Σημαντικό: Η δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας στο SharePoint έχει αρχίσει να υποσκάπτεται από τον Μάρτιο του 2017. Αυτή η δυνατότητα θα καταργηθεί εντελώς σε μελλοντική έκδοση. Οι SharePoint οργανισμοί δεν έχουν πλέον πρόσβαση στη δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας. Οι SharePoint οργανισμοί δεν μπορούν πλέον να δημιουργούν νέα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας. Οποιοδήποτε γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας που έχει ρυθμιστεί και αναπτυχθεί πριν από τον Μάρτιο του 2017 θα συνεχίσει να λειτουργεί.
Θα παρέχουμε μια διαδικασία για να σας βοηθήσουμε να μεταβάσεις τις υπάρχουσες τοποθεσίες γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας σε μια Microsoft 365 ομάδας τον Σεπτέμβριο του 2017. Εάν αυτήν τη στιγμή χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας στο SharePoint, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο Ομάδες του Microsoft 365 να υποστηρίξετε τα σενάρια συνεργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Office 365 "Ομάδες" αντί για τα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας.
Σημείωση: Η δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας θα παραμείνει υποστηριζόμενη, αλλά θα έχει SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 και SharePoint 2010. Συνιστάται στους πελάτες να εξερευνήσουν κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια ως εναλλακτική λύση στα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας.
Ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας είναι ένας κεντρικός λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κοινής χρήσης εγγράφων στον οποίο η πρόσβαση γίνεται από μια τοποθεσία του SharePoint. Η ομάδα σας μπορεί να επιλέξει να χρησιμοποιήσει ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας για τη συλλογή σχετικών συνομιλιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε επίπεδο ομάδας ή τη συνεργασία στη σύνθεση ενός σημαντικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η ομάδα σας μπορεί επίσης να θεωρήσει χρήσιμη την κοινή χρήση σημαντικών εγγράφων με ασφάλεια χρησιμοποιώντας ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας.
Αφού ρυθμίσετε ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας για την τοποθεσία σας, δημιουργείται ένας νέος λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιεί το όνομα της τοποθεσίας σας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε μια τοποθεσία ομάδας που χρησιμοποιεί την εξής διεύθυνση URL: http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αυτό το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας θα είναι HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα "Προσθήκη γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας" για να διατηρήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε περιβάλλον.
Συλλογή συνομιλιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε επίπεδο ομάδας
Πολλές ομάδες έχουν συνομιλίες χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε τακτική βάση. Ορισμένες από αυτές τις συνομιλίες έχουν ως αποτέλεσμα πληροφορίες που θα μπορούσαν να είναι μια χρήσιμη αναφορά στο μέλλον. Αντί να χάσετε αυτές τις πληροφορίες μέσα στα δικά σας Εισερχόμενα, μπορείτε να προωθήσετε το πιο χρήσιμο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο νήμα στο γραμματοκιβώτιο της τοποθεσίας σας. Όλα τα άτομα που έχουν δικαιώματα συμβολής στην τοποθεσία σας μπορούν να ανοίξουν το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας και να προβάλουν αυτό το μήνυμα. Αυτό παρέχει μια εγγραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας, ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να βρουν πληροφορίες που χρειάζονται αργότερα.
Ένα άλλο πλεονέκτημα για τη συγκέντρωση αυτών των συνομιλιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιπέδου ομάδας είναι η απλή κοινοποίηση της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας κατά την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα. Μπορείτε ακόμα και να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας σε μια ομάδα επαφών ή μια λίστα διανομής, ώστε να συμπεριλαμβάνεται αυτόματα κάθε φορά που στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα σας.
Θέλετε να μάθετε περισσότερα; Ρίξτε μια ματιά στο θέμα Χρήση γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας για το συντονισμό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας.
Κοινή χρήση εγγράφων με άλλους
Κάθε ομάδα έχει έγγραφα κάποιου είδους που πρέπει να αποθηκευτούν κάπου και συνήθως πρέπει να είναι κοινόχρηστα με άλλους. Εάν αποθηκεύσετε τα έγγραφα της ομάδας σας στην τοποθεσία SharePoint, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας για να κάνετε κοινή χρήση αυτών των εγγράφων με εκείνους που έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία.
Σημαντικό: Όταν οι χρήστες εμφανίσουν ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας στο Outlook, θα δουν μια λίστα όλων των εγγράφων στις βιβλιοθήκες εγγράφων αυτής της τοποθεσίας. Τα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας παρουσιάζουν την ίδια λίστα εγγράφων σε όλους τους χρήστες, επομένως ορισμένοι χρήστες μπορεί να βλέπουν έγγραφα στα οποία δεν έχουν πρόσβαση για άνοιγμα.
Θέλετε να μάθετε περισσότερα; Ρίξτε μια ματιά στο θέμα Χρήση γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας για τη συνεργασία σε έγγραφα.
