Σχεδιασμός βιβλιοθηκών εγγράφων στον SharePoint Server

Καθορισμός τύπου βιβλιοθήκης

Όταν αναγνωρίζετε ποιες βιβλιοθήκες εγγράφων ταιριάζουν καλύτερα με τις ανάγκες της εταιρείας σας, μπορείτε επίσης να καθορίσετε ότι θέλετε πολλές τοποθεσίες ή συλλογές τοποθεσιών. Για παράδειγμα, εάν συντάσσετε περιεχόμενο για δημοσίευση σε εξωτερικούς πελάτες, μπορεί να χρειάζεστε μία τοποθεσία στην οποία να συντάσσετε και να εξετάζετε περιεχόμενο και μια ξεχωριστή τοποθεσία, ίσως σε μια ξεχωριστή SharePoint Server 2016 εγκατάσταση, στην οποία να δημοσιεύετε το περιεχόμενό σας.

Όταν προγραμματίζετε βιβλιοθήκες εγγράφων για πολλές τοποθεσίες, ίσως χρειαστεί επίσης να σχεδιάσετε τον τρόπο με τον οποίο το περιεχόμενο ρέει από μια τοποθεσία σε μια άλλη — με μη αυτόματες διεργασίες, ροές εργασιών ή προσαρμοσμένες λύσεις. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός της ροής του περιεχομένου, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τις τυπικές χρήσεις των βιβλιοθηκών εγγράφων.

Το παρακάτω παράδειγμα δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση που ολοκληρώσατε στην ενότητα ανάλυση χρήσης εγγράφου στο θέμα Προσδιορισμός χρηστών και ανάλυση χρήσης εγγράφων (SharePoint Server 2010) για να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε μια οργάνωση βιβλιοθηκών εγγράφων για την επιχείρησή σας. Σε αυτό το παράδειγμα, η contoso Ltd. παρέχει περιεχόμενο σε πελάτες με βάση την έρευνα αγοράς. Το περιεχόμενο δημιουργείται κυρίως από συμβούλους που λειτουργούν απομακρυσμένα. Αυτό πραγματοποιείται σε έναν κύκλο στον οποίο παρουσιάζονται τα παρακάτω βήματα:

1. Ένας συνεργάτης αξιολογεί τις ιδέες δέσμευσης και τις αιτήσεις για προτάσεις.

2. Μετά την ίδρυση μιας σύμβασης, ένας διαχειριστής έργου συγκεντρώνει μια ομάδα συμβούλων και δημιουργεί μια τοποθεσία εργασίας που αφορά τη δέσμευση, στην οποία καταγράφονται τα αποτελέσματα της έρευνας και ολοκληρώνεται το έργο.

3. Όταν ολοκληρωθεί το έργο, τα έγγραφα παραδοτέου δημοσιεύονται σε μια ασφαλή τοποθεσία Internet, όπου οι πελάτες έχουν πρόσβαση σε αυτά.

4. Η ομάδα εγγράφει έγγραφα βέλτιστων πρακτικών και περιπτωσιολογικές μελέτες με βάση το έργο.

5. Οι διαχειριστές γνώσης συλλέγουν, οργανώνουν και αρχειοθετούν τις βέλτιστες πρακτικές και άλλα έγγραφα.

6. Τα παραδοτέα, οι συμβάσεις και τα άλλα έγγραφα διατηρούνται ως εταιρικές εγγραφές.

7. Χρησιμοποιώντας το περιεχόμενο που διατηρούνται από τους διαχειριστές γνώσης, οι εταίροι αξιολογούν τις ευκαιρίες και δημιουργούν νέες προτάσεις.

Ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει μια ανάλυση χρήσης εγγράφων για αυτό το σενάριο.

Αυτή η ανάλυση χρήσης εγγράφου προτείνει τις ακόλουθες απαιτήσεις:

• Οι ηγέτες του Project χρειάζονται βιβλιοθήκες σε τοποθεσίες ομάδας για την αποθήκευση ιδεών αρραβώνων, αιτημάτων δέσμευσης και προχείρων προτάσεων.

• Οι δικηγόροι χρειάζονται βιβλιοθήκες σε μια πύλη ή σε μια κεντρική τοποθεσία διαχείρισης εγγράφων για την αποθήκευση προτύπων συμβολαίων και ενεργών συμβολαίων.

• Οι υπεύθυνοι του έργου και οι συνεισφέροντες χρειάζονται βιβλιοθήκες σε τοποθεσίες ομάδας για τη σύνταξη ερευνητικών αποτελεσμάτων, παραδοτέων και περιπτωσιολογικών μελετών.

• Οι πελάτες χρειάζονται βιβλιοθήκες σε μια τοποθεσία Internet για την προβολή τελικών παραδοτέων. (μόνοSharePoint Server 2016.)

• Όλα τα μέλη της εταιρείας πρέπει να έχουν πρόσβαση σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων για την προβολή βέλτιστων πρακτικών και εγγράφων περιπτωσιολογικής μελέτης. (μόνοSharePoint Server 2016.)

• Οι διαχειριστές εταιρικών εγγραφών και οι δικηγόροι πρέπει να έχουν πρόσβαση σε ένα κέντρο εταιρικών εγγραφών για να διατηρήσουν εταιρικές εγγραφές. (μόνοSharePoint Server 2016.)

Η παρακάτω εικόνα δείχνει τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να διανεμηθούν αυτές οι βιβλιοθήκες. Οι τοποθεσίες φιλοξενούνται σε τρεις συλλογές τοποθεσιών: μια συλλογή τοποθεσιών Internet για πρόσβαση πελατών, μια συλλογή τοποθεσιών extranet για απομακρυσμένη σύνταξη από τα μέλη της ομάδας και μια συλλογή τοποθεσιών intranet για ασφαλή συντήρηση της τοποθεσίας διαχείρισης εγγραφών. (μόνοSharePoint Server 2016.)

Σχεδιασμός της ροής του περιεχομένου

Το περιεχόμενο μιας λύσης διαχείρισης εγγράφων είναι συχνά δυναμικό, μετακινώντας από μια τοποθεσία σε μια άλλη ανάλογα με τις ανάγκες των χρηστών. Κατά συνέπεια, όταν προγραμματίζετε βιβλιοθήκες εγγράφων, προγραμματίζετε συχνά τη ροή του περιεχομένου από μία βιβλιοθήκη ή από μια τοποθεσία σε μια άλλη. SharePoint Server 2016 περιλαμβάνει τους ακόλουθους τρόπους μετακίνησης περιεχομένου, είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε δυναμικά:

• Μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας που αντιγράφουν ή μετακινούν περιεχόμενο από μία τοποθεσία ή βιβλιοθήκη σε μια άλλη. Μια ροή εργασίας καθοδηγεί ένα έγγραφο μέσω μιας επιχειρηματικής διαδικασίας και αναθέτει εργασίες στους συμμετέχοντες όταν ο ρόλος τους στον κύκλο ζωής του εγγράφου γίνει ενεργός. Μια ροή εργασίας μπορεί να σχεδιαστεί για τη μετακίνηση ενός εγγράφου από μια τοποθεσία ή βιβλιοθήκη σε μια άλλη. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο σχεδιασμού των ροών εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα τύπος περιεχομένου και προγραμματισμός ροών εργασιών (SharePoint Server 2010).

• Οι συντάκτες μπορούν να αντιγράψουν ένα έγγραφο σε μια βιβλιοθήκη σε οποιαδήποτε τοποθεσία στην οποία έχουν δικαιώματα σύνταξης. Η σχέση μεταξύ της προέλευσης και του εγγράφου προορισμού διατηρείται έτσι ώστε το αντίγραφο να μπορεί να ανανεωθεί ανάλογα με τις ανάγκες.

• Οι ιστοσελίδες και ολόκληρες τοποθεσίες Web μπορούν να προγραμματιστούν και να δημοσιευθούν από μια τοποθεσία σε μια άλλη, είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε αυτόματα με βάση ένα χρονοδιάγραμμα. (μόνοSharePoint Server 2016.)

• Το περιεχόμενο μπορεί να αποσταλεί στην τοποθεσία διαχείρισης εγγραφών χρησιμοποιώντας το περιβάλλον εργασίας χρήστη του SharePoint Server 2016, χρησιμοποιώντας μια ροή εργασίας ή χρησιμοποιώντας μια προσαρμοσμένη λύση που βασίζεται στο μοντέλο αντικειμένου SharePoint Server 2016. (μόνοSharePoint Server 2016.)

• Χρησιμοποιώντας φακέλους Web ή θέσεις δικτύου, ένας συντάκτης μπορεί να αντιγράψει ή να μετακινήσει με μη αυτόματο τρόπο το περιεχόμενο μιας βιβλιοθήκης εγγράφων από μία βιβλιοθήκη ή τοποθεσία σε μια άλλη.

Επιστρέφοντας στο παράδειγμα, η παρακάτω εικόνα δείχνει πώς μπορείτε να εφαρμόσετε ορισμένες από αυτές τις τεχνικές ροής περιεχομένου. Σημειώστε ότι η τοποθεσία του Internet με σταδιακή προσθήκη έχει προστεθεί στην τοποθεσία πύλης σύνταξης. (μόνοSharePoint Server 2016.)

• Χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες δημοσίευσης, ένας συντάκτης μπορεί να δημοσιεύσει ιστοσελίδες στην τοποθεσία Internet. (μόνοSharePoint Server 2016.)

• Χρησιμοποιώντας την εντολή "Αντιγραφή", ένας συντάκτης μπορεί να αντιγράψει έγγραφα στην τοποθεσία του Κέντρου εγγράφων.

• Χρησιμοποιώντας μια προσαρμοσμένη ροή εργασίας, ένας συντάκτης μπορεί να αντιγράψει έγγραφα σε βιβλιοθήκες εγγράφων στην τοποθεσία Internet.

• Χρησιμοποιώντας την εντολή Αποστολή προς , ένας συντάκτης μπορεί να στείλει συμβόλαια στο αποθετήριο εταιρικών εγγραφών. (μόνοSharePoint Server 2016.)

Προώθηση βιβλιοθηκών εγγράφων από εφαρμογές προγράμματος-πελάτη του Office

Μπορείτε να προσαρμόσετε το παράθυρο διαλόγου " Office Professional 2013Άνοιγμα " και το παράθυρο διαλόγου " Αποθήκευση " για να ενθαρρύνετε τα μέλη του οργανισμού να χρησιμοποιούν βιβλιοθήκες εγγράφων ως θέσεις αποθήκευσης. Προσθέτοντας τοποθεσίες στη γραμμή "οι θέσεις μου " δίπλα στο παράθυρο διαλόγου " Άνοιγμα " και το παράθυρο διαλόγου " Αποθήκευση ", μπορείτε να παρέχετε πρόσβαση με ένα μόνο κλικ στις θέσεις όπου οι χρήστες πρέπει να αποθηκεύουν τα έγγραφά τους. Με αυτόν τον τρόπο, τα μέλη της ομάδας μπορούν να αλληλεπιδρούν με τις βιβλιοθήκες εγγράφων όταν χρησιμοποιούν την Αποθήκευση από Office Professional 2013 εφαρμογές προγράμματος-πελάτη, αντί να πρέπει να μεταβαίνει απευθείας στο διακομιστή για την αποστολή των εγγράφων τους.

Για να προωθήσετε τη χρήση τοποθεσιών στο παράθυρο διαλόγου " Άνοιγμα " και στο παράθυρο διαλόγου " Αποθήκευση ", μπορείτε να τα δημοσιεύσετε χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία Web. Αυτή η υπηρεσία παρέχει μια λίστα με τοποθεσίες που στοχεύουν σε συγκεκριμένους χρήστες με βάση τους ρόλους τους ή τις τοποθεσίες στις οποίες είναι μέλη. Μια εφαρμογή προγράμματος-πελάτη Office Professional 2013 μπορεί να ανακαλύψει αυτόματα αυτή την υπηρεσία Web μέσω των ιστότοπων "οι τοποθεσίες μου" του χρήστη. Άλλα προϊόντα διακομιστή μπορούν επίσης να εφαρμόσουν αυτήν την υπηρεσία Web και να παρέχουν τη θέση της υπηρεσίας στην εφαρμογή Office Client. Μετά τη ρύθμιση των παραμέτρων της υπηρεσίας Web, το Office Professional 2013 προσθέτει μια καταχώρηση στη γραμμή οι θέσεις μου και την συμπληρώνει με τις θέσεις που ορίζονται από την υπηρεσία Web. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία Web δημοσιευμένων συνδέσεων, ανατρέξτε στο θέμα υπηρεσία Web δημοσιευμένων συνδέσεων στη βιβλιοθήκη του MSDN.

Εναλλακτικά, οι διαχειριστές μπορούν να ορίζουν τα κλειδιά μητρώου για να προσθέτουν συγκεκριμένες τοποθεσίες στη γραμμή οι θέσεις μου στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα του Office και το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση . Τα κλειδιά μητρώου αναπτύσσονται χρησιμοποιώντας την πολιτική ομάδας και ένα πρότυπο υπηρεσίας καταλόγου Active Directory που παρέχεται στο Office 2013 Resource Kit.

Μπορείτε να περιορίσετε τις θέσεις στις οποίες τα μέλη του οργανισμού μπορούν να αποθηκεύσουν περιεχόμενο χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση του Office. Για παράδειγμα, μπορείτε να περιορίσετε τη δυνατότητα αποθήκευσης αρχείων σε επιτραπέζιους υπολογιστές και να υποχρεώσετε τους χρήστες να αποθηκεύουν περιεχόμενο σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Στο Office Professional 2013, μπορείτε να ελέγχετε το σημείο όπου οι χρήστες μπορούν να κάνουν αναζήτηση για να αποθηκεύσουν τα έγγραφά τους. Αυτό καθοδηγεί τους χρήστες να αποθηκεύουν σε εγκεκριμένες θέσεις. Σημειώστε ότι αυτό δεν εγγυάται ότι οι χρήστες δεν θα αποθηκεύουν αρχεία στους τοπικούς υπολογιστές τους ή σε άλλες θέσεις που δεν έχουν εγκριθεί. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να μετακινήσετε αρχεία σε έναν υπολογιστή και τα άτομα με κίνητρα μπορούν να εργαστούν γύρω από τους περισσότερους περιορισμούς. Ωστόσο, περιορίζοντας την πρόσβαση σε αυτές τις θέσεις μέσω του παραθύρου διαλόγου " Αποθήκευση του Office", μπορείτε να μειώσετε σημαντικά τον αριθμό των μελών της ομάδας που χρησιμοποιούν αυτές τις θέσεις που δεν έχουν εγκριθεί.

Για να περιορίσετε τις θέσεις που είναι διαθέσιμες στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση του Office, χρησιμοποιήστε την πολιτική ομάδας για να ορίσετε τα κατάλληλα πλήκτρα μητρώου για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση και να ορίσετε τις εγκεκριμένες τοποθεσίες τοπικού, δικτύου ή διακομιστή. Όταν είναι ενεργοποιημένη αυτή η ρύθμιση, οποιαδήποτε θέση που δεν έχει οριστεί με αυτόν τον τρόπο — συμπεριλαμβανομένων των τυπικών συνδέσεων στην επιφάνεια εργασίας και των φακέλων "θέσεις δικτύου"-θα καταργηθεί από τη γραμμή "οι θέσεις μου".

Η λίστα των εγκεκριμένων θέσεων μπορεί να περιοριστεί σε μία ή περισσότερες Office εφαρμογές. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να περιορίσει την αποθήκευση θέσεων στο Access ενώ επιτρέπει σε άλλες εφαρμογές Office να αποθηκευτούν οπουδήποτε.