Δημιουργία χώρου συνεργασίας έργου στο SharePoint

το SharePoint δίνει τη δυνατότητα στους οργανισμούς να βρίσκουν λύσεις για συνηθισμένα επαγγελματικά προβλήματα, χρησιμοποιώντας έτοιμα τμήματα Web και εφαρμογές. Τα μοναδικά επιχειρηματικά σενάρια θα προσδιορίσουν τον τύπο της τοποθεσίας και τα τμήματα Web που θα χρησιμοποιηθούν.

Διαβάστε το παρακάτω παράδειγμα για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαδικασία δημιουργίας τοποθεσίας. Χρησιμοποιήστε τα κείμενα για να δείτε πώς διαφορετικοί τύποι ρόλων και τμημάτων μιας εταιρείας μπορούν να συνεργάζονται για να ικανοποιούν τις ανάγκες των χρηστών και των επιχειρηματικών στόχων τους. Κατανοήστε τα στάδια δημιουργίας της τοποθεσίας - σχεδιασμός, δημιουργία και διαχείριση - και τους τύπους των εργασιών σε κάθε στάδιο. Στη συνέχεια, ξεκινήστε να δημιουργείτε την τοποθεσία SharePoint σας.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε και να προσαρμόσετε το πρότυπο τοποθεσίας διαχείρισης Project για να ξεκινήσετε γρήγορα.

Πιο ενδιαφέρουσες πόροι:

Δείτε τι μπορείτε να κάνετε με το βιβλίο αναζήτησης SharePoint
Λήψη οδηγιών δημιουργίας τοποθεσίας βήμα προς βήμα με αναλυτικές οδηγίες
Διαβάστε περισσότερα SharePoint ιστορίες δημιουργίας τοποθεσίας

Σενάριο: Μια ομάδα προϊόντων πρέπει να δημιουργήσει έναν κοινόχρηστο και ασφαλή χώρο για την αποθήκευση εγγράφων, την κοινή χρήση ενημερώσεων κατάστασης και την επικοινωνία

Η Megan είναι ένας διαχειριστής έργου που είναι υπεύθυνος για την καθοδήγηση μιας ομάδας που εργάζεται για την κυκλοφορία ενός νέου προϊόντος τους επόμενους 6 μήνες. Γνωρίζει ότι χρειάζεται ένα μέρος για την αποθήκευση εγγράφων της ομάδας, τη συνεργασία σε περιεχόμενο, την κοινή χρήση ενημερώσεων για τα νέα του έργου και την επικοινωνία με την ομάδα. Προς το παρόν, η ομάδα της Megan χρησιμοποιεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως την κύρια μορφή επικοινωνίας και ορισμένα έγγραφα του έργου αποθηκεύονται σε έναν κοινόχρηστο χώρο, αλλά δεν είναι δυνατή η ασφαλής πρόσβαση εκτός γραφείου ή σε μια κινητή συσκευή.

Νέα τοποθεσία ομάδας:

Εικόνα τοποθεσίας ομάδας με χρονοδιακόπτη μέτρησης, άρθρο ειδήσεων και Planner

Στόχοι σεναρίου:

Δημιουργία μιας ενιαίας θέσης για τα νέα του έργου, τη συνεργασία ομάδων και την επικοινωνία για το έργο
Παροχή πιο αποτελεσματικών τρόπων επικοινωνίας με χρήση συνομιλίας σε πραγματικό χρόνο και διασκέψεων με βίντεο
Ενοποίηση πόρων ομάδας, όπως ημερολόγιο ομάδας, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, OneNoteκαι εργαλείο διαχείρισης εργασιών
Αποθηκεύστε με ασφάλεια αρχεία και φακέλους σε ένα σημείο στο οποίο μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση από απόσταση από μια οποιαδήποτε συσκευή

Βήματα για τη δημιουργία της τοποθεσίας:

Σχεδιασμός της τοποθεσίας - 1/2 ημέρα

Η Megan ξεκινάει με ανταλλαγή ιδεών σε ιδέες με έναν άλλο διαχειριστή έργου που έχει δημιουργήσει μια παρόμοια τοποθεσία στο παρελθόν. Μαθαίνει τον καλύτερο τρόπο εκκίνησης της τοποθεσίας έργου της είναι να ζητάει από την ομάδα της σχόλια σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο προτιμά να επικοινωνεί, να συνεργάζεται και τους τύπους δυνατοτήτων που θα είναι οι πιο πολύτιμες για τη νέα τοποθεσία έργου. Η Megan προσδιορίζει τις κορυφαίες προτεραιότητες των ομάδων της και ξεκινά να συγκεντρώνει έγγραφα, εικόνες και άλλο περιεχόμενο.

Η Megan καθορίζει ότι μια SharePoint τοποθεσία ομάδας θα ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες της ομάδας και του έργου της. Ωστόσο, μια τοποθεσία ομάδας SharePoint δεν επιτρέπει συνομιλίες σε πραγματικό χρόνο, εκτός εάν ενοποιήσετε Microsoft Teams. Η Megan συνεργάζεται με το διαχειριστή μισθωτή SharePoint για να εξασφαλίσει ότι Microsoft Teams είναι διαθέσιμη. Μαθαίνει ότι η εταιρεία της έχει ήδη δικαιώματα χρήσης της Microsoft Teams και το μόνο που χρειάζεται να κάνει είναι να βεβαιωθεί ότι η τοποθεσία ομάδας της είναι συνδεδεμένη με μια ομάδα Office 365.

Τώρα, η Megan είναι έτοιμη να ξεκινήσει να δημιουργεί το Office 365 συνδεδεμένο χώρο έργου και τοποθεσία ομάδας.

Δημιουργία της τοποθεσίας - 1/2 ημέρα

Η Megan δημιουργεί μια τοποθεσία ομάδας SharePoint, συνδέει την τοποθεσία με μια ομάδα Office 365 και δημιουργεί μια συνδεδεμένη ομάδα της Microsoft. Με τη σύνδεση με την ομάδα, παρέχει αυτόματα στην ομάδα της πρόσβαση σε κοινόχρηστους πόρους, όπως ένα ημερολόγιο ομάδας, OneNote,το Planner και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρησιμοποιώντας το τμήμα Web του Planner, η ομάδα μπορεί να παρακολουθεί και να μοιράζεται λεπτομέρειες προόδου έργου
Το τμήμα Web "Ειδήσεις" βοηθά στην κοινοποίηση ενημερώσεων και οροσήμων έργου στον οργανισμό
Η ομάδα έχει εύκολη πρόσβαση στη διαθεσιμότητα των άλλων χρησιμοποιώντας το Τμήμα Web ημερολογίου ομάδας
Χρησιμοποιώντας το τμήμα Web Γρήγορων συνδέσεων,οι εσωτερικές συνδέσεις που χρησιμοποιούνται συχνά επισημαίνονται για εύκολη πρόσβαση
Η ενσωμάτωση του Microsoft Teams παρέχει τη δυνατότητα νέων τρόπων επικοινωνίας και συνεργασίας με συνομιλίες σε πραγματικό χρόνο,διασκέψεων με βίντεο, επιλογών εγγραφής συσκέψεων και αποθήκευσης κοινόχρηστων πόρων από το SharePoint τοποθεσία ομάδας

Διαχείριση της τοποθεσίας - Σε εξέλιξη

Εβδομαδιαία, η Megan δημοσιεύει ενημερώσεις κατάστασης έργου με τη μορφή δημοσιεύσεων ειδήσεων που μπορούν να αναζητηθούν, να εμφανιστούν στο τμήμα Web Ειδήσεις και να δημοσιευθούν αυτόματα στο Teams κανάλι
Η Megan εξετάζει την τοποθεσία ομάδας κάθε μήνα για να εξασφαλίσει ότι οι προθεσμίες και οι ειδήσεις του έργου είναι ενημερωμένες
Κατά την εκκίνηση του έργου, η Megan σχεδιάζει να αναθεωρήσει τμήματα του περιεχομένου και των τμημάτων Web της τοποθεσίας για να προσαρμοστεί στο νέο ρυθμό υποστήριξης του προϊόντος
Η Μηνιαία, Η Megan φιλοξενεί ζωντανές ερωτήσεις&A περιόδους λειτουργίας που φιλοξενούνται από το Microsoft Streamκαι συγχρονίζονται αυτόματα με την καρτέλα Stream στο κανάλι Teams

Αποτελέσματα:

Δίνει τη δυνατότητα στα μέλη της ομάδας να παραμένουν συνδεδεμένοι με βασικές ενημερώσεις και να επεκτείνουν τις συνομιλίες μέσω μόνιμων συνομιλιών και διασκέψεων με βίντεο
Αυξημένη παραγωγικότητα ομάδας, επιτρέποντας στα μέλη της ομάδας να συνεργάζονται σε περιεχόμενο σε Teams ή SharePoint όπου και αν εργάζονται
Μειώστε τον όγκο των συσκέψεων και του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από την κυκλοφορία της τοποθεσίας ομάδας αυξάνοντας την επίγνωση των πληροφοριών
Ενεργοποίησε την αποτελεσματικότερη εργασία των απομακρυσμένων μελών της ομάδας