηριότητα, όπως προσπάθειες μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, και να λάβετε μέτρα για να αποτρέψετε παραβιάσεις δεδομένων.

• Εφαρμόστε κρυπτογράφηση για ευαίσθητα δεδομένα για να εξασφαλίσετε ότι ακόμα και αν κάποιος αποκτήσει μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στα δεδομένα, δεν μπορεί να τα διαβάσει χωρίς το κλειδί αποκρυπτογράφησης. Αυτό μπορεί να συμβάλει στην αποτροπή παραβιάσεων δεδομένων, στην προστασία των δεδομένων των πελατών και στη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς προστασίας προσωπικών δεδομένων.

• Ορίστε ημερομηνίες λήξης για κοινόχρηστες συνδέσεις για να βεβαιωθείτε ότι η πρόσβαση ανακαλείται αυτόματα μετά από μια συγκεκριμένη περίοδο. Για παράδειγμα, εάν κάνετε κοινή χρήση μιας σύμβασης με έναν προμηθευτή ή εργολάβο και θέλετε να διασφαλίσετε ότι ο προμηθευτής ή ο εργολάβος έχει πρόσβαση στο έγγραφο μόνο για περιορισμένο χρονικό διάστημα, μπορείτε να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης και η πρόσβαση στο έγγραφο θα ανακληθεί αυτόματα μετά την καθορισμένη περίοδο. Αυτό μειώνει τον κίνδυνο πρόσβασης στο έγγραφο από μη εξουσιοδοτημένα μέρη.

Εφαρμόζοντας αυτά τα μέτρα, μπορείτε να ρυθμίσετε την πρόσβαση σε εσωτερικά, προμηθευτές, εργολάβους και εξωτερικά μέρη στο OneDrive και το SharePoint και να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ασφαλή. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο προστασίας των δεδομένων σας.

Μείωση των ευπαθειών του OneDrive και του SharePoint  

Παρόλο που το OneDrive και το SharePoint προσφέρουν πολλές δυνατότητες ασφαλείας για προστασία από παραβιάσεις δεδομένων, εξακολουθούν να υπάρχουν αρκετές βασικές ευπάθειες που μπορούν να επηρεάσουν την ασφάλεια αυτών των οντοτήτων:

• Οι επιθέσεις ηλεκτρονικού "ψαρέματος" μπορούν να εξαπατήσουν τους χρήστες ώστε να δώσουν τα διαπιστευτήρια σύνδεσής τους, τα οποία, στη συνέχεια, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για πρόσβαση στο OneDrive ή το SharePoint.

• Οι αδύναμοι κωδικοί πρόσβασης μπορούν επίσης να μαντέψουν ή να σπάσουν εύκολα, με αποτέλεσμα μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

• Το λογισμικό κακόβουλης λειτουργίας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την κλοπή διαπιστευτηρίων σύνδεσης, την καταγραφή ευαίσθητων δεδομένων ή την ανάληψη ελέγχου της συσκευής ενός χρήστη, το οποίο μπορεί να θέσει σε κίνδυνο το OneDrive ή το SharePoint.

• Οι απειλές του προγράμματος Insider, όπως οι υπάλληλοι που κοινοποιούν σκόπιμα ή κατά λάθος ευαίσθητα δεδομένα σε μη εξουσιοδοτημένα μέρη, μπορεί επίσης να θέσουν σε κίνδυνο το OneDrive ή το SharePoint. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης του κινδύνου για μέλη του προγράμματος Insider.

Για να μετριάσετε αυτές τις ευπάθειες, είναι σημαντικό να εφαρμόζετε βέλτιστες πρακτικές ασφαλείας, να εκπαιδεύετε τους χρήστες και να ελέγχετε τακτικά και να ελέγχετε τα δικαιώματα χρήστη. Είναι επίσης σημαντικό να έχετε ένα ολοκληρωμένο σχέδιο απόκρισης σε περιστατικά για να ανταποκριθείτε γρήγορα σε τυχόν περιστατικά ασφαλείας που ενδέχεται να προκύψουν.