Εάν θέλετε να στείλετε μια μαζική αλληλογραφία σε μια λίστα διευθύνσεων που διατηρείτε σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας του Microsoft Word. Η διεργασία συγχώνευσης αλληλογραφίας δημιουργεί ένα φύλλο ετικετών αλληλογραφίας που μπορείτε να εκτυπώσετε και κάθε ετικέτα του φύλλου περιέχει μια διεύθυνση από τη λίστα.
Για να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε τις ετικέτες αλληλογραφίας, πρέπει πρώτα να προετοιμάσετε τα δεδομένα φύλλου εργασίας στο Excel και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε το Word για τη ρύθμιση παραμέτρων, την οργάνωση, την αναθεώρηση και την εκτύπωση των ετικετών αλληλογραφίας.
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να προετοιμάσετε τα δεδομένα σας για συγχώνευση αλληλογραφίας. Βεβαιωθείτε ότι:
-
Τα ονόματα στηλών στο υπολογιστικό φύλλο σας ταιριάζουν με τα ονόματα πεδίων που θέλετε να εισαγάγετε στις ετικέτες σας.
-
Όλα τα δεδομένα που πρέπει να συγχωνευτούν βρίσκονται στο πρώτο φύλλο του υπολογιστικού φύλλου.
-
Τα δεδομένα ταχυδρομικού κώδικα έχουν μορφοποιηθεί σωστά στο υπολογιστικό φύλλο, έτσι ώστε το Word να μπορεί να διαβάσει σωστά τις τιμές.
-
Το υπολογιστικό φύλλο του Excel που θα χρησιμοποιηθεί στη συγχώνευση αλληλογραφίας αποθηκεύεται στον τοπικό υπολογιστή σας.
-
Οι αλλαγές ή οι προσθήκες στο υπολογιστικό φύλλο σας ολοκληρώνονται προτού συνδεθούν στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word.
Σημείωση: Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες από το υπολογιστικό φύλλο του Excel εισάγοντας πληροφορίες από μια τιμή διαχωρισμένη με κόμματα (.csv) ή ένα αρχείο κειμένου (.txt) και να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό εισαγωγής κειμένου για να δημιουργήσετε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προετοιμασία της προέλευσης δεδομένων του Excel για συγχώνευση αλληλογραφίας του Word.
Όταν το υπολογιστικό φύλλο είναι έτοιμο, αποθηκεύστε το στον υπολογιστή σας. Στη συνέχεια, ανοίξτε το Word και ακολουθήστε τα βήματα για να εκτυπώσετε ετικέτες για τη λίστα αλληλογραφίας σας
