Πώς μπορώ να διαπιστώσω πού αποθηκεύονται τα αρχεία μου στο Yammer;

Αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο χώρο αποθήκευσης στο cloud του Yammer

Αρχεία που είναι αποθηκευμένα στη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint της ομάδας

Πού αποθηκεύονται τα νέα αρχεία

Τα νέα αρχεία αποθηκεύονται στο Yammer Storage cloud, στην ομάδα στην οποία το αρχείο επισυνάπτεται ή φορτώθηκε. Είναι ορατές από τη λίστα αρχείων της ομάδας.

Τα νέα αρχεία για Microsoft 365 συνδεδεμένες ομάδες αποθηκεύονται στη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint για την ομάδα. Είναι ορατά στη λίστα αρχείων της ομάδας Yammer ή από το φάκελο εφαρμογές/Yammer στη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint της ομάδας.

Τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο Yammer πριν να αποκτήσει η εταιρεία σας τη νέα δυνατότητα παραμένουν στο χώρο αποθήκευσης στο cloud του Yammer.

Δημιουργία νέου αρχείου του Office

Σε μια λίστα αρχείων ομάδας στο Yammer, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία και επιλέξτε έγγραφο του Word, παρουσίαση του PowerPointή βιβλίο εργασίας του Excel.

Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε νέα αρχεία από τη σελίδα " αρχεία ". Τα αρχεία πρέπει να δημιουργηθούν σε άλλη θέση και, στη συνέχεια, να αποσταλούν στο Yammer.

Οργάνωση αρχείων

Τα αρχεία για κάθε ομάδα είναι αποθηκευμένα σε μια λίστα. Μπορείτε να προβάλετε όλα τα έγγραφα, τις εικόνες ή τα βίντεο, αλλά δεν υπάρχουν άλλοι τρόποι ταξινόμησης ή αναδιάταξης της λίστας.

Στο δεξιό παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στη σύνδεση βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint για την ομάδα, επιλέξτε το φάκελο εφαρμογές/Yammer και μπορείτε να ταξινομήστε και να φιλτράρετε τη λίστα αρχείων.

Τα αρχεία μπορούν να αναοργανωθούν σε υποφακέλους ή να μετακινηθούν και οι συνδέσεις από το Yammer εξακολουθούν να λειτουργούν. Αυτή η αναδιοργάνωση είναι ορατή μόνο με τη μετάβαση στη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint.

Σημειώστε ότι όταν προβάλλετε τη λίστα των αρχείων από το Yammer, η λίστα δείχνει μόνο ότι το αρχείο είναι αποθηκευμένο στο SharePoint και δεν καθορίζει το όνομα του φακέλου.

Προεπισκόπηση αρχείου

Κάντε κλικ στο αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή κάντε κλικ εδώ για να προβάλετε αυτό το αρχείο.

Κάντε κλικ στο αρχείο.

Επεξεργασία αρχείου από το Yammer

Για έγγραφα του Word, του Excel και του PowerPoint, οι αλλαγές πρέπει να γίνονται στο Office Online. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εφαρμογές του Word, του Excel ή του PowerPoint για να επεξεργαστείτε το αρχείο και να αποστείλετε μια νέα έκδοση.

Η Επεξεργασία αρχείου και άλλες ενέργειες βρίσκονται κάτω από την προεπισκόπηση.

Εάν δεν εμφανίζεται το αρχείο Edit , αυτό σημαίνει ότι το έγγραφο έχει γίνει μόνο για ανάγνωση, επειδή τα νέα έγγραφα αποθηκεύονται στο SharePoint. Για να το επεξεργαστείτε, θα πρέπει να το κατεβάσετε και να το ανεβάσετε ξανά. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα επεξεργασία ενός αρχείου που έχει ενημερωθεί προηγουμένως, όταν η ομάδα που έχει συνδεθεί στο Yammer αποθηκεύει αρχεία στο SharePoint

Για έγγραφα του Word, του Excel και του PowerPoint, οι αλλαγές μπορούν να γίνουν στο Office Online ή στην εφαρμογή. Οι αναθεωρήσεις παρακολουθούνται στη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint.

Η Επεξεργασία εγγράφου και άλλων ενεργειών βρίσκεται επάνω από την προεπισκόπηση.

Ποιος μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση σε αρχεία

Τα δικαιώματα πρόσβασης καθορίζονται από την ομάδα στην οποία βρίσκεται το αρχείο. Όλοι μπορούν να προβάλουν και να επεξεργαστούν αρχεία σε δημόσιες ομάδες. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να προβάλλουν και να επεξεργάζονται αρχεία σε ιδιωτικές ομάδες. Οι παραλήπτες ιδιωτικών μηνυμάτων με συνημμένα αρχεία μπορούν να προβάλουν αυτά τα αρχεία.

Τα αρχικά δικαιώματα πρόσβασης καθορίζονται από την ομάδα στην οποία είναι αποθηκευμένο το αρχείο, αλλά οι διαχειριστές του SharePoint μπορούν να αλλάξουν τα δικαιώματα πρόσβασης για μεμονωμένα αρχεία.

Πώς οι επισκέπτες έχουν πρόσβαση σε αρχεία

Οποιοσδήποτε χρήστης ή οποιοσδήποτε επισκέπτης από το εσωτερικό ή το εξωτερικό του οργανισμού σας μπορεί να επισυνάψει ένα αρχείο σε μια ομάδα στην οποία είναι μέλος και να διαβάσει και να τροποποιήσει αρχεία στην ομάδα.

Η πρόσβαση επισκέπτη στα αρχεία εξαρτάται από τον τύπο του επισκέπτη:

Επίπεδο δικτύου οι επισκέπτες δεν έχουν προεπιλεγμένη πρόσβαση για να προβάλουν αρχεία Yammer που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint.

• Εάν θέλετε να έχουν τη δυνατότητα να ζητήσουν πρόσβαση για να προβάλουν συγκεκριμένα αρχεία, πρέπει να προστεθούν ως φιλοξενούμενοι του Azure B2B στον μισθωτή του Microsoft 365. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα τεκμηρίωση B2B υπηρεσίας καταλόγου Active Directory του Azure.

• Επίπεδο δικτύου οι επισκέπτες που είναι φιλοξενούμενοι του Azure B2B και τα μέλη της ομάδας μπορούν να προβάλουν, να φορτώσουν, να επεξεργαστούν από τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SPO. Συνηθίζουν να μπορούν να το κάνουν από το Yammer.

• Εάν θέλετε να έχουν τη δυνατότητα να αποστέλλουν αρχεία σε μια συγκεκριμένη ομάδα από το SharePoint ή να έχουν προεπιλεγμένη πρόσβαση σε αρχεία που έχουν αποσταλεί στο SharePoint, προσθέστε τα ως μέλη της ομάδας στο SharePoint.

• Επίπεδο συνομιλίας οι επισκέπτες δεν έχουν προεπιλεγμένη πρόσβαση σε αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint. Εάν θέλετε να έχουν τη δυνατότητα να ζητήσουν πρόσβαση σε συγκεκριμένα αρχεία στη συνομιλία, προσθέστε τα ως φιλοξενούμενοι του Azure B2B στο Microsoft 365 μισθωτή. Δεν είναι δυνατή η αποστολή αρχείων.

• Οι εξωτερικοί επισκέπτες μπορούν να είναι μόνο μέλη εξωτερικών ομάδων. Οι εξωτερικές ομάδες αποθηκεύουν μόνο αρχεία στο Yammer.

Αποτροπή άλλων από την εκτέλεση αλλαγών

Οι διαχειριστές ομάδων ή οι κάτοχοι αρχείων μπορούν να επισημάνουν μια έκδοση ενός αρχείου ως επίσημη έκδοση. Αυτό εμποδίζει τους άλλους χρήστες να το επεξεργαστούν.

Στο SharePoint, οποιοδήποτε μέλος της ομάδας μπορεί να κάνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου, το οποίο αποτρέπει την επεξεργασία του από άλλους. Οι διαχειριστές του SharePoint μπορούν επίσης να αλλάξουν τα δικαιώματα σε ένα μεμονωμένο αρχείο.

Παρακολούθηση αναθεωρήσεων

Παρακολούθηση και προβολή αναθεωρήσεων στη σελίδα "αρχείο" στο Yammer.

Δεν είναι δυνατή η διαγραφή παλαιών εκδόσεων.

Προβάλετε το ιστορικό αναθεώρησης και τις προηγούμενες εκδόσεις από τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint.

Περισσότερες λεπτομέρειες αλλαγής περιλαμβάνονται στο ιστορικό αλλαγών και οι παλαιότερες εκδόσεις μπορούν να διαγραφούν.

Σήμανση ως επίσημου

Οι διαχειριστές ομάδων ή οι κάτοχοι αρχείων μπορούν να επισημάνουν μια έκδοση ενός αρχείου ως επίσημη έκδοση. Αυτό εμποδίζει τους άλλους χρήστες να το επεξεργαστούν και το αρχείο εμφανίζεται με ένα κίτρινο αστέρι στη λίστα αρχείων.

Δεν υπάρχει τρόπος να επισημάνετε μια συγκεκριμένη έκδοση ενός αρχείου ως επίσημη.

Αναζήτηση

Η αναζήτηση Yammer περιλαμβάνει τους πρώτους 5000 χαρακτήρες της πιο πρόσφατης έκδοσης των αρχείων. docx,. pptx και. pdf, καθώς και μετα-δεδομένα, όπως ο τίτλος και ο συντάκτης.

Η αναζήτηση Yammer αναζητά μόνο τον τίτλο και το συντάκτη. Εάν πρέπει να κάνετε αναζήτηση περιεχομένου για αρχεία Yammer στο SharePoint, θα πρέπει να κάνετε την αναζήτηση από τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint.