Το κέντρο εγγραφών προορίζεται να χρησιμεύσει ως ένα κεντρικό αποθετήριο στο οποίο ένας οργανισμός μπορεί να αποθηκεύσει και να διαχειριστεί όλες τις εγγραφές του, όπως νομικά ή οικονομικά έγγραφα. Το κέντρο εγγραφών υποστηρίζει ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης εγγραφών, από τη συλλογή των εγγραφών έως τη διαχείριση και την καταστροφή τους.
Το πρότυπο τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών είναι παρόμοιο με άλλες τοποθεσίες του SharePoint ως προς το ότι λειτουργεί ως γενικό αποθετήριο εγγράφων και επιτρέπει τη συνεργασία μεταξύ των χρηστών τοποθεσιών. Ωστόσο, το πρότυπο τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών είναι μια προδιαμορφωμένη τοποθεσία η οποία έχει σχεδιαστεί ειδικά για να βοηθά τις εταιρείες στην υλοποίηση των προγραμμάτων διαχείρισης και διατήρησης εγγραφών. Η διαχείριση εκδόσεων, ο έλεγχος, η διαχείριση μετα-δεδομένων, το eDiscovery και η δρομολόγηση εγγραφών με δυνατότητα προσαρμογής αποτελούν ενσωματωμένες δυνατότητες που μπορούν να σας βοηθήσουν στη διαχείριση εγγραφών με πιο αποτελεσματικό τρόπο.
Σημείωση
Στο SharePoint, έχουμε εισαγάγει τη χρήση ετικετών διατήρησης για τη δήλωση περιεχομένου ως εγγραφών, η οποία αντικαθιστά ουσιαστικά την ανάγκη χρήσης του Κέντρου εγγραφών. Εάν χρησιμοποιείτε το Κέντρο εγγραφών, μπορείτε να συνεχίσετε να το χρησιμοποιείτε μαζί με τις ετικέτες διατήρησης. Ωστόσο, προχωρώντας, για το σκοπό της διαχείρισης εγγραφών, συνιστάται να χρησιμοποιείτε ετικέτες διατήρησης αντί για το Κέντρο εγγραφών.
Ορισμός σχεδίου διαχείρισης εγγραφών
Στο υψηλότερο επίπεδο, υπάρχουν δύο σημαντικά βήματα που περιλαμβάνονται στη σχεδίαση μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών για την εφαρμογή ενός προγράμματος διαχείρισης εγγραφών:
- Ένας οργανισμός πρέπει να αναπτύξει μια στρατηγική διαχείρισης εγγραφών και ένα επίσημο σχέδιο διαχείρισης εγγραφών. Πρόκειται για μια συλλογική προσπάθεια που περιλαμβάνει συντονισμό μεταξύ των διαχειριστών εγγραφών, των υπευθύνων συμμόρφωσης, των επαγγελματιών πληροφορικής και των εργαζομένων στον τομέα της πληροφορικής.
- Στη συνέχεια, μια εταιρεία πρέπει να ρυθμίσει τις παραμέτρους μίας ή περισσότερων τοποθεσιών κέντρου εγγραφών για να υλοποιήσει το σχέδιο διαχείρισης εγγραφών της.
Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν τα κύρια στοιχεία που εμπλέκονται σε κάθε ένα από αυτά τα βήματα.
Σχεδιασμός διαχείρισης εγγραφών
Για να ρυθμίσει μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών ως λύση διαχείρισης εγγραφών, θα πρέπει να αναπτύξει ένα επίσημο σχέδιο για τη στρατηγική διαχείρισης εγγραφών της. Τα συγκεκριμένα στοιχεία ενός επίσημου σχεδίου διαχείρισης εγγραφών είναι πιθανό να είναι μοναδικά για μεμονωμένους οργανισμούς ή επιχειρήσεις. Ωστόσο, σχεδόν όλα τα σχέδια διαχείρισης εγγραφών περιλαμβάνουν τα ακόλουθα έγγραφα και διαδικασίες:
Σχέδιο αρχείου Ένα σχέδιο αρχείων περιγράφει τους τύπους εγγράφων ή στοιχείων που ένας οργανισμός αναγνωρίζει ως επίσημες επιχειρηματικές εγγραφές. Υποδεικνύει τη θέση αποθήκευσης αυτών των εγγραφών και παρέχει πληροφορίες που διαφοροποιούν έναν τύπο εγγραφής από κάποιον άλλο. Το σχέδιο αρχείου χρησιμεύει ως μια ολοκληρωμένη συλλογή πολιτικών, διεργασιών και οδηγιών για τη δημιουργία, την αποθήκευση και τη διαχείριση εγγραφών. Ένα σχέδιο αρχείων πρέπει να καλύπτει όλες τις εγγραφές, ανεξάρτητα από τα μέσα, συμπεριλαμβανομένου του χαρτιού, των ιστολογίων, των wiki, του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των ηλεκτρονικών αρχείων. Πρέπει επίσης να καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο κάθε εγγραφή ταξινομείται, ασφαλίζεται και τελικά καταστρέφεται. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει εκτιμήσεις για ειδικές κατηγορίες αρχείων, όπως εμπιστευτικά, ζωτικά, εμπορικά απόρρητα ή προνομιακά αρχεία. Τέλος, ένα σχέδιο αρχείων πρέπει να καθορίζει τα άτομα που είναι υπεύθυνα για τη διαχείριση κάθε τύπου εγγραφής.
Βιβλιοθήκες εγγραφών Οι βιβλιοθήκες εγγραφών είναι ουσιαστικά βιβλιοθήκες εγγράφων που δημιουργείτε για να ταξινομήσετε και να αποθηκεύσετε σημαντικές εγγραφές. Δημιουργείτε μια βιβλιοθήκη εγγραφών για κάθε τύπο εγγραφής που θέλετε να διατηρήσετε. Οι εγγραφές δρομολογούνται αυτόματα στην κατάλληλη βιβλιοθήκη με βάση τις ρυθμίσεις που έχουν ρυθμιστεί στην Οργάνωση περιεχομένου.
Τύποι περιεχομένου Μπορείτε να δημιουργήσετε τύπους περιεχομένου για να ορίσετε τους τύπους εγγραφών που χρειάζεται να αποθηκεύσει η εταιρεία σας και να προσδιορίσετε τυχόν μοναδικές ιδιότητες για κάθε τύπο εγγραφής. Καθορίζοντας τύπους περιεχομένου για συγκεκριμένα είδη εγγραφών, η εταιρεία σας μπορεί να διασφαλίσει ότι η διαχείριση καθεμιάς από αυτές τις ομάδες περιεχομένου γίνεται με ομοιόμορφο τρόπο. Τα έγγραφα του Office, τα αρχεία PDF, τα αρχεία TIFF (σαρωμένες εικόνες), το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι συνομιλίες άμεσων μηνυμάτων, τα βίντεο και οι φυσικές εγγραφές μπορούν να ταξινομηθούν και να αποθηκευτούν με τους τύπους περιεχομένου που δημιουργείτε. Οποιαδήποτε εγγραφή που ονομάζεται "σύμβαση", για παράδειγμα, θα αντιμετωπίζεται με τον ίδιο τρόπο και με συνέπεια στο σύστημα διαχείρισης εγγραφών του SharePoint. Η χρήση τύπων περιεχομένου για την ταξινόμηση και αποθήκευση εγγραφών είναι μια εναλλακτική μέθοδος στη χρήση βιβλιοθηκών εγγραφών.
Χρονοδιάγραμμα διατήρησης Το χρονοδιάγραμμα διατήρησης καθορίζει πόσο καιρό πρέπει να διατηρηθεί κάθε τύπος εγγραφής στο σχέδιο αρχείων (περίοδος διατήρησης) και τη διαδικασία για την απόρριψή της όταν φτάσει στο τέλος αυτής της περιόδου (τη διαδικασία διάθεσής του). Οι οδηγίες σε ένα χρονοδιάγραμμα διατήρησης βασίζονται συνήθως σε νομικές απαιτήσεις, κινδύνους για τον οργανισμό και επιχειρηματικές ανάγκες. Επιπλέον, ένα χρονοδιάγραμμα διατήρησης συνήθως περιγράφει τα απρόβλεπτα διαχείρισης κινδύνου που καθορίζουν την περίοδο διατήρησης για κάθε τύπο εγγραφής.
Έγγραφο απαιτήσεων συμμόρφωσης Ένα έγγραφο απαιτήσεων συμμόρφωσης ορίζει τους κανόνες τους οποίους πρέπει να τηρούν τα συστήματα ΤΠ για τη διαχείριση εγγραφών, τις δυνατότητες που πρέπει να διαθέτουν και τα είδη τακτικής παρακολούθησης που πρέπει να υποστηρίζουν για να εξασφαλίσουν τη συμμόρφωση.
- Επίσημη διαδικασία για την αναστολή της διάθεσης αρχείων Αυτή η διαδικασία, η οποία συχνά αναφέρεται ως διατήρηση, περιγράφει λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο μια εταιρεία αναστέλλει τη διάθεση των εγγραφών όταν προκύπτουν συμβάντα, όπως δικαστικές διαφορές, έλεγχοι ή έρευνες.
- Σύστημα παρακολούθησης και υποβολής εκθέσεων σχετικά με τον χειρισμό αρχείων Για να εξασφαλίσετε ότι οι υπάλληλοι αρχειοθετούν, αποκτούν πρόσβαση και διαχειρίζονται τις εγγραφές σύμφωνα με καθορισμένες πολιτικές και διαδικασίες, ένα πρόγραμμα διαχείρισης εγγραφών πρέπει να περιλαμβάνει μια διαδικασία ή ένα σύστημα για την παρακολούθηση και την υποβολή αναφορών σχετικά με το χειρισμό των εγγραφών.
Ρύθμιση παραμέτρων μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών
Αφού μια εταιρεία ασχοληθεί με τον λεπτομερή σχεδιασμό της διαχείρισης εγγραφών και αναπτύξει ένα επίσημο σχέδιο για τη διαχείριση εγγραφών, μπορεί να δημιουργήσει και να ρυθμίσει τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών για να την βοηθήσει στην υλοποίηση αυτού του προγράμματος.
Πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών:
Δημιουργήστε βιβλιοθήκες εγγραφών ή λίστες για τη διαχείριση και την αποθήκευση κάθε τύπου εγγραφής που καθορίζεται στο σχέδιο αρχείων.
- Συνιστάται να δημιουργήσετε μία βιβλιοθήκη εγγραφών για κάθε τύπο περιεχομένου στο σχέδιο εγγραφών σας.
- Όταν οι εγγραφές υποβάλλονται στο Κέντρο εγγραφών, δρομολογούνται στη σχετική λίστα ή βιβλιοθήκη.
Δημιουργήστε στήλες για τις σχετικές βιβλιοθήκες εγγράφων, λίστες ή τύπους περιεχομένου, οι οποίες θα περιέχουν και θα εμφανίζουν τα μετα-δεδομένα για κάθε τύπο εγγραφής που καθορίζεται στο σχέδιο αρχείων.
Καθορίστε τις πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών για κάθε τύπο εγγραφής στην τοποθεσία "Κέντρο εγγραφών". Αυτές οι πολιτικές θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν τις περιόδους διατήρησης και τις απαιτήσεις ελέγχου που καθορίζονται στο σχέδιο αρχείων και το χρονοδιάγραμμα διατήρησης του οργανισμού σας.
Ρυθμίστε τις παραμέτρους της Οργάνωσης περιεχομένου ώστε κάθε τύπο εγγραφής να δρομολογείται στην κατάλληλη θέση. Όταν οι εγγραφές υποβάλλονται στην τοποθεσία Κέντρου εγγραφών, είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε μέσω προγραμματισμού, η εφαρμογή χρησιμοποιεί αυτήν τη δυνατότητα για να καθορίσει τον τρόπο ταξινόμησης της εγγραφής στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών και τη θέση αποστολής της.