Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε πώς μπορείτε να εξαγάγετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το ημερολόγιο και τις εργασίες του Outlook σε ένα αρχείο .pst και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε τα δεδομένα σε άλλο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το αρχείο .pst ως αντίγραφο ασφαλείας σε περίπτωση που χάσετε τα δεδομένα του Outlook.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα γραμματοκιβώτιο Microsoft 365 και ένα λογαριασμό Gmail και θέλετε να μετακινήσετε τα περιεχόμενα του λογαριασμού Gmail στο γραμματοκιβώτιο του Microsoft 365. Εναλλακτικά, μεταβαίνετε από μια συνδρομή Microsoft 365 για Οικογένειες ή για Προσωπική χρήση σε μια συνδρομή Του Microsoft 365 για επιχειρήσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να εξαγάγετε στοιχεία από τον υπάρχοντα λογαριασμό σας και να τα εισαγάγετε στο γραμματοκιβώτιο του Microsoft 365 για επιχειρήσεις.
Για να μάθετε πώς μπορείτε να εισαγάγετε στοιχεία μετά την εξαγωγή τους, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφών και ημερολογίου από αρχείο .pst του Outlook.
Πριν ξεκινήσετε
Πριν ξεκινήσετε την εξαγωγή, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να κάνετε για να βεβαιωθείτε ότι η εξαγωγή σας θα γίνει ομαλά.
-
Μπορεί να έχετε πολλούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το σωστό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν ξεκινήσετε την εξαγωγή.
-
Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου: Διαχείριση μεγέθους γραμματοκιβωτίου. Αποθηκεύστε το περιεχόμενο που θέλετε και αφήστε τα υπόλοιπα πίσω.
-
Από προεπιλογή, το Outlook έχει ρυθμιστεί για λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το τελευταίο 1 έτος. Εάν θέλετε να εξαγάγετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ανοίξτε το Outlook, επιλέξτε Ρυθμίσεις λογαριασμού > Όνομα λογαριασμού και Ρυθμίσεις συγχρονισμού και μετακινήστε το ρυθμιστικό στην επιλογή Όλα.
-
Βεβαιωθείτε ότι δεν κάνετε εξαγωγή του αρχείου .pst σε μια θέση του OneDrive. Εάν έχετε αυτόματο συγχρονισμό, βεβαιωθείτε ότι δεν συγχρονίζεται με μια θέση στο OneDrive. Το OneDrive θα αποκλείσει τον αυτόματο συγχρονισμό για αρχεία .pst του Outlook.
Εξαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφών και στοιχείων ημερολογίου από το Outlook σε αρχείο .pst
Επιλέξτε από την παρακάτω λίστα οδηγιών εξαγωγής.
-
Εάν δεν χρησιμοποιείτε ήδη το Outlook, προσθέστε το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Microsoft 365 στην εφαρμογή Outlook. Αφού το κάνετε αυτό, το Outlook θα συγχρονιστεί αυτόματα με το Microsoft 365. Θα δείτε τα περιεχόμενα του γραμματοκιβωτίου σας στο Microsoft 365 να εμφανίζονται στο Outlook. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να μετακινήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές και στοιχεία ημερολογίου στο γραμματοκιβώτιο του Microsoft 365.
-
Στο επάνω μέρος της κορδέλας του Outlook, επιλέξτε Αρχείο.
Εάν στην κορδέλα δεν υπάρχει επιλογή Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία, τότε ανατρέξτε στο θέμα Ποια έκδοση του Outlook έχω; για να βρείτε ποια έκδοση του Outlook διαθέτετε και να βρείτε τις κατάλληλες οδηγίες εξαγωγής.
-
Επιλέξτε Άνοιγμα και εξαγωγή > Εισαγωγή/Εξαγωγή.
-
Επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο > Επόμενο.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) > Επόμενο.
-
Επιλέξτε το όνομα του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον οποίο θα κάνετε εξαγωγή, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Κάθε φορά μπορείτε να κάνετε εξαγωγή πληροφοριών μόνο για έναν λογαριασμό.
Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Και τους υποφακέλους. Αυτό εξασφαλίζει ότι θα εξαχθούν όλα τα στοιχεία στο λογαριασμό: Εισερχόμενα, Ημερολόγιο, Επαφές και Εργασίες. Επιλέξτε Επόμενο.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για να επιλέξετε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst). Πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε OK για να συνεχίσετε.
Σημείωση: Εάν είχατε χρησιμοποιήσει την εξαγωγή παλαιότερα, εμφανίζεται η προηγούμενη θέση φακέλου και το όνομα αρχείου. Πληκτρολογήστε διαφορετικό όνομα αρχείου, προτού επιλέξετε το κουμπί OK.
-
Αν πραγματοποιείτε εξαγωγή σε υπάρχον Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst), στην περιοχή Επιλογές, καθορίστε τις ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν κατά την εξαγωγή στοιχείων που υπάρχουν ήδη στο αρχείο.
-
Επιλέξτε Τέλος.
-
Το Outlook αρχίζει την εξαγωγή αμέσως, εκτός εάν δημιουργηθεί ένα νέο Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) ή χρησιμοποιηθεί κάποιο αρχείο που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης.
-
Εάν δημιουργήσετε ένα Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst), μπορείτε να το προστατεύσετε με έναν προαιρετικό κωδικό πρόσβασης. Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αρχείου δεδομένων του Outlook, καταχωρήστε τον κωδικό πρόσβασης στα πλαίσια Κωδικός πρόσβασης και Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Στο παράθυρο διαλόγου Κωδικός πρόσβασης αρχείου δεδομένων Outlook, πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης και επιλέξτε OK.
-
Εάν κάνετε εξαγωγή σε υπάρχον Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης, στο παράθυρο διαλόγου Κωδικός πρόσβασης αρχείου δεδομένων Outlook, εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασηςκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
-
Μόλις εξαγάγετε τα δεδομένα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε αρχείο .pst, μπορείτε πλέον να τα μεταφέρετε! Μπορείτε να τα εισαγάγετε σε άλλους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν θέλετε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας το Outlook, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφών και ημερολογίου από αρχείο .pst του Outlook.
-
Στο επάνω μέρος της κορδέλας του Outlook, επιλέξτε Αρχείο.
Εάν στην κορδέλα δεν υπάρχει επιλογή Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία, τότε ανατρέξτε στο θέμα Ποια έκδοση του Outlook έχω; για να βρείτε ποια έκδοση του Outlook διαθέτετε και να βρείτε τις κατάλληλες οδηγίες εξαγωγής.
-
Επιλέξτε Άνοιγμα και εξαγωγή > Εισαγωγή/Εξαγωγή.
-
Επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο > Επόμενο.
-
Επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)> Επόμενο.
-
Επιλέξτε το όνομα του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον οποίο θα κάνετε εξαγωγή, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Κάθε φορά μπορείτε να κάνετε εξαγωγή πληροφοριών μόνο για έναν λογαριασμό.
Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Και τους υποφακέλους. Αυτό εξασφαλίζει ότι θα εξαχθούν όλα τα στοιχεία στο λογαριασμό: Εισερχόμενα, Ημερολόγιο, Επαφές και Εργασίες. Επιλέξτε Επόμενο.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για να επιλέξετε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst). Πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε OK για να συνεχίσετε.
Σημείωση: Εάν είχατε χρησιμοποιήσει την εξαγωγή παλαιότερα, εμφανίζεται η προηγούμενη θέση φακέλου και το όνομα αρχείου. Πληκτρολογήστε διαφορετικό όνομα αρχείου, προτού επιλέξετε το κουμπί OK.
-
Αν πραγματοποιείτε εξαγωγή σε υπάρχον Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst), στην περιοχή Επιλογές, καθορίστε τις ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν κατά την εξαγωγή στοιχείων που υπάρχουν ήδη στο αρχείο.
-
Επιλέξτε Τέλος.
-
Το Outlook αρχίζει την εξαγωγή αμέσως, εκτός εάν δημιουργηθεί ένα νέο Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) ή χρησιμοποιηθεί κάποιο αρχείο που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης.
-
Εάν δημιουργήσετε ένα Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst), μπορείτε να το προστατεύσετε με έναν προαιρετικό κωδικό πρόσβασης. Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αρχείου δεδομένων του Outlook, καταχωρήστε τον κωδικό πρόσβασης στα πλαίσια Κωδικός πρόσβασης και Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Στο παράθυρο διαλόγου Κωδικός πρόσβασης αρχείου δεδομένων Outlook, πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης και επιλέξτε OK.
-
Εάν κάνετε εξαγωγή σε υπάρχον Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης, στο παράθυρο διαλόγου Κωδικός πρόσβασης αρχείου δεδομένων Outlook, εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασηςκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
-
Τώρα που τα δεδομένα του Outlook περιλαμβάνονται σε αρχείο .pst, μπορείτε να τα μεταφέρετε. Μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο .pst στο OneDrive και μετά να κάνετε λήψη του αρχείου στον νέο υπολογιστή σας. Μπορείτε επίσης να το αποθηκεύσετε σε μια φορητή μονάδα δίσκου και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τις επαφές και το ημερολόγιο στο Outlook.
Ποια δεδομένα εξάγονται;
-
Όταν το Outlook εξάγει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές και πληροφορίες ημερολογίου σε ένα αρχείο .pst, δημιουργεί ένα αντίγραφο των πληροφοριών. Κανένα από τα παραπάνω στοιχεία δεν διαγράφεται από το Outlook. Θα εξακολουθείτε να μπορείτε να δείτε και να έχετε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τις επαφές και το ημερολόγιό σας στο Outlook.
-
Όταν το Outlook εξάγει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, περιλαμβάνει και τα όποια συνημμένα συνοδεύουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Το Outlook δεν εξάγει μετα-δεδομένα, όπως τις ιδιότητες φακέλων (επιλογές προβολής, δικαιώματα και ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης), ούτε εξάγει κανόνες μηνυμάτων και λίστες αποκλεισμένων αποστολέων.
Σημαντικό: Εάν χρησιμοποιείτε την κατάσταση λειτουργίας Cached Exchange, το Outlook θα εξάγει μόνο τα στοιχεία του τρέχοντος cache. Από προεπιλογή, το cache περιέχει στοιχεία από τους τελευταίους 12 μήνες. Για να εξάγετε περισσότερους από τους τελευταίους 12 μήνες δεδομένων, απενεργοποιήστε πρώτα την κατάσταση λειτουργίας Cached Exchange. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της λειτουργίας Cached Exchange.
Πότε πρέπει να κάνω εξαγωγή (να δημιουργήσω αντίγραφο ασφαλείας)/να κάνω εισαγωγή αρχείου .pst;
-
Θέλετε να μετακινήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον λογαριασμό Microsoft 365 για προσωπική ή οικογενειακή χρήση σε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Microsoft 365 για επιχειρήσεις:
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν προσωπικό ή οικογενειακό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Microsoft, alliebellew83@yahoo.com και θέλετε να μετακινήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας σε έναν νέο Microsoft 365 για λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις, alliebellew@contoso.com.
Χρησιμοποιώντας το Outlook στον υπολογιστή σας, προσθέστε και τους δύο λογαριασμούς στο Outlook. Περιμένετε μέχρι να εμφανιστούν όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (εάν έχετε πολλά, μπορεί να χρειαστεί μεγάλο χρονικό διάστημα). Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το Outlook για να εξαγάγετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από alliebellew83@yahoo.com σε ένα αρχείο .pst. Τέλος, εισαγάγετε το αρχείο .pst στο λογαριασμό σας Microsoft 365 για επιχειρήσεις.
-
Θέλετε να μετακινήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν άλλο:
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν παλιό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Yahoo, τον λογαριασμό skostidou77@yahoo.com και θέλετε να μετακινήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας σε έναν νέο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft 365, τον λογαριασμό skostidou78@contoso.com.
Χρησιμοποιώντας το Outlook στον υπολογιστή σας, προσθέστε και τους δύο λογαριασμούς στο Outlook. Περιμένετε μέχρι να εμφανιστούν όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (εάν έχετε πολλά, μπορεί να χρειαστεί μεγάλο χρονικό διάστημα). Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το Outlook για να εξαγάγετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας από τον λογαριασμό Yahoo σε ένα αρχείο .pst. Τέλος, εισαγάγετε το αρχείο .pst στον λογαριασμό σας στο Office 365.
-
Αντικαθιστάτε το παλιό σας PC με νέο PC: Θέλετε να μετακινήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας από έναν υπολογιστή στον οποίο υπάρχει εγκατεστημένο το Outlook σε έναν άλλο υπολογιστή στον οποίο επίσης υπάρχει το Outlook. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ο παλιός υπολογιστής έχει το Outlook 2007 και μόλις αγοράσατε έναν νέο υπολογιστή με το Outlook 2016. Κάντε εξαγωγή των δεδομένων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από το Outlook 2007 (όπως περιγράφεται σε αυτό το άρθρο) και μετά κάντε εισαγωγή των δεδομένων στο Outlook 2016.
-
Αντικαθιστάτε το παλιό σας PC με Mac: Μεταφέρετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας από το Outlook που χρησιμοποιείτε σε έναν υπολογιστή PC με εισαγωγή του στο Outlook 2016 σε υπολογιστή Mac.
-
Θέλετε περιοδικά αντίγραφα ασφαλείας: Μπορείτε να λαμβάνετε περιοδικά αντίγραφα ασφαλείας όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των επαφών και του ημερολογίου σας σε ασφαλές σημείο. Αφού δημιουργήσετε το αρχείο .pst, αντιγράψτε το σε μια ασφαλή θέση: μια μονάδα flash USB, κάποια άλλη μονάδα σκληρού δίσκου ή σε κάποιον χώρο αποθήκευσης στο cloud, όπως είναι το OneDrive ή το Dropbox.
Δεν υπάρχει αυτοματοποιημένος τρόπος λήψης περιοδικών αντιγράφων ασφαλείας από όλα τα στοιχεία (παλιά και νέα). Η δυνατότητα Αυτόματης αρχειοθέτησης δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας μόνο από τα παλιά στοιχεία, τα οποία μετακινεί και δεν δημιουργεί αντίγραφό τους.
-
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας μόνο από τις επαφές σας, ανατρέξτε στο θέμα Εξαγωγή επαφών από το Outlook για να αντιγράψετε τις επαφές σας σε ένα αρχείο .csv.
Δείτε επίσης
Εισαγωγή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφών και ημερολογίου από αρχείο .pst του Outlook
Εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων του Outlook από διαφορετικές εφαρμογές και υπηρεσίες
