Το να σώζεις νωρίς, να σώζεις συχνά" ανήκει στο παρελθόν. Τώρα υπάρχει η Αυτόματη αποθήκευση, η οποία αποθηκεύει κάθε λίγα δευτερόλεπτα, έτσι ώστε οι χρήστες σας να μην χρειάζεται να το κάνουν.
Η Αυτόματη αποθήκευση ενεργοποιείται όταν ένα αρχείο είναι αποθηκευμένο σε OneDrive, OneDrive για την εργασία ή το σχολείο ή SharePoint στο Microsoft 365. Αποθηκεύει αυτόματα τις αλλαγές των χρηστών σας στο cloud καθώς εργάζονται. Επίσης, εάν άλλα άτομα εργάζονται στο ίδιο αρχείο, η Αυτόματη αποθήκευση τους επιτρέπει να βλέπουν τις αλλαγές μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Χωρίς ενεργοποιημένη την Αυτόματη αποθήκευση, οι χρήστες που συνεργάζονται στο ίδιο έγγραφο ταυτόχρονα δεν θα μπορούν να βλέπουν ο ένας τον άλλον σε πραγματικό χρόνο και αντί για αυτό θα συνεχίζουν να βλέπουν Ενημερώσεις Διαθέσιμοι όταν γίνονται αλλαγές από άλλους χρήστες.
Ωστόσο, η Αυτόματη αποθήκευση προκαλεί επίσης ορισμένες αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες σας θα συνεργάζονται με Microsoft 365, επομένως, σε αυτό το άρθρο περιγράφουμε ορισμένα από τα πιο δύσκολα σενάρια, καθώς και τον τρόπο ρύθμισης των παραμέτρων της Αυτόματης αποθήκευσης. Συνιστάται να επικοινωνήσετε με τους χρήστες σας αυτές τις αλλαγές που επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν στο Office.
Σημείωση: Με την Αυτόματη αποθήκευση, δεν υπάρχει καμία επίδραση στις επιδόσεις του συστήματος. Ωστόσο, θα υπάρξει υψηλότερη χρήση του δικτύου καθώς αποστέλλονται οι αλλαγές καθώς πραγματοποιούνται, αντί για όλες ταυτόχρονα, όταν οι χρήστες κάνουν αλλαγές, οι οποίες θα μπορούσαν να επηρεάσουν τα άτομα με περιορισμένο εύρος ζώνης ή χρήση δεδομένων υψηλού κόστους, όπως σε ένα κινητό hotspot.
Σημείωση: Εάν ήρθατε σε αυτήν τη σελίδα κάνοντας κλικ σε μια σύνδεση από ένα μήνυμα εντός εφαρμογής στο Word, το Excel ή την εφαρμογή PowerPoint, η Αυτόματη αποθήκευση είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Προεπιλογή για αυτόματη αποθήκευση σε" για να επιλύσετε το πρόβλημα. Ακολουθήστε αυτήν τη σύνδεση για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα μηνύματα εντός εφαρμογής.
Αλλαγή ροών εργασιών
Η Αυτόματη αποθήκευση είναι χρήσιμη στις περισσότερες περιπτώσεις, αλλά υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις όπου οι χρήστες μπορεί να χρειαστεί να αλλάξουν τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν κανονικά και θέλουμε να είστε έτοιμοι να τους βοηθήσετε. Για καθένα από τα σενάρια, περιγράψαμε ποιο είναι το σενάριο, τι μπορεί να πάει στραβά και μια σύσταση για τον τρόπο επίλυσής του.
-
Ξεκινώντας από ένα υπάρχον αρχείο, κάνοντας αλλαγές και, στη συνέχεια, κάνοντας αποθήκευση αντιγράφου σε ένα νέο αρχείο - Οποιοσδήποτε ξεκινά από ένα προηγούμενο αρχείο (για παράδειγμα, η αναφορά κερδών του τελευταίου τριμήνου), επεξεργάζεται και, στη συνέχεια, κάνει μια επεξεργασία για να ξεκινήσει η αναφορά κερδών αυτού του τριμήνου θα προκαλέσει την αποθήκευση των αλλαγών και στα δύο αρχεία, εάν η Αυτόματη αποθήκευση είναι ενεργοποιημένη. Συνιστάται σε όλους τους χρήστες να κάνουν την Αποθήκευση αντιγράφου πριν να κάνουν αλλαγές και να έχουν προσθέσει ακόμη και μια υπενθύμιση στο προϊόν όταν συμβαίνει αυτό. Εάν ένας χρήστης κάνει τυχαίες αλλαγές, θα πρέπει να χρησιμοποιήσει τη δυνατότητα "Ιστορικό εκδόσεων" για να επαναφέρει το αρχικό έγγραφο.
-
Εκτέλεση "υποθετικών" ή "what-if" αλλαγών σε ένα αρχείο - Οποιοσδήποτε ανοίγει ένα αρχείο και κάνει κάποια υποθετική ανάλυση (όπως πρόβλεψη της επίδρασης των αλλαγών της αγοράς στον προϋπολογισμό) με την επιθυμία να κλείσει το αρχείο χωρίς αποθήκευση θα έχει αποθηκεύσει κατά λάθος όλες τις αλλαγές στο αρχείο ενώ είναι ενεργοποιημένη η Αυτόματη αποθήκευση. Συνιστάται να απενεργοποιήσετε την Αυτόματη αποθήκευση ενώ κάνετε την υποθετική ανάλυση και, στη συνέχεια, να την ενεργοποιήσετε ξανά όταν ο χρήστης είναι έτοιμος να αποθηκεύσει ξανά.
-
Πίνακες εργαλείων και προβολή αρχείων με ταξινομήσεις/φίλτρα στο Excel - Οποιοσδήποτε ταξινομεί ή φιλτράρει έναν πίνακα εργαλείων ενώ είναι ενεργοποιημένη η Αυτόματη αποθήκευση θα επηρεάσει την προβολή όλων των άλλων χρηστών στο αρχείο. Εάν ένα αρχείο προορίζεται να είναι ένας πίνακας εργαλείων ή χρησιμοποιείται από πολλά άτομα με ταξινομήσεις και φίλτρα, συνιστάται να ορίσετε την ιδιότητα Read-Only Προτεινόμενες σε αυτό το αρχείο χρησιμοποιώντας την επιλογή Αρχείο > Πληροφορίες > Προστασία βιβλίου εργασίας > Πάντα άνοιγμα μόνο για ανάγνωση, ώστε τα προγράμματα προβολής του πίνακα εργαλείων να μην αποθηκεύουν τις αλλαγές τους εκτός εάν επιλέξουν ρητά να επεξεργαστούν το αρχείο.
-
Οριστικοποιημένα ή Δημοσιευμένα αρχεία - Όλοι όσοι επεξεργάζονται κατά λάθος ένα ολοκληρωμένο, δημοσιευμένο αρχείο με ενεργοποιημένη την Αυτόματη αποθήκευση θα αποθηκεύσουν τις αλλαγές τους στο αρχείο. Μόλις οριστικοποιηθεί ένα αρχείο, συνιστάται να ορίσετε την ιδιότητα Read-Only Προτεινόμενες ή την ιδιότητα Σήμανση ως ολοκληρωμένου στο αρχείο, ώστε να μην αποθηκεύονται οι τυχαίες αλλαγές από τα προγράμματα προβολής και τους αναγνώστες του αρχείου.
Ρύθμιση παραμέτρων της Αυτόματης αποθήκευσης στο Office
Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της Αυτόματης αποθήκευσης με τους ακόλουθους τρόπους:
-
Ο κάτοχος ενός αρχείου μπορεί να το ορίσει σε Πάντα άνοιγμα μόνο για ανάγνωση για να αποτρέψει ακούσιες αλλαγές. Αυτό μπορεί να γίνει ρυθμίζοντας το αρχείο ώστε να ανοίγει σε Προτεινόμενες μόνο για ανάγνωση (Πληροφορίες > αρχείου> Προστασία εγγράφου/ Βιβλίου εργασίας/Παρουσίασης > Πάντα άνοιγμα μόνο για ανάγνωση) ή με κοινή χρήση του αρχείου χωρίς να επιτρέπεται η επεξεργασία από άλλους χρήστες (Το αρχείο > Κοινή χρήση > Άτομα με τη σύνδεση μπορεί να επεξεργαστεί και να καταργήσει την επιλογή του πλαισίου Δυνατότητα επεξεργασίας).
-
Ένας χρήστης μπορεί να απενεργοποιήσει την Αυτόματη αποθήκευση για ένα αρχείο ενώ είναι ανοιχτή, κάνοντας κλικ στο κουμπί εναλλαγής Αυτόματη αποθήκευση . Με αυτόν τον τρόπο απενεργοποιείται η Αυτόματη αποθήκευση για το τρέχον έγγραφο για τον συγκεκριμένο χρήστη. Την επόμενη φορά που ο ίδιος χρήστης θα ανοίξει το έγγραφο, η Αυτόματη αποθήκευση θα είναι απενεργοποιημένη. Εάν ανοίξουν ένα διαφορετικό έγγραφο, η Αυτόματη αποθήκευση δεν θα επηρεαστεί από την επιλογή τους στο άλλο έγγραφο.
-
Ένας χρήστης μπορεί να ορίσει την Αυτόματη αποθήκευση ως απενεργοποιημένη από προεπιλογή για όλα τα αρχεία που ανοίγουν στη συγκεκριμένη εφαρμογή (Word, Excel, PowerPoint ) στη συγκεκριμένη συσκευή.
Σημείωση: Ο χρήστης εξακολουθεί να μπορεί να ρυθμίσει την Αυτόματη αποθήκευση σε ενεργοποιημένη για μεμονωμένα αρχεία, χρησιμοποιώντας τον διακόπτη αυτόματης αποθήκευσης που περιγράφεται παραπάνω.
-
Εσείς, ο διαχειριστής, μπορείτε να ορίσετε την Αυτόματη αποθήκευση ως απενεργοποιημένη από προεπιλογή για όλα τα αρχεία που ανοίγουν στη συγκεκριμένη εφαρμογή (Word, Excel, PowerPoint ) χρησιμοποιώντας Πολιτική ομάδας.
Σημείωση: Ο χρήστης εξακολουθεί να μπορεί να ρυθμίσει την Αυτόματη αποθήκευση ώστε να είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή στην εφαρμογή ή για μεμονωμένα αρχεία, χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις που περιγράφονται παραπάνω.
Ρυθμίσεις πολιτικής ομάδας για την Αυτόματη αποθήκευση
Αντικαθιστούμε τη ρύθμιση "Να μην γίνεται Αυτόματη αποθήκευση αρχείων στο Excel /PowerPoint /Word " Πολιτική ομάδας ρύθμιση με τη νέα ρύθμιση "Απενεργοποίηση της Αυτόματης αποθήκευσης από προεπιλογή στο Excel /PowerPoint /Word " Πολιτική ομάδας ρύθμιση.
Εάν χρησιμοποιείτε Πολιτική ομάδας στον οργανισμό σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ρύθμιση πολιτικής για να απενεργοποιήσετε την Αυτόματη αποθήκευση από προεπιλογή. Υπάρχουν ξεχωριστές ρυθμίσεις πολιτικής για τα Excel, PowerPoint και Word.
Για παράδειγμα, η ρύθμιση πολιτικής για Word ονομάζεται "Απενεργοποίηση της Αυτόματης αποθήκευσης από προεπιλογή στο Word" και μπορείτε να τη βρείτε στη διαδρομή πολιτικής "Microsoft Office 2016\AutoSave".
Για να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ρυθμίσεις πολιτικής, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει λήψη των πιο πρόσφατων αρχείων προτύπων διαχείρισης (ADMX/ADML) από το Κέντρο λήψης αρχείων της Microsoft.
Εργασία με τοπικά αρχεία
Η Αυτόματη αποθήκευση δεν είναι διαθέσιμη κατά την εργασία με τοπικά αρχεία. Η παλιά συμπεριφορά της Αυτόματης Ανάκτησης εξακολουθεί να είναι διαθέσιμη για την περιοδική αποθήκευση αντιγράφων τροποποιημένων αρχείων για την ελαχιστοποίηση της απώλειας δεδομένων σε περίπτωση μη αναμενόμενου σεναρίου, όπως ενός σφάλματος.
Ωστόσο, συνιστούμε στους διαχειριστές IT να ενθαρρύνουν τους χρήστες να αποθηκεύουν τα αρχεία τους σε OneDrive, OneDrive για την εργασία ή το σχολείο ή SharePoint στο Microsoft 365 για την ενεργοποίηση της Αυτόματης αποθήκευσης και την αποφυγή απώλειας δεδομένων. Μπορείτε να ενθαρρύνετε την υιοθέτηση των OneDrive, OneDrive για την εργασία ή το σχολείο ή SharePoint στο Microsoft 365 μέσω της εκπαίδευσης των χρηστών και, επίσης, με την ανάπτυξη της δυνατότητας "Γνωστή μετακίνηση φακέλων", η οποία συγχρονίζει αυτόματα βασικούς φακέλους στο cloud. Αυτό τους επιτρέπει να έχουν πρόσβαση σε αρχεία από οπουδήποτε και να μην ανησυχούν για απώλεια σημαντικών δεδομένων.
Δείτε επίσης
Τι είναι η Αυτόματη αποθήκευση;
Βοήθεια για την αποτροπή αλλαγών στην τελική έκδοση ενός αρχείου
Προβολή προηγούμενων εκδόσεων αρχείων του Office
Προστασία των αρχείων σας σε περίπτωση σφάλματος με την Αυτόματη Ανάκτηση
Τελευταία ενημέρωση: 4 Ιουνίου 2019
