Μπορείτε να εφαρμόσετε ετικέτες ευαισθησίας στα αρχεία και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να τα διατηρήσετε συμβατά με τις πολιτικές προστασίας πληροφοριών της εταιρείας σας.
Σημείωση: Αυτή η δυνατότητα απαιτεί συνδρομή στο Microsoft 365. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Η έκδοση του Office που διαθέτω υποστηρίζει ετικέτες ευαισθησίας;
-
Στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε
Εάν βρίσκεστε σε Outlook επιλέξτε -
Επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για το αρχείο ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας.
Σημείωση: Θα δείτε
-
Για να καταργήσετε μια υπάρχουσα ετικέτα ευαισθησίας, καταργήστε την επιλογή της από το μενού Ευαισθησία .
Δεν θα μπορείτε να καταργήσετε μια ετικέτα εάν η εταιρεία σας απαιτεί ετικέτες σε όλα τα αρχεία.
Σημαντικό:
Η ευαισθησία είναι διαθέσιμη μόνο εάν:
• Ο λογαριασμός σας στο Office είναι ένας εταιρικός λογαριασμός στον οποίο έχει εκχωρηθεί μια άδεια χρήσης Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E3 ή Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E5.
• Ο διαχειριστής σας έχει ρυθμίσει τις ετικέτες ευαισθησίας και έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα για εσάς.
• Το πρόγραμμα-πελάτης Azure Προστασία πληροφοριών εκτελείται στο Office.
Γνωρίστε τη γραμμή ευαισθησίας
Η γραμμή ευαισθησίας βρίσκεται στη γραμμή τίτλου της εφαρμογής δίπλα στο όνομα του αρχείου στο Word, το Excel και το PowerPoint. Επιλέξτε το εικονίδιο για να δείτε την αναφορά.
Εάν το αρχείο έχει μια υπάρχουσα ετικέτα, θα τη δείτε να εμφανίζεται εκεί. Επιλέξτε τη γραμμή ευαισθησίας ή το όνομα του αρχείου, εάν θέλετε να αλλάξετε την ετικέτα.
Η γραμμή ευαισθησίας σάς διευκολύνει να βλέπετε ποια ετικέτα εφαρμόζεται στο αρχείο σας και να εφαρμόζετε ή να αλλάζετε μια ετικέτα όποτε χρειάζεται, καθώς και κατά την αποθήκευση του αρχείου. Απλώς επιλέξτε τη γραμμή ευαισθησίας στο παράθυρο διαλόγου αποθήκευσης για να δείτε τις επιλογές ετικετών για αυτό το αρχείο.
Εάν δεν υπάρχει ακόμα ετικέτα στο αρχείο, η γραμμή ευαισθησίας σάς ενημερώνει εάν απαιτείται κάποια ετικέτα ή όχι. Εάν απαιτείται ετικέτα, θα εμφανιστεί το μήνυμα Επιλογή ετικέτας. Εάν δεν απαιτείται ετικέτα, το μήνυμα απλώς αναφέρει Δεν υπάρχει ετικέτα.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Νέα γραμμή ευαισθησίας στο Office για Windows.
Συμβουλές:
-
Δεν είστε βέβαιοι τι είναι οι ετικέτες; Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την ετικέτα για να δείτε οποιαδήποτε περιγραφή έχει προσθέσει ο οργανισμός σας για να την εξηγήσει.
-
Εάν είστε επαγγελματίας ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΉς και αναζητάτε πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση παραμέτρων ή τη διαχείριση της γραμμής ευαισθησίας, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση ετικετών ευαισθησίας στις εφαρμογές του Office.
Περιορισμοί ετικετών ευαισθησίας
Η ετικέτα ευαισθησίας που επιλέγετε μπορεί να συνοδεύεται από προκαθορισμένους περιορισμούς ή μπορεί να σας ζητηθεί να επιλέξετε ποιος μπορεί να διαβάσει ή να αλλάξει το αρχείο. Εάν απαιτούνται δικαιώματα, θα δείτε ένα παράθυρο διαλόγου όπως το εξής:
Σημαντικά ζητήματα εάν εκχωρείτε δικαιώματα ανά τομέα
Εάν καθορίσετε έναν τομέα στον οποίο θα εκχωρήσετε δικαιώματα, εκχωρείτε αυτά τα δικαιώματα σε όλους τους λογαριασμούς σε αυτόν τον οργανισμό.
Αυτό σημαίνει ότι εάν αυτός ο οργανισμός έχει άλλα ονόματα τομέων στο Azure Active Directory (AD), αυτά τα δικαιώματα επεκτείνονται και σε αυτούς τους χρήστες. Για παράδειγμα, εάν η Tailwind Toys είναι επίσης κάτοχος του τομέα contosogames.com στο Azure AD τους, τότε όλοι οι χρήστες του contosogames.com θα αποκτήσουν επίσης τα δικαιώματα που εκχωρούνται στους χρήστες tailwindtoys.com.
Αυτό ισχύει και για τους υποτομέαυς. Η εκχώρηση δικαιωμάτων σε sales.tailwindtoys.com εκχωρεί επίσης αυτά τα δικαιώματα σε όλους τους άλλους λογαριασμούς στο tailwindtoys.com, καθώς και σε οποιουσδήποτε άλλους τομείς μπορεί να έχουν στο Azure AD τους.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε
-
Επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για το αρχείο ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας.
Σημείωση: Θα δείτε
-
Για να καταργήσετε μια υπάρχουσα ετικέτα ευαισθησίας, καταργήστε την επιλογή της από το μενού Ευαισθησία .
Δεν θα μπορείτε να καταργήσετε μια ετικέτα εάν η εταιρεία σας απαιτεί ετικέτες σε όλα τα αρχεία.
Η ετικέτα ευαισθησίας που επιλέγετε μπορεί να συνοδεύεται από προκαθορισμένους περιορισμούς ή μπορεί να σας ζητηθεί να επιλέξετε ποιος μπορεί να διαβάσει ή να αλλάξει το αρχείο. Εάν η ετικέτα απαιτεί να ορίσετε τα δικά σας δικαιώματα, θα δείτε ένα παράθυρο διαλόγου όπως το εξής:
Σημαντικό:
Η ευαισθησία είναι διαθέσιμη μόνο εάν:
• Ο λογαριασμός σας στο Office είναι ένας εταιρικός λογαριασμός στον οποίο έχει εκχωρηθεί μια άδεια χρήσης Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E3 ή Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E5.
• Ο διαχειριστής σας δεν έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους των ετικετών ευαισθησίας και έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα για εσάς.
Word, Excel και PowerPoint
-
Σε ένα tablet Android, επιλέξτε την Κεντρική καρτέλα και επιλέξτε Ευαισθησία.
Σε ένα τηλέφωνο Android, επιλέξτε
-
Επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για το αρχείο σας.
Σημείωση: Θα δείτε
-
Για να καταργήσετε μια υπάρχουσα ετικέτα ευαισθησίας, καταργήστε την επιλογή της από το μενού Ευαισθησία .
Δεν θα μπορείτε να καταργήσετε μια ετικέτα εάν η εταιρεία σας απαιτεί ετικέτες σε όλα τα αρχεία.
Σημαντικό:
Η ευαισθησία είναι διαθέσιμη μόνο εάν:
• Ο λογαριασμός σας στο Office είναι ένας εταιρικός λογαριασμός στον οποίο έχει εκχωρηθεί μια άδεια χρήσης Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E3 ή Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E5.
• Ο διαχειριστής σας δεν έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους των ετικετών ευαισθησίας και έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα για εσάς.
Outlook
-
Κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε
-
Επιλέξτε Προσθήκη ευαισθησίας ή Επεξεργασία ευαισθησίας.
-
Επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας.
-
Για να καταργήσετε μια υπάρχουσα ετικέτα ευαισθησίας, καταργήστε την επιλογή της από το μενού Ευαισθησία .
Δεν θα μπορείτε να καταργήσετε μια ετικέτα εάν η εταιρεία σας απαιτεί ετικέτες σε όλα τα αρχεία.
Word, Excel και PowerPoint
-
Στο iPad, επιλέξτε την Κεντρική καρτέλα (αν δεν είναι ήδη επιλεγμένη) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ευαισθησία.
Στο iPhone, επιλέξτε το εικονίδιο επεξεργασίας
-
Επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για το αρχείο σας.
Σημείωση: Θα δείτε
-
Για να καταργήσετε μια υπάρχουσα ετικέτα ευαισθησίας, καταργήστε την επιλογή της από το μενού Ευαισθησία .
Δεν θα μπορείτε να καταργήσετε μια ετικέτα εάν η εταιρεία σας απαιτεί ετικέτες σε όλα τα αρχεία.
Σημαντικό:
Η ευαισθησία είναι διαθέσιμη μόνο εάν:
• Ο λογαριασμός σας στο Office είναι ένας εταιρικός λογαριασμός στον οποίο έχει εκχωρηθεί μια άδεια χρήσης Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E3 ή Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E5.
• Ο διαχειριστής σας δεν έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους των ετικετών ευαισθησίας και έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα για εσάς.
Outlook
-
Κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε
-
Επιλέξτε Προσθήκη ευαισθησίας ή Επεξεργασία ευαισθησίας.
-
Επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας.
-
Για να καταργήσετε μια υπάρχουσα ετικέτα ευαισθησίας, επιλέξτε Επεξεργασία ευαισθησίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κατάργηση. Δεν θα μπορείτε να την καταργήσετε εάν η εταιρεία σας απαιτεί ετικέτες σε όλα τα αρχεία.
Outlook
-
Κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε
-
Επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας.
Σημείωση: Θα δείτε την ενότητα Μάθετε περισσότερα εάν η εταιρεία σας έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας Web για να εξηγεί περισσότερα σχετικά με τις ετικέτες ευαισθησίας.
-
Για να καταργήσετε μια υπάρχουσα ετικέτα ευαισθησίας, καταργήστε την επιλογή της από το μενού Ευαισθησία .
Δεν θα μπορείτε να καταργήσετε μια ετικέτα εάν η εταιρεία σας απαιτεί ετικέτες σε όλα τα αρχεία.
Σημαντικό:
Η ευαισθησία είναι διαθέσιμη μόνο εάν:
• Ο λογαριασμός σας στο Office είναι ένας εταιρικός λογαριασμός στον οποίο έχει εκχωρηθεί μια άδεια χρήσης Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E3 ή Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E5.
• Ο διαχειριστής σας δεν έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους των ετικετών ευαισθησίας και έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα για εσάς.
Word, Excel, PowerPoint
-
Στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε
-
Επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για το αρχείο σας.
Σημείωση: Θα δείτε
-
Για να καταργήσετε μια υπάρχουσα ετικέτα ευαισθησίας, καταργήστε την επιλογή της από το μενού Ευαισθησία .
Δεν θα μπορείτε να καταργήσετε μια ετικέτα εάν η εταιρεία σας απαιτεί ετικέτες σε όλα τα αρχεία.
Σημαντικό:
Η ευαισθησία είναι διαθέσιμη μόνο εάν:
• Ο λογαριασμός σας στο Office είναι ένας εταιρικός λογαριασμός στον οποίο έχει εκχωρηθεί μια άδεια χρήσης Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E3 ή Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E5.
• Ο διαχειριστής σας δεν έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους των ετικετών ευαισθησίας και έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα για εσάς.
Η έκδοση του Office που διαθέτω υποστηρίζει ετικέτες ευαισθησίας
Αυτή η δυνατότητα απαιτεί συνδρομή στο Microsoft 365 και είναι διαθέσιμη για χρήστες και οργανισμούς των οποίων οι διαχειριστές έχουν ρυθμίσει ετικέτες ευαισθησίας. Εάν είστε διαχειριστής και θέλετε να ξεκινήσετε με τις ετικέτες ευαισθησίας, ανατρέξτε στο θέμα Γρήγορα αποτελέσματα με τις ετικέτες ευαισθησίας.
Πολλές από τις δυνατότητες του νέου Outlook για Windows λειτουργούν όπως και Outlook στο web. Εάν σας ενδιαφέρει να δοκιμάσετε τη νέα εμπειρία, ανατρέξτε στο θέμα Γρήγορα αποτελέσματα με το νέο Outlook για Windows.
Η εταιρεία σας προσαρμόζει τα ονόματα ετικετών, τις περιγραφές συμβουλών εργαλείου και τον τρόπο χρήσης κάθε ετικέτας. Για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το ποια ετικέτα να εφαρμόσετε και πότε, επικοινωνήστε με το τμήμα IT του οργανισμού σας.
Αυτόματη εφαρμογή (ή προτεινόμενη) ετικετών
Ο διαχειριστής σας μπορεί να ρυθμίσει την αυτόματη σήμανση. Στη συνέχεια, προτείνονται συγκεκριμένες ετικέτες ή εφαρμόζονται αυτόματα σε αρχεία ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν ορισμένα είδη πληροφοριών, όπως αριθμούς μητρώου κοινωνικής ασφάλισης, αριθμούς πιστωτικών καρτών ή άλλες ευαίσθητες πληροφορίες.
Εάν μια ετικέτα έχει εφαρμοστεί αυτόματα, θα δείτε μια ειδοποίηση κάτω από την κορδέλα του Office.
Η ειδοποίηση για το πότε συνιστάται μια ετικέτα, αλλά δεν εφαρμόζεται αυτόματα, μοιάζει.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αυτόματη εφαρμογή ή πρόταση ετικετών ευαισθησίας στα αρχεία και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Office
Σημείωση: Ακόμα και αν ο διαχειριστής σας δεν έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους της αυτόματης σήμανσης, ενδέχεται να έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους του συστήματός σας ώστε να απαιτεί μια ετικέτα σε όλα τα αρχεία και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Office και μπορεί επίσης να έχει επιλέξει μια προεπιλεγμένη ετικέτα ως σημείο εκκίνησης. Εάν απαιτούνται ετικέτες, δεν θα μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο Word, Excel ή PowerPoint ή να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, χωρίς να επιλέξετε μια ετικέτα ευαισθησίας.
Πώς γίνεται γνωρίζετε ποια ετικέτα εφαρμόζεται αυτήν τη στιγμή;
Ο τρόπος για να δείτε την ετικέτα που εφαρμόζεται τη συγκεκριμένη στιγμή, εάν υπάρχει, διαφέρει λίγο ανάλογα με το αν βρίσκεστε στον υπολογιστή, στο web ή σε κινητές συσκευές.
Στις εφαρμογές υπολογιστή και web, εμφανίζεται μια υπάρχουσα ετικέτα ευαισθησίας δίπλα στο όνομα του αρχείου στην επάνω αριστερή γωνία του εγγράφου.
Στις εφαρμογές του Office για κινητές συσκευές, επιλέξτε το μενού 
Για να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες που παρέχονται από τον οργανισμό σας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω ή επιλέξτε μια ετικέτα ευαισθησίας.
Το Outlook είναι λίγο διαφορετικό
Στο Outlook δεν εμφανίζεται τίποτα εάν δεν έχει επιλεγεί ετικέτα ή εάν συντάσσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εφαρμόζεται μόνο η προεπιλεγμένη ετικέτα.
Εάν έχει επιλεγεί μια ετικέτα, θα τη δείτε στο τέλος της γραμμής θέματος κατά τη δημιουργία ενός μηνύματος.
Κατά την ανάγνωση αλληλογραφίας, η ετικέτα ευαισθησίας εμφανίζεται κάτω από το μπλοκ διεύθυνσης.
Για Outlook για το web, θα δείτε το εικονίδιο ευαισθησίας στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας του μηνύματος.
Κατά την ανάγνωση μηνυμάτων, η ετικέτα ευαισθησίας εμφανίζεται σε μια γραμμή επάνω από το μήνυμα.
Τι συμβαίνει όταν εφαρμόζω μια ετικέτα ευαισθησίας;
Όταν εφαρμόζετε μια ετικέτα ευαισθησίας, οι πληροφορίες ετικέτας θα διατηρούνται στο αρχείο ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμα και όταν γίνεται κοινή χρήση μεταξύ συσκευών, εφαρμογών και υπηρεσιών cloud. Η εφαρμογή μιας ετικέτας ευαισθησίας μπορεί επίσης να έχει ως αποτέλεσμα αλλαγές στο αρχείο ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύμφωνα με τις ρυθμίσεις παραμέτρων του οργανισμού σας, όπως:
-
Η κρυπτογράφηση με τη Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών μπορεί να εφαρμοστεί στο αρχείο ή το email σας
-
Ενδέχεται να εμφανιστεί μια κεφαλίδα ή ένα υποσέλιδο στο αρχείο ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
-
Ενδέχεται να εμφανιστεί ένα υδατογράφημα στο αρχείο σας
Σημείωση: Αν δεν έχετε δικαίωμα να αλλάξετε ή να καταργήσετε μια ετικέτα ευαισθησίας, δεν θα σας επιτραπεί να το κάνετε με ένα μήνυμα σφάλματος στις περισσότερες εφαρμογές. Σε ορισμένες εφαρμογές, όπως το Outlook mobile, οι ετικέτες ευαισθησίας απλώς θα απενεργοποιηθούν.
Δεν υποστηρίζουν όλες οι εφαρμογές σε όλες τις πλατφόρμες την ίδια συμπεριφορά, επομένως, τα ακριβή αποτελέσματα της εφαρμογής μιας ετικέτας ευαισθησίας ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις δυνατότητες που υποστηρίζονται σε κάθε πλατφόρμα, ανατρέξτε στο θέμα Υποστήριξη για δυνατότητες ετικετών ευαισθησίας σε εφαρμογές.
Επισήμανση αλλαγών στην ετικέτα ευαισθησίας
Ο διαχειριστής σας μπορεί να έχει μια πολιτική που απαιτεί να παρέχετε αιτιολόγηση πριν να αλλάξετε μια ετικέτα ευαισθησίας από μια υψηλότερη ευαισθησία σε μια χαμηλότερη ευαισθησία. Σε αυτήν τη διαμόρφωση, ίσως σας ζητηθεί να επιλέξετε αιτιολόγηση ή να δώσετε τη δική σας όταν επιλέγετε μια λιγότερο ευαίσθητη ετικέτα.
Σημείωση: Θα σας ζητηθεί να αιτιολογήσετε τις αλλαγές μόνο μία φορά μετά το άνοιγμα ενός εγγράφου ή την απάντηση στην προώθηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μετά τη μία αιτιολόγηση, οι επόμενες αλλαγές δεν θα απαιτούν αιτιολόγηση, μέχρι αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το έγγραφο να ανοίξει και να κλείσει ξανά.
