Πώς διανύουν τα δεδομένα το Excel

Ακολουθούν τα κύρια πράγματα που μπορείτε να κάνετε όταν τα δεδομένα βρίσκονται στο σιδηροδρομικό σταθμό του Excel:

• Εισαγωγή    Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα από πολλές διαφορετικές εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων. Αυτές οι προελεύσεις δεδομένων μπορεί να βρίσκονται στον υπολογιστή σας, στο cloud ή στην άλλη άκρη του κόσμου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων από εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων.

• Power Query    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Power Query (παλαιότερα ονομαζόταν Λήψη & Μετασχηματισμός) για να δημιουργήσετε ερωτήματα για τη διαμόρφωση, το μετασχηματισμό και τον συνδυασμό δεδομένων με διάφορους τρόπους. Μπορείτε να εξαγάγετε την εργασία σας ως πρότυπο Power Query για να ορίσετε μια λειτουργία ροής δεδομένων στο Power Apps. Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε έναν τύπο δεδομένων που θα συμπληρώνει τους συνδεδεμένους τύπους δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Power Query για Βοήθεια Excel.

• Ασφάλεια    Η προστασία των προσωπικών δεδομένων, τα διαπιστευτήρια και ο έλεγχος ταυτότητας αποτελούν πάντα συνεχή ανησυχία. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα Διαχείριση ρυθμίσεων και δικαιωμάτων προέλευσης δεδομένων καιΟρισμός επιπέδων προστασίας προσωπικών δεδομένων.

• Δροσίζω    Τα δεδομένα που εισάγονται συνήθως απαιτούν μια λειτουργία ανανέωσης για να εφαρμοστούν αλλαγές, όπως προσθήκες, ενημερώσεις και διαγραφές, στο Excel. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ανανέωση σύνδεσης εξωτερικών δεδομένων στο Excel.

• Connections/Ιδιότητες    Κάθε εξωτερική προέλευση δεδομένων έχει διάφορα στοιχεία σύνδεσης και ιδιότητας που σχετίζονται με αυτή, τα οποία μερικές φορές απαιτούν αλλαγές ανάλογα με την κατάστασή σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα Διαχείριση περιοχών εξωτερικών δεδομένων και των ιδιοτήτων τους, Δημιουργία, επεξεργασία και διαχείριση συνδέσεων σε εξωτερικά δεδομένα και Ιδιότητες σύνδεσης.

• Κληροδότημα    Οι παραδοσιακές μέθοδοι, όπως οι "Οδηγοί εισαγωγής παλαιού τύπου" και το MSQuery, εξακολουθούν να είναι διαθέσιμες για χρήση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα Επιλογές εισαγωγής και ανάλυσης δεδομένων και Χρήση του Microsoft Query για την ανάκτηση εξωτερικών δεδομένων.

Οι παρακάτω ενότητες παρέχουν περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το τι συμβαίνει στο παρασκήνιο σε αυτόν τον πολυάσχολο σιδηροδρομικό σταθμό του Excel.

Υπάρχουν ιδιότητες σύνδεσης, ερωτήματος και περιοχής εξωτερικών δεδομένων. Οι ιδιότητες σύνδεσης και ερωτήματος περιέχουν παραδοσιακές πληροφορίες σύνδεσης. Σε έναν τίτλο παραθύρου διαλόγου, οι Ιδιότητες σύνδεσης σημαίνουν ότι δεν υπάρχει ερώτημα συσχετισμένο με αυτό, αλλά οι Ιδιότητες ερωτήματος σημαίνουν ότι υπάρχει. Οι ιδιότητες περιοχής εξωτερικών δεδομένων ελέγχουν τη διάταξη και τη μορφή των δεδομένων. Όλες οι προελεύσεις δεδομένων έχουν ένα παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες εξωτερικών δεδομένων , αλλά οι προελεύσεις δεδομένων που έχουν συσχετισμένα διαπιστευτήρια και πληροφορίες ανανέωσης χρησιμοποιούν το μεγαλύτερο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες δεδομένων εξωτερικής περιοχής .

Οι ακόλουθες πληροφορίες συνοψίζουν τα πιο σημαντικά παράθυρα διαλόγου, τμήματα παραθύρου, διαδρομές εντολών και τα αντίστοιχα θέματα βοήθειας.

Παράθυρο διαλόγου ή παράθυρο Διαδρομές εντολών	Καρτέλες και σήραγγες	Κύριο θέμα βοήθειας
Πρόσφατες πηγές Δεδομένα > πρόσφατες προελεύσεις	(Χωρίς καρτέλες) Παράθυρο διαλόγου "Διοχέτευση για σύνδεση > πρόγραμμα περιήγησης "	Διαχείριση ρυθμίσεων και δικαιωμάτων προέλευσης δεδομένων
Ιδιότητες σύνδεσης Ή Οδηγός σύνδεσης δεδομένων Ερωτήματα> δεδομένων & Connections > καρτέλα Connections > (κάντε δεξί κλικ σε μια σύνδεση) > Ιδιότητες	Καρτέλα "Ορισμός" της καρτέλας " Χρήση" στην καρτέλα "Χρησιμοποιείται"	Ιδιότητες σύνδεσης
Ιδιότητες ερωτήματος Δεδομένα > Υπάρχον Connections > (δεξί κλικ σε σύνδεση) > Επεξεργασία ιδιοτήτων σύνδεσης OR Ερωτήματα> δεδομένων & Σύνδεση| Καρτέλα "Ερωτήματα" > (δεξί κλικ σε σύνδεση) > ιδιότητες Ιδιότητες > ερωτήματος OR Ή Δεδομένα > Ανανέωση όλων των > Connections (όταν τοποθετούνται σε ένα φύλλο εργασίας φορτωμένου ερωτήματος)	Καρτέλα "Ορισμός" της καρτέλας " Χρήση" στην καρτέλα "Χρησιμοποιείται"	Ιδιότητες σύνδεσης
Ερωτήματα & Connections & Connections ερωτημάτων> δεδομένων	Καρτέλα "Ερωτήματα" Connections  tab	Ιδιότητες σύνδεσης
Υπάρχουσες Connections Δεδομένα > Υπάρχουσες Connections	καρτέλα Connections καρτέλα "Πίνακες"	Σύνδεση με εξωτερικά δεδομένα
Ιδιότητες εξωτερικών δεδομένων Ή Ιδιότητες περιοχής εξωτερικών δεδομένων Ή Ιδιότητες >δεδομένων (Απενεργοποιημένο εάν δεν έχει τοποθετηθεί σε φύλλο εργασίας ερωτήματος)	Χρησιμοποιείται στην καρτέλα (από το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης )   Κουμπί "Ανανέωση " στις σωστές διοχέτευση σε ιδιότητες ερωτήματος	Διαχείριση περιοχών εξωτερικών δεδομένων και των ιδιοτήτων τους
Ιδιότητες σύνδεσης > καρτέλα "Ορισμός " > "Εξαγωγή αρχείου σύνδεσης" Ή Ερώτημα > Εξαγωγή αρχείου σύνδεσης	(Χωρίς καρτέλες) Παράθυρο διαλόγου "Διοχέτευση σε αρχείο" Φάκελος προελεύσεων δεδομένων	Δημιουργία,επεξεργασία και διαχείριση συνδέσεων προς εξωτερικά δεδομένα

Τα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel μπορεί να προέρχονται από δύο διαφορετικές θέσεις. Τα δεδομένα μπορεί να αποθηκεύονται απευθείας στο βιβλίο εργασίας ή μπορεί να είναι αποθηκευμένα σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως ένα αρχείο κειμένου, μια βάση δεδομένων ή έναν κύβο OLAP (Online Analytical Processing). Αυτή η εξωτερική προέλευση δεδομένων συνδέεται με το βιβλίο εργασίας μέσω μιας σύνδεσης δεδομένων, η οποία είναι ένα σύνολο πληροφοριών που περιγράφουν πώς μπορείτε να εντοπίσετε, να συνδεθείτε και να αποκτήσετε πρόσβαση στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Το κύριο πλεονέκτημα της σύνδεσης με εξωτερικά δεδομένα είναι ότι μπορείτε να αναλύετε περιοδικά αυτά τα δεδομένα χωρίς να αντιγράφετε επανειλημμένα τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας σας, μια λειτουργία που μπορεί να είναι χρονοβόρα και επιρρεπής σε σφάλματα. Μετά τη σύνδεση με εξωτερικά δεδομένα, μπορείτε επίσης να ανανεώνετε (ή να ενημερώνετε) αυτόματα τα βιβλία εργασίας του Excel από την αρχική προέλευση δεδομένων κάθε φορά που η προέλευση δεδομένων ενημερώνεται με νέες πληροφορίες.

Οι πληροφορίες σύνδεσης αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας και μπορούν επίσης να αποθηκευτούν σε ένα αρχείο σύνδεσης, όπως ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC) (.odc) ή ένα αρχείο ονόματος προέλευσης δεδομένων (.dsn).

Για να μεταφέρετε εξωτερικά δεδομένα στο Excel, χρειάζεστε πρόσβαση στα δεδομένα. Εάν η εξωτερική προέλευση δεδομένων στην οποία θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση δεν βρίσκεται στον τοπικό υπολογιστή σας, ίσως χρειαστεί να επικοινωνήσετε με το διαχειριστή της βάσης δεδομένων για έναν κωδικό πρόσβασης, δικαιώματα χρήστη ή άλλες πληροφορίες σύνδεσης. Εάν η προέλευση δεδομένων είναι μια βάση δεδομένων, βεβαιωθείτε ότι η βάση δεδομένων δεν έχει ανοίξει σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης. Εάν η προέλευση δεδομένων είναι ένα αρχείο κειμένου ή ένα υπολογιστικό φύλλο, βεβαιωθείτε ότι κάποιος άλλος χρήστης δεν το έχει ανοιχτό για αποκλειστική πρόσβαση.

Πολλές προελεύσεις δεδομένων απαιτούν επίσης ένα πρόγραμμα οδήγησης ODBC ή μια υπηρεσία παροχής OLE DB για το συντονισμό της ροής δεδομένων μεταξύ του Excel, του αρχείου σύνδεσης και της προέλευσης δεδομένων.

Το παρακάτω διάγραμμα συνοψίζει τα βασικά σημεία σχετικά με τις συνδέσεις δεδομένων.

1. Υπάρχουν διάφορες προελεύσεις δεδομένων με τις οποίες μπορείτε να συνδεθείτε: Υπηρεσίες ανάλυσης, SQL Server, Microsoft Access, άλλες βάσεις δεδομένων OLAP και σχεσιακές βάσεις δεδομένων, υπολογιστικά φύλλα και αρχεία κειμένου.

2. Πολλές προελεύσεις δεδομένων έχουν ένα συσχετισμένο πρόγραμμα οδήγησης ODBC ή υπηρεσία παροχής OLE DB.

3. Ένα αρχείο σύνδεσης ορίζει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την πρόσβαση και την ανάκτηση δεδομένων από μια προέλευση δεδομένων.

4. Οι πληροφορίες σύνδεσης αντιγράφονται από ένα αρχείο σύνδεσης σε ένα βιβλίο εργασίας και οι πληροφορίες σύνδεσης μπορούν εύκολα να επεξεργαστούν.

5. Τα δεδομένα αντιγράφονται σε ένα βιβλίο εργασίας έτσι ώστε να μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ακριβώς όπως χρησιμοποιείτε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα απευθείας στο βιβλίο εργασίας.

Για να βρείτε αρχεία σύνδεσης, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Υπάρχον Connections. (Επιλέξτε Δεδομένα > Υπάρχον Connections.) Χρησιμοποιώντας αυτό το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να δείτε τους ακόλουθους τύπους συνδέσεων:

• Connections στο βιβλίο εργασίας    

  Αυτή η λίστα εμφανίζει όλες τις τρέχουσες συνδέσεις στο βιβλίο εργασίας. Η λίστα δημιουργείται από συνδέσεις που έχετε ήδη ορίσει, τις οποίες δημιουργήσατε χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων του Οδηγού σύνδεσης δεδομένων ή από συνδέσεις που είχατε επιλέξει προηγουμένως ως σύνδεση από αυτό το παράθυρο διαλόγου.

• Αρχεία σύνδεσης στον υπολογιστή σας    

  Αυτή η λίστα δημιουργείται από το φάκελο Οι προελεύσεις δεδομένων μου , ο οποίος συνήθως είναι αποθηκευμένος στο φάκελο Έγγραφα.

• Αρχεία σύνδεσης στο δίκτυο    

  Αυτή η λίστα μπορεί να δημιουργηθεί από ένα σύνολο φακέλων στο τοπικό σας δίκτυο, η θέση των οποίων μπορεί να αναπτυχθεί σε όλο το δίκτυο ως μέρος της ανάπτυξης πολιτικών ομάδας του Microsoft Office ή μιας βιβλιοθήκης του SharePoint. 

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Excel ως πρόγραμμα επεξεργασίας αρχείων σύνδεσης για να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε συνδέσεις με εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων που είναι αποθηκευμένες σε ένα βιβλίο εργασίας ή σε ένα αρχείο σύνδεσης. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τη σύνδεση που θέλετε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνδεση κάνοντας κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για περισσότερα για να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση για να ξεκινήσετε τον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων.

Αφού δημιουργήσετε τη σύνδεση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης (Επιλέξτε >δεδομένων Ερωτήματα & Connections >Connections καρτέλα > (κάντε δεξί κλικ σε μια σύνδεση) > Ιδιότητες) για να ελέγξετε διάφορες ρυθμίσεις για συνδέσεις σε εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων και για να χρησιμοποιήσετε, να χρησιμοποιήσετε ξανά ή να αλλάξετε αρχεία σύνδεσης.

Σημείωση    Ορισμένες φορές, το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης ονομάζεται παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες ερωτήματος όταν υπάρχει ένα ερώτημα που δημιουργείται στο Power Query (παλαιότερα ονομαζόταν Λήψη & Μετασχηματισμός) συσχετισμένο με αυτό.

Εάν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο σύνδεσης για να συνδεθείτε σε μια προέλευση δεδομένων, το Excel αντιγράφει τις πληροφορίες σύνδεσης από το αρχείο σύνδεσης στο βιβλίο εργασίας του Excel. Όταν κάνετε αλλαγές χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης , επεξεργάζεστε τις πληροφορίες σύνδεσης δεδομένων που είναι αποθηκευμένες στο τρέχον βιβλίο εργασίας του Excel και όχι το αρχικό αρχείο σύνδεσης δεδομένων που μπορεί να έχει χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία της σύνδεσης (υποδεικνύεται από το όνομα αρχείου που εμφανίζεται στην ιδιότητα Αρχείο σύνδεσης στην καρτέλα Ορισμός ). Αφού επεξεργαστείτε τις πληροφορίες σύνδεσης (με εξαίρεση τις ιδιότητες Όνομα σύνδεσης και Περιγραφή σύνδεσης ), η σύνδεση προς το αρχείο σύνδεσης καταργείται και η ιδιότητα Αρχείο σύνδεσης καταργείται.

Για να εξασφαλίσετε ότι το αρχείο σύνδεσης χρησιμοποιείται πάντα κατά την ανανέωση μιας προέλευσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Να γίνεται πάντα προσπάθεια χρήσης αυτού του αρχείου για την ανανέωση αυτών των δεδομένων στην καρτέλα Ορισμός . Η επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου εξασφαλίζει ότι οι ενημερώσεις στο αρχείο σύνδεσης θα χρησιμοποιούνται πάντα από όλα τα βιβλία εργασίας που χρησιμοποιούν αυτό το αρχείο σύνδεσης, τα οποία πρέπει επίσης να έχουν οριστεί σε αυτό το σύνολο ιδιοτήτων.

Χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Connections, μπορείτε εύκολα να διαχειριστείτε αυτές τις συνδέσεις, όπως τη δημιουργία, την επεξεργασία και τη διαγραφή τους (Επιλέξτε Ερωτήματα> Δεδομένων & Connections > Connections καρτέλα > (κάντε δεξί κλικ σε μια σύνδεση) > Ιδιότητες.) Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να κάνετε τα εξής: 

• Δημιουργήστε, επεξεργαστείτε, ανανεώστε και διαγράψτε συνδέσεις που χρησιμοποιούνται στο βιβλίο εργασίας.

• Επαληθεύστε την προέλευση των εξωτερικών δεδομένων. Μπορεί να θέλετε να το κάνετε αυτό σε περίπτωση που η σύνδεση έχει οριστεί από άλλο χρήστη.

• Εμφάνιση του σημείου όπου χρησιμοποιείται κάθε σύνδεση στο τρέχον βιβλίο εργασίας.

• Διάγνωση μηνύματος σφάλματος σχετικά με συνδέσεις σε εξωτερικά δεδομένα.

• Ανακατευθύνετε μια σύνδεση σε διαφορετικό διακομιστή ή προέλευση δεδομένων ή αντικαταστήστε το αρχείο σύνδεσης για μια υπάρχουσα σύνδεση.

• Κάντε εύκολη τη δημιουργία και την κοινή χρήση αρχείων σύνδεσης με τους χρήστες.

Τα αρχεία σύνδεσης είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για την κοινή χρήση συνδέσεων σε συνεπή βάση, καθιστώντας τις συνδέσεις πιο ανιχνεύσιμες, συμβάλλοντας στη βελτίωση της ασφάλειας των συνδέσεων και διευκολύνοντας τη διαχείριση της προέλευσης δεδομένων. Ο καλύτερος τρόπος για να κάνετε κοινή χρήση αρχείων σύνδεσης είναι να τα τοποθετήσετε σε μια ασφαλή και αξιόπιστη θέση, όπως σε ένα φάκελο δικτύου ή σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint, όπου οι χρήστες μπορούν να διαβάσουν το αρχείο, αλλά μόνο οι καθορισμένοι χρήστες μπορούν να τροποποιήσουν το αρχείο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση δεδομένων με ODC.

Χρήση αρχείων ODC

Μπορείτε να δημιουργήσετε αρχεία σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC) (.odc) μέσω σύνδεσης σε εξωτερικά δεδομένα μέσω του παραθύρου διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων ή χρησιμοποιώντας τον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων για να συνδεθείτε με νέες προελεύσεις δεδομένων. Ένα αρχείο ODC χρησιμοποιεί προσαρμοσμένες ετικέτες HTML και XML για την αποθήκευση των πληροφοριών σύνδεσης. Μπορείτε εύκολα να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του αρχείου στο Excel.

Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων σύνδεσης με άλλα άτομα για να τους δώσετε την ίδια πρόσβαση που έχετε σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων. Οι άλλοι χρήστες δεν χρειάζεται να ρυθμίσουν μια προέλευση δεδομένων για να ανοίξουν το αρχείο σύνδεσης, αλλά ίσως χρειαστεί να εγκαταστήσουν το πρόγραμμα οδήγησης ODBC ή την υπηρεσία παροχής OLE DB που απαιτείται για την πρόσβαση στα εξωτερικά δεδομένα στον υπολογιστή τους.

Τα αρχεία ODC είναι η συνιστώμενη μέθοδος για τη σύνδεση με δεδομένα και την κοινή χρήση δεδομένων. Μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε άλλα παραδοσιακά αρχεία σύνδεσης (DSN, UDL και αρχεία ερωτημάτων) σε αρχείο ODC, ανοίγοντας το αρχείο σύνδεσης και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί Εξαγωγή αρχείου σύνδεσης στην καρτέλα Ορισμός του παραθύρου διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης .

Χρήση αρχείων ερωτήματος

Τα αρχεία ερωτήματος είναι αρχεία κειμένου που περιέχουν πληροφορίες προέλευσης δεδομένων, όπως το όνομα του διακομιστή όπου βρίσκονται τα δεδομένα και οι πληροφορίες σύνδεσης που παρέχετε όταν δημιουργείτε μια προέλευση δεδομένων. Τα αρχεία ερωτημάτων είναι ένας παραδοσιακός τρόπος για την κοινή χρήση ερωτημάτων με άλλους χρήστες του Excel.

Χρήση αρχείων ερωτημάτων .dqy    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Query για να αποθηκεύσετε αρχεία .dqy που περιέχουν ερωτήματα για δεδομένα από σχεσιακές βάσεις δεδομένων ή αρχεία κειμένου. Όταν ανοίγετε αυτά τα αρχεία στο Microsoft Query, μπορείτε να προβάλετε τα δεδομένα που επιστρέφονται από το ερώτημα και να τροποποιήσετε το ερώτημα για να ανακτήσετε διαφορετικά αποτελέσματα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο .dqy για οποιοδήποτε ερώτημα δημιουργείτε, είτε χρησιμοποιώντας τον Οδηγό ερωτημάτων είτε απευθείας στο Microsoft Query.

Χρήση αρχείων ερωτημάτων .oqy    Μπορείτε να αποθηκεύσετε αρχεία .oqy για να συνδεθείτε με δεδομένα σε μια βάση δεδομένων OLAP, είτε σε διακομιστή είτε σε αρχείο κύβου εκτός σύνδεσης (.cub). Όταν χρησιμοποιείτε τον Οδηγό πολυδιάστατης σύνδεσης στο Microsoft Query για να δημιουργήσετε μια προέλευση δεδομένων για μια βάση δεδομένων ή κύβο OLAP, δημιουργείται αυτόματα ένα αρχείο .oqy. Επειδή οι βάσεις δεδομένων OLAP δεν είναι οργανωμένες σε εγγραφές ή πίνακες, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ερωτήματα ή αρχεία .dqy για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις βάσεις δεδομένων.

Χρήση αρχείων ερωτήματος .rqy    Το Excel μπορεί να ανοίξει αρχεία ερωτημάτων σε μορφή .rqy για να υποστηρίξει προγράμματα οδήγησης προέλευσης δεδομένων OLE DB που χρησιμοποιούν αυτήν τη μορφή. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην τεκμηρίωση του προγράμματος οδήγησης.

Χρήση αρχείων ερωτήματος .qry    Το Microsoft Query μπορεί να ανοίξει και να αποθηκεύσει αρχεία ερωτημάτων σε μορφή .qry για χρήση με προηγούμενες εκδόσεις του Microsoft Query που δεν μπορούν να ανοίξουν αρχεία .dqy. Εάν έχετε ένα αρχείο ερωτήματος σε μορφή .qry που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο Excel, ανοίξτε το αρχείο στο Microsoft Query και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το ως αρχείο .dqy. Για πληροφορίες σχετικά με την αποθήκευση αρχείων .dqy, ανατρέξτε στη Βοήθεια για το Microsoft Query.

Χρήση αρχείων ερωτημάτων Web .iqy    Το Excel μπορεί να ανοίξει αρχεία ερωτημάτων Web .iqy για την ανάκτηση δεδομένων από το Web. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εξαγωγή στο Excel από το SharePoint.

Μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων (ονομάζεται επίσης πίνακας ερωτήματος) είναι ένα καθορισμένο όνομα ή όνομα πίνακα που καθορίζει τη θέση των δεδομένων που εισάγονται σε ένα φύλλο εργασίας. Όταν συνδέεστε με εξωτερικά δεδομένα, το Excel δημιουργεί αυτόματα μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων. Η μόνη εξαίρεση σε αυτό είναι μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα που συνδέεται με μια προέλευση δεδομένων, η οποία δεν δημιουργεί μια εξωτερική περιοχή δεδομένων. Στο Excel, μπορείτε να μορφοποιήσετε και να διατάξετε μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων ή να τη χρησιμοποιήσετε σε υπολογισμούς, όπως με οποιαδήποτε άλλα δεδομένα.

Το Excel ονομάζει αυτόματα μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων ως εξής:

• Οι περιοχές εξωτερικών δεδομένων από αρχεία σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC) λαμβάνουν το ίδιο όνομα με το όνομα του αρχείου.

• Οι περιοχές εξωτερικών δεδομένων από βάσεις δεδομένων ονομάζονται με το όνομα του ερωτήματος. Από προεπιλογή Query_from_source είναι το όνομα της προέλευσης δεδομένων που χρησιμοποιήσατε για να δημιουργήσετε το ερώτημα.

• Οι περιοχές εξωτερικών δεδομένων από αρχεία κειμένου ονομάζονται με το όνομα του αρχείου κειμένου.

• Οι περιοχές εξωτερικών δεδομένων από ερωτήματα Web ονομάζονται με το όνομα της ιστοσελίδας από την οποία ανακτώνται τα δεδομένα.

Εάν το φύλλο εργασίας σας έχει περισσότερες από μία περιοχές εξωτερικών δεδομένων από την ίδια προέλευση, οι περιοχές αριθμούνται. Για παράδειγμα, MyText, MyText_1, MyText_2 και ούτω καθεξής.

Μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων έχει πρόσθετες ιδιότητες (που δεν πρέπει να συγχέονται με τις ιδιότητες σύνδεσης) τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε τα δεδομένα, όπως τη διατήρηση της μορφοποίησης των κελιών και το πλάτος των στηλών. Μπορείτε να αλλάξετε αυτές τις ιδιότητες περιοχής εξωτερικών δεδομένων, κάνοντας κλικ στην επιλογή Ιδιότητες στην ομάδα Connections στην καρτέλα Δεδομένα και, στη συνέχεια, κάνοντας τις αλλαγές σας στα παράθυρα διαλόγου Ιδιότητες περιοχής εξωτερικών δεδομένων ή Ιδιότητες εξωτερικών δεδομένων.

Υπάρχουν πολλά αντικείμενα δεδομένων (όπως μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων και μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα) που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συνδεθείτε σε διαφορετικές προελεύσεις δεδομένων. Ωστόσο, ο τύπος της προέλευσης δεδομένων με την οποία μπορείτε να συνδεθείτε είναι διαφορετικός μεταξύ κάθε αντικειμένου δεδομένων.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να ανανεώσετε συνδεδεμένα δεδομένα στο Excel Services. Όπως και με οποιαδήποτε εξωτερική προέλευση δεδομένων, ίσως χρειαστεί να πραγματοποιήσετε έλεγχο ταυτότητας για την πρόσβασή σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ανανέωση σύνδεσης εξωτερικών δεδομένων στο Excel. Fή περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα διαπιστευτήρια, ανατρέξτε στο θέμα Excel Services Ρυθμίσεις ελέγχου ταυτότητας.

Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει ποιες προελεύσεις δεδομένων υποστηρίζονται για κάθε αντικείμενο δεδομένων στο Excel.

Αριστεύω δεδομένα αντικείμενο	Δημιουργεί Εξωτερικός δεδομένα έκταση?		OLE DB	ODBC	Κείμενο αρχείο	HTML αρχείο	XML αρχείο	SharePoint λίστα
Οδηγός εισαγωγής κειμένου	Ναι		Όχι	Όχι	Ναι	Όχι	Όχι	Όχι
Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα (χωρίς OLAP)	Όχι		Ναι	Ναι	Ναι	Όχι	Όχι	Ναι
Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα (OLAP)	Όχι		Ναι	Όχι	Όχι	Όχι	Όχι	Όχι
Πίνακας του Excel	Ναι		Ναι	Ναι	Όχι	Όχι	Ναι	Ναι
Αντιστοίχιση XML	Ναι		Όχι	Όχι	Όχι	Όχι	Ναι	Όχι
Ερώτημα Web	Ναι		Όχι	Όχι	Όχι	Ναι	Ναι	Όχι
Οδηγός σύνδεσης δεδομένων	Ναι		Ναι	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι
Microsoft Query	Ναι		Όχι	Ναι	Ναι	Όχι	Όχι	Όχι

Excel Services λύση για πίνακες και καθορισμένες περιοχές του Excel

Εάν θέλετε να εμφανίσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel σε Excel Services, μπορείτε να συνδεθείτε και να ανανεώσετε δεδομένα, αλλά πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. Excel Services δεν υποστηρίζει περιοχές εξωτερικών δεδομένων, γεγονός που σημαίνει ότι Excel Services δεν υποστηρίζει έναν πίνακα του Excel που είναι συνδεδεμένος με προέλευση δεδομένων, ερώτημα Web, αντιστοίχιση XML ή Microsoft Query.

Ωστόσο, μπορείτε να παρακάμψετε αυτόν τον περιορισμό χρησιμοποιώντας έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα για να συνδεθείτε με την προέλευση δεδομένων και, στη συνέχεια, να σχεδιάσετε και να διατάξεων τον Συγκεντρωτικό Πίνακα ως δισδιάστατο πίνακα χωρίς επίπεδα, ομάδες ή μερικά αθροίσματα, έτσι ώστε να εμφανίζονται όλες οι επιθυμητές τιμές γραμμών και στηλών. 

Ας πάμε ένα ταξίδι στη λωρίδα μνήμης της βάσης δεδομένων.

Πληροφορίες για το MDAC, το OLE DB και το OBC

Κατ' αρχάς, συγγνώμη για όλα τα ακρωνύμια. Το Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 περιλαμβάνεται στα Microsoft Windows. Με το MDAC, μπορείτε να συνδεθείτε και να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από μια μεγάλη ποικιλία σχεσιακών και μη σχεσιακών προελεύσεων δεδομένων. Μπορείτε να συνδεθείτε σε πολλές διαφορετικές προελεύσεις δεδομένων χρησιμοποιώντας προγράμματα οδήγησης Ανοικτής συνδεσιμότητας βάσεων δεδομένων (ODBC) ή υπηρεσίες παροχής OLE DB, οι οποίες είτε δημιουργούνται και αποστέλλονται από τη Microsoft είτε αναπτύσσονται από διάφορους τρίτους. Κατά την εγκατάσταση του Microsoft Office, στον υπολογιστή σας προστίθενται επιπλέον προγράμματα οδήγησης ODBC και υπηρεσίες παροχής OLE DB.

Για να δείτε μια πλήρη λίστα των υπηρεσιών παροχής OLE DB που είναι εγκατεστημένες στον υπολογιστή σας, εμφανίστε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων από ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Υπηρεσία παροχής .

Για να δείτε μια πλήρη λίστα των υπηρεσιών παροχής ODBC που είναι εγκατεστημένες στον υπολογιστή σας, εμφανίστε το παράθυρο διαλόγου Διαχειριστής βάσης δεδομένων ODBC και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Προγράμματα οδήγησης .

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε προγράμματα οδήγησης ODBC και υπηρεσίες παροχής OLE DB από άλλους κατασκευαστές για να λάβετε πληροφορίες από προελεύσεις εκτός των προελεύσεων δεδομένων της Microsoft, συμπεριλαμβανομένων άλλων τύπων βάσεων δεδομένων ODBC και OLE DB. Εάν θέλετε πληροφορίες σχετικά με την εγκατάσταση αυτών των προγραμμάτων οδήγησης ODBC ή των υπηρεσιών παροχής OLE DB, ανατρέξτε στην τεκμηρίωση της συγκεκριμένης βάσης δεδομένων ή επικοινωνήστε με τον προμηθευτή της βάσης δεδομένων σας.

Χρήση ODBC για σύνδεση με προελεύσεις δεδομένων

Στην αρχιτεκτονική ODBC, μια εφαρμογή (όπως το Excel) συνδέεται με τη Διαχείριση προγραμμάτων οδήγησης ODBC, η οποία με τη σειρά της χρησιμοποιεί ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα οδήγησης ODBC (όπως το πρόγραμμα οδήγησης ODBC του Microsoft SQL) για τη σύνδεση με μια προέλευση δεδομένων (όπως μια βάση δεδομένων microsoft SQL Server).

Για να συνδεθείτε με προελεύσεις δεδομένων ODBC, κάντε τα εξής:

1. Βεβαιωθείτε ότι το κατάλληλο πρόγραμμα οδήγησης ODBC είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή που περιέχει την προέλευση δεδομένων.

2. Καθορίστε ένα όνομα προέλευσης δεδομένων (DSN) χρησιμοποιώντας το διαχειριστή προέλευσης δεδομένων ODBC για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες σύνδεσης στο μητρώο ή σε ένα αρχείο DSN ή μια συμβολοσειρά σύνδεσης σε κώδικα της Microsoft Visual Basic για να μεταβιβάσετε τις πληροφορίες σύνδεσης απευθείας στη Διαχείριση προγραμμάτων οδήγησης ODBC.

   Για να ορίσετε μια προέλευση δεδομένων, στα Windows κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας Ελέγχου. Κάντε κλικ στην επιλογή Σύστημα και συντήρηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία διαχείρισης. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιδόσεις και συντήρηση και επιλέξτε Εργαλεία διαχείρισης. και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προελεύσεις δεδομένων (ODBC). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια σε κάθε παράθυρο διαλόγου.

Αρχεία προέλευσης δεδομένων υπολογιστή

Οι προελεύσεις δεδομένων υπολογιστή αποθηκεύουν πληροφορίες σύνδεσης στο μητρώο, σε έναν συγκεκριμένο υπολογιστή, με καθορισμένο από το χρήστη όνομα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αρχεία προέλευσης δεδομένων υπολογιστή μόνο στον υπολογιστή στον οποίο έχουν καθοριστεί. Υπάρχουν δύο τύποι αρχείων προέλευσης δεδομένων υπολογιστή — χρήστη και συστήματος. Τα αρχεία προέλευσης δεδομένων υπολογιστή χρήστη μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο από τον τρέχοντα χρήστη και είναι ορατά μόνο από αυτόν το χρήστη. Οι προελεύσεις δεδομένων συστήματος μπορούν να χρησιμοποιηθούν από όλους τους χρήστες σε έναν υπολογιστή και είναι ορατές σε όλους τους χρήστες στον υπολογιστή.

Ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων υπολογιστή είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν θέλετε να παρέχετε πρόσθετη ασφάλεια, επειδή εξασφαλίζει ότι μόνο οι χρήστες που είναι συνδεδεμένοι μπορούν να προβάλουν ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων υπολογιστή και μια προέλευση δεδομένων υπολογιστή δεν μπορεί να αντιγραφεί από έναν απομακρυσμένο χρήστη σε άλλον υπολογιστή.

Αρχεία προέλευσης δεδομένων

Οι προελεύσεις δεδομένων αρχείων (ονομάζονται επίσης αρχεία DSN) αποθηκεύουν πληροφορίες σύνδεσης σε ένα αρχείο κειμένου και όχι στο μητρώο και είναι γενικά πιο ευέλικτες στη χρήση από τις προελεύσεις δεδομένων υπολογιστή. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιγράψετε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων σε οποιονδήποτε υπολογιστή με το σωστό πρόγραμμα οδήγησης ODBC, έτσι ώστε η εφαρμογή σας να μπορεί να βασίζεται σε συνεπείς και ακριβείς πληροφορίες σύνδεσης σε όλους τους υπολογιστές που χρησιμοποιεί. Ή μπορείτε να τοποθετήσετε το αρχείο προέλευσης δεδομένων σε έναν μόνο διακομιστή, να τον χρησιμοποιείτε από κοινού με πολλούς υπολογιστές του δικτύου και να διατηρείτε εύκολα τις πληροφορίες σύνδεσης σε μία θέση.

Επίσης, από ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων μπορεί να αφαιρεθεί η δυνατότητα κοινής χρήσης. Ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων χωρίς δυνατότητα κοινής χρήσης βρίσκεται σε έναν μόνο υπολογιστή και παραπέμπει σε μια προέλευση δεδομένων υπολογιστή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αρχεία προέλευσης δεδομένων χωρίς δυνατότητα κοινής χρήσης για να αποκτήσετε πρόσβαση σε υπάρχοντα αρχεία προέλευσης δεδομένων υπολογιστή από αρχεία προέλευσης δεδομένων.

Χρήση OLE DB για σύνδεση με προελεύσεις δεδομένων

Στην αρχιτεκτονική OLE DB, η εφαρμογή που αποκτά πρόσβαση στα δεδομένα ονομάζεται καταναλωτής δεδομένων (όπως το Excel) και το πρόγραμμα που επιτρέπει την εγγενή πρόσβαση στα δεδομένα ονομάζεται υπηρεσία παροχής βάσης δεδομένων (όπως η υπηρεσία παροχής OLE DB της Microsoft για SQL Server).

Ένα αρχείο καθολικής σύνδεσης δεδομένων (.udl) περιέχει τις πληροφορίες σύνδεσης που χρησιμοποιεί ένας καταναλωτής δεδομένων για πρόσβαση σε μια προέλευση δεδομένων μέσω της υπηρεσίας παροχής OLE DB της συγκεκριμένης προέλευσης δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε τις πληροφορίες σύνδεσης, κάνοντας ένα από τα εξής:

• Στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων για να ορίσετε μια σύνδεση δεδομένων για μια υπηρεσία παροχής OLE DB. 

• Δημιουργήστε ένα κενό αρχείο κειμένου με επέκταση ονόματος αρχείου .udl και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε το αρχείο, το οποίο εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων .