Όταν ρυθμίζετε το SharePoint στο Microsoft 365 στο Microsoft 365, πιθανότατα έχετε έγγραφα και αρχεία που θέλετε να προσθέσετε στην τοποθεσία ομάδας σας. Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προσθέσετε διαφορετικά είδη περιεχομένου στην τοποθεσία σας.
Σημείωση
Για ένα άρθρο σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης του OneDrive για την εργασία ή το σχολείο και των τοποθεσιών ομάδας, ώστε να μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε μαζί, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση χώρου αποθήκευσης και κοινής χρήσης αρχείων Office 365.
Σε αυτό το άρθρο
- Πριν ξεκινήσετε
- Δημιουργία φακέλων, βιβλιοθηκών και δευτερευουσών τοποθεσιών
- Αποστολή εγγράφων, εικόνων και αρχείων
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε λίστες του SharePoint για επαφές, ημερολόγια και υπολογιστικά φύλλα
- Εξετάστε λύσεις του SharePoint για συνήθεις επιχειρηματικές ανάγκες
- Βοήθεια για την εύρεση του περιεχομένου σας από τους χρήστες της τοποθεσίας
Πριν ξεκινήσετε
Πριν ξεκινήσετε τη μετακίνηση αρχείων, ελέγξτε πόσο χώρο αποθήκευσης έχετε για SharePoint στο Microsoft 365 στο Microsoft 365. Για να βρείτε πληροφορίες σχετικά με τα όρια χώρου αποθήκευσης για το SharePoint στο Microsoft 365, ανατρέξτε στο θέμα Όρια του SharePoint.
Συμβουλή
Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι στο Microsoft 365, τα όρια χώρου αποθήκευσης για το SharePoint στο Microsoft 365 (η τοποθεσία ομάδας σας) διαφέρουν από τα όρια χώρου αποθήκευσης για Exchange Online (για λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα όρια χώρου αποθήκευσης γραμματοκιβωτίου, ανατρέξτε στο θέμα Παραλήπτες, στις Περιγραφές υπηρεσιών του Microsoft 365 για Exchange Online.
Το επόμενο βήμα είναι να αναλύσετε το περιεχόμενο που έχετε τη συγκεκριμένη στιγμή. Αυτό περιλαμβάνει έγγραφα, εικόνες, φόρμες και ούτω καθεξής.
Συμβουλή
Στο Εξερεύνηση αρχείων, αναζητήστε τα υπάρχοντα αρχεία σας κατά μέγεθος και κατά ημερομηνία. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να αναγνωρίσετε γρήγορα τα αρχεία που έχουν χρησιμοποιηθεί πρόσφατα ή είναι πολύ μεγάλα.
Σκεφτείτε πόσο από το περιεχόμενο χρησιμοποιείται τακτικά και αν θέλετε να το αποθηκεύσετε όλο στο Microsoft 365. Ακριβώς όπως θα κάνατε όταν μετακομίζετε σε ένα μικρότερο σπίτι, ο στόχος είναι να αποφασίσετε τι θα χωρέσει στο νέο χώρο. Για παράδειγμα, εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί πλέον περισσότερο χώρο αποθήκευσης από το όριο του Microsoft 365 για το SharePoint στο Microsoft 365, πρέπει να λάβετε αποφάσεις όπως οι εξής:
- Ποια αρχεία θέλετε να μετακινήσετε;
- Θέλετε να αγοράσετε περισσότερο χώρο αποθήκευσης;
- Πρέπει να σκοπεύετε να έχετε χώρο για την ανάπτυξη του ιστότοπού σας; (Σίγουρα θα)
Εάν η εταιρεία σας είναι μεγάλη ή πολύπλοκη, εξετάστε το ενδεχόμενο να προσκαλέσετε έναν ειδικό για να σας βοηθήσει. Μπορείτε να βρείτε αξιόπιστη βοήθεια στο Microsoft Pinpoint. Το Pinpoint είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για εταιρείες σε όλο τον κόσμο να βρίσκουν πιστοποιημένους ειδικούς και επαγγελματικές υπηρεσίες της Microsoft
Δημιουργία φακέλων, βιβλιοθηκών και δευτερευουσών τοποθεσιών
Αφού προσδιορίσετε το περιεχόμενο που θέλετε να μετακινήσετε, σκεφτείτε πώς θέλετε να το οργανώσετε. Μπορείτε να ξεκινήσετε με την αποστολή αρχείων στη βιβλιοθήκη "Έγγραφα" στην τοποθεσία ομάδας σας. Είναι καλή ιδέα να οργανώσετε το περιεχόμενο, ειδικά εάν περιμένετε ότι τελικά θα έχετε πολλά αρχεία. Καθώς ο όγκος του περιεχομένου αυξάνεται, μπορείτε να δημιουργήσετε πρόσθετες βιβλιοθήκες εγγράφων, βιβλιοθήκες φορμών και εικόνων για να αποθηκεύσετε αυτό το περιεχόμενο. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε δευτερεύουσες τοποθεσίες για διαφορετικά είδη εγγράφων ή έργων.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο σχεδιασμού μιας δομής για την οργάνωση του περιεχομένου της τοποθεσίας σας, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός του περιεχομένου για την τοποθεσία ομάδας σας.
Αποστολή εγγράφων, εικόνων και αρχείων
Για να αποστείλετε αρχεία, όπως έγγραφα Word, αρχεία PDF ή φωτογραφίες JPG, αποστείλετε τα σε μια βιβλιοθήκη ή σε ένα φάκελο μιας βιβλιοθήκης.
Σημείωση
Το μέγιστο μέγεθος αρχείου για ένα μεμονωμένο αρχείο που μπορεί να αποσταλεί σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint στο Microsoft 365 είναι επί του παρόντος 2 GB. Επιπλέον, μπορείτε να αποστείλετε μόνο 100 ή λιγότερα αρχεία κάθε φορά.
Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό εξαρτάται από τον αριθμό των αρχείων. Μεταβείτε πρώτα στη βιβλιοθήκη προορισμού και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτόν τον πίνακα για να επιλέξετε μια μέθοδο:
| Αριθμός αρχείων | Μέθοδος αποστολής |
|---|---|
| Ενιαίο έγγραφο | Επιλέξτε Νέο έγγραφο>ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΥΠΑΡΧΟΝΤΟΣ ΑΡΧΕΙΟΥ και, στη συνέχεια, αναζητήστε το αρχείο στον υπολογιστή σας. |
| Πολλά έγγραφα και φακέλους | Επιλέξτε το κουμπί "Άνοιγμα με την Εξερεύνηση " στην καρτέλα "Βιβλιοθήκη " της κορδέλας. Στη συνέχεια, μεταφέρετε και αποθέστε τα αρχεία χρησιμοποιώντας Εξερεύνηση αρχείων. |
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αποστολή, δημιουργία ή διαγραφή αρχείων σε μια βιβλιοθήκη.
Σημείωση
Υπάρχουν ορισμένοι τύποι αρχείων που δεν είναι δυνατή η αποστολή τους σε βιβλιοθήκη. Για μια λίστα με αυτά, ανατρέξτε στο άρθρο Τύποι αρχείων που δεν είναι δυνατό να προστεθούν σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε λίστες του SharePoint για επαφές, ημερολόγια και υπολογιστικά φύλλα
Κάθε επιχείρηση έχει δεδομένα σε πολλές μορφές, όπως ημερολόγια, εργασίες και υπολογιστικά φύλλα. Για αυτόν τον τύπο δεδομένων, μπορείτε να μετακινήσετε ή να μετατρέψετε αυτό το περιεχόμενο σε λίστα στην τοποθεσία σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να μετατρέψετε τη λίστα επαγγελματικών επαφών σε λίστα επαφών. Επιπλέον, συχνά μπορείτε να μετατρέπετε ημερολόγια σε Calendar του SharePoint, το οποίο είναι ένα ειδικό είδος λίστας.
- Για να μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ημερολόγιο ομάδας στο SharePoint στο Microsoft 365, παρακολουθήστε αυτό το βίντεο: Βίντεο: Δημιουργία του δικού σας ημερολογίου.
Εάν χρησιμοποιείτε πλέον υπολογιστικά φύλλα Microsoft Excel για την παρακολούθηση πληροφοριών, μπορείτε να αποστείλετε αυτά τα υπολογιστικά φύλλα απευθείας σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων στο SharePoint στο Microsoft 365. Εναλλακτικά, μπορείτε να εισαγάγετε ένα υπολογιστικό φύλλο ως λίστες του SharePoint. Επειδή πολλά άτομα μπορούν να ενημερώσουν μια λίστα ταυτόχρονα, οι λίστες του SharePoint ενθαρρύνουν τη συνεργασία. Μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικές προβολές των λιστών για να εκθέσετε ακριβώς τις πληροφορίες που θέλετε.
- Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την εργασία με λίστες, ανατρέξτε στο θέμα Εκπαίδευση: Δημιουργία και ρύθμιση λίστας.
Εξετάστε λύσεις του SharePoint για συνήθεις επιχειρηματικές ανάγκες
Ένας άλλος τρόπος για να μετακινήσετε περιεχόμενο είναι να χρησιμοποιήσετε μια λύση SharePoint, για να διαχειριστείτε καλύτερα μια υπάρχουσα εργασία. Για παράδειγμα, οι περισσότερες εταιρείες θέλουν να καταγράψουν και να μοιραστούν τις καθημερινές γνώσεις των ατόμων που εργάζονται εκεί. Ένα wiki στην τοποθεσία σας μπορεί να είναι ιδανικό για τέτοιου ακριβώς είδους κοινή χρήση.
Αυτός ο πίνακας περιγράφει τις δυνατότητες του SharePoint που μπορούν να σας βοηθήσουν στη διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών.
| Επιχειρηματική διαδικασία | Περιγραφή |
|---|---|
| Χρήση wiki για κοινή χρήση γνώσεων της ομάδας και συνεργασία | Τα Wiki είναι ειδικές τοποθεσίες όπου μια κοινότητα χρηστών δημιουργεί και διατηρεί πληροφορίες. Τα Wiki μπορούν να είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την καταγραφή και την κοινή χρήση πληροφοριών διαδικασιών ή γενικών πληροφοριών αναφοράς που είναι σημαντικές για την εργασία σας.
|
| Μετακίνηση προγραμματισμού πόρων σε ημερολόγια ομάδας του SharePoint | Ένα ημερολόγιο ομάδας μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να προγραμματίσετε κοινούς πόρους, όπως αίθουσες διασκέψεων, οπτικοακουστικό εξοπλισμό και ούτω καθεξής. Επειδή ένα ημερολόγιο ομάδας βρίσκεται σε μια τοποθεσία του SharePoint στο Microsoft 365, όλα τα μέλη της ομάδας σας μπορούν να το προβάλουν εύκολα στο SharePoint ή στο Outlook.
|
| Μετατροπή προγραμμάτων βάσεων δεδομένων σε εφαρμογή Access | Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Microsoft Access 2013 για να σχεδιάσετε και να δημοσιεύσετε μια βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε μια εφαρμογή Access που θα χρησιμοποιεί τη βάση δεδομένων στην τοποθεσία της ομάδας σας.
|
| Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών με ροές εργασιών | Οι ροές εργασιών αυτοματοποιούν και παρακολουθούν τις βασικές εργασίες σε μια επιχειρηματική διαδικασία. Είναι εξαιρετικοί για εργασίες όπως οι διαδικασίες έγκρισης ή η συλλογή σχολίων.
|
Βοήθεια για την εύρεση του περιεχομένου σας από τους χρήστες της τοποθεσίας
Αφού μετακινήσετε τα έγγραφα και τα αρχεία σας στην τοποθεσία ομάδας σας, ενημερώστε σχετικά τους άλλους χρήστες της τοποθεσίας. Μπορείτε να προσφέρετε πολλούς διαφορετικούς τρόπους που μπορούν να χρησιμοποιούν για την εύρεση περιεχομένου στην τοποθεσία.
Αυτός ο πίνακας περιγράφει διάφορες μεθόδους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
| Μέθοδος | Περιγραφή |
|---|---|
| Χρήση της αναζήτησης για τον εντοπισμό περιεχομένου | Ο ευκολότερος τρόπος για να εντοπίσετε περιεχόμενο σε μια τοποθεσία του SharePoint στο Microsoft 365 είναι να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αναζήτησης.
|
| Ρύθμιση παραμέτρων προβολών σε λίστες και βιβλιοθήκες για να κάνετε το περιεχόμενο ανιχνεύσιμο | Μπορείτε να επιλέξετε τα στοιχεία που εμφανίζονται σε μια προβολή. Για παράδειγμα, σε μία προβολή, μπορείτε να εμφανίσετε τον τίτλο και το συγγραφέα. Σε μια διαφορετική προβολή, ίσως θέλετε να εμφανίζονται μόνο τα στοιχεία που προστέθηκαν μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. |
| Προσαρμογή της περιήγησης σε τοποθεσία | Μπορείτε να προσαρμόσετε την περιήγηση για την τοποθεσία ομάδας σας, ώστε να είναι ευκολότερο για τους χρήστες της τοποθεσίας να εντοπίζουν περιεχόμενο.
|
| Αναζήτηση ηλεκτρονικού περιεχομένου όταν είστε εκτός σύνδεσης | Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το OneDrive για την εργασία ή το σχολείο ή το Outlook για να αναζητήσετε περιεχόμενο που βρίσκεται στην τοποθεσία SharePoint στο Microsoft 365 όταν είστε εκτός σύνδεσης
|
| Παρακολούθηση ενημερώσεων περιεχομένου |
|
Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να βοηθήσετε τους χρήστες της τοποθεσίας να βρίσκουν εύκολα περιεχόμενο, ανατρέξτε στο άρθρο του Οδηγού σχεδιασμού Σχεδιασμός του περιεχομένου για τις τοποθεσίες ομάδας σας .
Στείλτε μας τα σχόλιά σας
Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο; Εάν ναι, ενημερώστε μας στο κάτω μέρος της σελίδας. Εάν δεν ήταν χρήσιμο, πείτε μας τι προκάλεσε σύγχυση ή τι λείπει. Θα χρησιμοποιήσουμε τα σχόλιά σας για να ελέγξουμε προσεκτικά τα γεγονότα, να προσθέσουμε πληροφορίες και να ενημερώσουμε αυτό το άρθρο.