Ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων
Ένας τρόπος για να ελέγξετε τη συνεργασία σε έγγραφα είναι να απαιτείται η αναδρομή των αρχείων, ειδικά όταν πολλοί χρήστες έχουν πρόσβαση στη βιβλιοθήκη. Εάν απαιτείται έλεγχος βιβλιοθήκης, οι άλλοι χρήστες δεν μπορούν να την αντικαταστήσουν. Ωστόσο, διατρέχετε τον κίνδυνο να εμποδίετε άλλα άτομα να δουν τις πιο πρόσφατες αλλαγές ή να κάνουν οι ίδιοι αλλαγές. Εάν άλλοι χρήστες πρέπει να εργαστούν στο έγγραφο, είναι σημαντικό να γίνει γρήγορη ανάληψη ελέγχου των αρχείων.
Σημείωση: Μην ρυθμίσετε τις παραμέτρους της βιβλιοθήκης σας ώστε να απαιτείται έλεγχος εάν οι χρήστες σχεδιάζουν να συντάκουν από κοινού έγγραφα στη βιβλιοθήκη. Οι χρήστες δεν μπορούν να εργάζονται ταυτόχρονα σε έγγραφα όταν είναι ενεργοποιημένη η απαιτούμενη ανα check out.
Να απαιτείται η ανα check out των αρχείων για επεξεργασία
Σημείωση: Μόνο οι χρήστες που έχουν δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να ρυθμίσουν βιβλιοθήκες ώστε να απαιτούν τον έλεγχο των αρχείων.
-
Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία σκοπεύετε να εργαστείτε.
-
Επιλέξτε Ρυθμίσεις
Εάν δεν βλέπετε αυτά τα στοιχεία μενού, στην κορδέλα, επιλέξτε "Βιβλιοθήκη" και,στην ομάδα "Ρυθμίσεις"επιλέξτε "Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης".
-
Στη σελίδα Ρυθμίσεις, στην περιοχή "Γενικά Ρυθμίσεις"επιλέξτε "Ρυθμίσεις εκδόσεων".
-
Στην ενότητα "Απαιτείται ανάληψη ελέγχου", στην περιοχή "Να απαιτείται ανάληψη ελέγχου εγγράφων για να είναι δυνατή η επεξεργασία τους;",επιλέξτε "Ναι".
-
Για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας και να επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης, επιλέξτε OK.
|
Εάν το κάνετε αυτό... |
Αυτό συμβαίνει... |
|---|---|
|
Δημιουργία ή προσθήκη αρχείου σε βιβλιοθήκη |
Αρχικά έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου από εσάς. Πρέπει να το ελέγξετε στη βιβλιοθήκη για να μπορούν οι άλλοι να τη δουν και να συνεργαστούν με αυτήν. |
|
Άνοιγμα αρχείου για επεξεργασία |
Ο έλεγχος του αρχείου γίνεται αυτόματα όταν επιλέγετε "Επεξεργασία". Ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος σας ειδοποιεί ότι πρόκειται να ανασχετώσετε τον έλεγχο του αρχείου και σας προσφέρει την ευκαιρία να το επεξεργαστείτε στον τοπικό φάκελο πρόχειρα. Μετά την ανάληψη ελέγχου, το εικονίδιο αρχείου καλύπτεται με ένα πράσινο βέλος με κατεύθυνση προς τα κάτω, το οποίο υποδεικνύει ότι έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου. Κανείς άλλος δεν μπορεί να αλλάξει το αρχείο και κανείς άλλος δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας, ενώ έχετε κάνει ανάληψη ελέγχου του. |
|
Κάντε αλλαγές στις πληροφορίες σχετικά με το αρχείο (ιδιότητες) |
Εάν δεν έχετε ήδη κάνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου, πρέπει να κάνετε ανάληψη ελέγχου για να μπορείτε να κάνετε αλλαγές στις ιδιότητές του, όπως τον τίτλο, το όνομα συντάκτη, την προθεσμία, την καταμέτρηση λέξεων και άλλα. Οι αλλαγές σας δεν θα εφαρμοστούν μέχρι να αναλάβουμε ξανά τον έλεγχο του αρχείου. |
|
Προσπαθήστε να ανοίξετε ένα αρχείο του οποίο έχει γίνει ανάληψη ελέγχου σε κάποιον άλλο |
Οι επιλογές "Check Out"και "Check In" δεν είναι διαθέσιμες. Δεν είναι δυνατή η ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου στο οποίο έχει γίνει ανάληψη ελέγχου από κάποιον άλλο. Εάν επιχειρήσετε να το κάνετε αυτό, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος που σας ενημερώνει ότι έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου από κάποιον άλλο. Για να μάθετε ποιος έχει αναλάβει τον έλεγχο του αρχείου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το εικονίδιο αρχείου. Το όνομα του ατόμου στο οποίο έχει γίνει ανάληψη ελέγχου εμφανίζεται σε μια συμβουλή εργαλείου. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με αυτό το άτομο για να ζητήσετε να γίνει έλεγχος του αρχείου, εάν το χρειάζεστε γρήγορα. |
|
Έλεγχος του αρχείου |
Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε ένα σχόλιο σχετικά με τις αλλαγές που κάνατε. Εάν η βιβλιοθήκη σας παρακολουθεί εκδόσεις, το σχόλιό σας γίνεται μέρος του ιστορικού εκδόσεων. Εάν παρακολουθούνται τόσο οι κύριες όσο και οι δευτερεύουσες εκδόσεις, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τον τύπο έκδοσης στον οποίο κάνετε μεταβίβαση ελέγχου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα "Δείτε επίσης". |
|
Διατήρηση του ελέγχου του αρχείου για μεγάλο χρονικό διάστημα |
Κανείς άλλος δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας ή να επεξεργαστεί το αρχείο ενώ έχετε κάνει ανάληψη ελέγχου του. Παρόλο που αυτό είναι χρήσιμο κατά τη διάρκεια της πραγματοποίησης αλλαγών, μπορεί επίσης να εμποδίσει άλλους χρήστες να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. Είναι τόσο καλή επιχειρηματική πρακτική όσο και κοινή ευγένεια να ελέγχετε ξανά το αρχείο όσο το δυνατόν πιο γρήγορα μετά την ανα check out. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να επιβάλει τη check in του αρχείου. |
Πώς μπορώ να ρυθμίσω τις παραμέτρους μιας βιβλιοθήκης τοποθεσίας ώστε να απαιτείται έλεγχος;
Μόνο τα άτομα που έχουν δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να ρυθμίσουν βιβλιοθήκες ώστε να απαιτούν τον έλεγχο των αρχείων.
Για να απαιτείται η ανα check out των αρχείων
Σημείωση: Εάν αυτές οι πληροφορίες δεν ταιριάζουν με αυτές που βλέπετε, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε το Microsoft 365 μετά την αναβάθμιση της υπηρεσίας. Για να βρείτε τις πληροφορίες που ισχύουν για εσάς, επιλέξτε την καρτέλα Online, 2016, 2013.
-
Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία σκοπεύετε να εργαστείτε. Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζεται στο παράθυρο γρήγορης εκκίνησης, επιλέξτε "Όλο το περιεχόμενο τοποθεσίας"και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα της βιβλιοθήκης σας.
-
Στην κορδέλα, στην ομάδα "Εργαλεία βιβλιοθήκης", επιλέξτε την καρτέλα "Βιβλιοθήκη".
-
Επιλέξτε "Βιβλιοθήκη Ρυθμίσεις
-
Στη σελίδα "Βιβλιοθήκη Ρυθμίσεις", στην περιοχή "Γενικά Ρυθμίσεις",επιλέξτε "Ρυθμίσεις εκδόσεων".
-
Στην ενότητα "Απαιτείται ανάληψη ελέγχου", στην περιοχή "Να απαιτείται ανάληψη ελέγχου εγγράφων για να είναι δυνατή η επεξεργασία τους;", επιλέξτε "Ναι".
-
Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης, επιλέξτε OK.
Πώς μπορώ να καταργήσω την απαίτηση ελέγχου από μια βιβλιοθήκη τοποθεσίας;
Εάν, μετά από λίγο, ο οργανισμός σας αποφασίσει ότι η απαιτούμενη μεταβίβαση ελέγχου δεν είναι πραγματικά απαραίτητη, μπορείτε να καταργήσετε την απαίτηση εάν έχετε δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης.
Για να καταργήσετε την απαίτηση για τον έλεγχο αρχείων
Σημείωση: Εάν αυτές οι πληροφορίες δεν ταιριάζουν με αυτές που βλέπετε, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε το Microsoft 365 μετά την αναβάθμιση της υπηρεσίας. Για να βρείτε τις πληροφορίες που ισχύουν για εσάς, επιλέξτε την καρτέλα Online, 2016, 2013.
-
Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία σκοπεύετε να εργαστείτε. Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζεται στο παράθυρο γρήγορης εκκίνησης, επιλέξτε "Όλο το περιεχόμενο τοποθεσίας"και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα της βιβλιοθήκης σας.
-
Στην κορδέλα, στην ομάδα "Εργαλεία βιβλιοθήκης", επιλέξτε την καρτέλα "Βιβλιοθήκη".
-
Επιλέξτε "Βιβλιοθήκη Ρυθμίσεις
-
Στη σελίδα "Βιβλιοθήκη Ρυθμίσεις", στην περιοχή "Γενικά Ρυθμίσεις",επιλέξτε "Ρυθμίσεις εκδόσεων".
-
Στην ενότητα "Απαιτείται ανάληψη ελέγχου", στην περιοχή "Να απαιτείται ανάληψη ελέγχου εγγράφων για να είναι δυνατή η επεξεργασία τους;", επιλέξτε "Όχι".
-
Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης, επιλέξτε OK.
Τι συμβαίνει όταν μια βιβλιοθήκη τοποθεσίας έχει μια απαίτηση ελέγχου;
Ένας τρόπος για να ελέγξετε τη συνεργασία σε έγγραφα είναι να απαιτείται η αναδρομή των αρχείων, ειδικά όταν πολλοί χρήστες έχουν πρόσβαση στη βιβλιοθήκη. Εάν έχετε αναλάβει τον έλεγχο ενός αρχείου, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι άλλα άτομα δεν μπορούν να το αντικαταστήσουν. Ωστόσο, εμποδίζετε επίσης άλλα άτομα να βλέπουν τις πιο πρόσφατες αλλαγές ή να κάνουν οι ίδιοι αλλαγές, επομένως είναι σημαντικό να ελέγχετε ξανά τα αρχεία αμέσως.
Σημαντικό: Μην ρυθμίσετε τις παραμέτρους της βιβλιοθήκης τοποθεσίας ώστε να απαιτείται έλεγχος εάν οι χρήστες σχεδιάζουν να συντάκουν από κοινού έγγραφα στη βιβλιοθήκη. Οι χρήστες δεν μπορούν να εργάζονται ταυτόχρονα σε έγγραφα όταν είναι σε ισχύ η απαιτούμενη ανα check out.
Όταν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη που απαιτεί την ανα check out των αρχείων, είναι χρήσιμο εάν κατανοήσετε τις επιπτώσεις των ενεργειών σας.
|
Εάν το κάνετε αυτό... |
Αυτό συμβαίνει... |
|---|---|
|
Δημιουργία ή προσθήκη αρχείου σε βιβλιοθήκη τοποθεσίας |
Αρχικά έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου από εσάς. Πρέπει να το ελέγξετε στη βιβλιοθήκη για να μπορούν οι άλλοι να τη δουν και να συνεργαστούν με αυτήν. |
|
Άνοιγμα αρχείου για επεξεργασία |
Ο έλεγχος του αρχείου γίνεται αυτόματα όταν επιλέγετε "Επεξεργασία" <όνομα εφαρμογής>. Ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος σας ειδοποιεί ότι πρόκειται να ανασχετώσετε τον έλεγχο του αρχείου και σας προσφέρει την ευκαιρία να το επεξεργαστείτε στον τοπικό φάκελο πρόχειρα.
Μετά την ανάληψη ελέγχου, το εικονίδιο αρχείου καλύπτεται με ένα πράσινο βέλος με κατεύθυνση προς τα |
|
Κάντε αλλαγές στις πληροφορίες σχετικά με το αρχείο (ιδιότητες) |
Εάν δεν έχετε ήδη κάνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου, πρέπει να κάνετε ανάληψη ελέγχου για να μπορείτε να κάνετε αλλαγές στις ιδιότητές του, όπως τον τίτλο, το όνομα συντάκτη, την προθεσμία, την καταμέτρηση λέξεων και άλλα. Οι αλλαγές σας δεν θα εφαρμοστούν μέχρι να αναλάβουμε ξανά τον έλεγχο του αρχείου. |
|
Προσπαθήστε να ανοίξετε ένα αρχείο του οποίο έχει γίνει ανάληψη ελέγχου σε κάποιον άλλο |
Οι επιλογές "Check Out"και "Check In" δεν είναι διαθέσιμες. Δεν είναι δυνατή η ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου στο οποίο έχει γίνει ανάληψη ελέγχου από κάποιον άλλο. Εάν επιχειρήσετε να το κάνετε αυτό, ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος σας ενημερώνει ότι έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου από κάποιον άλλο.
Για να μάθετε ποιος έχει αναλάβει τον έλεγχο του αρχείου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το εικονίδιο αρχείου. Το όνομα του ατόμου που έχει κάνει ανάληψη ελέγχου εμφανίζεται σε μια συμβουλή εργαλείου.
Μπορείτε να επικοινωνήσετε με αυτό το άτομο για να ζητήσετε να γίνει έλεγχος του αρχείου, εάν το χρειάζεστε γρήγορα. |
|
Έλεγχος του αρχείου |
Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε ένα σχόλιο σχετικά με τις αλλαγές που κάνατε. Εάν η βιβλιοθήκη σας παρακολουθεί εκδόσεις, το σχόλιό σας γίνεται μέρος του ιστορικού εκδόσεων. Εάν παρακολουθούνται τόσο οι κύριες όσο και οι δευτερεύουσες εκδόσεις, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τον τύπο έκδοσης στον οποίο κάνετε μεταβίβαση ελέγχου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα "Δείτε επίσης". |
|
Διατήρηση του ελέγχου του αρχείου για μεγάλο χρονικό διάστημα |
Κανείς άλλος δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας ή να επεξεργαστεί το αρχείο ενώ έχετε κάνει ανάληψη ελέγχου του. Παρόλο που αυτό είναι χρήσιμο κατά τη διάρκεια της πραγματοποίησης αλλαγών, μπορεί επίσης να εμποδίσει άλλους χρήστες να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. Είναι τόσο καλή επιχειρηματική πρακτική όσο και κοινή ευγένεια να ελέγχετε ξανά το αρχείο όσο το δυνατόν πιο γρήγορα μετά την ανα check out. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να επιβάλει τη check in του αρχείου. |
Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;
Θέλετε περισσότερες επιλογές;
Εξερευνήστε τα πλεονεκτήματα της συνδρομής, περιηγηθείτε σε εκπαιδευτικά σεμινάρια, μάθετε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τη συσκευή σας και πολλά άλλα.
Οι κοινότητες σάς βοηθούν να κάνετε και να απαντάτε σε ερωτήσεις, να δίνετε σχόλια και να ακούτε από ειδικούς με πλούσια γνώση.
