Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για την εξατομίκευση επιστολών

Προετοιμασία της επιστολής σας

1. Μεταβείτε στα Στοιχεία αλληλογραφίας > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > επιστολών.

   

2. Στο Word, πληκτρολογήστε το σώμα της επιστολής που θέλετε να στείλετε στη λίστα αλληλογραφίας σας.

Ρύθμιση της λίστας αλληλογραφίας σας

Η λίστα αλληλογραφίας σας είναι μια προέλευση δεδομένων που περιέχει τις πληροφορίες που χρησιμοποιεί Word για την προσαρμογή της επιστολής σας. Ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για συγχώνευση αλληλογραφίας.

Εάν θέλετε να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τη λίστα αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: Επεξεργασία παραληπτών.

Προσθήκη εξατομικευμένου περιεχομένου στην επιστολή σας

Προσθέστε περιεχόμενο στην επιστολή σας που είναι διαφορετικό για κάθε άτομο που το λαμβάνει.

1. Μεταβείτε στην ενότητα Αλληλογραφία > Μπλοκ διευθύνσεων.

   

2. Επιλέξτε μια μορφή για το όνομα του παραλήπτη Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης .

   

   Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης.

3. Επιλέξτε OK.

4. Επιλέξτε Γραμμή χαιρετισμού.

   

5. Επιλέξτε τη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή γραμμής χαιρετισμού .

   Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή γραμμής χαιρετισμού.

6. Επιλέξτε OK για να εισαγάγετε το πεδίο γραμμής χαιρετισμού.

7. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

Για να εισαγάγετε άλλες προσαρμοσμένες πληροφορίες από τη λίστα αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας ένα προς ένα.

Προεπισκόπηση και εκτύπωση των γραμμάτων

1. Μεταβείτε στην επιλογή Στοιχεία αλληλογραφίας > Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να κάνετε προεπισκόπηση των επιστολών σας.

   

2. Επιλέξτε Επόμενο ή Προηγούμενο για να κάνετε κύλιση, παρόλο που τα δεδομένα σας έχουν οριστεί για να βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα και οι διευθύνσεις εμφανίζονται σωστά.

3. Επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων ξανά για να επιστρέψετε από τα συγχωνευμένα αποτελέσματα στα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στην επιστολή σας

4. Επιλέξτε Ολοκλήρωση & Συγχώνευση > Εκτύπωση εγγράφων.

   Επιλέξτε Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων, Εκτύπωση εγγράφων ή Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   

Αποθήκευση της εξατομικευμένης επιστολής σας

Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση. Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, παραμένει συνδεδεμένο με τη λίστα αλληλογραφίας σας για μελλοντική χρήση.

Για να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Επιλέξτε Ναι όταν Word σας ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση.

Προετοιμασία του κύριου εγγράφου

1. Μεταβείτε στα Στοιχεία αλληλογραφίας > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > επιστολών.

   

2. Στο Word, πληκτρολογήστε το σώμα της επιστολής που θέλετε να στείλετε στη λίστα αλληλογραφίας σας.

Ρύθμιση της λίστας αλληλογραφίας σας

Η λίστα αλληλογραφίας σας είναι μια προέλευση δεδομένων που περιέχει τις πληροφορίες που χρησιμοποιεί Word για την προσαρμογή της επιστολής σας. Ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για συγχώνευση αλληλογραφίας.

Εάν θέλετε να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τη λίστα αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: Επεξεργασία παραληπτών.

Προσθήκη εξατομικευμένου περιεχομένου στην επιστολή σας

Προσθέστε όνομα, διεύθυνση και άλλα πεδία στη βάση δεδομένων σας μέσω της επιλογής Συγχώνευση πεδίων.

1. Μεταβείτε στην ενότητα Στοιχεία αλληλογραφίας > Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε.

   

   Συνεχίστε να προσθέτετε πεδία μέχρι να προσθέσετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε στην επιστολή σας.

2. Επιλέξτε OK.

Προεπισκόπηση και εκτύπωση των γραμμάτων

1. Μεταβείτε στην επιλογή Στοιχεία αλληλογραφίας > Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να κάνετε προεπισκόπηση της επιστολής σας. Χρησιμοποιήστε το αριστερό και το δεξιό βέλος για να μετακινηθείτε σε κάθε εγγραφή.

   

2. Για να κάνετε πρόσθετες αλλαγές, επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων ξανά για να επιστρέψετε στην προβολή πεδίων.

3. Όταν οι επιστολές έχουν την εμφάνιση που θέλετε, επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Ολοκλήρωση & συγχώνευση > Εκτύπωση εγγράφων.

   

   Μεταβείτε στην ενότητα Στοιχεία αλληλογραφίας > Ολοκλήρωση της συγχώνευσης & > Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων για να αναθεωρήσετε και να ενημερώσετε κάθε επιστολή ξεχωριστά πριν από την εκτύπωση.

4. Επιλέξτε Αρχείο > Εκτύπωση για να εκτυπώσετε τα γράμματα.

Αποθήκευση της εξατομικευμένης επιστολής σας

Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, παραμένει συνδεδεμένο με τη λίστα αλληλογραφίας σας για μεταγενέστερη χρήση.

Για να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Επιλέξτε Ναι όταν Word σας ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση.