Κοινή χρήση εξωτερικών δεδομένων με χρήση αρχείου ODC (Power Query)

Ένας εξαιρετικός τρόπος για να κάνετε κοινή χρήση δεδομένων μεταξύ των χρηστών του Excel είναι να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC). Έχουν σχεδιαστεί ώστε να είναι φορητά και να είναι εύκολα ενημερωμένα. Συνιστάται η ακόλουθη προσέγγιση για την κοινή χρήση εξωτερικών προελεύσεων δεδομένων με δεδομένα που έχουν διαμορφωθεί από το Power Query.

Σε αυτό το παράδειγμα, κάνουμε κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας με δεδομένα που έχουν εισαχθεί από ένα βιβλίο εργασίας δεδομένων. Ωστόσο, αυτή η διαδικασία ισχύει για σχεδόν όλες τις εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων που μπορεί να εισαγάγει και να συνδέσει το Excel. Η μόνη εξαίρεση είναι ότι δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε πληροφορίες σύνδεσης σε ένα αρχείο ODC για έναν πίνακα του Excel ή μια καθορισμένη περιοχή στο ίδιο βιβλίο εργασίας από το οποίο το έχετε εισαγάγει (χρησιμοποιώντας την επιλογή "Δεδομένα> από πίνακα/περιοχή").

Σημαντικό Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με τον έλεγχο ταυτότητας ή την προστασία προσωπικών δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση ρυθμίσεων και δικαιωμάτων προέλευσης δεδομένων και Ορισμός επιπέδων προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Για να κάνετε εύκολη την κοινή χρήση δεδομένων, ένα άτομο κάνει τα εξής:

Επιλέξτε "Δεδομένα> λήψη δεδομένων > από αρχείο > από το βιβλίο εργασίας.
Στο παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή δεδομένων", εντοπίστε και επιλέξτε το βιβλίο εργασίας που περιέχει τα δεδομένα και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Άνοιγμα".
Στο παράθυρο διαλόγου "Περιήγηση", επιλέξτε έναν πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Μετασχηματισμός δεδομένων".
Στο Πρόγραμμα επεξεργασίας του Power Query, διαμορφώστε τα δεδομένα με τον τρόπο που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Κεντρική"> "Κλείσιμο & φόρτωσης".
Στο φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει τα δεδομένα ερωτήματος, επιλέξτε ένα κελί στον πίνακα, επιλέξτε "Δεδομένα", επιλέξτε το βέλος δίπλα στην επιλογή "Ανανέωση όλων",επιλέξτε "Ιδιότητες σύνδεσης",επιλέξτε την καρτέλα "Ορισμός" και, στη συνέχεια, στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου, επιλέξτε "Εξαγωγή αρχείου σύνδεσης".
Στο παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση αρχείου", πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου, επιλέξτε "Αποθήκευση"και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει το αρχείο σε μια αξιόπιστη προέλευση δεδομένων σε μια θέση στην οποία μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση ένα άλλο άτομο, όπως σε ένα φάκελο δικτύου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις αξιόπιστες προελεύσεις δεδομένων, ανατρέξτε στα θέματα Αξιόπιστα έγγραφα, Προβολή των επιλογών προστασίας προσωπικών δεδομένων στο Κέντρο αξιοπιστίας και Προσθήκη, κατάργηση ή αλλαγή μιας αξιόπιστης θέσης.
Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας.

Αποτέλεσμα

Το αρχείο ODC περιέχει όλες τις πληροφορίες σύνδεσης σχετικά με την εξωτερική προέλευση δεδομένων και τα βήματα και τους τύπους των λειτουργιών του Power Query. Εάν θέλετε, ανοίξτε το αρχείο ODC στο Σημειωματάριο για να εξετάσετε τη μορφή XML που χρησιμοποιείται.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στα κοινόχρηστα δεδομένα, ένα άλλο άτομο κάνει τα εξής:

Χρησιμοποιώντας την Εξερεύνηση αρχείων, εντοπίστε το αρχείο ODC που δημιουργήθηκε στην προηγούμενη ενότητα και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ σε αυτό.

Το Excel ανοίγει το αρχείο ODC σε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel.
Εάν λάβετε ένα μήνυμα σχετικά με την αξιοπιστία της προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε "Ενεργοποίηση".
Στο παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή δεδομένων", αποφασίστε πώς θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτού του παραθύρου διαλόγου, επιλέξτε το ερωτηματικό (?).
Για να επιβεβαιώσετε ότι όλα λειτουργούν σωστά, ενημερώστε την προέλευση δεδομένων του βιβλίου εργασίας και, στη συνέχεια, ανανεώστε όλα τα δεδομένα σε αυτό το βιβλίο εργασίας πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Alt + F5.
Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας.