Συγχώνευση αλληλογραφίας: επεξεργασία παραληπτών

Παράθυρο διαλόγου "επεξεργασία παραληπτών"

Χρησιμοποιήστε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να επιλέξετε τους παραλήπτες στους οποίους θέλετε να στείλετε την αλληλογραφία σας.

Η λίστα των παραληπτών    Εμφανίζει όλες τις εγγραφές που θα χρησιμοποιηθούν στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Κάθε ουρά είναι επιλεγμένη από προεπιλογή. Καταργήστε οποιαδήποτε ονόματα τα οποία δεν θέλετε να στείλετε.

Data Source    Επιλέξτε Επεξεργασία για να αλλάξετε μεμονωμένα πεδία ή να προσθέσετε εγγραφές. Εάν δημιουργήσατε ή έχετε στην κατοχή σας τη λίστα, μπορείτε επίσης να διαγράψετε εγγραφές ή να προσαρμόσετε στήλες στην προέλευση δεδομένων. Η ανανέωση θα ενημερώσει τη λίστα παραληπτών, εάν χρειάζεται.

Ταξινόμηση    Επιλέξτε έως και τρία επίπεδα πεδίων για ταξινόμηση με αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Η λίστα των παραληπτών θα εμφανιστεί ξανά για να απεικονίσει την ίδια την τάξη. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα παράθυρο διαλόγου "ταξινομήστε τις επιλογές ερωτήματος".

Φίλτρο    Συγκρίνει τα πεδία της λίστας και τα συγκρίνει με μία ή περισσότερες συμβολοσειρές που παρέχετε. Οι συγκρίσεις περιλαμβάνουν:

  • Ίσον με ή Όχι ίσο με

  • Μικρότερο ή μεγαλύτερο από

  • Μικρότερο ή ίσο ή μεγαλύτερο από ή ίσο

  • Είναι κενό ή δεν είναι κενό

  • Περιέχει ή δεν περιέχει

Οι συγκρίσεις δεν έχουν διάκριση πεζών-κεφαλαίων, επομένως η MEGAN ταιριάζει με τη Μέγκαν, τη Μέγκαν ή τη Μέγκαν. Η λίστα των παραληπτών θα εμφανιστεί ξανά για να απεικονίσει τα αποτελέσματα του φίλτρου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα παράθυρο διαλόγου φίλτρο επιλογών ερωτήματος.

Εύρεση διπλοτύπων    Σαρώνει και εμφανίζει τυχόν διπλότυπες εγγραφές με βάση το όνομα και το επώνυμο. Στη λίστα, μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου για οποιαδήποτε δεν θέλετε να συμπεριλάβετε στην αλληλογραφία. Καταργώντας την επιλογή του πλαισίου δεν καταργείται η εγγραφή από την κύρια λίστα παραληπτών, απλώς απαλείφει το πλαίσιο που σχετίζεται με το όνομα.

Εύρεση παραλήπτη    Σαρώνει και επισημαίνει εγγραφές με πεδία που ταιριάζουν με το κείμενο που πληκτρολογείτε. Μπορείτε να σαρώσετε όλα τα πεδία στις εγγραφές ή να καθορίσετε μόνο ένα, όπως πόλη ή πολιτεία. Όταν βρεθούν περισσότερα από ένα και επισημανθεί το πρώτο. Επιλέξτε Εύρεση δίπλα για να μετακινηθείτε με κύλιση σε όλες τις αντιστοιχίες.

Επικύρωση διευθύνσεων    Χρησιμοποιεί μια τεχνολογία επικύρωσης διεύθυνσης άλλου κατασκευαστή για τον έλεγχο της διεύθυνσης στην προέλευση δεδομένων. Εάν δεν έχετε ρυθμίσει μια ρύθμιση, η επιλογή αυτή θα σας παράσχει την επιλογή να μεταβείτε σε μια σελίδα για περισσότερες πληροφορίες, όπου μπορείτε να αγοράσετε την υπηρεσία.

OK    Έξοδος από το παράθυρο διαλόγου. Οι αλλαγές είναι ήδη αποθηκευμένες καθώς εφαρμόζετε ταξινομήσεις, φίλτρα ή άλλες παραμέτρους.

Παράθυρο διαλόγου "επεξεργασία παραληπτών"

Επεξεργασία της λίστας αλληλογραφίας

Μετάβαση στις λίστες αλληλογραφίας > Επεξεργασία λίστας παραληπτών για να επεξεργαστείτε τη λίστα παραληπτών

Επεξεργασία καταχωρήσεων λίστας    Εμφανίζει την προέλευση δεδομένων κατά μία εγγραφή κάθε φορά. Επιλέξτε και επεξεργαστείτε οποιοδήποτε από τα πεδία. Οι αλλαγές αποθηκεύονται εάν μεταβείτε σε άλλη εγγραφή ή επιλέξετε OK.

Βρείτε    Σαρώνει για μια αντιστοιχία με μια συμβολοσειρά που καθορίζετε για ένα πεδίο στην προέλευση δεδομένων. Η εύρεση δεν είναι διάκριση πεζών-κεφαλαίων, επομένως η ΜΈΓΚΑΝ θα βρει τη Μέγκαν, τη Μέγκαν και τη Μέγκαν. Εάν το παράθυρο διαλόγου Εύρεση στο πεδίο εμφανίζεται επάνω από το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία καταχωρήσεων λίστας, μπορεί να θέλετε να το μετακινήσετε έξω από τον τρόπο για να δείτε τις εγγραφές που εντοπίζει. Επιλέξτε Εύρεση επόμενου για να συνεχίσετε την αναζήτηση. Ένα αναδυόμενο παράθυρο σάς ενημερώνει όταν το Word έχει φθάσει στο άκρο της βάσης δεδομένων προέλευσης δεδομένων.

Προβολή προέλευσης    Εμφανίζει ένα έγγραφο με έναν πίνακα με τις καταχωρήσεις στο αρχείο προέλευσης δεδομένων. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να κάνετε γρήγορα αλλαγές σε πολλά πεδία. TAB από πεδίο σε πεδίο. Για να προσθέσετε εγγραφές, συνιστάται να επιλέξετε τον πίνακα και να ενεργοποιήσετε τα περιγράμματα (αρχική > περιγράμματα). Μεταβείτε στο τελευταίο πεδίο της τελευταίας εγγραφής και πατήστε το πλήκτρο TAB. Αυτή η ενέργεια θα δημιουργήσει μια νέα εγγραφή. Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στη διάταξη δίπλα στη σχεδίαση πίνακα και να επιλέξετε εισαγωγή επάνω ή κάτω για να προσθέσετε μια νέα εγγραφή.

OK    Κλείνει το παράθυρο διαλόγου.

Παράθυρο διαλόγου "επεξεργασία παραληπτών"

Ταξινόμηση της λίστας για εύρεση ομάδων

Μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα των παραληπτών για να ομαδοποιήσετε τις πληροφορίες σας με συγκεκριμένους τρόπους, όπως για συγκεκριμένες πόλεις.

  1. Μεταβείτε στις λίστες αλληλογραφίας >Παραλήπτες φίλτρου.

  2. Επιλέξτε ταξινομήστε εγγραφές > ταξινομήσετε κατάκαι επιλέξτε το όνομα του πεδίου με βάση το οποίο θέλετε να ταξινομήσετε.

    Κάντε κλικ στην επιλογή "Ταξινόμηση εγγραφών" για ταξινόμηση στοιχείων στη συγχώνευση αλληλογραφίας

    Για να ταξινομήσετε κατά πολλά πεδία — για παράδειγμα, κατά κατάσταση και, στη συνέχεια, κατά πόλη, επιλέξτε έπειτα κατάκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πρόσθετα πεδία με βάση τα οποία θέλετε να ταξινομήσετε.

    Κάντε κλικ για ταξινόμηση κατά πολλά πεδία

  3. Όταν όλα τα πεδία ταξινομούνται με τον τρόπο που θέλετε, επιλέξτε OK.

    Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα παράθυρο διαλόγου "ταξινομήστε τις επιλογές ερωτήματος".

Φιλτράρισμα της λίστας για την προβολή μόνο των γραμμών που θέλετε να συμπεριλάβετε

Μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα ώστε να εμφανίζονται μόνο τα άτομα ή τα στοιχεία που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση –για παράδειγμα, μόνο τα άτομα σε μια συγκεκριμένη πόλη ή τα στοιχεία αποθέματος σε μια συγκεκριμένη τιμή.

  1. Επιλέξτε στοιχεία αλληλογραφίας >Παραλήπτες φίλτρου.

    Κάντε κλικ για να φιλτράρετε τη λίστα συγχώνευσης αλληλογραφίας

  2. Στο φίλτρο εγγραφές, επιλέξτε τη στήλη με βάση την οποία θέλετε να φιλτράρετε.

    Κάντε κλικ στο πεδίο βάσει του οποίου θέλετε να γίνει φιλτράρισμα

  3. Επιλέξτε σύγκρισηκαι τον τύπο σύγκρισης που θέλετε να κάνετε.

    Κάντε κλικ στις επιλογές σύγκρισης που θέλετε να ορίσετε

  4. Στο πλαίσιο Σύγκριση με, πληκτρολογήστε την τιμή για το φίλτρο.

  5. Επιλέξτε και ή ήκαι, στη συνέχεια, προσθέστε μια άλλη συνθήκη στο φίλτρο σας, εάν θέλετε. Για παράδειγμα, επιλέξτε ή, επιλέξτε πόλη στη λίστα πεδίων , επιλέξτε ίση μεκαι, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα της δεύτερης πόλης.

  6. Επιλέξτε OK.

  7. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα παράθυρο διαλόγου φίλτρο επιλογών ερωτήματος.

Τώρα είστε έτοιμοι να εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο έγγραφο που χρησιμοποιείτε για Συγχώνευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή Συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word.

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×