Για να καθορίσει τον τρόπο δρομολόγησης ενός εγγράφου, η Οργάνωση περιεχομένου χρησιμοποιεί τους κανόνες που δημιουργείτε. Οι κανόνες βασίζονται σε ένα συνδυασμό τύπων περιεχομένου και μετα-δεδομένων.
Αυτό το άρθρο περιγράφει τον τρόπο δημιουργίας κανόνων για την οργάνωση και τη δρομολόγηση εγγράφων ή εγγραφών. Οποιαδήποτε εταιρική τοποθεσία του SharePoint μπορεί να ενεργοποιηθεί για δρομολόγηση εγγράφων.
Σημαντικό
Πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα Οργάνωσης περιεχομένου και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του οργανωτή για δρομολόγηση εγγραφών. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης παραμέτρων της Οργάνωσης περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων της Οργάνωσης περιεχομένου για δρομολόγηση εγγράφων.
Σε αυτό το άρθρο
- Προτού δημιουργήσετε κανόνες: Πρώτα βήματα
- Κατανόηση του τρόπου δρομολόγησης εγγράφων
- Δημιουργία κανόνων για δρομολόγηση εγγράφων
Προτού δημιουργήσετε κανόνες: Πρώτα βήματα
Πριν δημιουργήσετε κανόνες για τη δρομολόγηση εγγράφων, πρέπει να ακολουθήσετε αρκετά σημαντικά βήματα.
- Ενεργοποίηση της δυνατότητας Οργάνωσης περιεχομένου.
- Δημιουργήστε βιβλιοθήκες και φακέλους στους οποίους θέλετε να δρομολογούνται τα έγγραφα. Μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε φακέλους για κάθε τύπο εγγράφου που δρομολογείτε. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια βιβλιοθήκη μόνο για εγγραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή υπολογιστικά φύλλα Excel. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας βιβλιοθηκών, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία βιβλιοθήκης εγγράφων στο SharePoint.
- Οι τύποι περιεχομένου πρέπει να συσχετίζονται με έγγραφα που πρόκειται να δρομολογηθούν. Σε αυτά, ο τύπος περιεχομένου μπορεί να είναι μέρος των κριτηρίων που καθορίζουν την τελική θέση όπου αποθηκεύεται ένα έγγραφο.
Κατανόηση του τρόπου δρομολόγησης εγγράφων
Μπορείτε να δρομολογήσετε έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη ή φάκελο σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών ή σε οποιοδήποτε άλλο είδος τοποθεσίας του SharePoint. Η βιβλιοθήκη απόθεσης, η οποία δημιουργείται αυτόματα όταν ενεργοποιείτε τη δυνατότητα Οργάνωσης περιεχομένου, χρησιμεύει ως προεπιλεγμένη θέση. Η διαδικασία δρομολόγησης εγγράφων αποτελείται από πολλά στοιχεία:
Βιβλιοθήκες και φάκελοι προορισμού Οι επιμελητές περιεχομένου ή οι διαχειριστές εγγραφών δημιουργούν με μη αυτόματο τρόπο βιβλιοθήκες και φακέλους όπου πρέπει να δρομολογούνται τα έγγραφα και ορίζουν αυτές τις βιβλιοθήκες ως βιβλιοθήκες προορισμού.
Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας Κάθε έγγραφο πρέπει να έχει τύπο περιεχομένου και οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν τους κατάλληλους τύπους περιεχομένου τοποθεσίας με μη αυτόματο τρόπο στις βιβλιοθήκες προορισμού.
Βιβλιοθήκη απόθεσης Τα έγγραφα που δεν ταιριάζουν με έναν κανόνα ή που δεν διαθέτουν απαιτούμενα μετα-δεδομένα αποστέλλονται στη βιβλιοθήκη απόθεσης, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να εισαγάγουν τα απαιτούμενα μετα-δεδομένα. Εναλλακτικά, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της Οργάνωσης περιεχομένου, έτσι ώστε όλα τα έγγραφα που αποστέλλονται να δρομολογούνται προσωρινά στη βιβλιοθήκη απόθεσης.
Σημείωση
Η βιβλιοθήκη απόθεσης προορίζεται ως "γενική αντιμετώπιση" για τα στοιχεία που δεν συμφωνούν με κανέναν κανόνα. Έχει σχεδιαστεί ως προσωρινή τοποθεσία και όχι ως μόνιμη τοποθεσία συνεργασίας.
Λίστα κανόνων εγγράφου Αυτή είναι μια συλλογή όλων των κανόνων δρομολόγησης. Οι επιμελητές περιεχομένου ή οι διαχειριστές εγγραφών επισκέπτονται αυτή τη λίστα για να δημιουργήσουν, να διαχειριστούν και να προβάλουν κανόνες δρομολόγησης.
Το παρακάτω διάγραμμα παρουσιάζει τον τρόπο δρομολόγησης των εγγράφων και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση την ικανοποίηση συγκεκριμένων κριτηρίων και τον τρόπο με τον οποίο τα έγγραφα που λείπουν επιστρέφονται στη βιβλιοθήκη απόθεσης.
Δημιουργία κανόνων για δρομολόγηση εγγράφων
Για κάθε τύπο εγγραφής που προσθέτετε στη λίστα "Δρομολόγηση εγγραφών", καθορίζετε έναν τίτλο και μια περιγραφή εγγραφής. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τη θέση της τοποθεσίας όπου είναι αποθηκευμένη η εγγραφή. Για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι σχετικές εγγραφές δρομολογούνται στην κατάλληλη θέση, μπορείτε να καθορίσετε εναλλακτικά ονόματα για τον τύπο εγγραφής.
Σημείωση
Πρέπει να έχετε τουλάχιστον δικαιώματα κατόχου τοποθεσίας για να δημιουργήσετε κανόνες δρομολόγησης εγγράφων.
Μεταβείτε στην τοποθεσία για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε κανόνες Οργάνωσης περιεχομένου.
Στον πίνακα γρήγορης εκκίνησης, για να δείτε τις επιλογές "Περιεχόμενα τοποθεσίας ", επιλέξτε "Περισσότερα".
Από τη γραμμή μενού "Εφαρμογές", επιλέξτε "Ρυθμίσεις".
Στη σελίδα " Ρυθμίσεις τοποθεσίας ", στην ενότητα "Διαχείριση τοποθεσίας ", επιλέξτε Κανόνες οργάνωσης περιεχομένου.
Στη σελίδα " Κανόνες οργάνωσης περιεχομένου ", στην περιοχή "Κάντε κλικ για να προσθέσετε ένα νέο στοιχείο", επιλέξτε προσθήκη.
Στην ενότητα "Όνομα κανόνα ", πληκτρολογήστε ένα όνομα που περιγράφει τις συνθήκες και τις ενέργειες του κανόνα.
Στην ενότητα Κατάσταση κανόνα και προτεραιότητα , για να εφαρμόσετε τον κανόνα στο εισερχόμενο περιεχόμενο, επιλέξτε Ενεργό. Στη συνέχεια, επιλέξτε μια προτεραιότητα για να καθορίσετε τον τρόπο δρομολόγησης του περιεχομένου σε περίπτωση που συμφωνεί με περισσότερους από έναν κανόνες Οργάνωσης περιεχομένου.
Εάν δεν θέλετε αυτός ο κανόνας να εφαρμόζεται στο εισερχόμενο περιεχόμενο, επιλέξτε "Ανενεργός".Στην ενότητα Τύπος περιεχομένου της υποβολής , συσχετίστε τον κανόνα με έναν τύπο περιεχομένου. Με αυτόν τον τρόπο, οι υποβολές στην Οργάνωση περιεχομένου επισημαίνονται με τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου και προσδιορίζονται οι ιδιότητες που χρησιμοποιούνται στις συνθήκες του κανόνα.
- Επιλέξτε την κατάλληλη ομάδα περιεχομένου. Η ομάδα που επιλέγετε καθορίζει τους τύπους περιεχομένου από τους οποίους μπορείτε να επιλέξετε στο επόμενο βήμα.
- Επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο περιεχομένου.
- Εάν ο τύπος περιεχομένου που επιλέξατε έχει διαφορετικό όνομα σε άλλη τοποθεσία του SharePoint, στην περιοχή Εναλλακτικά ονόματα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου. Στη συνέχεια, στο πεδίο που παρέχεται, πληκτρολογήστε το όνομα που χρησιμοποιείται στην άλλη τοποθεσία και επιλέξτε Προσθήκη. Τα ονόματα για εναλλακτικούς τύπους περιεχομένου εμφανίζονται στη λίστα από κάτω.
Στην ενότητα Συνθήκες , επιλέξτε τις συνθήκες που πρέπει να πληρούν οι ιδιότητες μιας υποβολής για τον κανόνα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε ο κανόνας να εφαρμόζεται σε όλα τα έγγραφα που έχουν τη λέξη "προϋπολογισμός" στον τίτλο. Για να προσθέσετε περισσότερες συνθήκες, επιλέξτε τη σύνδεση "Προσθήκη άλλης συνθήκης ".
Σημείωση
Οι ιδιότητες που είναι διαθέσιμες από την αναπτυσσόμενη λίστα ιδιοτήτων διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο περιεχομένου που επιλέξατε στο βήμα 6.
Στην ενότητα Target Location , εισαγάγετε ή μεταβείτε σε μια θέση για να τοποθετήσετε περιεχόμενο που ταιριάζει με τον κανόνα. Για να ομαδοποιήσετε παρόμοια έγγραφα σε φακέλους, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Αυτόματη δημιουργία φακέλου ". Για παράδειγμα, εάν έχετε μια ιδιότητα που παραθέτει όλα τα έγγραφα για τα έργα στην εταιρεία σας, μπορείτε να επιβάλετε στην Οργάνωση περιεχομένου να δημιουργήσει έναν ξεχωριστό φάκελο για κάθε έργο.
Σημείωση
Οι κανόνες της Οργάνωσης περιεχομένου προορίζονται για τη δρομολόγηση εγγράφων σε διαφορετικές θέσεις. Δεν υποστηρίζουμε τη χρήση κανόνων για την εκ νέου καταχώρηση αρχείων στην ίδια θέση κατά τη διάρκεια της συνεργασίας.